Doanh nghiệp giờ đây không còn phải lo lắng về các quản lý quy trình truyền thống trên giấy tờ, vốn cồng kềnh và thiếu linh hoạt. Việc tìm kiếm thông tin mất thời gian, khả năng thích ứng kém, hiệu quả làm việc thấp và tốn kém chi phí. Ứng dụng bộ quy trình quản lý số hóa sẽ giải quyết tất cả vấn đề này.
Được tích hợp với các phần mềm quản lý quy trình, bộ quy trình quản lý không chỉ tăng cường khả năng truy xuất thông tin mà còn tạo ra một môi trường làm việc số hóa, nơi thông tin được chia sẻ và cập nhật một cách nhanh chóng, chính xác, từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định sáng suốt và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Cùng tìm hiểu rõ hơn về những nguyên nhân cản trở dòng chảy quy trình của doanh nghiệp cũng như các giải pháp để giải quyết thông qua bài viết dưới đây:
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thực hiện quy trình quản lý kinh doanh do sự phân công công việc không rõ ràng và thiếu sự thống nhất giữa các phòng ban. Làm bộ quy trình quản lý doanh nghiệp không có sự thống nhất.
Đơn cử như tại 2 phòng marketing và phòng công nghệ. Việc thiết kế sản phẩm hoặc hệ thống kinh doanh thường nằm ở ranh giới giữa phòng Tiếp thị (Marketing) và Công nghệ thông tin (IT). Các bộ phận này thường không có sự phân định nhiệm vụ cụ thể, dẫn đến chồng chéo công việc. Chẳng hạn:
Phòng Marketing có thể yêu cầu thiết kế giao diện website, nền tảng CRM hoặc ứng dụng di động để tối ưu trải nghiệm khách hàng, nhưng lại không đủ chuyên môn kỹ thuật. Phòng IT chịu trách nhiệm triển khai hệ thống, nhưng không có đủ thông tin từ Marketing về hành vi người dùng và nhu cầu khách hàng.
Hậu quả là sản phẩm cuối cùng không đạt hiệu quả mong muốn, mất nhiều thời gian chỉnh sửa, chi phí tăng cao do phải làm đi làm lại.
Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý quy trình làm việc thông qua email, tài liệu giấy hoặc file Excel, thay vì sử dụng các nền tảng quản lý số hóa. Điều này dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi, tìm kiếm thông tin nhanh chóng và cập nhật quy trình kịp thời. Khi một quy trình cần thay đổi, đặc biệt từ cấp lãnh đạo, việc chỉnh sửa, phê duyệt và phổ biến lại có thể mất từ 1-3 ngày, gây gián đoạn công việc. Theo một báo cáo của McKinsey, nhân viên dành tới 19% thời gian chỉ để tìm kiếm thông tin nội bộ, làm giảm đáng kể năng suất lao động.
Ngoài ra, các phương thức quản lý truyền thống này dễ dẫn đến sai sót do dữ liệu không đồng bộ, khó kiểm tra phiên bản cập nhật mới nhất, và thiếu khả năng kiểm soát truy cập. Khi có sự cố, việc tra cứu và xác minh thông tin trở nên mất thời gian, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc.
Rào cản từ bộ quy trình quản lý doanh nghiệp truyền thống đang ngày càng lộ rõ những bất cập, trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Nhiều doanh nghiệp vẫn đang duy trì quy trình làm việc không bài bản vì môi trường thay đổi. Những cái mới không có trong mẫu bộ quy trình quản lý doanh nghiệp cũ. Thiếu định hướng, khiến nhân viên luôn phải “hỏi ý kiến cấp trên” để thực hiện công việc. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất mà còn hạn chế sự sáng tạo và chủ động của nhân viên.
Trong quy trình quản lý tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện này, việc lạm dụng các công cụ mạng xã hội như Zalo để trao đổi công việc cũng gây ra nhiều vấn đề. Dữ liệu quan trọng của công ty có thể bị mất mát do Zalo không được thiết kế để lưu trữ và quản lý dữ liệu công việc một cách hiệu quả.
