Báo cáo lợi nhuận gộp là một trong những công cụ quản trị tài chính quan trọng nhưng lại thường bị bỏ qua trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Thay vì đi sâu vào phân tích hiệu quả kinh doanh theo từng sản phẩm, kênh bán hàng hay nhóm khách hàng, nhiều doanh nghiệp chỉ dừng lại ở báo cáo lợi nhuận, báo cáo thu chi,… Hệ quả là họ không thể nhận diện được đâu là sản phẩm mang lại lợi nhuận thực sự hoặc đâu là nhóm khách hàng tưởng chừng tiềm năng nhưng lại không đóng góp nhiều khi phân tích theo báo cáo lợi nhuận theo khách hàng.
Chính vì vậy, việc sử dụng báo cáo lợi nhuận gộp không chỉ giúp doanh nghiệp hiểu rõ bản chất hiệu quả kinh doanh, mà còn tạo nền tảng để tái cấu trúc danh mục sản phẩm, tối ưu chi phí và định hướng chiến lược phát triển bền vững hơn.
Hãy cùng bài viết dưới đây tìm hiểu chi tiết thêm về cách làm thế nào để cải thiện báo cáo lợi nhuận gộp và ứng dụng phần mềm vào quản trị báo cáo cho doanh nghiệp
Một báo cáo lợi nhuận gộp không chỉ đơn giản là chênh lệch giữa doanh thu và chi phí, mà còn là bức tranh toàn diện về hoạt động kinh doanh, vận hành kho hàng, dòng chảy hàng hóa và khả năng sinh lời của từng sản phẩm. Để đạt được điều đó, báo cáo cần tích hợp đầy đủ các thành phần sau:
Được đặt ở cuối báo cáo, bảng này giúp doanh nghiệp nhìn rõ hiệu suất hoạt động của từng kho hàng, từ đó đưa ra các quyết định điều chuyển hàng, tái phân phối nguồn lực hay đẩy mạnh bán hàng theo khu vực. Bạn có thể dễ dàng phát hiện kho nào đang tiêu thụ tốt, kho nào tồn đọng nhiều, nhờ đó tối ưu hóa chuỗi cung ứng và giảm thiểu chi phí lưu kho.
Thông tin này thể hiện số lượng hàng hóa còn lại tại thời điểm đầu kỳ báo cáo, đóng vai trò làm mốc so sánh cho các chỉ số tiếp theo. Việc theo dõi số dư tồn kho đầu kỳ giúp xác định tính hiệu quả trong việc tiêu thụ sản phẩm, đặc biệt quan trọng khi phân tích chu kỳ sản phẩm hoặc lập kế hoạch nhập hàng.
Xem thêm:
Tổng lượng hàng nhập kho trong kỳ phản ánh quy mô tiếp nhận hàng hóa, cho thấy mức độ chủ động trong việc dự trữ hàng tồn. Con số này nếu quá cao so với doanh thu bán hàng có thể dẫn đến hàng tồn kho bị ứ đọng, gây lãng phí vốn.
Đây là tổng doanh thu ghi nhận từ các chứng từ bán hàng hợp lệ trong kỳ, phản ánh nhu cầu thị trường một cách trực tiếp. Nếu chỉ số này tăng mạnh, đó là tín hiệu tích cực từ phía người tiêu dùng. Ngược lại, nếu thấp bất thường, doanh nghiệp cần xem lại chính sách giá, chương trình khuyến mãi hoặc kênh phân phối.
Xem thêm:
Tổng giá vốn hàng bán cho biết doanh nghiệp đã chi bao nhiêu để có được lượng hàng đã bán trong kỳ. Đây là yếu tố cốt lõi để tính ra lợi nhuận gộp, và cần được theo dõi sát sao. Những thay đổi đột ngột trong chỉ số này có thể là dấu hiệu cảnh báo về sự gia tăng chi phí từ nhà cung cấp, phí vận chuyển hoặc sự thiếu hiệu quả trong quy trình mua hàng.
Được tính bằng cách lấy tổng doanh thu trừ đi tổng giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp phản ánh doanh nghiệp đang thực sự kiếm được bao nhiêu từ hoạt động kinh doanh chính. Một chỉ số lợi nhuận gộp tăng đều đặn không chỉ cho thấy sản phẩm đang được định giá tốt, mà còn chứng minh rằng quy trình sản xuất – mua hàng – bán hàng đang hoạt động tối ưu.
