Theo cách hoạt động truyền thống, các doanh nghiệp thường xuyên phải đối mặt với tình trạng thất lạc, lưu trữ không tập trung, khó khăn trong việc tìm kiếm và cập nhật tài liệu quy trình mua hàng. Điều này không chỉ gây lãng phí thời gian, công sức mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của bộ phận mua hàng.
Để giải quyết bài toán này, phần mềm quản lý mua hàng thông minh ra đời như một giải pháp tối ưu. Với khả năng số hóa và tập trung hóa tài liệu, phần mềm quản lý mua hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, truy cập và chia sẻ thông tin về quy trình mua hàng. Bài viết này sẽ đi sâu vào những lợi ích mà phần mềm quản lý mua hàng thông minh mang lại trong việc quản lý tài liệu quy trình mua hàng, từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro.
Hiện nay, nhiều công ty vẫn cần dựa vào các phương pháp quản lý tài liệu thủ công và lỗi thời. Một nghiên cứu của International Data Corporation (IDC) phát hiện ra rằng nhân viên dành khoảng 2,5 giờ mỗi ngày, hoặc khoảng 30% ngày làm việc của họ, để tìm kiếm thông tin. Khi được quản lý thủ công, tài liệu có thể dễ bị thất lạc hoặc lưu trữ sai, dẫn đến thời gian tìm kiếm kéo dài và năng suất giảm.
Hậu quả tài chính của việc quản lý tài liệu không hiệu quả là rất lớn. Chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển tài liệu có thể rất lớn. Một nghiên cứu của PricewaterhouseCoopers cho thấy việc tìm một tài liệu bị mất tốn trung bình 122 đô la và việc sao chép một tài liệu tốn khoảng 220 đô la. Xem xét rằng 7,5% trong số tất cả các tài liệu bị mất, tác động tài chính trở nên rõ ràng hơn.
Do vậy, nhu cầu về việc quản lý tài liệu quy trình mua hàng ngày càng được các nhà quản trị đề cao và tìm những công nghệ, ứng dụng kĩ thuật số để việc này công việc này không còn là gánh nặng cho doanh nghiệp nữa.
Việc xử lý tài liệu thủ công vốn dễ bị lỗi của con người. Quá trình lưu trữ không chính xác, tài liệu bị mất mát hoặc xử lý sai cách không chỉ gây ra những rủi ro nhỏ lẻ mà còn có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, bao gồm chậm trễ dự án, bị phạt theo hợp đồng và tổn hại đáng kể đến uy tín của doanh nghiệp.
Theo Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ, các doanh nghiệp thường mắc lỗi trong khoảng 1,8% tổng số tài liệu của họ. Dù con số này có vẻ nhỏ khi nhìn vào tỷ lệ phần trăm, nhưng khi xét đến khối lượng lớn tài liệu được quản lý hàng ngày, tác động tích lũy của những lỗi sai này có thể trở nên rất nghiêm trọng.
Đặc biệt đối với các tài liệu quan trọng như hợp đồng pháp lý, báo cáo tài chính và các hồ sơ quản trị, mỗi lỗi nhỏ cũng có thể gây ra những ảnh hưởng lan tỏa, từ việc gián đoạn quá trình ra quyết định đến việc ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính và danh tiếng của tổ chức.
Hệ thống quản lý tài liệu thủ công không chỉ gây ra những bất cập trong việc xử lý và lưu trữ, mà còn tạo ra rủi ro đáng kể liên quan đến tuân thủ quy định và bảo mật thông tin. Khi quản lý tài liệu một cách thủ công, việc đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin nhạy cảm trở nên khó khăn hơn nhiều so với các giải pháp số hóa với các biện pháp kiểm soát mạnh mẽ.
Điều này khiến thông tin dễ bị truy cập trái phép hoặc bị thao túng. Hơn nữa, quá trình xử lý thủ công thường thiếu các dấu vết kiểm toán cần thiết để xác minh lịch sử chỉnh sửa và truy xuất nguồn gốc của tài liệu. Việc thiếu các tài liệu và dấu vết kiểm toán phù hợp không chỉ làm suy yếu khả năng minh bạch và kiểm soát nội bộ, mà còn có thể dẫn đến vi phạm các quy định pháp lý, từ đó bị phạt hành chính, mất uy tín và thậm chí đối mặt với các hình phạt nghiêm trọng từ các cơ quan quản lý.