Theo Cyber Press, một tài khoản có biệt danh “binanhang123” trên diễn đàn hacker vừa tuyên bố đã xâm nhập và thu thập dữ liệu từ 100 triệu người dùng Zalo tại Việt Nam. Như vậy, quy trình làm việc trên này không phải là một cách hay, nguy cơ làm lộ dữ liệu công ty rất cao.
Quy trình quản lý truyền thống làm trên giấy, thiếu linh hoạt và rõ ràng cũng là một nguyên nhân chính. Các quy trình trên giấy tờ khó thay đổi và cập nhật, khiến doanh nghiệp chậm thích ứng với thị trường. Việc thiếu sự rõ ràng trong quy trình khiến nhân viên mới mất nhiều thời gian để nắm bắt và thực hiện công việc, đặc biệt khi doanh nghiệp mở rộng.
Một nghiên cứu gần đây nêu bật số tiền khổng lồ do tình trạng xử lý giấy tờ kém hiệu quả, cho thấy các tổ chức lãng phí gần 20.000 đô la cho mỗi nhân viên hàng năm do mất thời gian xử lý các tài liệu giấy. Tuy nhiên, con số này chỉ mới chạm đến bề nổi của sự cạn kiệt tài chính. Đánh giá của Gartner còn nhấn mạnh thêm gánh nặng tài chính, chỉ ra rằng các doanh nghiệp phân bổ 3% doanh thu của họ cho chi phí in ấn văn phòng.
Kỷ nguyên số đang chứng kiến sự thay đổi ngoạn mục trên toàn cầu, và không ngành công nghiệp nào có thể đứng ngoài cuộc chơi này. Theo dự báo thị trường, quy mô chuyển đổi số toàn cầu dự kiến sẽ tăng trưởng vượt bậc từ 594,5 tỷ đô la vào năm 2022 lên đến 1.548,9 tỷ đô la vào năm 2027.
Điều này cho thấy sự cấp thiết của việc áp dụng công nghệ số vào mọi khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp vẫn giữ tư duy truyền thống và không chịu chuyển đổi số sẽ nhanh chóng bị bỏ lại phía sau bởi các đối thủ cạnh tranh năng động hơn. Họ sẽ mất dần thị phần, gặp khó khăn trong việc thu hút và giữ chân khách hàng, và cuối cùng là đánh mất vị thế trên thị trường.
Ngược lại, những doanh nghiệp tiên phong trong chuyển đổi số sẽ gặt hái được những lợi ích to lớn. Họ có thể tối ưu hóa quy trình hoạt động, tăng năng suất lao động, giảm chi phí vận hành, và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Đặc biệt, việc ứng dụng các công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn (Big Data), và điện toán đám mây (Cloud Computing) sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu, dự báo xu hướng thị trường, và tạo ra những sản phẩm, dịch vụ đột phá.
Chuyển đổi số giải quyết triệt để các thách thức quy trình làm việc không bài bản, quy trình giấy tờ lạc hậu và lạm dụng mạng xã hội bằng cách xây dựng quy trình chuẩn hóa, tự động hóa với phần mềm quản lý quy trình. Điều này giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả, linh hoạt, và bảo mật dữ liệu.
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, phần mềm quản lý quy trình kinh doanh (BPM) nổi lên như một công cụ không thể thiếu. BPM giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình, tối ưu hóa nguồn lực, và nâng cao hiệu quả hoạt động. Một nghiên cứu do Research Nester thực hiện cho thấy 74% doanh nghiệp cho biết tổ chức của họ ngày càng quan tâm đến quản lý quy trình kinh doanh và 70% sử dụng ít nhất một ứng dụng để mô hình hóa quy trình, trong khi 63% sử dụng một hoặc hai công cụ phần mềm quản lý quy trình để quản lý tác vụ.
Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh mở khoá chuyển đổi số cho doanh nghiệp thông qua:
Cho phép sự nhanh nhẹn: Chuyển đổi số đòi hỏi các tổ chức phải nhanh nhẹn và phản ứng với các điều kiện thị trường thay đổi. Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh cung cấp một khuôn khổ để cải tiến liên tục, cho phép các tổ chức liên tục xem xét và điều chỉnh các quy trình của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Hợp lý hóa quy trình: Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh giúp các tổ chức lập bản đồ quy trình hiện tại của họ từ đầu đến cuối, giúp xác định và loại bỏ tình trạng thiếu hiệu quả và dư thừa trong các quy trình hiện có của họ.