Đây là tỷ lệ phần trăm giữa lợi nhuận gộp và giá vốn hàng bán, cho biết mỗi đồng vốn bỏ ra cho hàng hóa sẽ tạo ra bao nhiêu đồng lợi nhuận. Biên lợi nhuận gộp cao là dấu hiệu cho thấy bạn đang kiểm soát tốt chi phí đầu vào hoặc đang bán được với giá cao. Ngược lại, nếu tỷ lệ này thấp, cần nhanh chóng kiểm tra lại chính sách giá, đàm phán lại với nhà cung cấp hoặc cân nhắc việc loại bỏ những sản phẩm kém hiệu quả.
Khi bạn đã hiểu rõ tầm quan trọng và độ sâu phân tích mà một báo cáo lợi nhuận gộp có thể mang lại, bước tiếp theo là đảm bảo rằng dữ liệu bạn thu thập và phương pháp bạn triển khai đủ mạnh để phát huy tối đa giá trị của báo cáo này. Dưới đây là những cách hiệu quả giúp bạn từng bước nâng cấp báo cáo lợi nhuận gộp của doanh nghiệp.
Thay vì chỉ nhìn tổng doanh thu, hãy hình dung việc chia nhỏ báo cáo như soi qua kính hiển vi. Ví dụ, cùng một sản phẩm nhưng bán qua cửa hàng vật lý có thể lời ít hơn so với bán online do chi phí vận hành khác nhau. Để làm được điều này, hệ thống của bạn cần ghi nhận rõ ràng các yếu tố như mã sản phẩm, mã khách hàng, kênh bán hàng ngay từ lúc tạo đơn hàng.
Việc bổ sung dữ liệu thiếu sót sau này giống như việc tìm lại kim trong đống rơm – tốn thời gian và dễ sai sót. Càng sớm chuẩn hóa cách ghi nhận dữ liệu, bạn càng tiết kiệm được nguồn lực và có cái nhìn chính xác hơn về hiệu quả kinh doanh.
Hãy tưởng tượng bạn bán cùng một loại áo thun trên cả Shopee, website và cửa hàng nhưng lại dùng ba mã SKU khác nhau. Khi xem báo cáo, bạn sẽ không thể tổng hợp số liệu một cách liền mạch. Việc thống nhất mã SKU giống như việc “gán số định danh” duy nhất cho mỗi sản phẩm, giúp bạn dễ dàng so sánh hiệu quả giữa các kênh, phát hiện xu hướng bán hàng và tối ưu nguồn lực.
Chi phí hàng hóa không cố định – có thể do biến động tỷ giá, chi phí nguyên vật liệu hoặc phí vận chuyển tăng cao. Ví dụ, bạn nhập 100 sản phẩm với giá 50.000đ/lần đầu và 60.000đ/lần sau. Nếu bạn chỉ lấy trung bình để tính giá vốn (55.000đ), báo cáo sẽ không phản ánh đúng lợi nhuận từng lần bán. Ghi nhận theo từng lô sẽ giúp tính chính xác giá vốn thực tế, đảm bảo báo cáo lợi nhuận gộp sát với hiệu quả kinh doanh thực.
Doanh nghiệp thường gặp tình trạng phân mảnh dữ liệu: một phần ở phần mềm bán lẻ, phần khác ở sàn thương mại điện tử, hoặc đơn hàng online lưu riêng. Việc gom tất cả về một nền tảng sẽ giúp bạn dễ dàng liên kết đơn hàng với chi phí, giá vốn, SKU, và thông tin khách hàng.
Ví dụ, một phần mềm quản lý bán hàng như KiotViet hay Odoo có thể tích hợp toàn bộ đơn hàng và đồng bộ thông tin theo thời gian thực – là nền tảng lý tưởng để tạo ra báo cáo lợi nhuận gộp đáng tin cậy.
