Kế hoạch mua sắm trang thiết bị như cầu nối tài chính, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp mua sắm thiết bị chất lượng cao mà không phải chịu áp lực tài chính ban đầu đáng sợ liên quan đến việc mua đứt. Điều này cho phép các doanh nghiệp duy trì thanh khoản và phân bổ nguồn lực tài chính của họ một cách chiến lược hơn cho các khía cạnh quan trọng khác trong hoạt động mua hàng của họ.
Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch mua sắm trang thiết bị phù hợp cho doanh nghiệp của mình bằng cách thảo luận ngắn gọn về hoạt động mua sắm thiết bị, các rủi ro có thể xảy và những biện pháp để giải quyết cùng với vai trò của công nghệ trong quá trình mua sắm.
Việc vượt quá ngân sách trong lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng, như làm gián đoạn tiến độ dự án, tăng chi phí vận hành và ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận cũng như uy tín của doanh nghiệp.
Nguyên nhân của việc này có thể đến từ:
Chu kỳ mua sắm dài có thể gây ra nhiều bất lợi cho tổ chức. Quá trình phê duyệt yêu cầu mua hàng thường mất nhiều thời gian (3-5 ngày), nhất là khi liên quan đến một danh sách dài các người phê duyệt. Các tài liệu dạng giấy phải được chuyển qua nhiều cấp quản trị viên trước khi cuối cùng được chuyển giao cho nhà cung cấp, điều này không chỉ kéo dài thời gian xử lý mà còn làm giảm tính linh hoạt và tăng thêm thời gian so với khi lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị
Sự chậm trễ này có thể dẫn đến việc trễ hạn giao hàng, ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động của doanh nghiệp và có khả năng tăng thêm chi phí vận hành do phải điều chỉnh kế hoạch mua sắm để phù hợp với thời gian thực tế.
Việc cân bằng giữa tiết kiệm chi phí và chất lượng là một thách thức đáng kể trong quá trình lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị. Đặc biệt là hiện nay khi việc giảm chi phí một lần nữa trở thành ưu tiên số một đối với các nhà lãnh đạo mua sắm, theo nghiên cứu Các vấn đề chính năm 2024 của The Hackett Group .
Trong quá trình mua sắm trang thiết bị, doanh nghiệp luôn phải đối mặt với bài toán cân bằng giữa chi phí và chất lượng. Nếu ưu tiên giá rẻ, doanh nghiệp có thể tiết kiệm ngân sách trước mắt nhưng lại đối diện với nguy cơ thiết bị kém bền, hiệu suất thấp hoặc phát sinh chi phí sửa chữa, thay thế trong tương lai. Ngược lại, nếu chỉ tập trung vào chất lượng cao mà không kiểm soát chi phí, doanh nghiệp có thể vượt ngân sách, ảnh hưởng đến dòng tiền và các khoản đầu tư khác.
Một trong những rủi ro lớn nhất là mua thiết bị giá rẻ nhưng không đáp ứng nhu cầu thực tế. Việc cắt giảm chi phí quá mức có thể khiến doanh nghiệp chọn phải sản phẩm có hiệu suất kém, nhanh xuống cấp hoặc không phù hợp với quy mô hoạt động. Theo nghiên cứu của Deloitte, hơn 40% doanh nghiệp đã phải chi thêm ngân sách để sửa chữa hoặc thay thế thiết bị do lựa chọn sai ngay từ đầu.
Có một kế hoạch được tổ chức tốt đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện kế hoạch mua hàng thành công. Một thông lệ tốt là liệt kê tất cả các bước quan trọng của quy trình, liên quan đến tất cả các bên liên quan và đảm bảo thực hiện. Sau đây là một số bước chính cần thực hiện để có một kế hoạch mua sắm thiết bị hiệu quả:
Bước đầu tiên khi mua bất kỳ loại thiết bị nào là phải biết chính xác bạn muốn mua gì và cho mục đích gì. Không phải mọi doanh nghiệp đều giống nhau — có nhiều loại mục tiêu năng suất khác nhau mà một công ty có thể muốn đạt được. Bắt đầu bằng cách lập danh sách tất cả các dự án mà thiết bị sẽ được sử dụng.
Sau khi có danh sách, hãy chú ý đến nơi thiết bị sẽ được sử dụng. Thiết bị sẽ được sử dụng ở một địa điểm, nhiều địa điểm hay những vùng xa xôi? Việc liệt kê tất cả thông tin này sẽ giúp bạn lập danh sách ngắn các thiết bị phù hợp với nhu cầu của mình. Ví dụ, nếu bạn cần sử dụng máy phát điện trong điều kiện thời tiết khắc nghiệt thì bạn nên đặc biệt chú ý đến các tính năng có liên quan.