Những rủi ro này càng trở nên nghiêm trọng khi xét đến bối cảnh kinh doanh hiện nay, nơi mà việc bảo vệ thông tin và tuân thủ các quy định pháp luật đóng vai trò thiết yếu trong việc duy trì sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp.
Khi các thay đổi phải được ghi nhận bằng tay hoặc qua các quy trình không tự động, rất dễ xảy ra sai sót, bỏ sót hoặc nhầm lẫn giữa các phiên bản khác nhau của tài liệu. Điều này không chỉ làm mất đi tính chính xác của dữ liệu mà còn khiến việc so sánh và xác minh lịch sử chỉnh sửa trở nên khó khăn, đặc biệt trong những lĩnh vực đòi hỏi sự minh bạch và kiểm soát nghiêm ngặt như quản lý hợp đồng hay báo cáo tài chính.
Bên cạnh đó, việc theo dõi ai đã truy cập vào tài liệu cũng gặp nhiều hạn chế trong hệ thống thủ công. Các phương pháp ghi nhận như sổ đăng ký hoặc ghi chú tạm thời không đảm bảo được tính đầy đủ và chính xác, dễ dẫn đến việc bỏ sót hoặc thậm chí gian lận thông tin.
Đánh giá nhu cầu quản lý tài liệu quy trình mua hàng là bước đầu tiên quan trọng để hợp lý hóa quy trình của bạn.
Bắt đầu bằng cách hiểu các loại tài liệu mà tổ chức của bạn xử lý và vòng đời của chúng—từ khi tạo đến khi loại bỏ. Xem xét các yêu cầu cụ thể của ngành của bạn và bất kỳ quy định tuân thủ nào bạn cần tuân thủ. Đánh giá mức độ cộng tác cần thiết giữa các nhóm và phòng ban của bạn. Ngoài ra, xác định các mối quan ngại về bảo mật và xác định mức độ bảo vệ dữ liệu cần thiết cho thông tin nhạy cảm của bạn.
Đánh giá các yếu tố này sẽ cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về các giải pháp và phần mề quản lý tài liệu phù hợp nhất với nhu cầu riêng của tổ chức bạn, giúp bạn hợp lý hóa hoạt động, nâng cao hiệu quả và đảm bảo tuân thủ quy định.
Trong kỷ nguyên được định nghĩa bởi những tiến bộ công nghệ nhanh chóng, các doanh nghiệp có cơ hội cách mạng hóa hoạt động của mình thông qua việc áp dụng lưu trữ tài liệu kỹ thuật số. Đã qua rồi thời của những tủ hồ sơ cồng kềnh và phòng lưu trữ tràn ngập. Bằng cách chuyển sang hệ thống lưu trữ tài liệu kỹ thuật số, các công ty có thể mở khóa vô số lợi ích. Đầu tiên, hiệu quả được nâng cao khi các nhiệm vụ tốn thời gian là truy xuất và lưu trữ tài liệu thủ công bị loại bỏ.
Chỉ với vài cú nhấp chuột, nhân viên có thể truy cập thông tin quan trọng, cải thiện năng suất và cho phép cộng tác liền mạch. Ngoài ra, lưu trữ tài liệu kỹ thuật số đảm bảo tăng cường bảo mật, giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc xử lý tài liệu vật lý, chẳng hạn như mất mát, hư hỏng hoặc truy cập trái phép.
Các giao thức mã hóa tiên tiến và kiểm soát truy cập mang lại sự an tâm, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp mà quyền riêng tư dữ liệu là tối quan trọng. Hơn nữa, việc áp dụng lưu trữ tài liệu kỹ thuật số giúp doanh nghiệp phù hợp với các mục tiêu phát triển bền vững, giảm lượng giấy tiêu thụ và tác động đến môi trường.
