Ứng dụng tính lương tích hợp trong hệ thống quản lý nhân sự là giải pháp hoàn hảo cho những quy trình cồng kềnh của doanh nghiệp.
Hiện nay, gần 50% chuyên gia nhân sự sử dụng từ 7 sản phẩm phần mềm trở lên mỗi ngày, dẫn đến tình trạng dữ liệu không minh bạch và lãng phí tài nguyên. Việc theo dõi giờ làm, quản lý yêu cầu nghỉ phép và xử lý bảng lương đều diễn ra qua các công cụ riêng biệt, gây khó khăn và chậm chạp cho quy trình quản lý nhân sự.
Để tối ưu hóa hiệu quả và giải phóng nguồn lực cho các nhiệm vụ quan trọng, doanh nghiệp nên cân nhắc tích hợp ứng dụng tính lương vào hệ thống quản lý thông tin nhân sự. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các bước triển khai và tiêu chí lựa chọn ứng dụng phù hợp.
Việc soạn thảo kế hoạch dự án với hướng dẫn rõ ràng và chia sẻ trực tiếp với từng bên liên quan là bước đầu tiên vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, chúng ta cần đào sâu hơn vào từng khía cạnh của hệ thống hiện tại và tương lai. Phân tích hệ thống hiện tại và xác định các điểm cần thay đổi:
Ngoài ra, bạn cũng cần xác định rõ các mốc thời gian quan trọng, từ khi bắt đầu triển khai đến khi hoàn thành toàn bộ quá trình. Lập kế hoạch dự phòng cho những tình huống có thể xảy ra, chẳng hạn như lỗi kỹ thuật, sự cố bất ngờ là một bước không thể thiếu.
Việc lập kế hoạch chi tiết cho quá trình ứng dụng tính lương vào hệ thống là một yếu tố quan trọng quyết định thành công. Bằng cách phân tích kỹ lưỡng hệ thống hiện tại, xác định rõ các điểm cần thay đổi và lập kế hoạch chi tiết, doanh nghiệp có thể đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Dữ liệu nhân viên chính xác là yếu tố cốt lõi đảm bảo chu trình trả lương diễn ra suôn sẻ và không xảy ra sai sót. Để đạt được điều này, việc thu thập và làm sạch dữ liệu là một bước không thể thiếu.
Giai đoạn thu thập dữ liệu:
Doanh nghiệp bạn nên tập trung hóa dữ liệu, sử dụng một công cụ hoặc bảng tính duy nhất để tổng hợp tất cả thông tin về nhân viên. Điều này giúp đảm bảo tính thống nhất và dễ dàng quản lý dữ liệu.
Bên cạnh thông tin cá nhân cơ bản, bạn cần thu thập đầy đủ các thông tin liên quan đến lương như: hệ số lương, phụ cấp, các khoản thưởng, phạt, thông tin về thuế, bảo hiểm xã hội, và các loại phúc lợi khác. Việc thu thập đầy đủ thông tin sẽ giúp giảm thiểu rủi ro phát sinh các vấn đề trong quá trình tính lương.
Giai đoạn làm sạch dữ liệu:
Ở giai đoạn này, doanh nghiệp bạn cần xác định và loại bỏ dữ liệu trùng lặp. Áp dụng các công cụ hoặc lập trình để tự động hóa quá trình tìm kiếm và xóa bỏ các bản ghi trùng lặp. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và duy nhất của dữ liệu. Kiểm tra sự nhất quán giữa các trường dữ liệu, ví dụ như ngày sinh, số chứng minh nhân dân, để phát hiện và sửa chữa các lỗi sai sót.
Bạn cũng nên tiến hành xác minh thông tin với từng nhân viên hoặc trưởng bộ phận để đảm bảo độ chính xác cao nhất.
Việc thu thập và làm sạch dữ liệu nhân viên là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác. Dữ liệu nhân viên không chính xác có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng như sai sót trong tính lương, dẫn đến việc nhân viên nhận được số tiền lương không đúng, gây mất lòng tin và ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa người lao động và doanh nghiệp hoặc thậm chí gây ra các vấn đề pháp lý khi dữ liệu về thuế, bảo hiểm xã hội không chính xác, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các vấn đề pháp lý và các khoản phạt.
