Cách làm báo cáo nhân sự trên Excel là bài toán quen thuộc của nhiều doanh nghiệp khi dữ liệu nhân sự ngày càng phức tạp nhưng công cụ quản lý còn phân tán. Trong thực tế, bộ phận HR phải theo dõi đồng thời hợp đồng lao động, quá trình làm việc, đánh giá hiệu suất, tăng lương, nghỉ phép cho hàng chục đến hàng trăm nhân sự, bao gồm cả nhân viên đã nghỉ, đang làm việc và nhân sự chuẩn bị gia nhập.
Khi số lượng nhân sự tăng lên, việc xây dựng cách làm báo cáo nhân sự trên Excel một cách bài bản giúp doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu nhanh, truy xuất thông tin theo từng nhân viên,… Trong bài viết này, bạn sẽ nắm được cách làm báo cáo nhân sự trên Excel theo từng bước rõ ràng, hướng tới việc chuẩn hóa dữ liệu, giảm thao tác thủ công và nâng cao giá trị sử dụng của báo cáo trong quản lý nhân sự doanh nghiệp.
Trong thực tế quản lý nhân sự, một báo cáo nhân sự chi tiết chỉ thực sự có giá trị khi người quản lý nhìn vào là nắm được ngay thông tin cần thiết, thay vì phải dò từng bảng dữ liệu. Thách thức lớn nhất khi làm báo cáo trên Excel không phải là thiếu dữ liệu, mà là làm sao chọn đúng thông tin, trình bày gọn và vẫn đủ chiều sâu để phục vụ theo dõi, đánh giá và ra quyết định.
Ví dụ báo cáo nhân sự tổng quát trên Excel
Để xây dựng cách làm báo cáo nhân sự trên Excel hiệu quả, báo cáo nên được thiết kế theo cấu trúc rõ ràng, tập trung vào những thông tin mà doanh nghiệp cần sử dụng thường xuyên. Một báo cáo nhân sự chi tiết, dùng được trong thực tế, thường gồm 3 phần chính:
Với cấu trúc này, cách làm báo cáo nhân sự trên Excel không còn là việc ghép dữ liệu thủ công, mà trở thành công cụ giúp doanh nghiệp theo dõi nhân sự có hệ thống, giảm thời gian tổng hợp và hỗ trợ quản lý ra quyết định nhanh hơn.
Trong cách làm báo cáo nhân sự trên Excel, việc tạo danh sách chọn Họ tên người lao động giúp báo cáo trở nên linh hoạt và dễ sử dụng hơn cho quản lý. Thay vì phải lọc dữ liệu thủ công hoặc mở nhiều sheet khác nhau, người dùng chỉ cần chọn tên nhân viên từ danh sách thả xuống để xem toàn bộ thông tin liên quan trong khoảng thời gian báo cáo.
Tại ô B3, danh sách chọn Họ tên được thiết kế dưới dạng Dropdown, cho phép HR hoặc quản lý chọn nhanh bất kỳ nhân viên nào trong danh sách đang làm việc (hoặc từng làm việc). Cách làm này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn, cần tra cứu thông tin thường xuyên mà vẫn đảm bảo báo cáo gọn, trực quan.
Tạo danh sách chọn Họ tên trong báo cáo nhân sự trên Excel
Cách thực hiện trên Excel như sau:
– Tại ô B3, vào thẻ Data → chọn Data Validation.
– Trong cửa sổ Data Validation, thiết lập:
Sau khi hoàn tất, ô B3 sẽ trở thành điểm điều khiển chính của báo cáo. Khi chọn một Họ tên bất kỳ, toàn bộ dữ liệu liên quan đến nhân viên đó có thể được tự động hiển thị thông qua các hàm liên kết. Đây là bước quan trọng giúp cách làm báo cáo nhân sự trên Excel trở nên chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và dễ mở rộng khi số lượng nhân sự tăng lên.
Trong cách làm báo cáo nhân sự trên Excel, sau khi đã tạo được danh sách chọn Họ tên, bước tiếp theo là tự động hiển thị thông tin chi tiết của nhân viên tương ứng. Đây là lúc hàm VLOOKUP phát huy giá trị, giúp HR xem nhanh dữ liệu mà không cần lọc hay tìm thủ công.