Sử dụng Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh, các tổ chức cũng có thể làm rõ việc xác định các tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại, thường xuyên và dễ xảy ra lỗi phù hợp để tự động hóa. Tự động hóa các tác vụ này cho phép các tổ chức giảm chi phí và cải thiện hiệu quả, cho phép họ làm nhiều việc hơn với ít nguồn lực hơn.
Thông tin chi tiết quan trọng để ra quyết định: Theo báo cáo của BCG, có tới 70% các sáng kiến kỹ thuật số không đạt được mục tiêu. Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh chứng minh được tính hữu ích ở đây vì nó cho phép ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Sử dụng công cụ phần mềm quản lý quy trình kinh doanh tiên tiến với công cụ phân tích tích hợp giúp bạn tiếp cận thông tin chi tiết có giá trị, chẳng hạn như thời gian thực hiện hàng năm và chi phí phát sinh cho từng quy trình. Bạn cũng có thể hiểu được thời gian chu kỳ và chi phí của quy trình. Những thông tin chi tiết này giúp đưa ra quyết định chiến lược và xây dựng chiến lược kỹ thuật số cho tổ chức của bạn.
Thúc đẩy sự hợp tác: Bằng cách cung cấp kho dữ liệu trung tâm, phần mềm quản lý quy trình kinh doanh thúc đẩy sự hợp tác và giao tiếp giữa các nhóm và phòng ban khác nhau. Điều này giúp phá vỡ các rào cản và khuyến khích làm việc nhóm liên chức năng, điều này rất cần thiết cho quá trình chuyển đổi số thành công.
Nâng cao trải nghiệm của khách hàng: Bằng cách lập bản đồ hành trình của khách hàng, xác định các điểm khó khăn và loại bỏ sự chậm trễ, phần mềm quản lý quy trình kinh doanh trao quyền cho các tổ chức để hợp lý hóa quy trình và nâng cao hiệu quả và dịch vụ của khách hàng. Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh chứng minh được tầm quan trọng trong việc cung cấp trải nghiệm khách hàng hiệu quả và được cá nhân hóa hơn, đây là trọng tâm của chiến lược chuyển đổi số.
Quản lý quy trình đơn giản hơn với phần mềm quản lý quy trình TacaSoft
Với phần mềm quản lý quy trình TacaSoft, doanh nghiệp có thể có được cái nhìn tổng quan về tất cả các dự án và nhiệm vụ đang hoạt động, theo dõi thời gian, báo giá, hóa đơn, hành động gần đây và đăng nhập gần đây.
Sử dụng tab ‘Công việc gần đây’, người dùng có thể xem ai hiện đang làm việc gì. Lãnh đạo có thể điều chỉnh kế hoạch quy trình hiện tại và tương lai dựa trên các bản cập nhật theo thời gian thực này. Phần mềm quản lý quy trình TacaSoft chiếu các trạng thái quy trình hiện tại trên dòng thời gian biểu đồ Gantt dễ hiểu.
Các tính năng kéo và thả trong phần mềm cho phép lên lịch lại công việc linh hoạt theo những thay đổi mới trong quy trình. Quản lý dự án – Phần mềm cho phép quản lý dự án tập trung bằng cách hợp nhất thông tin chi tiết về dự án, mốc thời gian và dữ liệu truyền thông ở một nơi.
Quản lý tác vụ – Các loại tác vụ linh hoạt và các mẫu có thể tùy chỉnh trong Phần mềm quản lý quy trình TacaSoft cho phép quản lý hiệu quả từng tác vụ. Tính năng quản lý tài nguyên cho phép bạn phân bổ tác vụ và xem cũng như quản lý khối lượng công việc trên nhiều nhóm kinh doanh.
Báo cáo – Phần mềm quản lý quy trình TacaSoft cung cấp các công cụ báo cáo tiêu chuẩn và tùy chỉnh để tạo báo cáo toàn diện. Sử dụng các mẫu do phần mềm cung cấp, người dùng có thể tạo dự án, nhiệm vụ, báo giá và hóa đơn trong vài giây. Ngay cả các mục nhập bảng chấm công cũng có thể được hiển thị dưới dạng báo cáo để phân tích việc sử dụng tài nguyên.
