Xây dựng KPI cho doanh nghiệp là một quá trình chiến lược và không thể thực hiện trong thời gian ngắn. Nếu không có quy trình thiết lập KPI cụ thể và minh bạch, việc theo dõi các chỉ số hoạt động làm việc của nhân viên có thể trở nên phức tạp và không liên kết với mục tiêu chung, gây khó khăn trong quản lý cũng như xem xét thưởng/ phạt nhân viên và kết quả kinh doanh.
Thấu hiểu những khó khăn đó, bài viết dưới đây sẽ chỉ ra những sai lầm mà các doanh nghiệp thường mắc phải và hướng dẫn bạn 5 bước xây dựng KPI cho doanh nghiệp của bạn đơn giản mà vẫn có tính hiệu quả cao.
Bước đầu tiên trong quá trình xây dựng KPI cho doanh nghiệp bạn là việc xác định các hoàn cảnh sẽ định hình nên ai, cái gì, tại sao, như thế nào và khi nào của KPI lại quan trọng đến vậy.
Một cách đơn giản và hiệu quả để thiết lập bối cảnh cho KPI là tạo ra một bản mô hình kinh doanh (business model canvas). Bản mô hình kinh doanh cung cấp bản tóm tắt một trang về cách doanh nghiệp của bạn nên hoạt động theo thông tin tốt nhất hiện có. Được nhà lý thuyết kinh doanh Alexander Osterwalder tạo ra vào giữa những năm 2000, đây là một cách hiệu quả để giúp các công ty cô đọng kế hoạch KPI chiến lược.
Hãy coi nó như một kế hoạch kinh doanh nhỏ. Một số yếu tố chính của mô hình kinh doanh là:
Khi nói đến việc tạo KPI, Business Model Canvas là một cách tuyệt vời để thiết lập bối cảnh cần thiết và tập trung vào các số liệu thành công quan trọng nhất của bạn.
Xác định người hoặc bộ phận xây dựng KPI là một quá trình quan trọng để đảm bảo KPI phù hợp với mục tiêu của tổ chức và có tính khả thi trong thực tế. Có hai phương pháp chính để xây dựng KPI cho doanh nghiệp:
Các bộ phận hoặc phòng ban chức năng sẽ tự xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí trong bộ phận/phòng ban của mình. Đội ngũ quản trị nhân lực sẽ đóng vai trò hỗ trợ và chỉ dẫn về mặt phương pháp, đảm bảo rằng KPI tuân thủ đúng các nguyên tắc cần thiết. Người xây dựng KPI cho doanh nghiệp sẽ thường là trưởng bộ phận/phòng/ban, người có cái nhìn tổng quan nhất về các nhiệm vụ và yêu cầu của các vị trí trong bộ phận.
Lấy ví dụ với một bộ phận sản xuất. Trong một công ty sản xuất, trưởng bộ phận sản xuất sẽ chịu trách nhiệm xây dựng KPI cho các vị trí trong bộ phận của mình, chẳng hạn như quản lý dây chuyền sản xuất, kỹ sư bảo trì, và công nhân vận hành máy móc. Các KPI cho bộ phận sản xuất có thể ví dụ như:
Ưu điểm của phương pháp này là các KPI được thiết lập có tính khả thi cao và phản ánh rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận. Tuy nhiên, phương pháp này có nguy cơ thiếu khách quan nếu phòng ban tự đặt mục tiêu, dẫn đến việc đặt mục tiêu quá thấp.
Để khắc phục, doanh nghiệp bạn cần có sự kiểm định và đánh giá từ đội ngũ nhân sự và quản lý cấp cao. Ví dụ, đội ngũ nhân sự có thể thẩm định các KPI này và đề xuất điều chỉnh lên 95% cho tỷ lệ sản phẩm hoàn thành đúng thời hạn, đảm bảo xây dựng KPI cho doanh nghiệp thách thức nhưng vẫn khả thi.
Ở phương pháp này, bộ phận nhân sự cùng với đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPI cho các phòng/ban/bộ phận.