Theo Statista vào năm 2023, 48% doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu quan trọng nhất của họ trên đám mây và giảm dần đi các hoạt động lưu trữ theo truyền thống. Phần lớn sau khi ứng dụng lưu trữ số, doanh nghiệp đều nhận thấy sự tiện lợi hơn nhiều so với trước, không cần phải đến từng hộp hồ sơ để tìm kiếm.
Việc triển khai các kỹ thuật hiệu quả có thể tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất và cải thiện quy trình làm việc chung.
Đầu tiên, thiết lập quy ước đặt tên chuẩn cho các tệp và thư mục, đảm bảo tính nhất quán và dễ truy xuất. Cân nhắc bao gồm ngày tháng, tên dự án hoặc các từ khóa cụ thể có liên quan đến nội dung.
Ngoài ra, hãy phân loại tài liệu thành các thư mục hợp lý dựa trên mục đích, phòng ban hoặc dự án của chúng. Điều này giúp tạo ra một hệ thống phân cấp rõ ràng và giúp định vị tệp dễ dàng hơn khi cần. Một kỹ thuật có giá trị khác là sử dụng siêu dữ liệu. Gắn thẻ tài liệu bằng các từ khóa và thuộc tính có liên quan tạo điều kiện cho khả năng tìm kiếm mạnh mẽ, cho phép truy cập nhanh vào các tệp cụ thể hoặc thông tin liên quan.
Để giúp bạn lưu trữ một số lượng lớn tài liệu quy trình mua hàng dễ dàng hơn, bạn nên nén các tệp của mình, đặc biệt là nếu nhiều tệp trong số đó là tệp PDF cồng kềnh. Hiện nay, Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft có dung lượng đủ lớn để chưa các tệp PDF lên đến 99%, giúp việc chia sẻ, gửi email và lưu trữ dễ dàng hơn rất nhiều.
Hơn nữa, thiết lập các giao thức kiểm soát phiên bản để theo dõi các bản sửa đổi tài liệu và đảm bảo rằng phiên bản mới nhất luôn sẵn sàng. Việc triển khai các giải pháp lưu trữ dựa trên đám mây mang lại sự linh hoạt, khả năng truy cập từ xa và sao lưu đáng tin cậy. Cuối cùng, khuyến khích đào tạo và nâng cao nhận thức của nhân viên về các biện pháp thực hành tốt nhất về tổ chức tài liệu, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc triển khai nhất quán.
Bằng cách triển khai các kỹ thuật tổ chức tài liệu này, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu quả, hợp lý hóa quy trình làm việc và thúc đẩy môi trường làm việc có tổ chức và hiệu quả hơn.
Một phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả phải cung cấp khả năng tìm kiếm mạnh mẽ. Sử dụng các tính năng tìm kiếm nâng cao như tìm kiếm toàn văn, tài liệu word có thể điền và lọc từ khóa để nhanh chóng định vị tài liệu dựa trên nội dung, thẻ hoặc siêu dữ liệu .
Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft có thể giúp quản trị viên tối ưu hoá tìm kiếm tài liệu chỉ bằng cú nhấp và với kỹ thuật lập chỉ mục thông minh và tận dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để trích xuất văn bản từ các tài liệu được quét và có thể tìm kiếm được.
Kiểm soát phiên bản ngăn ngừa nhầm lẫn và duy trì độ chính xác trong môi trường cộng tác. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft có kiểm soát phiên bản theo dõi các thay đổi, quản lý các bản sửa đổi và cho phép dễ dàng xác định phiên bản tài liệu mới nhất. Điều này đảm bảo sự cộng tác liền mạch, giảm lỗi và cải thiện tính toàn vẹn của tài liệu nói chung.
Tự động hóa có thể cải thiện đáng kể hiệu quả quản lý tài liệu. Phân tích quy trình làm việc tài liệu của bạn và xác định các tác vụ lặp lại có thể được tự động hóa. Sử dụng các công cụ tự động hóa quy trình làm việc để hợp lý hóa các quy trình như định tuyến tài liệu, quy trình phê duyệt và thông báo.