Quản lý quy trình làm việc – Phần mềm quản lý quy trình TacaSoft giúp doanh nghiệp có thể tạo các danh mục, chế độ xem và nhóm tùy chỉnh theo yêu cầu kinh doanh riêng. Ngoài quản lý quy trình làm việc, phần mềm còn cung cấp trình quản lý hóa đơn và báo giá như một plugin tùy chọn để xử lý việc lập hóa đơn và báo giá.
Thông báo và cảnh báo – Cảnh báo tự động trên màn hình và email giúp bạn đảm bảo nhóm của mình đi đúng hướng.
Bảo mật dữ liệu – Phần mềm quản lý quy trình TacaSoft cung cấp mức độ bảo mật dữ liệu rất cao thông qua mã hóa và quyền truy cập dữ liệu dựa trên sự chấp thuận. Phần mềm cũng tích hợp API – API mạnh mẽ cho phép bạn tích hợp phần mềm với nhiều ứng dụng kinh doanh.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý quy trình TacaSoft
Trước tiên là điều quan trọng nhất: Bạn cần biết mình muốn đạt được điều gì. Hiểu được các mục tiêu cốt lõi của bạn là bước đầu tiên vì các mục tiêu này sẽ định hình thiết kế và triển khai bộ quy trình quản lý doanh nghiệp của bạn. Các mục tiêu của bạn phải phản ánh sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức bạn. Chúng cũng phải hướng dẫn mọi quyết định bạn đưa ra trong suốt quá trình phát triển bộ quy trình quản lý doanh nghiệp.
Điều này cung cấp cảm giác về phương hướng và mục đích. Sau đó, bạn có thể chia nhỏ sứ mệnh rộng hơn thành các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được. Các mục tiêu này phải là SMART (Cụ thể, Có thể đo lường được, Có thể đạt được, Có liên quan và Có giới hạn thời gian).
Sau khi xác định các mục tiêu cốt lõi, bước tiếp theo là kiểm tra chặt chẽ cách mọi thứ đang được thực hiện trong các tòa nhà hiện tại của bạn. Phân tích tối ưu về quy trình kinh doanh bao gồm lập bản đồ để hiểu quy trình công việc hiện tại, sự kém hiệu quả, điểm mạnh và điểm yếu để đảm bảo rằng bộ quy trình quản lý doanh nghiệp mới của bạn giải quyết hiệu quả các vấn đề này.
Đầu tiên, hãy tương tác với mọi người – nhân viên, quản lý và nhà cung cấp (nếu có) – tham gia vào nhiều quy trình khác nhau để có cái nhìn toàn diện về cách mọi thứ hoạt động.
Sau đó, tạo sơ đồ hoặc biểu đồ luồng chi tiết để lập bản đồ từng bước của quy trình chính của bạn. Biểu diễn trực quan này sẽ giúp bạn dễ dàng xác định các nút thắt và khu vực cần cải thiện.
Cuối cùng, hãy tìm kiếm những điểm kém hiệu quả, các nhiệm vụ lặp đi lặp lại được thực hiện và bất kỳ khu vực nào thường xuyên xảy ra lỗi. Hiểu được những điểm khó khăn này quan trọng hơn để thiết kế quy trình làm việc tốt hơn.
Xác định đầu vào, đầu ra và nguồn lực cần thiết. Bước tiếp theo là thiết kế quy trình kinh doanh mới của bạn theo những cải tiến mà ban quản lý đã thực hiện. Điều này bao gồm việc xác định đầu vào, đầu ra và tài nguyên cần thiết cho từng quy trình.
Đầu vào: Đầu tiên, hãy xác định mọi thứ cần có trong một quy trình. Ví dụ, trong quy trình tuyển sinh của sinh viên, các yếu tố đầu vào có thể bao gồm mẫu đơn đăng ký, tài liệu hỗ trợ và dữ liệu tiểu sử của sinh viên và phụ huynh.