Ví dụ, tại ô D5 dùng để hiển thị số hợp đồng lao động (HĐLĐ) của nhân viên được chọn ở ô B3, công thức sử dụng như sau:
Trong đó:
$B$3): Họ tên nhân viên đang được chọn từ Dropdown.Bang_DSNV): Bảng danh sách nhân viên đã được đặt tên, trong đó cột đầu tiên là Họ tên.DSNV!$H$5): Số thứ tự của cột cần lấy dữ liệu (ở đây là cột Số HĐLĐ), giúp công thức linh hoạt khi thay đổi cấu trúc bảng.0): Tìm kiếm chính xác theo Họ tên nhân viên.Trong thực tế, để báo cáo hoạt động ổn định và không hiển thị lỗi khi chưa chọn nhân viên, nên kết hợp thêm hàm IF để kiểm tra điều kiện trước:
Cách làm này giúp báo cáo nhân sự trên Excel trở nên thân thiện hơn khi sử dụng: chỉ khi chọn tên nhân viên thì dữ liệu mới hiển thị, tránh lỗi và đảm bảo tính chuyên nghiệp của báo cáo. Khi áp dụng đồng bộ cho các trường thông tin khác (phòng ban, vị trí, ngày vào làm…), HR có thể xây dựng một báo cáo nhân sự chi tiết, tra cứu nhanh và phục vụ quản lý hiệu quả hơn.
Với cách làm báo cáo nhân sự trên Excel, một nhu cầu rất thực tế là: xem lại lịch sử làm việc của một nhân viên cụ thể trong một khoảng thời gian xác định – ví dụ theo quý, theo năm, hoặc theo giai đoạn đánh giá.
Nếu chỉ dùng Filter thông thường, việc này nhanh chóng trở nên bất tiện: lọc chồng lọc, dễ sót dữ liệu, khó tái sử dụng cho các kỳ báo cáo sau. Đây là lúc Advanced Filter phát huy đúng vai trò của nó trong cách làm báo cáo nhân sự trên Excel.
Advanced Filter cho phép lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện kết hợp, đặc biệt phù hợp với các báo cáo nhân sự mang tính tra cứu lịch sử.
Trước hết, cần tạo một vùng điều kiện riêng, thường đặt ở phía trên hoặc bên cạnh bảng dữ liệu.
Vùng này sẽ bao gồm:
Xây dựng vùng điều kiện lọc với cách làm báo cáo nhân sự trên excel
Điểm quan trọng là tiêu đề trong vùng điều kiện phải trùng chính xác với tiêu đề cột trong bảng dữ liệu gốc (ví dụ: Họ tên, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc…). Excel sẽ dựa vào sự trùng khớp này để hiểu bạn đang lọc theo điều kiện nào.
Ở góc độ thực tế, vùng điều kiện này chính là “bảng điều khiển” để người làm nhân sự thay đổi nhanh nhân viên hoặc thời gian báo cáo mà không cần can thiệp vào dữ liệu gốc.
Tiếp theo, xác định rõ kết quả mong muốn của báo cáo.
Trong đa số trường hợp, báo cáo lịch sử làm việc sẽ cần:
Vì vậy, vùng dữ liệu cần lọc thường là toàn bộ bảng theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, không chỉ một vài cột rời rạc. Cách làm này giúp báo cáo sau khi lọc vẫn đầy đủ thông tin, dễ đọc và dễ trình bày cho quản lý.
Áp dụng Advanced Filter với cách làm báo cáo nhân sự trên excel
Sau khi đã có vùng điều kiện và vùng dữ liệu, sử dụng Advanced Filter để:
Điểm mạnh của Advanced Filter là bạn có thể lặp lại thao tác này cho nhiều nhân viên, nhiều kỳ báo cáo mà không làm ảnh hưởng đến bảng dữ liệu gốc.
