Trong thời đại số hóa, dữ liệu đóng vai trò then chốt, đặc biệt trong quản lý nhân sự. Dữ liệu nhân viên giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác về quản lý nguồn nhân lực, hiệu suất và trải nghiệm nhân viên, từ đó quyết định sự thành công của tổ chức.
Vì vậy, việc lựa chọn một Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) phù hợp trở nên vô cùng quan trọng.
HRIS (Hệ thống thông tin nhân sự) như một công cụ kỹ thuật số hợp lý hóa các quy trình nhân sự như tuyển dụng, bảng lương, phân tích, tuân thủ và tự phục vụ. Nó tự động hóa các tác vụ phức tạp, giảm lỗi, cung cấp thông tin chi tiết có giá trị, đảm bảo tuân thủ và trao quyền cho nhân viên.
Một khảo sát từ Human Resource Executive với 500 chuyên gia nhân sự cho thấy, phần lớn họ (44%) xem Hệ thống Thông tin Nguồn nhân lực (HRIS) là công nghệ quan trọng nhất trong quản lý nhân sự. Tỷ lệ này cao hơn cả các công cụ quản lý nhân sự cơ bản như hệ thống tính lương và chấm công (42%).
Vậy, tại sao các giải pháp hệ thống thông tin nguồn nhân lực lại được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu?
Thay vì một cơ sở dữ liệu tập trung, nhân viên mới phải trải qua quy trình nhập môn rườm rà, lặp đi lặp lại với nhiều mẫu đơn giấy tờ, dễ dẫn đến sai sót và mất thời gian. Trưởng phòng nhân sự sẽ phải rà soát lại 1 lượt trên các bảng excel hoặc trên giấy tờ thông tin từng người nếu có thay đổi nào đó ( cập nhật BHYT,..).
Mọi thao tác trên bảng tính Excel, từ việc nhập dữ liệu đến tìm kiếm, kiểm tra, sao chép và chỉnh sửa, đều do con người thực hiện thủ công. Do bản chất con người không phải là máy móc được lập trình sẵn, việc mắc lỗi trong quá trình này là điều khó tránh khỏi.
Khi nhiều người cùng lúc truy cập và chỉnh sửa một bảng tính Excel, nguy cơ xảy ra sai sót tăng lên đáng kể. Chỉ cần nhìn thấy người khác đang làm việc trên cùng một tệp, nhân viên của bạn đã có thể mất tập trung và mắc phải những nhầm lẫn không đáng có.
Một nghiên cứu của CareerBuilder phát hiện ra rằng những người quản lý không tự động hóa hoàn toàn đã mất khoảng 14 giờ mỗi tuần cho các công việc thủ công. Điểu này đôi khi còn dẫn đến sự bất mãn trong nội bộ công ty vì lương chậm, sai lương.
Tệp Excel dễ bị hỏng do virus, lỗi hệ thống hoặc thao tác sai của người dùng, dẫn đến mất mát dữ liệu. Dữ liệu Excel không được mã hóa, khiến thông tin nhạy cảm dễ bị đánh cắp nếu máy tính hoặc thiết bị lưu trữ bị mất. Việc thiếu cơ chế sao lưu và phục hồi dữ liệu khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc khôi phục thông tin khi có sự cố. Tương tự cùng với các hệ thống quản lý lỗi thời.
Đôi khi chưa kể việc phân quyền truy cập, nhiều người có thể truy cập vào biểu mẫu làm cho nguy cơ rò rỉ thông tin càng tăng cao.
Trong quản lý nhân sự hiện đại, doanh nghiệp thường sử dụng nhiều phần mềm chuyên dụng để tối ưu hóa hiệu quả công việc như quản lý công việc, KPI/OKR, tài sản, tài liệu, chat nội bộ, và chữ ký điện tử.
Tuy nhiên, quản lý thủ công lại thiếu khả năng tích hợp với những công cụ này, tạo ra sự phân mảnh thông tin và gây khó khăn trong việc quản lý dữ liệu. Ngay cả với các ứng dụng phổ biến như đồng hồ, lịch biểu hay Gmail, Excel cũng không thể kết nối trực tiếp.
Thay vào đó, người quản lý sẽ phải tổng hợp thông tin và rà soát lại lần nữa, làm tăng nguy cơ sai sót và lãng phí thời gian.
Tại Châu Á – Thái Bình Dương, thị trường phần mềm Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) đang chứng kiến sự mở rộng nhanh chóng được thúc đẩy bởi sự tăng trưởng kinh tế năng động của nơi này và việc áp dụng ngày càng tăng các công nghệ ảo.