Thiết bị phải dễ di chuyển để có thể cất giữ đúng cách khi không sử dụng. Thân máy bằng thép có khả năng chống chịu mưa và bão, đảm bảo máy phát điện sử dụng được lâu dài và không dễ bị hư hỏng.
Điều quan trọng nữa là phải lấy phản hồi từ nhân viên và nhân viên sẽ sử dụng thiết bị. Thông tin sử dụng chính sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về loại công cụ cần mua cho công việc.
Mỗi doanh nghiệp đều phân bổ ngân sách cho việc mua sắm thiết bị và điều quan trọng là phải cố gắng duy trì trong phạm vi ngân sách đó để tránh bất kỳ khoản thiếu hụt nào trong năm. Vì mua máy móc và thiết bị là một khoản đầu tư đáng kể, nên một thông lệ tốt là lập kế hoạch trước cho chi phí để có được sự chấp thuận kịp thời bằng cách sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho . Hãy nhớ đưa chi phí vận hành và bảo trì thiết bị vào chi phí định kỳ.
Khi bạn đã có ước tính sơ bộ về chi phí, bạn có thể quyết định xem bạn muốn mua thiết bị mới hay đã tân trang lại một chút. Có rất nhiều lựa chọn trên thị trường cho thiết bị đã qua sử dụng ít. Những cách làm như vậy có thể phù hợp khi bạn cần thiết bị cho các dự án ngắn hạn hoặc ngân sách thấp.
Cách tốt nhất để khởi động quy trình mua sắm tài sản của bạn là tiến hành nghiên cứu thị trường. Một tìm kiếm toàn diện bao gồm đọc các bài đánh giá, xem xét xu hướng của ngành và phân tích các lựa chọn của đối thủ cạnh tranh. Bạn càng hiểu biết về thị trường thiết bị, bạn càng có thể đưa ra quyết định tốt hơn. Sau khi đã chọn lọc được các nhà cung cấp có thể, bạn nên nghiên cứu xem mình sẽ mua từ ai. Họ có những loại đánh giá nào, họ có cung cấp bảo hành, bảo trì hay cung cấp bản demo không?
Sau khi hoàn tất nghiên cứu thị trường, hãy lập danh sách thông số kỹ thuật, giá cả, chất lượng và đánh giá của thiết bị. Điều này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tất cả các tùy chọn có thể mua. Có thể có sự đánh đổi, chẳng hạn như giữa giá cả và chất lượng. Nhưng hãy nhớ rằng, không phải tất cả các mặt hàng giá thấp đều có chất lượng thấp và tương tự như vậy, không phải tất cả các mặt hàng giá cao đều có chất lượng tốt.
Đừng thỏa hiệp về chất lượng để đầu tư dài hạn. Thiết bị chất lượng tốt có khả năng sử dụng lâu hơn, ít hỏng hóc hơn và có mức năng suất cao hơn. Ví dụ, nếu bạn muốn mua máy phát điện di động, hãy tìm các tính năng bền vững thực sự có lợi cho doanh nghiệp của bạn. Máy phát điện di động phải có chức năng tự động tắt, động cơ CO thấp và dung tích nhiên liệu thay thế. Nếu bạn không thể có được các tính năng mong muốn trong phạm vi giá của mình, hãy chọn thiết bị đã qua sử dụng nhưng còn tốt.
Một trong những khía cạnh quan trọng của việc mua thiết bị mới là đảm bảo rằng phụ tùng thay thế có sẵn dễ dàng. Điều này làm cho các sự kiện bảo trì được sắp xếp hợp lý hơn nhiều với ít sự chậm trễ hơn. Quy trình làm việc không bị gián đoạn có nghĩa là năng suất và hiệu quả cao hơn trong toàn bộ tổ chức.
Việc không có sẵn phụ tùng thay thế có nghĩa là các công ty phải mất thời gian tìm kiếm các nhà cung cấp cung cấp phụ tùng thay thế. Những hành vi như vậy có nghĩa là lãng phí thời gian và tiền bạc cũng như khả năng mua nhầm phụ tùng thay thế. Để tránh những vấn đề như vậy, hãy đảm bảo hỏi nhà cung cấp của bạn về tình trạng sẵn có của phụ tùng thay thế trước khi mua.