Đầu ra: Thiết lập kết quả mà tổ chức của bạn cần đạt được từ quy trình kinh doanh được cải thiện. Đầu ra của quy trình tuyển sinh có thể là hồ sơ học sinh hoàn chỉnh trong cơ sở dữ liệu của trường, email xác nhận gửi cho phụ huynh và lịch học được chỉ định.
Tài nguyên: Sau đó, xác định các nguồn lực bằng cách liệt kê những người, công cụ và vật liệu cần thiết để hoàn tất quy trình. Điều này có thể bao gồm nhân viên tuyển sinh, phần mềm hành chính và đồ dùng văn phòng.
Thiết lập vai trò và trách nhiệm: Việc xác định rõ ràng ai làm gì là điều cần thiết để bộ quy trình quản lý doanh nghiệp của doanh nghiệp hoạt động trơn tru.
Mục tiêu chính của tổ chức là phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên nhân viên phù hợp và đảm bảo mọi người đều hiểu nhiệm vụ của mình. Tạo ma trận RACI—Có trách nhiệm, Có thể giải trình, Được tham vấn, Được thông báo —để làm rõ vai trò và trách nhiệm. Đối với mỗi nhiệm vụ, chỉ định một người chịu trách nhiệm (làm công việc), một người chịu trách nhiệm (sở hữu công việc) và những người khác được tham vấn hoặc thông báo khi cần.
Thiết lập ranh giới quy trình và giao diện: Việc thiết lập ranh giới và giao diện quy trình bao gồm việc xác định nơi bắt đầu và kết thúc của từng quy trình cũng như cách nó tương tác với các phương pháp khác.
Xác định điểm bắt đầu và kết thúc bằng cách phác thảo rõ ràng nơi bắt đầu và kết thúc của từng quy trình. Ví dụ, trong hệ thống quản lý trường học, quy trình tuyển sinh bắt đầu bằng việc nhận đơn đăng ký và kết thúc khi học sinh được thêm vào danh sách lớp. Sau đó, xác định nơi các quy trình tương tác với các phòng ban khác—phòng tài chính để thanh toán học phí hoặc phòng CNTT để thiết lập tài khoản học sinh.
Khi giai đoạn thiết kế hoàn tất, đã đến lúc tạo bản thiết kế chi tiết cho quy trình làm việc. Bản thiết kế đóng vai trò là hình ảnh đại diện cho các quy trình, phác thảo từng bước từ đầu đến cuối.
Các công cụ như sơ đồ luồng hoặc sơ đồ Mô hình và Ký hiệu Quy trình Kinh doanh (BPMN) có thể hữu ích trong giai đoạn này. Bắt đầu bằng tổng quan cấp cao và sau đó đi sâu vào chi tiết của từng bước. Đảm bảo bao gồm tất cả các quyết định trước đó được đưa ra trong khi xác định các mục tiêu cốt lõi, đầu vào, đầu ra và bất kỳ tương tác nào với các quy trình khác.
Thiết kế biểu mẫu và bảng biểu: Thiết kế biểu mẫu và bảng có thể đóng vai trò là cơ sở để tạo quy trình công việc nhằm xác định các khu vực cụ thể cần chúng. Trong bước này, bạn sẽ xác định các trường, đặt quy tắc xác thực và cấu hình hành động biểu mẫu.
Xác định các trường cần thiết bằng cách xác định thông tin nào cần thu thập. Biểu mẫu đăng ký có thể bao gồm tên, ngày sinh và thông tin liên lạc của học sinh. Bạn có thể thiết lập các quy tắc để kiểm tra xem tất cả các trường bắt buộc đã được điền đầy đủ chưa, địa chỉ email có đúng định dạng không và những gì xảy ra tiếp theo khi biểu mẫu được gửi. Ví dụ: biểu mẫu có thể kích hoạt xác nhận qua email cho người nộp đơn và tạo hồ sơ học sinh mới trong cơ sở dữ liệu.
Tự động hóa quy trình là lợi ích chính của phần mềm quản lý quy trình, cho phép bạn hợp lý hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và giảm bớt công sức thủ công. Các quy tắc cho các quy trình công việc này cần được thiết lập; chúng sẽ chỉ ra cách hệ thống phản hồi với các điều kiện và kích hoạt khác nhau.