Theo Cognative Market Research, thị trường Phần mềm Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) Đông Nam Á được dự báo sẽ chứng kiến mức tăng trưởng ở mức CAGR là 7,7% vào năm 2024.
Cho thấy rằng việc ứng dụng hệ thống thông tin nhân sự gần như đã trở thành điều cần thiết để các doanh nghiệp có thể quản lý nhân sự của mình hiệu quả. Và đặc biệt khi quy mô tăng cao, việc áp dụng HRIS càng giúp cho doanh nghiệp dễ dàng nhân rộng quy mô.
Tất cả các hệ thống thông tin nhân sự có thể được xử lý thông qua một cơ sở dữ liệu duy nhất. Tất cả các chức năng HR có thể tương tác với nhau. Cơ sở dữ liệu trung tâm và thông minh lưu trữ thông tin nhân sự chính xác và cập nhật, hợp nhất và đánh giá thông tin đó.
Điều này cho phép các quy trình được tự động hóa và các nhiệm vụ thường xuyên tốn thời gian được rút ngắn, đồng thời mở rộng phạm vi chức năng trong công việc HR. Các nhà quản lý HR có nhiều thời gian hơn để thực hiện các nhiệm vụ chiến lược.
Ví dụ, nếu các quy tắc của công ty hoặc các quy định pháp lý thay đổi, hệ thống thông tin nhân sự có thể tự động điều chỉnh các cấu trúc báo cáo. Đồng thời, hệ thống thông tin nguồn nhân lực dễ sử dụng và thân thiện với người dùng. Ngoài ra, các công ty chỉ phải xử lý việc lựa chọn phần mềm HR một lần và nhân viên chỉ phải làm quen với nó một lần.
Hầu hết các hệ thống thông tin nhân sự đều hoạt động với nền tảng đám mây. Điều này giúp dễ dàng lưu trữ lượng dữ liệu rất lớn và dễ dàng tích hợp các ứng dụng bổ sung, chẳng hạn như bảng lương, quản lý ứng viên và các hệ thống nhân sự khác.
Trong một cuộc khảo sát của G2, 80% nhân viên HR nhận thấy rằng việc sử dụng công nghệ HR đã cải thiện thái độ của nhân viên đối với công ty. Một sự thật hiển nhiên là một nhân viên gắn bó tương đương với hiệu suất làm việc tốt hơn. Với thời gian và tiền bạc bạn tiết kiệm được, hệ thống thông tin nhân sự là công cụ hoàn hảo để hướng các nguồn lực của công ty bạn đến nơi quan trọng.
Thống kê cho thấy các giải pháp hệ thống thông tin nhân sự giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty đồng thời nâng cao năng suất và sự hài lòng của nhân viên.
Một số lợi ích có giá trị nhất của phần mềm, hệ thống thông tin nhân sự bao gồm:
Tăng năng suất
Cách tiếp cận tự động đối với các vai trò của HR có thể thúc đẩy năng suất trong bộ phận HR. Theo BambooHR , 2% chuyên gia HR sử dụng HRIS tự phục vụ báo cáo khối lượng công việc nhẹ hơn.
Hơn nữa, HRIS có thể thúc đẩy các chiến lược nhân sự trong tổ chức.
Bộ dữ liệu chi tiết thu được từ hệ thống thông tin nhân sự có thể giúp các phòng nhân sự quản lý lực lượng lao động hiệu quả. Nó có thể hỗ trợ các quy trình tuyển dụng và đào tạo, cải thiện quản lý tài chính thông qua các nhiệm vụ xử lý bảng lương, nâng cao quản lý PTO, v.v.
Nhìn chung, các phân tích do HRIS cung cấp có thể đóng góp những hiểu biết có giá trị hơn giúp đưa ra quyết định tốt hơn.
Dữ liệu nhân viên tập trung
Với phần mềm, hệ thống thông tin nhân sự, thông tin được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tập trung, có thể dễ dàng truy cập bởi tất cả nhân viên. Do đó, nhân viên có thể lấy, chỉnh sửa và chia sẻ thông tin bất cứ khi nào cần. Cách tiếp cận riêng biệt nhưng thống nhất này của HRIS giúp giảm sự trùng lặp và giúp công việc của các chuyên gia nhân sự dễ dàng hơn.
Nhân viên có thể tự mình thực hiện các nhiệm vụ hành chính đơn giản, do đó các chuyên gia nhân sự có thể tiết kiệm thời gian quý báu cho các khía cạnh thiết yếu hơn trong công việc của họ. Ví dụ, HRIS tự phục vụ của nhân viên có thể giảm thời gian thực hiện các nhiệm vụ hành chính xuống 40-60%, mang lại thêm hai giờ thời gian mỗi ngày cho các chuyên gia nhân sự.