Đây là một bước vô cùng quan trọng để đảm bảo quá trình trả lương diễn ra suôn sẻ và chính xác. Bằng cách thực hiện đúng các bước nêu trên, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro và xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả
Việc triển khai hệ thống ứng dụng tính lương là một quá trình quan trọng, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự hỗ trợ từ phía nhà cung cấp. Dưới đây là các bước cơ bản mà bài viết gợi ý cho bạn:
Bạn cần chuẩn bị môi trường kỹ lưỡng, đảm bảo hệ thống máy tính đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về phần cứng và phần mềm mà nhà cung cấp đưa ra. Bạn cũng cần làm theo hướng dẫn cài đặt chi tiết được cung cấp bởi nhà cung cấp. Trong quá trình cài đặt, cần chú ý đến các thông báo lỗi và thực hiện các bước khắc phục theo hướng dẫn.
Ở bước này, việc đầu tiên là điền đầy đủ và chính xác các thông tin về công ty như tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, thông tin ngân hàng. Bên cạnh đó, thiết lập các kỳ thanh toán lương, ngày cuối cùng để nhân viên báo cáo giờ làm, ngày thanh toán lương.
Nhà quản lý sẽ nhập các quy tắc tính lương phức tạp như tính lương giờ, lương tháng, các khoản phụ cấp, thưởng, phạt, khấu trừ, thiết lập các loại thuế áp dụng (thuế thu nhập cá nhân, thuế bảo hiểm xã hội…), các loại phúc lợi mà công ty cung cấp (bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, các khoản đóng góp khác). Sau khi nhập xong các thông tin, cần kiểm tra kỹ lưỡng lại để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với quy định của pháp luật.
Doanh nghiệp cần xác định các hệ thống khác cần kết nối với hệ thống phần mềm tính lương như hệ thống nhân sự, hệ thống chấm công, hệ thống kế toán, từ đó sử dụng các công cụ tích hợp sẵn có của phần mềm để kết nối với các hệ thống khác.
Bạn cũng cần kiểm tra tính tương thích, đảm bảo dữ liệu trong hệ thống ứng dụng tính lương được truyền giữa các hệ thống một cách chính xác và không bị lỗi.
Trước khi chính thức sử dụng hệ thống phần mềm lương mới, việc kiểm tra kỹ lưỡng là vô cùng quan trọng. Qua quá trình kiểm tra, chúng ta có thể đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, chính xác và đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp.
Bước đầu tiên bạn cần làm là thực hiện các bài kiểm tra bằng cách nhập dữ liệu nhân viên với các trường hợp khác nhau như: nhân viên làm việc toàn thời gian, bán thời gian, nhân viên mới vào làm, nhân viên nghỉ việc, nhân viên tăng ca,… để kiểm tra xem hệ thống có tính toán lương chính xác cho từng trường hợp hay không.
Kiểm tra xem hệ thống ứng dụng tính lương có tính toán đúng các loại thuế (thuế TNCN, BHXH, BHYT), các khoản đóng góp khác (quỹ bảo hiểm thất nghiệp, quỹ phúc lợi) theo đúng quy định của pháp luật cũng như kiểm tra xem hệ thống có tính toán đúng các khoản phụ cấp, thưởng, phạt theo đúng quy định của công ty.
Khi phát hiện lỗi, doanh nghiệp cần xác định chính xác nguyên nhân gây ra lỗi, từ đó tìm kiếm các giải pháp để khắc phục lỗi, có thể tham khảo hướng dẫn của nhà cung cấp hoặc nhờ đến sự hỗ trợ của đội ngũ kỹ thuật. Thực hiện các thay đổi cần thiết trong cấu hình hệ thống ứng dụng tính lương để khắc phục lỗi.
Dựa trên kết quả kiểm tra, điều chỉnh các thông số cấu hình để tối ưu hóa hiệu suất và độ chính xác của hệ thống ứng dụng tính lương và cá nhân hóa hệ thống ứng dụng tính lương để phù hợp với quy trình làm việc và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Bước kiểm tra hệ thống ứng dụng tính lương trước khi sử dụng doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu. Việc kiểm tra giúp phát hiện và sửa chữa các lỗi sai sót trong dữ liệu, đảm bảo tính chính xác của bảng lương.