Ví dụ với bộ phận bán hàng cho phương pháp này. Đội ngũ nhân sự và ban lãnh đạo cấp cao quyết định xây dựng KPI cho bộ phận Bán hàng mà không có sự tham gia trực tiếp từ trưởng bộ phận bán hàng. Họ đưa ra các chỉ số xây dựng KPI cho doanh nghiệp như số lượng hợp đồng ký kết mới (100 hợp đồng/tháng), tỷ lệ khách hàng mới (20%), và doanh thu hàng tháng (2 triệu USD).
Phương pháp xây dựng KPI cho doanh nghiệp, cụ thể là phòng/ ban với sự tham gia của đội ngũ chuyên gia từ nhiều bộ phận khác nhau mang lại tính khách quan và khoa học, cải thiện nhược điểm của các phương pháp khác. Điều này giúp đảm bảo sự công bằng và căn cứ vào các chỉ số ngành cũng như mục tiêu chiến lược của công ty.
Tuy nhiên, nhược điểm là các chỉ số KPI có thể không thực tế hoặc không phản ánh đúng chức năng của các bộ phận. Chẳng hạn, nếu không có sự tham gia của trưởng bộ phận bán hàng, KPI có thể không phù hợp với khả năng thực tế của đội ngũ hoặc điều kiện thị trường. Ví dụ, yêu cầu doanh thu hàng tháng 2 triệu USD trong khi thị trường đang suy thoái có thể gây áp lực không cần thiết lên nhân viên, dẫn đến việc họ khó đạt được mục tiêu.
Để cải thiện việc thiết lập KPI, cần thẩm định và đánh giá từ các bộ phận chức năng. Ví dụ, có thể điều chỉnh mục tiêu doanh thu xuống 1,5 triệu USD để phù hợp với thị trường, nhưng vẫn giữ mục tiêu về tỷ lệ khách hàng mới.
Cả hai phương pháp xây dựng KPI đều có ưu và nhược điểm, và lựa chọn phương pháp phụ thuộc vào đặc thù tổ chức. Nhiều công ty kết hợp cả hai để đảm bảo tính khách quan và tạo sự đồng thuận từ các bộ phận.
Để xây dựng KPI cho doanh nghiệp hiệu quả, điều quan trọng là mỗi KPI phải được mô tả rõ ràng và chi tiết, giúp tất cả các bên liên quan hiểu rõ cách đo lường và ý nghĩa của chúng. Điều này bao gồm việc xác định rõ các chỉ số dẫn đầu và các chỉ số chậm trễ, từ đó đưa ra những dự đoán về hiệu suất trong tương lai và đánh giá trạng thái hiện tại của doanh nghiệp.
Khi xây dựng hệ thống KPI, doanh nghiệp cần phân biệt giữa hai loại KPI chính: KPI dẫn đầu và KPI chậm trễ.
KPI dẫn đầu tập trung vào các yếu tố đầu vào của quy trình, mặc dù khó xác định và đo lường hơn trong quy trình xây dựng KPI cho doanh nghiệp, nhưng giúp dự đoán hiệu suất tương lai của doanh nghiệp. Chúng cung cấp cảnh báo sớm về những thay đổi có thể xảy ra.
Ví dụ, trong một công ty công nghệ mở rộng sang thị trường Đông Nam Á, tỷ lệ tăng trưởng khách hàng có thể là một KPI dẫn đầu, dự đoán khả năng thành công tại khu vực này. Tương tự, một công ty bán lẻ trực tuyến có thể sử dụng số lượng khách hàng tiềm năng mới đăng ký nhận tin tức mỗi tháng để dự đoán tăng trưởng doanh thu.
Ngược lại, KPI chậm trễ tập trung vào đầu ra và dễ đo lường hơn, phản ánh trạng thái hiện tại hoặc quá khứ của doanh nghiệp.
Ví dụ, biên lợi nhuận gộp cho thấy hiệu quả trong việc kiểm soát chi phí sản xuất so với doanh thu. Nếu biên lợi nhuận gộp tăng, điều này cho thấy hiệu quả sản xuất cải thiện. MRR (Doanh thu định kỳ hàng tháng) cũng là một chỉ số quan trọng, cung cấp thông tin tài chính hiện tại.