Tự động hóa các vai trò của HR
45% công ty đang trong giai đoạn đầu của quá trình tự động hóa cơ bản, trong khi tự động hóa đang gia tăng, với 74% công ty đang tích cực tìm kiếm các trường hợp sử dụng mới cho tự động hóa.
Lợi ích của phần mềm HRIS này giúp giảm bớt nhiều công việc thủ công, giấy tờ và các nhiệm vụ hành chính. Lợi ích HRIS tiết kiệm thời gian này cho phép các chuyên gia nhân sự dành nhiều thời gian hơn cho khía cạnh con người trong công việc và các nhiệm vụ cấp cao như tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, tăng năng suất của nhóm, nâng cao văn hóa tổ chức và nhiều hơn nữa.
Cải thiện lưu trữ dữ liệu và bảo mật dữ liệu
Lợi ích của HRIS trong một tổ chức có thể dễ dàng nhìn thấy thông qua việc dễ dàng truy cập dữ liệu. Bản chất tập trung của HRIS có nghĩa là thông tin có sẵn cho bất kỳ ai trong tổ chức tại bất kỳ thời điểm nào. Do đó, thông tin có thể được truy cập, chia sẻ hoặc cập nhật nhanh hơn.
Hơn nữa, dữ liệu quan trọng và có giá trị có thể được mã hóa và sao lưu, mang lại khả năng bảo mật dữ liệu ở mức cao nhất.
Độ chính xác của báo cáo cao hơn và cải thiện khả năng giám sát
Ngoài chức năng tự động hóa văn phòng của HRIS, nó còn được sử dụng rộng rãi để tạo báo cáo và bản trình bày nhanh chóng. Vì tất cả dữ liệu đều được tập trung, nhân viên HR có thể chạy hiệu quả các báo cáo chi tiết như báo cáo lương, phúc lợi và đề xuất tăng lương.
Ngoài ra, phần mềm HRIS có thể theo dõi và quản lý các nhiệm vụ và quy trình của tổ chức và thông báo cho người quản lý nhân sự bất cứ khi nào các điều khoản cụ thể không được đáp ứng.
Thêm vào đó, bức tranh toàn cảnh thu được từ phần mềm HRIS có thể xác định chính xác các vấn đề riêng lẻ mà bộ phận nhân sự có thể giải quyết thêm. Cuối cùng, lợi ích của HRIS có thể giảm đáng kể lỗi của con người trong các nhiệm vụ hành chính.
Tăng cường tuyển dụng
HRIS có thể hợp lý hóa quy trình tuyển dụng theo nhiều cách.
Với sự trợ giúp của HRIS, các chuyên gia nhân sự có thể chấp nhận đơn xin việc trực tuyến nhanh hơn và sắp xếp chúng theo các bộ lọc có liên quan đến vị trí tuyển dụng.
Ví dụ, bằng cách sử dụng các bộ lọc khác nhau, các chuyên gia nhân sự có thể duyệt các ứng dụng theo vị trí, trình độ học vấn, kinh nghiệm chuyên môn, v.v. Hơn nữa, HRIS cũng có thể cho phép tuyển dụng nội bộ , cho phép nhân viên hiện tại ứng tuyển vào các vị trí mở trong công ty.
Một trong những thách thức lớn nhất đối với tính bền vững của doanh nghiệp là “ phí bảo hiểm xanh ”, tức là chi phí phát sinh khi lựa chọn các sản phẩm và dịch vụ bền vững hơn.
Khảo sát Phát triển bền vững toàn cầu của Deloitte cung cấp cái nhìn sâu sắc về sự thay đổi thái độ và hành vi trên toàn cầu.
Sự ủng hộ cho hành động vì khí hậu dường như đang yếu đi trong năm nay và ít cá nhân đưa ra lựa chọn bền vững hơn. Không có gì ngạc nhiên khi một số người có thể bị cám dỗ cắt giảm các nỗ lực phát triển bền vững để tiết kiệm tiền.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn có thể đưa ra lý lẽ thuyết phục về các hoạt động bền vững đối với những người ra quyết định còn hoài nghi.
Vấn đề ở đây là: tính bền vững không chỉ tốt cho môi trường mà còn cho doanh nghiệp.
Nghiên cứu từ Harvard Business Review cho thấy các doanh nghiệp bền vững có lợi nhuận tài chính lớn hơn so với các doanh nghiệp không bền vững. Trên thực tế, có tới 69% công ty báo cáo rằng lợi nhuận tài chính từ các sáng kiến về khí hậu của họ đã vượt quá kỳ vọng ban đầu.