Sau khi hoàn tất việc cài đặt và cấu hình hệ thống, bước tiếp theo vô cùng quan trọng là đào tạo nhân viên để họ có thể sử dụng thành thạo phần mềm, ứng dụng tính lương. Việc đào tạo hiệu quả sẽ giúp đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu tối đa các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng.
Để chuẩn bị tài liệu đào tạo cho nhân viên, doanh nghiệp cần soạn thảo hướng dẫn sử dụng chi tiết, bao gồm các bước thực hiện cụ thể, ví dụ minh họa cho từng chức năng của phần mềm.
Xác định rõ đối tượng cần đào tạo cho từng nhóm chức năng (nhân sự, kế toán, quản lý) để từ đó lập kế hoạch chi tiết cho từng buổi đào tạo, bao gồm nội dung, thời lượng, phương pháp đào tạo, người phụ trách. Có thể tổ chức đào tạo trực tiếp, đào tạo trực tuyến hoặc kết hợp cả hai hình thức.
Bạn cần đảm bảo môi trường học tập như chuẩn bị đầy đủ các thiết bị cần thiết, đảm bảo không gian đào tạo thoải mái và chuyên nghiệp. Có thể kết hợp nhiều phương pháp đào tạo như thuyết trình, thực hành, thảo luận để tăng tính tương tác và hiệu quả. Sau mỗi buổi đào tạo, doanh nghiệp cũng cần tiến hành đánh giá để nắm bắt được những kiến thức mà người học đã nắm được và những khó khăn mà họ gặp phải.
Để hỗ trợ sau buổi đào tạo hướng dẫn dùng ứng dụng tính lương hiệu quả nhất, doanh nghiệp có thể tạo một diễn đàn hoặc nhóm chat để nhân viên có thể trao đổi, đặt câu hỏi và nhận được sự hỗ trợ từ các đồng nghiệp và bộ phận IT. Thiết lập một đường dây nóng để nhân viên có thể liên hệ khi gặp khó khăn trong quá trình sử dụng phần mềm, ứng dụng tính lương. Cần thường xuyên cập nhật tài liệu hướng dẫn để phù hợp với các phiên bản mới của phần mềm, ứng dụng tính lương
Việc đào tạo nhân viên dùng ứng dụng tính lương chi tiết sẽ nâng cao hiệu quả làm việc, giảm thiểu lỗi sai trong quá trình nhập liệu và tính toán. Khi nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng, họ sẽ cảm thấy tự tin hơn trong công việc và hài lòng hơn với công việc của mình.
Sau khi hoàn tất các bước cài đặt, cấu hình và đào tạo, đã đến lúc đưa phần mềm tính lương vào hoạt động thực tế. Để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, hãy thực hiện theo các bước sau:
Đây cũng là một trong các bước quan trọng để đưa ứng dụng tính lương vào hệ thống. Kiểm tra lại tất cả các cài đặt về thông tin công ty, quy tắc tính lương, thuế, các loại phụ cấp, thưởng, phạt để đảm bảo chúng đã được cấu hình đúng và phù hợp với quy định.
Đồng thời, kiểm tra lại các kết nối giữa hệ thống phần mềm lương với các hệ thống khác như hệ thống nhân sự, hệ thống chấm công để đảm bảo dữ liệu được truyền tải chính xác. Bạn có thể in thử các báo cáo mẫu để kiểm tra xem định dạng, nội dung có đúng với yêu cầu hay không.
Một lần nữa, bạn hãy kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu nhân viên, đặc biệt là các thông tin liên quan đến lương như hệ số lương, phụ cấp, ngày vào làm, ngày nghỉ phép, để tránh trường hợp sai sót và liên tục cập nhật những thay đổi mới nhất về thông tin nhân viên như tăng lương, thay đổi chức vụ, nghỉ phép.
Bên cạnh việc kiểm tra, bước sao lưu toàn bộ dữ liệu nhân viên trước khi tiến hành chạy bảng lương đầu tiên cũng nên được thực hiện để để phòng trường hợp xảy ra sự cố.
Sau khi đã kiểm tra và xác minh lại dữ liệu, đã đến lúc bạn chọn dữ liệu thử nghiệm. Nên chọn một nhóm nhân viên có cấu hình lương phức tạp để chạy thử nghiệm rồi so sánh kết quả tính lương của hệ thống mới với kết quả tính lương bằng phương pháp cũ để kiểm tra sự khác biệt. Nếu phát hiện có sự sai lệch, cần điều chỉnh lại các cài đặt của hệ thống để đảm bảo tính chính xác.