Áp dụng các điều kiện để xác định cách hệ thống phản hồi với các tình huống khác nhau. Ví dụ, khi nhận được đơn đăng ký mới, hãy thiết lập hệ thống tự động gửi email xác nhận đến người nộp đơn, tránh sự can thiệp của con người.
Phát triển và thử nghiệm quy trình làm việc: Với quy trình làm việc và quy tắc tự động hóa đã được xác định, bước tiếp theo là phát triển và thử nghiệm chúng. Để làm được điều đó, hãy xây dựng quy trình làm việc theo bản thiết kế của bạn bằng cách sử dụng phần mềm quản lý quy trình của bạn. Kiểm tra là ưu tiên để đảm bảo mọi thứ hoạt động như mong đợi.
Trước tiên, hãy kiểm tra xem tất cả các yếu tố và quy tắc tự động hóa có được cấu hình đúng không. Để giảm lỗi, hãy kiểm tra từng quy trình công việc bằng dữ liệu thực để đảm bảo quy trình hoạt động đúng. Sau đó, tìm kiếm bất kỳ lỗi hoặc điểm kém hiệu quả nào và thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Cố gắng để người dùng cuối tham gia vào giai đoạn thử nghiệm để nhận phản hồi của họ và đảm bảo hệ thống đáp ứng nhu cầu của họ.
Đào tạo đội ngũ của bạn: Bước tiếp theo là cung cấp các buổi đào tạo toàn diện để hướng dẫn tất cả nhân viên cách sử dụng hệ thống mới. Điều này bao gồm việc làm quen với các quy trình công việc, biểu mẫu và các tính năng tự động hóa. Một nhóm được đào tạo bài bản có thể tối đa hóa lợi ích của hệ thống quản lý quy trình kinh doanh và góp phần vào hoạt động trơn tru của hệ thống.
Tạo tài liệu đào tạo như sách hướng dẫn, video hướng dẫn và các tài nguyên khác để giúp nhân viên tìm hiểu quy trình
Tiến hành hội thảo hoặc hội thảo trực tuyến để đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm quản lý quy trình. Cung cấp thực hành thực tế để củng cố việc học.
Cung cấp hỗ trợ và nguồn lực liên tục để giúp nhân viên thích nghi với hệ thống mới. Thiết lập bộ phận trợ giúp hoặc nhóm hỗ trợ để giải quyết mọi vấn đề hoặc câu hỏi phát sinh.
Thiết lập số liệu hiệu suất (KPI): Khi bộ quy trình quản lý doanh nghiệp được thiết lập và chạy, hãy đảm bảo rằng nó vẫn hiệu quả và tiếp tục đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Việc thường xuyên xem xét các chỉ số hiệu suất chính (KPI) sẽ giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Thiết lập vòng phản hồi: Khuyến khích nhân viên và các bên liên quan chính cung cấp phản hồi về hiệu suất quy trình của hệ thống. Phản hồi này có thể nêu bật các điểm khó khăn và đề xuất cải tiến. Việc thu thập và hành động thường xuyên dựa trên phản hồi xác nhận rằng bộ quy trình quản lý doanh nghiệp có thể phát triển để đáp ứng các nhu cầu thay đổi.
Thích nghi với những thay đổi: Cho dù đó là yêu cầu pháp lý mới, sự thay đổi trong các ưu tiên của tổ chức hay việc áp dụng các công nghệ mới, hãy chuẩn bị cập nhật quy trình của bạn cho phù hợp. Cải tiến liên tục đảm bảo rằng bộ quy trình quản lý doanh nghiệp vẫn phù hợp và thiết thực.
Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp là một hệ thống các bước được thiết kế để điều phối hoạt động giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, nhằm đạt được các mục tiêu đã định. Trong đó, mỗi bước được phân công cụ thể cho từng cá nhân hoặc nhóm thực hiện.
Nói cách khác, đây là tập hợp các công việc liên quan mật thiết với nhau, khi hoàn thành sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chung. Thông thường, bộ phận quản lý sẽ chịu trách nhiệm xây dựng bộ quy trình này.
Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp đóng vai trò cốt lõi, đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp quy mô lớn. Nó giúp điều phối nhịp nhàng các hoạt động đa dạng trong toàn bộ hệ thống, đồng thời đảm bảo việc sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả và tối ưu nhất.
Tăng hiệu quả
Quản lý quy trình kinh doanh giúp các tổ chức cải thiện hiệu quả, giảm lãng phí và đạt được thành công bền vững. Ví dụ, một doanh nghiệp bán lẻ có thể tự động hóa và hợp lý hóa hệ thống quản lý hàng tồn kho của mình bằng cách sử dụng các cảm biến để phát hiện mức tồn kho và cập nhật cơ sở dữ liệu theo thời gian thực. Điều này giảm thiểu rủi ro hết hàng và tồn kho quá mức và giải phóng nhân viên để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.
Giảm chi phí
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh cao ngày nay, việc giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng hoặc năng suất là điều cần thiết. Với phần mềm BPM, một công ty sản xuất có thể tối ưu hóa quy trình mua sắm của mình . Nó có thể xác định các nhà cung cấp hiệu quả nhất và đàm phán giá tốt hơn bằng cách phân tích dữ liệu mua hàng trong quá khứ.
Nâng cao sự hài lòng của khách hàng
Quản lý quy trình kinh doanh nâng cao sự hài lòng của khách hàng bằng cách giúp các thương hiệu cung cấp trải nghiệm khách hàng chất lượng cao . Bằng cách cho phép các công ty cung cấp sản phẩm và dịch vụ nhanh hơn và chính xác hơn, BPM có thể dẫn đến hiệu quả, trải nghiệm của khách hàng được cải thiện và có khả năng là nhiều hoạt động kinh doanh lặp lại hơn.
Bất kỳ công cụ BPM mạnh mẽ nào cũng có thể đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả hoạt động của bạn. Để làm được điều này, có một số tính năng chính mà bất kỳ công cụ tốt nào cũng chắc chắn sẽ có:
Giao diện trực quan: Vì phần mềm BPM hướng đến người dùng chức năng nên chúng thường có giao diện thân thiện với người dùng với chức năng kéo và thả và các tùy chọn không cần mã/mã thấp. Các công cụ này cho phép người dùng thiết kế và quản lý quy trình làm việc mà không cần chuyên môn kỹ thuật sâu rộng.
Khả năng tự động hóa tiên tiến: Bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, các công cụ BPM giúp giảm lỗi, tăng cường tính nhất quán và cho phép nhân viên tập trung vào các hoạt động chiến lược thay vì các quy trình thủ công.
Phân tích: Báo cáo toàn diện và thông tin chi tiết theo thời gian thực giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất quy trình, xác định tình trạng kém hiệu quả và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa kết quả.
Khả năng tích hợp: Công cụ BPM phù hợp sẽ có khả năng tích hợp liền mạch với các hệ thống kinh doanh khác, chẳng hạn như CRM, ERP và nền tảng quản lý dự án.
Khả năng mở rộng: Khi các tổ chức phát triển, phần mềm BPM sẽ mở rộng quy mô để phù hợp với quy trình công việc ngày càng phức tạp, đảm bảo rằng các quy trình vẫn hiệu quả và dễ quản lý theo thời gian.
Khả năng AI: Trí tuệ nhân tạo tăng cường BPM với các tính năng như Phần mềm quản lý quy trình TacaSoft, phân tích dự đoán và tối ưu hóa tác vụ thông minh. Phần mềm quản lý quy trình TacaSoft tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả trong khi đảm bảo rằng bạn không thỏa hiệp về những gì bạn đang cố gắng đạt được. Việc sử dụng AI cũng giúp các doanh nghiệp xác định xu hướng, phân bổ nguồn lực hiệu quả và tăng cường ra quyết định, đây đã trở thành một công cụ cần thiết để thành công trong thị trường khốc liệt này.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý quy trình kinh doanh
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Bên cạnh giúp doanh nghiệp về các vấn đề quản lý quy trình thì chúng tôi cũng hỗ trợ các công ty giải quyết cả vấn đề tự động hoá, chuyển đổi số quy trình kinh doanh với các phần mềm được tích hợp công nghệ mới nhất hiện nay cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp, TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp.
TacaSoft,