Dễ dàng hơn khi tham gia
Hệ thống thông tin nhân sự có thể cải thiện quy trình tuyển dụng, do đó góp phần tạo ra nhiều nhân viên hài lòng và có động lực hơn. Thống kê cho thấy khi các phòng ban nhân sự sử dụng HRIS để tuyển dụng, điều này dẫn đến sự gắn kết của nhân viên cao hơn năm lần .
Hệ thống thông tin nhân sự không chỉ giúp giảm bớt quá trình tuyển dụng mà còn cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên. Bằng cách sử dụng HRIS hiệu quả cho quá trình tuyển dụng, các công ty có thể giảm tỷ lệ luân chuyển nhân sự xuống 30%.
Tính chất tự phục vụ của HRIS cho phép nhân viên truy cập quản trị riêng lẻ, làm quen với môi trường làm việc và vai trò, bắt đầu đào tạo và phát triển ý thức gắn bó trong công ty hoặc tổ chức.
Nếu tổ chức của bạn gặp phải bất kỳ vấn đề nào sau đây, việc đầu tư vào hệ thống thông tin nhân sự có thể mang lại tính tự động hóa, độ chính xác và hiệu quả cho các quy trình nhân sự.
Quy trình nhân sự thủ công không hiệu quả
Khó khăn trong việc theo dõi và truy cập dữ liệu nhân viên
Các lỗi thường gặp về bảng lương và các vấn đề tuân thủ
Thách thức trong việc quản lý quyền lợi của nhân viên và yêu cầu nghỉ phép
Trải nghiệm của nhân viên kém và quyền truy cập tự phục vụ hạn chế
Thiếu sự chuẩn hóa trong quy trình nhân sự
Báo cáo liên quan đến HR không chính xác hoặc chậm trễ
Khó khăn trong việc quản lý tuân thủ luật lao động
Tăng trưởng kinh doanh và mở rộng lực lượng lao động
Khi lựa chọn hệ thống thông tin nhân sự, điều quan trọng là phải cân nhắc một số yếu tố chính sau:
Công nghệ hệ thống thông tin nhân sự không ngừng phát triển. Mặc dù hệ thống thông tin nhân sự tự động không phải là mới, nhưng các tính năng và chức năng của hệ thống được kỳ vọng sẽ trở nên hiệu quả và hữu ích hơn để đáp ứng xu hướng làm việc từ xa và toàn cầu hóa đang ngày càng gia tăng. Khi nhân viên làm việc ở các địa điểm, phòng ban và chuyên môn khác nhau, việc có hệ thống thông tin nhân sự tốt nhất là điều cần thiết.
Sau đây là một số xu hướng phát triển của công nghệ hệ thống thông tin nhân sự:
Khi các công nghệ tự động hóa phát triển, tương lai của HRIS có thể sẽ chứng kiến sự tích hợp của AI và ML để đưa ra các quyết định trực quan. Các hệ thống thông minh này sẽ có thể phát hiện những gì nhân viên muốn hoàn thành, chẳng hạn như thực hiện thay đổi trong lựa chọn phúc lợi hoặc yêu cầu nghỉ phép.
Điều này cũng sẽ cho phép hệ thống thông tin nhân sự dựa trên AI và ML cung cấp các giải pháp chủ động, giúp nhân viên dễ dàng hoàn thành mục tiêu của mình hơn, chẳng hạn như sử dụng các công nghệ đám mây hỗ trợ AI để tính lương và theo dõi thời gian. Tính năng nhận dạng khuôn mặt của AI cũng loại bỏ nhu cầu về mật khẩu, thẻ ID hoặc xếp hàng chờ để đăng nhập vào nơi làm việc.
Các hệ thống HR tại chỗ hoặc các tùy chọn SaaS đang được áp dụng rộng rãi, giúp các tổ chức dễ dàng truy cập thông tin HR từ mọi nơi. Xu hướng này có khả năng mở rộng trong vài năm tới và đóng vai trò quan trọng trong cách thức nơi làm việc và nhân viên hoạt động tập thể.
Cả hệ thống tính lương và HRMS đều đóng vai trò quan trọng nhưng tách biệt. Đối với hầu hết các tổ chức, hệ thống tính lương thường duy trì dữ liệu lương và thời gian tương ứng, trong khi HRMS lưu trữ tất cả dữ liệu của nhân viên.
Hệ thống thông tin nhân sự hiện đại cung cấp các tích hợp nâng cao, giúp ngăn chặn sự gián đoạn của hệ sinh thái hiện tại của doanh nghiệp bằng cách tích hợp các hệ thống tương phản này vào một nền tảng.