Dù đã chạy thành công việc tích hợp ứng dụng tính lương vào hệ thống, doanh nghiệp cũng cần theo dõi quá trình hoạt động của hệ thống trong một thời gian để phát hiện và khắc phục kịp thời các vấn đề phát sinh. Việc theo dõi thường xuyên cũng cung cấp hỗ trợ cho nhân viên khi họ gặp khó khăn trong quá trình sử dụng hệ thống ứng dụng tính lương. Bạn có thể thiết lập một hệ thống hỗ trợ để hỗ trợ mọi vấn đề phát sinh sau khi thực hiện.
Việc phát trực tiếp hệ thống tính lương là bước cuối cùng và cũng là bước quan trọng nhất trong quá trình triển khai. Khi đã thực hiện đúng theo quy trình ở trên, doanh nghiệp có thể đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hệ thống phần mềm, ứng dụng tính lương hoạt động hiệu quả
Khi bạn nghiên cứu và xem xét các tùy chọn phần mềm, ứng dụng tính lương khác nhau, hãy tự trả lời ra những câu hỏi sau để lựa chọn được ứng dụng tính lương phù hợp nhất
Doanh nghiệp không muốn gặp rắc rối khi thay đổi hệ thống khác khi triển khai phần mềm tính lương mới. Trong giai đoạn mua sắm, hãy nhớ kiểm tra xem nền tảng có tích hợp với các hệ thống và ứng dụng bạn đã có hay không. Điều này có thể bao gồm phần mềm kế toán, hệ thống quản lý nguồn nhân lực hoặc các công cụ phần mềm nhân sự cốt lõi khác.
Giải pháp, ứng dụng tính lương tốt nhất dễ dàng điều hướng cho tất cả người dùng. Đảm bảo tìm kiếm các quy trình thông minh, tích hợp sẵn mà nhân viên có thể dễ dàng truy cập và điều khiển. Khi nhân viên có thể thay đổi thông tin cá nhân của mình, điều đó sẽ tiết kiệm thời gian cho mọi người. Các tùy chọn dựa trên đám mây là lý tưởng vì hệ thống tính lương trực tuyến có thể truy cập được từ nhiều thiết bị khác nhau ở các địa điểm khác nhau.
Khi doanh nghiệp chọn một dịch vụ trả lương mới , hãy nghĩ đến nhu cầu hiện tại và trong tương lai. Phần mềm, ứng dụng tính lương này có đáp ứng được sự phát triển của công ty bạn trong năm tới không? Trong năm năm tới? Hãy suy nghĩ về tầm nhìn toàn cảnh của tổ chức của bạn và chọn một hệ thống trả lương sẽ phát triển cùng với bạn.
Mặc dù phần mềm, ứng dụng tính lương mang lại lợi ích cho các công ty thuộc mọi quy mô, một số nền tảng có thể được tạo cho các doanh nghiệp có quy mô cụ thể và điều này sẽ ảnh hưởng đến việc định giá. Hãy đảm bảo chọn một hệ thống phù hợp với nhu cầu và nguồn lực của tổ chức của bạn.
Hiện tại, bạn có thể không có lực lượng lao động toàn cầu, nhưng nếu lực lượng lao động đó nằm trong kế hoạch của công ty bạn (hoặc thậm chí chỉ là điều bạn đang xem xét), thì điều đó đáng được tính đến. Việc sở hữu một ứng dụng tính lương có thể đáp ứng các nhu cầu tính lương toàn cầu sẽ giúp giảm bớt một trong những rào cản đối với việc phát triển doanh nghiệp của bạn trên phạm vi quốc tế.
Điều này có thể có hoặc không phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, có sẵn các tùy chọn chuyên biệt để phục vụ nhu cầu của các ngành thích hợp, bao gồm phần mềm tính lương nhà hàng và phần mềm tính lương cho xây dựng, cùng những ngành khác. Hãy cân nhắc việc tìm kiếm một nhà cung cấp dịch vụ trả lương chuyên về lĩnh vực của bạn nếu cần.