Tự động hóa giúp loại bỏ lỗi thủ công, tăng tốc thời gian xử lý và cho phép quản lý tác vụ tốt hơn.
Trong bối cảnh kỹ thuật số ngày nay, bảo mật dữ liệu và tuân thủ là tối quan trọng đối với các doanh nghiệp. Việc triển khai các biện pháp mạnh mẽ để bảo vệ thông tin nhạy cảm và tuân thủ các yêu cầu theo quy định là điều cần thiết.
Trước tiên, hãy tiến hành đánh giá rủi ro kỹ lưỡng để xác định các lỗ hổng và mối đe dọa tiềm ẩn. Phân tích này sẽ giúp phát triển chiến lược bảo mật toàn diện phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức bạn.
Triển khai các biện pháp kiểm soát truy cập mạnh mẽ, bao gồm giao thức xác thực và ủy quyền của người dùng, để hạn chế quyền truy cập tài liệu chỉ dành cho nhân viên được ủy quyền. Mã hóa các tài liệu nhạy cảm và sử dụng giao thức truyền an toàn sẽ tăng thêm một lớp bảo vệ, đặc biệt là khi chia sẻ tệp bên ngoài. Sao lưu dữ liệu thường xuyên và lưu trữ an toàn để giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu hoặc lỗi hệ thống.
Ngoài ra, hãy thiết lập chính sách lưu giữ và xử lý dữ liệu rõ ràng theo các quy định hiện hành, đảm bảo rằng các tài liệu được lưu giữ trong thời gian cần thiết và được hủy an toàn khi không còn cần thiết nữa. Thực hiện kiểm toán và đánh giá thường xuyên để đánh giá hiệu quả của các biện pháp bảo mật của bạn và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Cuối cùng, hãy cung cấp đào tạo liên tục cho nhân viên về các biện pháp bảo mật dữ liệu tốt nhất và nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc tuân thủ.
Sự cộng tác hiệu quả là điều cần thiết để quản lý tài liệu thành công. triển khai các công cụ và nền tảng cộng tác cho phép chia sẻ, chỉnh sửa và bình luận liền mạch trên tài liệu. Chọn các giải pháp có tính năng kiểm soát phiên bản và cộng tác theo thời gian thực để tạo điều kiện cho làm việc nhóm, ngay cả trong môi trường làm việc từ xa hoặc phân tán.
Theo dõi số liệu quản lý tài liệu cung cấp thông tin chi tiết có giá trị để cải thiện quy trình. Phân tích dữ liệu về các mẫu truy cập tài liệu, thời gian truy xuất và hành vi của người dùng để xác định các nút thắt và tối ưu hóa quy trình làm việc. Sử dụng phân tích để đưa ra quyết định sáng suốt, nâng cao năng suất và đảm bảo cải tiến liên tục trong các hoạt động quản lý tài liệu của bạn.
Việc tạo ra văn hóa quản lý tài liệu trong các doanh nghiệp là điều cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả, sự hợp tác và bảo mật thông tin. Đào tạo nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu này. Bắt đầu bằng cách cung cấp đào tạo toàn diện về các biện pháp quản lý tài liệu tốt nhất, bao gồm tổ chức tệp, quy ước đặt tên, kiểm soát phiên bản và xử lý dữ liệu an toàn.
Cung cấp các hội thảo thực hành hoặc các buổi tương tác để nhân viên làm quen với các công cụ và công nghệ được sử dụng để quản lý tài liệu. Khuyến khích giao tiếp cởi mở và cung cấp các kênh để nhân viên đặt câu hỏi, tìm kiếm hướng dẫn và chia sẻ hiểu biết. Nuôi dưỡng văn hóa cải tiến liên tục bằng cách thường xuyên đánh giá các quy trình quản lý tài liệu và khuyến khích phản hồi và đề xuất của nhân viên. Ghi nhận và khen thưởng những cá nhân thể hiện các hoạt động quản lý tài liệu mẫu mực, truyền cảm hứng cho những người khác noi theo.