Theo cách này, doanh nghiệp có thể kết nối lương và thời gian với dữ liệu của nhân viên và sử dụng các yếu tố này để quản lý hiệu suất, sự gắn kết và năng suất. Các công cụ hệ thống thông tin nhân sự dựa trên đám mây cũng đóng vai trò quan trọng trong việc gửi dữ liệu đến cả hệ thống cục bộ và toàn cầu trong hệ thống tính lương và HR.
Phân tích dự đoán cho kế hoạch lực lượng lao động. Phân tích dự đoán do một số công cụ HRIS cung cấp cho phép các chuyên gia HR đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu nhiều hơn. Ví dụ, hệ thống thông tin nhân sự có thể dự đoán tỷ lệ hao hụt bằng cách phân tích dữ liệu theo thời gian thực và lịch sử.
Theo Sách điện tử “The State of SaaS Sprawl” của Productiv, hiện nay, một công ty trung bình sử dụng 254 ứng dụng SaaS, con số này tăng lên 364 đối với các doanh nghiệp lớn. Hiểu được sự khác biệt giữa các giải pháp HR khác nhau có thể giúp công ty bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc quý báu. Ngoài ra, nó có thể giúp đảm bảo rằng các chức năng của các giải pháp hiện tại của bạn không bị chồng chéo.
Vì các thuật ngữ HRIS, hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS) và hệ thống quản lý vốn nhân lực (HCM) đều đề cập đến phần mềm nguồn nhân lực nên chúng thường được sử dụng thay thế cho nhau. HCM cũng có thể đề cập đến danh mục công nghệ HR rộng hơn. Tuy nhiên, mỗi hệ thống HR có khả năng khác nhau:
Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) : HRIS là giải pháp thu thập và lưu trữ dữ liệu nhân viên. Nó biên soạn thông tin về nhân khẩu học của nhân viên, trạng thái công việc, thông tin liên lạc, tiền lương và các lĩnh vực khác.
Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) : HRMS mở rộng các công cụ quản lý dữ liệu của HRIS để bao gồm nhiều phần mềm và tiện ích hơn. Thuật ngữ này bắt nguồn từ đầu thế kỷ 21 để mô tả các bộ phần mềm nhân sự bao gồm bảng lương, theo dõi ứng viên, phúc lợi và quản lý tài năng.
Quản lý vốn nhân lực (HCM): Hệ thống HCM bao gồm chức năng của hệ thống HRIS và HRMS trong khi hỗ trợ nhiều chức năng HR hơn, bao gồm trải nghiệm và phân tích của nhân viên. HCM chủ yếu đề cập đến các bộ HR được thiết kế với điện toán đám mây làm cốt lõi, đảm bảo chúng vẫn có khả năng thích ứng.
Bất chấp những sự khác biệt được nêu ở trên, các thuật ngữ HRIS, HRMS và phần mềm HCM vẫn được sử dụng không nhất quán, điều này có thể khiến việc đánh giá các giải pháp HR trở nên khó khăn. Tại Workday, chúng tôi sử dụng thuật ngữ HCM để mô tả bộ HR cốt lõi của mình bao gồm quản lý nguồn nhân lực (HRM), trải nghiệm của nhân viên, quản lý lực lượng lao động, v.v.
Phần mềm quản lý nguồn nhân lực TacaSoft, nhà cung cấp phần mềm TacaSoft, tự hào cung cấp cho khách hàng giải pháp Quản lý vốn con người hợp lý giúp bạn đưa “con người” trở lại bộ phận Nhân sự của mình. Các hệ thống này cực kỳ giống với các giải pháp hệ thống thông tin nhân sự và loại bỏ các quy trình HR thủ công tẻ nhạt để giúp bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng đối với doanh nghiệp của mình.
Hệ thống quản lý thông tin nhân sự của chúng tôi có thể giúp bạn lưu giữ hồ sơ nhân viên chi tiết, tăng hiệu quả của quy trình tuyển dụng và đăng ký phúc lợi, đồng thời cung cấp dịch vụ tự phục vụ theo thời gian thực cho nhân viên. Trên hết, hệ thống thông tin nhân sự của TacaSoft sẽ giúp bạn:
Đảm bảo thông tin thuế của nhân viên chính xác:
Nhìn chung, hệ thống thông tin nhân sự của TacaSoft có tác dụng tăng hiệu quả cho bộ phận nhân sự của bạn và giúp nhân viên nhân sự tập trung vào những gì thực sự quan trọng.
TacaSoft,