Chi phí vận chuyển thường bị “quên” hoặc gộp chung khi tính giá vốn – dẫn đến việc báo cáo lợi nhuận bị “ảo”. Ví dụ, hai đơn hàng bán cùng sản phẩm nhưng một đơn giao gần, một đơn giao xa – rõ ràng lợi nhuận thực tế rất khác nhau. Bằng cách lưu hóa đơn giao hàng và liên kết chúng theo mã đơn, bạn có thể phân bổ chi phí chính xác.
Báo cáo lợi nhuận gộp (Gross Profit Report) là một công cụ tài chính quan trọng, thể hiện chênh lệch giữa doanh thu thuần và giá vốn hàng bán (COGS). Nó không chỉ phản ánh hiệu quả sản xuất – kinh doanh mà còn là chỉ dấu quan trọng cho sức khỏe vận hành của doanh nghiệp. Mỗi nhóm đối tượng liên quan đến doanh nghiệp đều có những mối quan tâm riêng với báo cáo này.
Báo cáo lợi nhuận gộp giúp nhà quản lý đi sâu vào từng khía cạnh của hoạt động kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định mang tính chiến lược và vận hành.
Ví dụ, nếu một công ty phân phối sản phẩm điện tử nhận thấy rằng lợi nhuận gộp từ mặt hàng tai nghe không dây cao hơn nhiều so với loa bluetooth, họ có thể lựa chọn: mở rộng danh mục tai nghe, đẩy mạnh marketing hoặc thương lượng lại giá nhập loa để cải thiện biên lợi nhuận. Ngược lại, nếu một dòng sản phẩm liên tục có biên lợi nhuận âm, đây sẽ là dấu hiệu cảnh báo về hiệu quả kinh doanh, buộc ban lãnh đạo phải cân nhắc việc dừng hoặc cải tổ dòng sản phẩm đó.
Ngoài ra, bộ phận tài chính có thể sử dụng báo cáo lợi nhuận gộp để phân tích theo từng kênh bán hàng, từng khu vực, từng nhóm khách hàng, nhằm phát hiện nơi nào đang mang lại tỷ suất sinh lời cao nhất và điều chỉnh kế hoạch ngân sách phù hợp.
Với nhà đầu tư, lợi nhuận gộp không đơn thuần là một con số kế toán – nó phản ánh năng lực thực sự của doanh nghiệp trong việc tạo ra giá trị gia tăng từ hoạt động cốt lõi.
Như với hai công ty cùng có doanh thu 1.000 tỷ đồng, nhưng nếu một bên có lợi nhuận gộp là 400 tỷ còn bên kia chỉ đạt 150 tỷ, rõ ràng công ty đầu tiên vận hành hiệu quả hơn, có khả năng kiểm soát chi phí sản xuất tốt hơn. Điều này làm tăng niềm tin của nhà đầu tư về khả năng sinh lời lâu dài, ngay cả khi doanh nghiệp gặp biến động thị trường hoặc chi phí tài chính thay đổi.
Ngoài ra, việc duy trì biên lợi nhuận gộp ổn định hoặc tăng trưởng qua các kỳ còn là minh chứng cho một chiến lược kinh doanh đúng đắn và mô hình tạo giá trị hiệu quả.
Trong các mối quan hệ hợp tác B2B, nhất là đối với các nhà phân phối, đại lý hoặc đơn vị gia công – báo cáo lợi nhuận gộp phản ánh mức độ tối ưu hóa vận hành của đối tác. Khi đối tác có lợi nhuận gộp ổn định, họ sẽ ít có nhu cầu tăng giá đột ngột hoặc cắt giảm chất lượng để bù đắp chi phí.
Một nhà phân phối dược phẩm sẽ đánh giá cao nhà cung cấp có biên lợi nhuận gộp ổn định, vì điều này chứng minh rằng nhà cung cấp đó kiểm soát tốt chi phí sản xuất và không dễ bị ảnh hưởng bởi biến động giá nguyên liệu, từ đó đảm bảo nguồn cung và giá cả ổn định trong dài hạn.
Khi xem xét hồ sơ vay vốn hoặc cấp hạn mức tín dụng, các tổ chức tài chính không chỉ nhìn vào lợi nhuận ròng mà còn đặc biệt chú trọng đến lợi nhuận gộp – vì nó thể hiện dòng tiền thuần từ hoạt động kinh doanh chính, trước khi bị ảnh hưởng bởi yếu tố phi hoạt động như chi phí tài chính hay thuế.