>> Trong thực tế, để nâng cấp cách làm báo cáo nhân sự trên Excel, nhiều doanh nghiệp còn kết hợp VBA để tự động hóa bước này. Khi người dùng chỉ cần thay đổi tên nhân viên (ví dụ tại ô B3) hoặc thời gian báo cáo, Advanced Filter sẽ tự chạy và trả về kết quả tương ứng – giảm đáng kể thao tác thủ công và hạn chế sai sót.
Với cách làm báo cáo nhân sự trên Excel đúng, đủ và dùng được cho quản lý, điều quan trọng không nằm ở công thức hay kỹ thuật lọc, mà nằm ở cách tổ chức dữ liệu ngay từ đầu.
Trước khi nghĩ đến báo cáo, doanh nghiệp cần xây dựng được danh sách nhân sự có cấu trúc rõ ràng, phản ánh đầy đủ quá trình làm việc của từng người trong tổ chức. Nếu dữ liệu đầu vào rời rạc, thiếu nhất quán, Excel sẽ nhanh chóng trở thành gánh nặng thay vì công cụ hỗ trợ quản lý.
Thực tế, không có một mẫu danh sách nhân sự “chuẩn” bắt buộc cho mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, dựa trên kinh nghiệm triển khai báo cáo nhân sự trên Excel, có một số nguyên tắc quan trọng cần tuân thủ để dữ liệu có thể sử dụng lâu dài.
Toàn bộ các thông tin cần quản lý nên được đặt trong một sheet dữ liệu chính, đảm bảo tính đồng bộ.
Việc gom dữ liệu về một nơi giúp:
Trong trường hợp có những nhóm dữ liệu mang thuộc tính khác nhau (ví dụ: thông tin cá nhân, quá trình công tác, hợp đồng lao động), có thể tách thành các bảng dữ liệu riêng, nhưng vẫn cần đảm bảo logic liên kết rõ ràng giữa các bảng.
Một nguyên tắc rất hay bị bỏ qua khi làm báo cáo nhân sự trên Excel là: mỗi cột chỉ nên thể hiện một thông tin duy nhất.
Tránh gộp nhiều nội dung vào cùng một cột hoặc sử dụng merge cell (trộn ô), kể cả ở phần tiêu đề. Việc trộn ô thường gây ra lỗi khi lọc dữ liệu, sao chép, hoặc dùng Advanced Filter – đặc biệt là khi xuất báo cáo chi tiết theo nhân viên.
Trong quản lý nhân sự, việc ghi đè thông tin cũ bằng thông tin mới là một sai lầm phổ biến. Cách làm đúng là: mỗi thay đổi trong quá trình làm việc của nhân sự phải được ghi thành một dòng dữ liệu mới, kèm theo thời gian áp dụng cụ thể.
Cách tổ chức này giúp:
Trong bảng theo dõi, có thể sử dụng một cột như “Đang áp dụng” để đánh dấu thông tin hiện tại của nhân sự.
Dòng đang được áp dụng sẽ được đánh dấu (ví dụ “x”), các dòng cũ không đánh dấu nhưng vẫn được lưu lại để phục vụ tra cứu lịch sử.
Việc đặt toàn bộ dữ liệu trong cùng một sheet giúp Excel xử lý nhanh và ổn định hơn khi:
Càng ít phải ghép dữ liệu thủ công giữa nhiều sheet, báo cáo càng ít rủi ro sai sót.
Không thể phủ nhận Excel là công cụ quen thuộc, dễ tiếp cận và phù hợp với nhiều doanh nghiệp ở giai đoạn đầu. Tuy nhiên, khi khối lượng dữ liệu nhân sự tăng lên và yêu cầu quản lý ngày càng phức tạp, cách làm báo cáo nhân sự trên Excel bắt đầu bộc lộ những giới hạn rõ ràng mà doanh nghiệp cần nhìn nhận thẳng thắn.
Excel hoạt động hiệu quả với tập dữ liệu vừa và nhỏ. Nhưng khi doanh nghiệp có hàng trăm đến hàng nghìn nhân sự, kéo theo lịch sử điều chuyển, thay đổi chức danh, hợp đồng, lương thưởng…, file Excel nhanh chóng trở nên nặng, chậm và khó kiểm soát.