Ngoài ra, hãy thúc đẩy việc sử dụng các nền tảng cộng tác và phần mềm quản lý tài liệu, khuyến khích nhân viên làm việc cùng nhau theo thời gian thực, chia sẻ kiến thức và hợp lý hóa quy trình làm việc.
Bằng cách đầu tư vào đào tạo nhân viên và thúc đẩy văn hóa quản lý tài liệu, các doanh nghiệp có thể trao quyền cho lực lượng lao động, nâng cao năng suất và tạo ra một môi trường gắn kết coi trọng hoạt động quản lý tài liệu hiệu quả và an toàn.
Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft là một lựa chọn tuyệt vời cho những doanh nghiệp muốn có một giải pháp quản lý tài liệu quy trình mua hàng không quá tốn kém. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft tích hợp với các dịch vụ khác của TacaSoft và hỗ trợ nhiều định dạng tệp. Nó cũng có giao diện thân thiện với người dùng mà hầu hết mọi người đều có thể điều hướng tương đối dễ dàng.
Ngoài ra, Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft cung cấp các công cụ tìm kiếm tuyệt vời trong nền tảng quản lý tài liệu của mình. Nó cũng có tính bảo mật cao, khiến nó trở thành lựa chọn tuyệt vời cho những người xử lý thông tin nhạy cảm.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft
Mua hàng là quá trình mua hàng hóa, dịch vụ hoặc nguồn lực cần thiết để vận hành một doanh nghiệp. Chu trình mua sắm thường bao gồm việc xác định các yêu cầu của dự án, tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng, đàm phán hợp đồng, tạo lệnh mua, nhận hàng hóa hoặc dịch vụ và quản lý thanh toán.
Tài liệu mua sắm là hồ sơ chính thức ghi lại các chi tiết của từng giai đoạn trong quy trình mua sắm, chẳng hạn như thông số kỹ thuật, giá cả, điều khoản và điều kiện. Các tài liệu này quan trọng đối với cả người mua và người bán. Điều này là do chúng đóng vai trò là thỏa thuận hợp đồng nêu rõ kỳ vọng, trách nhiệm và mục tiêu của cả hai bên.
Các dự án thành công bắt đầu bằng tài liệu quy trình mua hàng vững chắc được thiết lập ngay từ giai đoạn đầu. Tài liệu này có thể hướng dẫn bạn trong suốt quá trình mua sắm và đảm bảo hoạt động kinh doanh của bạn diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối. Hãy cùng tìm hiểu tầm quan trọng của các tài liệu được sử dụng trong quá trình mua sắm.
Tài liệu Yêu cầu Đề xuất (RFP)
Yêu cầu đề xuất (RFP) là một tài liệu chuẩn được thiết kế để thu thập thông tin nhà cung cấp có liên quan cũng như thông tin cụ thể về giá. Nó công khai dự án bằng cách phát hành một giấy yêu cầu đề xuất và kêu gọi các đề nghị từ các nhà cung cấp sẽ hỗ trợ hoàn thành dự án.
Điều quan trọng là phải phác thảo các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty, điều này sẽ ảnh hưởng đến cách tiếp cận đàm phán, cũng như lựa chọn các giải pháp dựa trên giải pháp và chi phí. RFP không nên quá chính xác, vì điều này sẽ hạn chế trí tưởng tượng của bên thứ ba, cũng không nên thiếu sự thật, vì điều này sẽ để lại chỗ cho sự không chắc chắn.
Tài liệu Yêu cầu thông tin (RFI)
Yêu cầu thông tin (RFI) là một tài liệu được sử dụng để thu thập thông tin chung về hàng hóa, nhà cung cấp hoặc nhà cung ứng. Đây là một bản gửi thông tin không ràng buộc đối với nhà cung cấp hoặc khách hàng và thường được sử dụng trước các yêu cầu chi tiết về mặt hàng.
Thông thường, RFI được gửi trước khi có yêu cầu đối tượng chính thức. RFI rất cần thiết cho việc phân tích chung về ngành hiện tại, cũng như là một cách nhanh hơn để thu thập kiến thức và thông tin hữu ích trong giai đoạn đầu của quy trình mua hàng. Do đó, việc soạn thảo RFP thành công cung cấp các tài liệu như tóm tắt kinh doanh, thông tin cụ thể về sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết và các khuyến nghị để phản hồi là rất cần thiết.