47% các công ty được khảo sát trong cuộc khảo sát Tội phạm kinh tế và gian lận toàn cầu năm 2020 của PwC đã gặp phải gian lận trong hai năm qua, lên tới 42 tỷ đô la. Những con số này cho thấy tầm quan trọng của quản lý rủi ro của bên thứ ba. Các loại gian lận của bên thứ ba phổ biến nhất là do nhà cung cấp.
Để tránh các trường hợp gian lận, điều quan trọng là phải lập kế hoạch đánh giá để đánh giá các nhà cung cấp. Bạn có thể điều tra các đánh giá của khách hàng về một nhà cung cấp cụ thể. Các đánh giá thỏa đáng sẽ cho bạn biết về cam kết của nhà cung cấp đối với chất lượng và tính nhất quán của hiệu suất. Tiếp theo, hãy tìm hiểu xem nhà cung cấp có đáp ứng các yêu cầu tuân thủ của bạn hay không.
Việc sắp xếp các chi tiết quan trọng của nhà cung cấp ngay từ đầu quá trình cho phép các công ty tránh được các hình phạt nặng sau này. Các câu hỏi quan trọng khác cần hỏi nhà cung cấp bao gồm:
Sau khi hoàn tất việc chọn nhà cung cấp cho giao dịch mua của bạn, quyết định lớn tiếp theo là trả trước hay thuê thiết bị. Bắt đầu bằng cách xem xét mục tiêu kinh doanh, nhu cầu thiết bị và nguồn lực sẵn có của bạn. Câu hỏi cơ bản nhất là bạn có thể chi bao nhiêu?
Khi bạn có ý tưởng hợp lý về số vốn khả dụng, hãy so sánh số lượng của cả khoản mua trả trước và khoản trả góp thuê. Đối với thiết bị cho thuê, khoản đầu tư ban đầu tương đối ít hơn nhưng tổng chi phí cao hơn với lãi suất.
Để mua thiết bị trước, bạn sẽ phải trả toàn bộ số tiền trước nhưng điều này sẽ giúp bạn sở hữu hoàn toàn thiết bị. Đối với các công ty có ngân sách hàng năm nhỏ hơn, thuê là một lựa chọn phù hợp vì nó cho phép bạn nâng cấp thiết bị của mình theo các điều khoản linh hoạt.
Việc có được một thiết bị mới chỉ hữu ích nếu nhân viên của bạn biết cách sử dụng nó. Để đạt được điều này, hãy thêm một mô-đun đào tạo vào danh sách kiểm tra mua sắm của bạn. Bắt đầu bằng cách thông báo cho nhân viên về cách thức và địa điểm sử dụng thiết bị. Quan trọng nhất, hãy tập trung vào những kết quả mà bạn mong đợi đạt được khi sử dụng thiết bị mới.
Chìa khóa cho một chương trình đào tạo thành công là cung cấp đúng thời điểm. Điều này có nghĩa là người lao động phải có đủ thời gian để hoàn thành khóa đào tạo trước khi họ thực sự bắt đầu sử dụng thiết bị. Chỉ định các nguồn lực phù hợp, dễ dàng tiếp cận nếu bất kỳ nhân viên nào có bất kỳ câu hỏi nào về chương trình đào tạo.
Đào tạo nhân viên của bạn sử dụng hệ thống quản lý tài sản tự động để ghi lại thiết bị đã mua nhằm giảm bớt sự phiền phức của việc ghi chép thủ công. Đào tạo hiệu quả không phải là khoản đầu tư một lần, hãy biến nó thành một quá trình liên tục để nhân viên của bạn được cập nhật những nâng cấp mới nhất về thiết bị.
Phần mềm quản lý mua hàng đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị bằng cách giảm các tác vụ thủ công và tăng cường ra quyết định. Sau đây là một số tính năng chính khiến phần mềm này trở nên không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện đại:
Tự động hóa là cốt lõi của phần mềm quản lý mua hàng. Bằng cách tự động hóa các tác vụ thường lệ như tạo đơn đặt hàng, quy trình phê duyệt và xử lý hóa đơn, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể thời gian và công sức cần thiết để quản lý các hoạt động mua sắm. Tự động hóa không chỉ tăng tốc quy trình mà còn giảm thiểu lỗi, đảm bảo hoạt động mua sắm diễn ra suôn sẻ.
Phần mềm quản lý mua hàng có thể hợp lý hóa quy trình này bằng cách tạo ra một quy trình làm việc được xác định trước, tự động định tuyến tài liệu để phê duyệt, thông báo cho các bên liên quan có liên quan và theo dõi trạng thái của từng nhiệm vụ. Điều này không chỉ đẩy nhanh quy trình mà còn đảm bảo tuân thủ các chính sách của công ty.