Việc lọc, tổng hợp hay tra cứu báo cáo chi tiết trong các file dung lượng lớn dễ phát sinh lỗi, đặc biệt khi có nhiều người cùng thao tác.
Phần lớn các báo cáo nhân sự trên Excel được xây dựng từ việc nhập liệu thủ công hoặc sao chép dữ liệu giữa các bảng. Chỉ cần một thao tác nhầm, một ô dữ liệu bị ghi đè hoặc xóa nhầm công thức, toàn bộ báo cáo có thể sai lệch mà không dễ phát hiện ngay.
Ngoài ra, Excel không được thiết kế để theo dõi lịch sử chỉnh sửa chi tiết theo từng nghiệp vụ nhân sự, khiến việc rà soát sai sót về sau gặp nhiều khó khăn.
Excel không phải là nền tảng làm việc cộng tác theo thời gian thực. Khi nhiều phòng ban cùng cần cập nhật dữ liệu nhân sự, doanh nghiệp thường phải trao đổi qua email hoặc chia sẻ file, dẫn đến:
Điều này đặc biệt bất tiện khi ban lãnh đạo cần báo cáo nhân sự nhanh, chính xác và nhất quán.
Dữ liệu nhân sự luôn là dữ liệu nhạy cảm. Khi quản lý bằng Excel, việc bảo mật phụ thuộc nhiều vào ý thức người sử dụng hơn là hệ thống. File có thể dễ dàng bị sao chép, gửi nhầm hoặc chỉnh sửa ngoài kiểm soát nếu không có quy trình quản lý chặt chẽ. Các tính năng bảo mật của Excel chỉ ở mức cơ bản, khó đáp ứng yêu cầu phân quyền chi tiết trong môi trường doanh nghiệp lớn.
Phần mềm BCanvas xử lý và phân tích dữ liệu kinh doanh tích hợp AI – được thiết kế để giải quyết những thách thức đặc thù của doanh nghiệp Việt trong việc thu thập, chuẩn hoá, khai thác và dự báo dữ liệu phục vụ ra quyết định chiến lược.
Điểm nổi bật là khả năng tạo báo cáo dashboard tự động. Hệ thống AI của BCanvas có thể:
Tự động kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn như phần mềm kế toán, CRM, hệ thống bán hàng, nền tảng quảng cáo trực tuyến… mà không cần viết code phức tạp.
Chuẩn hoá dữ liệu theo mô hình quản trị: loại bỏ trùng lặp, đồng bộ định dạng, tổ chức dữ liệu theo chuẩn nhất quán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Xây dựng dashboard tức thì với các KPI và biểu đồ gợi ý sẵn, giúp người dùng không cần tốn thời gian kéo thả thủ công.
Khác với các công cụ quốc tế như Power BI hay Qlik, BCanvas được thiết kế đặc thù cho doanh nghiệp Việt, hỗ trợ tiếng Việt hoàn chỉnh và tương thích với môi trường dữ liệu trong nước. Ngoài ra, yếu tố chi phí cũng tạo nên sự khác biệt rõ rệt: so với các phần mềm quốc tế, BCanvas có chi phí giấy phép thấp hơn đáng kể, đặc biệt khi số lượng người dùng tăng lên, giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai rộng rãi.
Một điểm khác biệt mang tính chiến lược là tốc độ triển khai và ROI rõ rệt: thời gian lập báo cáo được rút ngắn từ nhiều ngày xuống chỉ còn vài phút, cho phép ban lãnh đạo ra quyết định kịp thời hơn đối thủ. Chỉ sau hai tuần vận hành, doanh nghiệp có thể nhìn thấy hiệu quả tức thì trong việc tiết kiệm nhân lực, giảm rủi ro sai sót và gia tăng tốc độ phản ứng với thị trường.