Ví dụ, một doanh nghiệp ngành may mặc có lợi nhuận gộp cao, nhưng lợi nhuận sau thuế thấp do đang đầu tư mở rộng nhà máy. Ngân hàng vẫn có thể đánh giá đây là khoản đầu tư hợp lý và chấp thuận cho vay, bởi dòng tiền kinh doanh chính vẫn khỏe mạnh, đủ khả năng trả nợ.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp có lợi nhuận ròng dương nhưng lợi nhuận gộp thấp, ngân hàng sẽ đặt dấu hỏi về tính bền vững của hoạt động kinh doanh, vì có thể lợi nhuận chỉ đến từ hoạt động tài chính tạm thời, như bán tài sản hay đầu tư ngắn hạn.
Khác với các báo cáo tài chính tổng hợp, báo cáo lợi nhuận gộp cung cấp cái nhìn sâu sắc theo từng chiều dữ liệu – từ sản phẩm, kênh bán đến từng nhóm khách hàng – giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
Dưới đây là những câu hỏi quan trọng mà báo cáo lợi nhuận gộp có thể giúp bạn trả lời:
Việc một sản phẩm có doanh số cao không đồng nghĩa với việc nó đang tạo ra lợi nhuận tốt. Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp có thể phải giảm giá bán để giữ thị phần – điều này có thể làm giảm đáng kể biên lợi nhuận gộp. Nhờ báo cáo lợi nhuận gộp ở cấp độ sản phẩm, bạn có thể phát hiện:
“Việc mô hình hóa sản phẩm, chi phí hoa hồng và thuế ở cấp độ SKU là rất quan trọng nhưng chưa đủ. Khi bạn đã nắm rõ biên lợi nhuận và hiểu rõ phạm vi lợi nhuận, hãy bổ sung báo cáo cấp độ sản phẩm của bạn bằng một công cụ định giá lại để điều chỉnh giá linh hoạt.”
— Ian Lilburne, CEO – Herbert Sports
Không phải tất cả các kênh bán hàng đều mang lại giá trị như nhau. Một sản phẩm có thể rất lợi nhuận khi bán trực tiếp trên website, nhưng lại kém hiệu quả nếu bán qua các nền tảng trung gian như Amazon do chiết khấu cao, chi phí vận hành phức tạp hoặc lệ phí nền tảng. Báo cáo lợi nhuận gộp theo kênh bán hàng giúp bạn:
Báo cáo lợi nhuận gộp theo nhóm khách hàng mang đến cái nhìn cụ thể về hiệu quả từ từng phân khúc thị trường. Có thể bạn đang bán buôn cho các đại lý lớn với mức giá chiết khấu sâu, hoặc triển khai các chương trình giảm giá đặc biệt cho sinh viên, khách hàng thân thiết,… Nhưng liệu những chương trình này có thực sự mang lại lợi nhuận?
Thông qua phân tích này, bạn có thể:
Báo cáo lợi nhuận gộp không chỉ là một bản thống kê khô khan, mà là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp trả lời ba câu hỏi lớn: Bán cái gì? Bán ở đâu? Bán cho ai để tối ưu lợi nhuận? Khi được thiết kế đúng cách, báo cáo này giúp bạn ra quyết định chính xác hơn, khai thác tối đa tiềm năng sản phẩm – dịch vụ, và tối ưu hóa nguồn lực đầu tư vào những gì thực sự sinh lời.
Trong thực tế vận hành, nhiều doanh nghiệp vẫn đang ra quyết định dựa trên các con số lợi nhuận dự kiến, thay vì dựa vào dữ liệu lợi nhuận gộp thực tế. Điều này tiềm ẩn không ít rủi ro và sai lệch trong chiến lược kinh doanh.
Việc so sánh bảng giá bán với bảng giá gốc của nhà cung cấp chỉ cho bạn một cái nhìn sơ bộ – bởi đó là giá ước tính, chưa phản ánh các biến số phát sinh như chiết khấu, đợt khuyến mãi, biến động tỷ giá hay chi phí vận chuyển. Giá gốc của cùng một sản phẩm có thể thay đổi theo từng lô hàng, từng thời điểm mua vào. Nếu doanh nghiệp chỉ dựa trên bảng giá “niêm yết”, thì lợi nhuận gộp thu được có thể hoàn toàn khác xa so với thực tế.