Quản lý ngân sách là ưu tiên hàng đầu của bất kỳ nhà lãnh đạo tài chính nào và phần mềm quản lý mua sắm cung cấp các công cụ mạnh mẽ để theo dõi và kiểm soát chi tiêu. Với khả năng hiển thị ngân sách theo thời gian thực, các công ty có thể theo dõi chi phí, dự báo chi tiêu trong tương lai và đảm bảo rằng các hoạt động mua sắm nằm trong ngân sách.
Phần mềm thường bao gồm các tính năng như báo cáo ngân sách tùy chỉnh, cảnh báo vượt ngân sách và khả năng phân bổ ngân sách cho các phòng ban hoặc dự án. Mức độ kiểm soát này giúp ngăn ngừa chi tiêu không theo quy định và đảm bảo rằng các nguồn tài chính được sử dụng hiệu quả.
Quyết định dựa trên dữ liệu là điều cần thiết trong thế giới kinh doanh ngày nay và phần mềm quản lý mua sắm cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích mạnh mẽ . Các công cụ này cho phép các nhân viên mua sắm và lãnh đạo tài chính tạo báo cáo chi tiết về phân tích chi tiêu, hiệu suất của nhà cung cấp, tuân thủ và nhiều hơn nữa.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft
Khi công nghệ tiếp tục phát triển, bối cảnh quản lý mua sắm cũng đang trải qua những thay đổi đáng kể. Các tổ chức có tư duy tiến bộ đã áp dụng các công nghệ và chiến lược mới nổi để luôn đi đầu. Sau đây là một số xu hướng chính dự kiến sẽ định hình tương lai của quản lý mua hàng và đặc biệt ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch mua sắm trang thiết bị:
AI và máy học đang chuyển đổi quản lý mua sắm bằng cách tự động hóa các quy trình ra quyết định phức tạp, cải thiện độ chính xác của dự báo và tăng cường lựa chọn nhà cung cấp. Các công nghệ này có thể phân tích lượng lớn dữ liệu để xác định các mô hình, dự đoán xu hướng và tối ưu hóa các chiến lược mua sắm.
Amazon là một ví dụ điển hình khi sử dụng AI để đề xuất sản phẩm mua, đóng góp 35% doanh thu từ các gợi ý cá nhân hóa.
Công nghệ chuỗi khối đang ngày càng được chú ý trong quản lý mua sắm do khả năng cung cấp tính minh bạch, bảo mật và khả năng truy xuất nguồn gốc trong chuỗi cung ứng. Bằng cách tạo ra một sổ cái phi tập trung, không thể thay đổi về các giao dịch, chuỗi khối có thể đảm bảo rằng tất cả các hoạt động mua sắm đều được ghi lại một cách chính xác và an toàn.
Unilever sở hữu các đồn điền trà ở Châu Phi và đang sử dụng blockchain để cải thiện tính bền vững và chống hàng giả. Doanh nghiệp này đã làm ứng dụng công nghệ để đảm bảo chất lượng trà và có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, khi công ty thứ 3 mua hàng hay là khách hàng cá nhân thì quyền lợi của khách hàng đều được đảm bảo. Unilever đã làm điều đó trong một thời gian. Công nghệ blockchain đang cải thiện tốc độ và hiệu quả của hoạt động này.
Khi hoạt động mua sắm ngày càng dựa trên dữ liệu, khả năng phân tích và hành động dựa trên dữ liệu mua sắm đang trở thành một yếu tố khác biệt quan trọng. Các công cụ phân tích dữ liệu tiên tiến đang cho phép các tổ chức có được cái nhìn sâu sắc hơn về hoạt động mua sắm của mình và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm cách mua hoặc nâng cấp thiết bị hiện có, bạn sẽ cần cân nhắc một số yếu tố trước khi thực hiện. Dưới đây là sáu yếu tố chính cần cân nhắc trước khi mua thiết bị lớn.
Nghiên cứu: Nếu bạn đang muốn mua một sản phẩm mới, bạn sẽ cần đảm bảo rằng bạn nghiên cứu sản phẩm trước khi mua để đảm bảo rằng nó phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Nếu có những ngành khác đã mua cùng một thiết bị, bạn có thể trao đổi với họ về thiết bị, những gì họ thích về thiết bị đó và liệu có bất kỳ vấn đề nào với thiết bị đó không.
Khi nghiên cứu, điều quan trọng là phải xác định nhu cầu của bạn và nhu cầu của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn quyết định xem đó có phải là một giao dịch mua cần thiết hay có thể có một giải pháp thay thế khác.