Một hệ thống KPI hiệu quả cần kết hợp cả KPI dẫn đầu và chậm trễ để dự đoán xu hướng tương lai và đánh giá kết quả hiện tại và xây dựng KPI cho doanh nghiệp. Chẳng hạn, một công ty phần mềm có thể sử dụng tỷ lệ tăng trưởng khách hàng mới (KPI dẫn đầu) để dự đoán doanh thu tương lai, đồng thời theo dõi tỷ lệ giữ chân khách hàng (KPI chậm trễ) để đánh giá hiệu quả chiến lược chăm sóc khách hàng.
Sau khi xác định các loại KPI, bạn cần thường xuyên xem xét và theo dõi hiệu suất của chúng hàng tháng, hàng quý hoặc theo tần suất đã định. Việc này giúp bạn nhận biết thời điểm KPI hoạt động tốt hay kém và nguyên nhân gây ra sự thay đổi. Hệ thống báo cáo KPI sẽ cập nhật kịp thời các chỉ số quan trọng, giúp bạn đưa ra giải pháp phù hợp cho tình hình công ty.
Dưới đây là các bước thiết lập hệ thống báo cáo để theo dõi hiệu quả, xây dựng KPI cho doanh nghiệp:
Nếu một xây dựng KPI cho doanh nghiệp không hữu ích trong việc giúp bạn hoặc những người khác trong doanh nghiệp của bạn đưa ra quyết định tốt hơn, từ đó cải thiện hiệu suất của doanh nghiệp bạn, thì KPI đó không nên được cân nhắc đưa vào quá trình xây dựng KPI cho doanh nghiệp.
Trước khi xây dựng hệ thống KPI mới, việc cần làm đầu tiên là cần xem xét lại từng KPI hiện có để đảm bảo chúng được mô tả một cách đầy đủ và có thể đo lường một cách rõ ràng, cụ thể. Điều này giúp tránh việc sử dụng những KPI đã lạc hậu hoặc không còn phù hợp với bối cảnh hiện tại của doanh nghiệp. Ví dụ, một KPI về “tỷ lệ tăng trưởng khách hàng mới” có thể cần được điều chỉnh để phản ánh sự thay đổi trong chiến lược kinh doanh hoặc tình hình thị trường.
Do đó, bạn cần liên tục xem lại các số liệu bạn đang đo lường để đảm bảo chúng thực sự hữu ích và bạn không dành nhiều giờ (hoặc yêu cầu nhân viên của bạn dành nhiều giờ) để đo lường dữ liệu chỉ để đánh dấu vào các ô. Sử dụng đúng cách, xây dựng KPI cho doanh nghiệp cung cấp một công cụ quan trọng để cải thiện hiệu suất, đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn và đạt được lợi thế cạnh tranh.
Sau đây là những sai lầm lớn nhất khi xây dựng KPI cho doanh nghiệp:
KPI không liên kết với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp:
Xây dựng KPI cho doanh nghiệp chỉ thực sự có giá trị khi chúng phù hợp với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp và hỗ trợ ra quyết định. Nếu KPI không liên kết chặt chẽ với chiến lược, doanh nghiệp sẽ lãng phí thời gian và tiền bạc vào việc thu thập và phân tích dữ liệu không hữu ích.
Ví dụ, nếu một công ty thương mại điện tử muốn mở rộng ra thị trường quốc tế nhưng lại theo dõi “tỷ lệ tăng trưởng đơn hàng nội địa”, họ sẽ không có thông tin cần thiết để đưa ra quyết định đúng đắn. Một KPI phù hợp hơn có thể là “số lượng đơn hàng quốc tế mới mỗi tháng”.
Nếu không liên kết KPI với chiến lược, công ty có thể lạc hướng, tập trung vào những vấn đề không quan trọng. Việc theo dõi KPI không phù hợp không chỉ không mang lại lợi ích mà còn có thể dẫn đến quyết định sai lầm, như đầu tư quá nhiều vào thị trường nội địa trong khi mục tiêu chính lại là quốc tế.
Chỉ tập trung vào KPI chậm trễ, kết quả mà bỏ qua KPI dẫn đầu
Một sai lầm phổ biến trong xây dựng KPI cho doanh nghiệp là chỉ tập trung vào các chỉ số kết quả cuối cùng (KPI chậm trễ) mà bỏ qua các chỉ số dẫn dắt (KPI dẫn đầu). Ví dụ, KPI như “tăng tỷ lệ chuyển đổi bán hàng lên 15%” chỉ cho thấy kết quả mà không giải thích các yếu tố ảnh hưởng.