Mỗi sản phẩm khi nhập kho đều có giá mua cụ thể, được ghi rõ trong hóa đơn từ nhà cung cấp. Nếu bạn muốn tính đúng lợi nhuận gộp, điều quan trọng là phải lưu trữ được từng giá trị thực tế của từng lần nhập hàng. Khi sản phẩm được bán ra, hệ thống cần lấy đúng giá vốn tương ứng để tính toán. Đây là cách duy nhất để báo cáo lợi nhuận gộp phản ánh sát thực giá trị kinh doanh.
Trong trường hợp phần mềm doanh nghiệp chỉ cho phép nhập một giá gốc duy nhất cho mỗi sản phẩm, thì giải pháp khả thi là sử dụng giá trị trung bình từ các hóa đơn thực tế thay vì lấy theo bảng giá của nhà cung cấp. Việc dùng giá trung bình sẽ giúp làm “mềm” các biến động giá và đảm bảo báo cáo không quá sai lệch, nhất là khi doanh nghiệp nhập hàng thường xuyên với nhiều mức giá khác nhau.
Ngày càng nhiều doanh nghiệp hiện đại đang tích hợp phần mềm quản lý vào hệ thống xử lý đơn hàng, quản lý tồn kho và kế toán. Sự kết nối này mang lại lợi ích vượt trội: chỉ bằng một cú nhấp chuột, bạn có thể truy xuất ngay báo cáo lợi nhuận gộp theo từng sản phẩm, từng thời điểm, từng kênh bán hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể:
Điểm nghẽn lớn nhất hiện nay nằm ở dữ liệu rời rạc, sai sót và quy trình lập báo cáo thủ công, khiến thông tin đến tay nhà quản trị vừa chậm vừa thiếu độ tin cậy. Phần mềm BCanvas xử lý và phân tích dữ liệu kinh doanh tích hợp AI giải quyết thách thức này bằng một quy trình – từ làm sạch dữ liệu, xây dựng mô hình phân tích đến trực quan hóa báo cáo.
Tính năng Data Rubik đóng vai trò trọng tâm, xử lý và chuẩn hóa dữ liệu tài chính – kế toán từ nhiều nguồn, loại bỏ trùng lặp, sai định dạng và tự động đối chiếu. Trên nền dữ liệu sạch này, BCanvas cho phép thiết lập linh hoạt các công thức đo lường, chỉ số kinh doanh và Finance Dimension Reporting – phân bổ báo cáo quản trị theo nhiều chiều (sản phẩm, khách hàng, khu vực, kênh bán hàng).
Tất cả được hiển thị trong một dashboard trung tâm, nơi số liệu thống kê, báo cáo lợi nhuận gộp và các KPI kinh doanh được cập nhật tự động theo thời gian thực. Thay vì mất hàng giờ đồng hồ tổng hợp và đối chiếu thủ công, nhà quản trị có thể ngay lập tức nhìn thấy bức tranh toàn cảnh, so sánh hiệu suất giữa các đơn vị kinh doanh, và đưa ra quyết định kịp thời để tối ưu biên lợi nhuận.
Với cách tiếp cận này, BCanvas không chỉ giúp tăng tốc quy trình báo cáo, mà còn phân tích dữ liệu quá khứ và dữ liệu thị trường để tạo ra dự báo có độ chính xác cao: từ doanh thu, nhu cầu đơn hàng, số lượng khách hàng mới, cho đến chu kỳ ra mắt sản phẩm hay phản ứng của đối thủ cạnh tranh.
Trên nền tảng này, BCanvas tiếp tục hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng các kịch bản tối ưu vận hành: hoạch định nhân sự sản xuất, kiểm soát dòng tiền, quản lý tồn kho, điều chỉnh chính sách giá. Mọi quyết định đều dựa trên dữ liệu minh chứng, thay vì phỏng đoán hay kinh nghiệm chủ quan.
Phần mềm BCanvas xử lý và phân tích dữ liệu kinh doanh tích hợp AI
TacaSoft,