Ứng dụng tính lương mang những lợi ích cho doanh nghiệp khi sử dụng, bao gồm:
Giảm lỗi: Ứng dụng tính lương kết nối, việc truyền và cập nhật dữ liệu tự động sẽ được bật, nghĩa là tần suất lỗi có thể giảm. 67% lỗi đã được giảm đi khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm, ứng dụng tính lương hiệu quả.
Khả năng mở rộng và tính linh hoạt: Cập nhật các tiêu chuẩn mới nhất của ngành dành cho nhân viên. Cung cấp các phương thức thanh toán khác nhau (séc, gửi tiền trực tiếp, v.v.). cho phép nhân viên có thể xem và thay đổi thông tin khi cần thiết, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả.
Cải thiện việc tuân thủ dữ liệu: Phần mềm, ứng dụng tính lương, dữ liệu của doanh nghiệp được lưu trữ trong một nền tảng an toàn, duy nhất được mã hóa dữ liệu và chỉ những vai trò cụ thể mới có thể truy cập được. Phần mềm, ứng dụng tính lương cũng giúp cải thiện độ chính xác của dữ liệu. Chức năng tự phục vụ cải thiện khả năng dữ liệu được cập nhật vì nhân viên sẽ có thể dễ dàng cập nhật mọi thay đổi trong hoàn cảnh.
Trong một cuộc khảo sát của Capterra năm 2018 về xu hướng mua phần mềm, ứng dụng tính lương của doanh nghiệp nhỏ, người mua cho biết họ đã dành trung bình sáu tháng cho mỗi giai đoạn trong bốn giai đoạn của hành trình mua hàng (nhận thức, đánh giá, lựa chọn và mua/triển khai).
Ở đây, chúng tôi xin nêu bật một trong những câu chuyện thành công đó: David Perry và công ty khởi nghiệp tiếp thị có ảnh hưởng trên mạng xã hội VYRL của ông. Bằng cách triển khai Gusto, sản phẩm phần mềm, ứng dụng tính lương hàng đầu trong báo cáo 20 phần mềm tính lương hàng đầu năm 2019, David đã có thể tránh được những sai lầm phổ biến trong tính lương và phát triển VYRL thành doanh nghiệp có 20 nhân viên chỉ trong 15 tháng.
Trước khi ứng dụng phần mềm tính lương, VYRL gặp vấn đề rằng nếu VYRL muốn tuyển dụng một người có gia đình, thì việc thiếu phúc lợi y tế thường là một yếu tố phá vỡ thỏa thuận. Điều gì đang cản trở VYRL cung cấp gói phúc lợi?
Một là chi phí. Nhưng cũng là gánh nặng hành chính trong việc tạo các gói phúc lợi, xác định đủ điều kiện, theo dõi việc ghi danh và tuân thủ, và tạo các báo cáo cần thiết. Thực hiện thủ công tính lương rất khó khăn và dễ sau, đó là lý do tại sao VYRL đầu tư vào phần mềm tính lương có ứng dụng quản lý phúc lợi. Các nền tảng này hợp lý hóa và số hóa toàn bộ quy trình phúc lợi, giảm chi phí và giúp doanh nghiệp thu hút những nhân tài hàng đầu.
Kết quả là hiện nay, thông qua dịch vụ phúc lợi của Gusto với tư cách là nhà môi giới phúc lợi và nền tảng quản lý, VYRL có thể cung cấp bảo hiểm y tế cho người lao động. Điều này cho phép họ cạnh tranh hơn trên thị trường nhân tài, tuyển dụng nhiều người hơn và phát triển với tốc độ mong muốn hơn.
Kết luận:
Giống như một chiến lược tài chính thông minh, tích hợp ứng dụng tính lương cho phép các chuyên gia nhân sự tập trung vào các sáng kiến chiến lược thúc đẩy thành công của công ty và tránh những cạm bẫy của lỗi dữ liệu thủ công gây tổn hại đến báo cáo tài chính và quản lý.
Tìm hiểu thêm về phần mềm tính lương, phần mềm quản lý nhân sự
Tacasoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm tính lương được thiết kế bởi Tacasoft là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự nhờ các tính năng ưu việt và tích hợp các công nghệ cao hiện có.
Với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai, Tacasoft sẽ giúp doanh nghiệp từng bước phát triển trong hành trình chuyển đổi số hiện nay.
TacaSoft,