Các KPI dẫn dắt cần có mối quan hệ nhân quả với KPI chậm trễ, đóng vai trò là nền tảng cho các kết quả. Nếu chỉ chú trọng vào KPI kết quả, công ty sẽ không hiểu nguyên nhân thành công hay thất bại. Ngược lại, việc theo dõi kỹ lưỡng các KPI dẫn dắt giúp công ty dự đoán và điều chỉnh hành động để đạt được kết quả mong đợi.
Xây dựng KPIs cố định, không có sự cập nhật và tùy chỉnh theo thời gian
Xây dựng KPI cho doanh nghiệp, giống như chiến lược kinh doanh, cần phải linh hoạt và điều chỉnh để phản ánh sự thay đổi trong môi trường kinh doanh hoặc hiệu suất thực tế. Việc giữ nguyên các KPI mà không điều chỉnh có thể dẫn đến lãng phí nguồn lực và mất đi động lực trong công việc.
Giả sử một công ty đặt ra KPI là “tăng tỷ lệ chuyển đổi bán hàng trên website lên 20% trong vòng 6 tháng.” Tuy nhiên, chỉ sau 3 tháng, công ty đã đạt được mục tiêu này. Trong tình huống này, doanh nghiệp có hai lựa chọn:
Trong giai đoạn khó khăn, như khi doanh số giảm, xây dựng KPI cho doanh nghiệp cần được điều chỉnh để phù hợp với thực tế, tránh áp lực quá lớn lên nhân viên.
Tuy nhiên, KPI không phải là công cụ phù hợp cho mọi lĩnh vực, đặc biệt là trong công việc sáng tạo. Các vị trí như họa sĩ thiết kế hay phát triển phần mềm có thể không thể đo lường bằng KPI truyền thống. Trong trường hợp này, mô hình OKR (Objectives & Key Results) là lựa chọn tốt hơn, cho phép xác định mục tiêu tham vọng và kết quả linh hoạt, giúp duy trì sự sáng tạo. Nhiều công ty lớn như Intel, Google và LinkedIn đã áp dụng OKR để quản trị mục tiêu hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi.
Việc triển khai phần mềm xây dựng KPI cho doanh nghiệp có thể mang lại lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, cụ thể như:
Nâng cao quá trình ra quyết định: Phần mềm xây dựng KPI cho doanh nghiệp giúp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực, cho phép xác định xu hướng, phát hiện cơ hội và đưa ra quyết định phù hợp với mục tiêu chiến lược.
Ví dụ, một công ty bán lẻ có thể phân tích dữ liệu bán hàng để quản lý hàng tồn kho và chiến lược tiếp thị hiệu quả hơn. Phần mềm cũng giúp giám sát tác động của các quyết định, đảm bảo doanh nghiệp liên tục cải thiện và thích ứng với thay đổi.
Tinh giản hoạt động kinh doanh: Phần mềm KPI tự động hóa việc thu thập, phân tích và báo cáo dữ liệu, tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho các hoạt động giá trị hơn.
Ví dụ, một công ty sản xuất có thể theo dõi hiệu suất sản xuất mà không cần nhập dữ liệu thủ công, giảm nguy cơ lỗi. Phần mềm cũng thúc đẩy sự cộng tác giữa các phòng ban, tạo ra tính minh bạch và thống nhất.
Tóm lại, phần mềm KPI tăng cường quá trình ra quyết định và tinh giản hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.
Tìm hiểu thêm về các giải pháp phần mềm quản trị hiệu suất, nhân lực tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý KPI của TacaSoft là giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa quy trình ra quyết định. Với giao diện thân thiện và tính năng mạnh mẽ, TacaSoft cung cấp cho bạn khả năng theo dõi và phân tích dữ liệu thời gian thực, giúp bạn nhanh chóng nhận diện xu hướng và cơ hội.
Với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai tại doanh nghiệp, TacaSoft không chỉ cung cấp phần mềm, mà còn đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình triển khai, đảm bảo mọi nhân viên đều có thể sử dụng hiệu quả để đạt được những mục tiêu chiến lược.
TacaSoft,