BCanvas giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian lập báo cáo từ nhiều ngày xuống chỉ còn vài phút. Điều này không chỉ tiết kiệm nguồn lực mà còn tạo ra lợi thế rõ rệt: ban lãnh đạo có thể tiếp cận dữ liệu kịp thời, đưa ra quyết định nhanh hơn đối thủ. Nhờ tốc độ triển khai và hiệu quả tức thì, doanh nghiệp có thể nhìn thấy lợi tức đầu tư (ROI) rõ rệt chỉ sau hai tuần sử dụng – một con số hiếm có với các giải pháp quản trị dữ liệu
Với tính năng Data Rubik, BCanvas sở hữu đầy đủ sức mạnh xử lý bảng tính như Excel nhưng được nâng cấp bằng AI, cho phép audit dữ liệu, loại bỏ trùng lặp, làm sạch và chuẩn hoá thông tin trước khi phân tích. Điều này giúp doanh nghiệp tạo dựng một “nguồn dữ liệu sạch, chuẩn và thống nhất” – yếu tố cốt lõi để nâng cao độ tin cậy trong mọi báo cáo và dự báo.
BCanvas được tối ưu để kết nối linh hoạt với hầu hết nguồn dữ liệu phổ biến tại Việt Nam: phần mềm kế toán, hệ thống bán hàng POS, Excel, Google Sheets hay thậm chí dữ liệu marketing từ mạng xã hội. Tất cả được hợp nhất và hiển thị tức thì trên dashboard trực quan, giúp nhà quản trị nhìn rõ bức tranh toàn cảnh tài chính – vận hành – kinh doanh, thay vì phải nhập liệu thủ công rời rạc như trước đây.
Không chỉ dừng lại ở việc tổng hợp số liệu, BCanvas ứng dụng AI và Machine Learning để “đọc” và “hiểu” dữ liệu ở nhiều khía cạnh: từ lịch sử bán hàng, hiệu quả chiến dịch marketing, chu kỳ ra mắt sản phẩm mới, đến hành vi và chiến lược của đối thủ cạnh tranh. Trên nền tảng đó, hệ thống đưa ra dự báo kinh doanh chính xác về doanh thu, đơn hàng, số lượng khách hàng – những chỉ số cốt lõi để định hướng tăng trưởng.
Điểm mạnh của BCanvas nằm ở chỗ: dự báo không chỉ dừng lại ở mức “con số”, mà còn chuyển hóa thành giải pháp vận hành cụ thể. Các mô hình AI được huấn luyện để đưa ra khuyến nghị chi tiết cho từng kịch bản:
Hoạch định nhân sự trực tiếp: dự đoán nhu cầu lao động theo mùa, theo địa điểm hoặc theo biến động thị trường, giúp tối ưu hóa chi phí nhân công.
Tối ưu dòng tiền: dự báo luồng tiền vào – ra, từ đó cảnh báo các nguy cơ thiếu hụt thanh khoản hoặc đề xuất chiến lược phân bổ nguồn vốn hợp lý.
Kiểm soát tồn kho: ước tính nhu cầu sản phẩm dựa trên lịch sử và xu hướng tiêu dùng, hạn chế tồn kho dư thừa hay thiếu hụt nguyên liệu.
Điều chỉnh chính sách giá: phân tích dữ liệu cạnh tranh, hành vi khách hàng và sức mua để gợi ý mức giá tối ưu, tăng biên lợi nhuận mà không làm giảm nhu cầu.
Tham khảo tại đây:
Phần mềm BCanvas xử lý và phân tích dữ liệu kinh doanh tích hợp AI
Đăng ký trải nghiệm BCanvas ngay hôm nay dành riêng cho mô hình kinh doanh của bạn!
Nhận tư vấn toàn bộ tính năng phần mềm được thiết kế riêng cho doanh nghiệp bạn với sự tư vấn, đồng hành từ đội ngũ chuyên gia chuyên môn sâu.
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần đầu tư ngay một hệ thống quản lý nhân sự chuyên biệt. Trong nhiều trường hợp, cách làm báo cáo nhân sự trên Excel vẫn là lựa chọn hợp lý, miễn là doanh nghiệp hiểu rõ bối cảnh và giới hạn của mình.
Excel đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc đang trong giai đoạn đầu phát triển, khi bài toán quản trị nhân sự chưa quá phức tạp.
TacaSoft,