Kiểm tra uy tín của nhà cung cấp
Điều quan trọng là bạn phải mua thiết bị từ một nhà cung cấp có uy tín. Hãy dành thời gian để nói chuyện với một số nhà cung cấp và đặt càng nhiều câu hỏi càng tốt để có được thông tin cần thiết giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt. Có thể có lợi khi sử dụng nhà cung cấp địa phương vì nó cải thiện tính linh hoạt, cung cấp khả năng kiểm soát và có ít chi phí chuỗi cung ứng hơn.
Đánh giá nhu cầu của bạn
Khi mua thiết bị mới cho doanh nghiệp của bạn, điều quan trọng là phải cân nhắc xem doanh nghiệp của bạn thực sự cần gì. Hãy xem xét liệu việc mua thiết bị mới hay thiết bị cũ sẽ có lợi hơn cho doanh nghiệp của bạn.
Điều quan trọng là phải xem xét độ tin cậy của thiết bị, đồng thời cân nhắc xem nên thuê, thuê ngoài hay mua thiết bị.
Hãy cân nhắc ngân sách của bạn
Khi cân nhắc ngân sách của bạn, bạn nên cân nhắc đến những phẩm chất mà thiết bị mang lại cho doanh nghiệp của bạn. Những phẩm chất này có thể bao gồm độ tin cậy, công suất, hiệu quả, tác động đến môi trường và chất lượng hiệu suất.
Chi phí bảo trì
Bảo trì là một yếu tố khác cần cân nhắc. Điều quan trọng là phải hiểu chi phí liên quan đến việc vận hành và bảo trì thiết bị, và liệu bạn có đủ khả năng chi trả các chi phí bảo trì này hay không.
Tỷ lệ khấu hao
Tất cả các thiết bị và máy móc sẽ mất giá trị theo thời gian. Điều này có nghĩa là khi mua thiết bị hoặc máy móc, hãy nghĩ đến thời gian sử dụng trong khi vẫn mang lại cho bạn giá trị cao. Sẽ có lợi khi xem xét các vật liệu được sử dụng và liệu cấu trúc của chúng có chịu được các yếu tố, áp lực và căng thẳng của nơi làm việc hay không.
Tiết kiệm chi phí: Một trong những lý do thuyết phục nhất để triển khai phần mềm quản lý mua sắm là tiềm năng tiết kiệm chi phí đáng kể . Bằng cách tự động hóa các tác vụ mua sắm, giảm lỗi thủ công và tối ưu hóa các quyết định mua hàng, doanh nghiệp có thể giảm chi phí hoạt động của mình.
Hiệu quả được cải thiện: Hiệu quả là cốt lõi của phần mềm quản lý mua sắm. Bằng cách tự động hóa các tác vụ tốn thời gian, phần mềm giải phóng các nhân viên mua sắm và nhóm tài chính để tập trung vào các hoạt động chiến lược thay vì các nhiệm vụ hành chính
Tuân thủ và quản lý rủi ro: Việc tuân thủ các chính sách mua sắm và quy định của ngành là rất quan trọng để tránh rủi ro pháp lý và tài chính. Phần mềm quản lý mua sắm đảm bảo rằng tất cả các hoạt động mua sắm được thực hiện theo chính sách của công ty và các yêu cầu theo quy định.
Phần mềm thường bao gồm các tính năng như theo dõi kiểm toán tự động, kiểm tra tuân thủ và các công cụ quản lý hợp đồng giúp các công ty tuân thủ các quy định và tránh bị phạt. Bằng cách duy trì hồ sơ rõ ràng về tất cả các hoạt động mua sắm, phần mềm cũng tạo điều kiện cho việc kiểm toán dễ dàng hơn và giảm rủi ro không tuân thủ.
Tăng cường hợp tác: Quản lý mua sắm liên quan đến nhiều bên liên quan, từ nhân viên mua sắm và nhóm tài chính đến nhà cung cấp và trưởng phòng. Sự hợp tác hiệu quả giữa các bên liên quan này là điều cần thiết để quá trình mua sắm diễn ra suôn sẻ.
Phần mềm quản lý mua sắm thúc đẩy sự hợp tác bằng cách cung cấp một nền tảng tập trung nơi tất cả các bên có thể truy cập và chia sẻ thông tin theo thời gian thực. Các tính năng như bảng điều khiển được chia sẻ, quyền truy cập di động và thông báo tức thời đảm bảo rằng mọi người đều được thông báo và có thể đưa ra quyết định nhanh chóng.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