Tài liệu Yêu cầu báo giá (RFQ)
Yêu cầu báo giá (RFQ) là một tài liệu chuẩn hóa nêu rõ các tiêu chí cho từng lần mua và yêu cầu báo giá. Vì chỉ liệt kê các sản phẩm cần đặt hàng và yêu cầu báo giá nên RFQ là một tài liệu đơn giản hơn nhiều so với RFP. Để trả lời RFQ, người mua có thể đưa vào báo giá và các điều khoản khác.
Vì định dạng RFQ là thống nhất trong một công ty nhất định nên khi RFQ trả về báo giá, công ty chào hàng có thể dễ dàng so sánh chúng. Thông thường, quy trình RFQ bao gồm bốn phần: giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn xử lý, giai đoạn trao thầu và giai đoạn kết thúc.
Tài liệu mời thầu (IFB)
Khi sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp không khác biệt nhiều, một Thư mời thầu (IFB) được phát hành. Giá cả là yếu tố quan trọng duy nhất. Các nhà cung cấp gửi giá chào hàng của họ theo cách cạnh tranh.
Thư mời thầu hữu ích cho các dự án có thể dự đoán được, chẳng hạn như khi thông số kỹ thuật của sản phẩm cuối cùng được xác định rõ ràng. Điều quan trọng là cung cấp cho tất cả những người đấu thầu thông tin được chuẩn hóa, đặt ra các tiêu chuẩn tối thiểu nghiêm ngặt để ngăn chặn việc thỏa hiệp hiệu quả và không có đàm phán giá với người đấu thầu trúng thầu. Các yếu tố chính là bản chất của vật liệu hoặc các kỹ năng cần thiết để hoàn thành một dự án và hướng dẫn nộp hồ sơ.
Tài liệu yêu cầu mua hàng (PR)
Yêu cầu mua hàng (PR) là một tài liệu chủ yếu được một tổ chức sử dụng. Nó được trao đổi với một giám đốc phòng ban hoặc nhân viên mua hàng, người được thông báo về tất cả các giao dịch được thực hiện thay mặt cho công ty.
Thông tin liên lạc của nhà cung cấp, thông tin ngân sách, nhân sự được ủy quyền cho đơn hàng và ngày mua sắm đều được bao gồm trong Yêu cầu mua hàng. Nó rất cần thiết để duy trì dấu vết kiểm toán mua hàng và sắp xếp các quy trình báo cáo với bộ phận kế toán. Dữ liệu của nhà cung cấp, số liệu thống kê ngân sách, nhân viên phê duyệt giao dịch mua và ngày mua hàng là những yếu tố quan trọng nhất.
Tài liệu lệnh mua hàng (PO)
Lệnh mua được đưa ra trước khi hàng đến và được khách hàng sử dụng để định vị đơn hàng. Khi đơn hàng được giao, nhà cung cấp sẽ xuất hóa đơn bằng các công cụ lập hóa đơn. Hóa đơn nêu rõ giá mà người mua nợ cho hàng hóa đã mua cũng như thời hạn thanh toán.
Để theo dõi đơn hàng tốt hơn, điều cần thiết là phải mô tả chi tiết đơn hàng chính xác và chỉ ra thông tin về ngày đến của đơn hàng. Điều này sẽ ngăn ngừa các vấn đề kiểm toán bằng cách có một dấu vết kiểm toán dứt khoát và do đó về mặt kỹ thuật, nhà cung cấp có nghĩa vụ bảo vệ tất cả các bên. Các yếu tố chính là số lượng mặt hàng, mô tả chi tiết về các mặt hàng và chỉ ra SKU hoặc số kiểu máy.
Thỏa thuận mua hàng
Thỏa thuận mua hàng là các văn bản ràng buộc nêu rõ các điều khoản và điều kiện của một giao dịch sản phẩm. Để tránh hiểu lầm về các điều khoản khác nhau, các thỏa thuận mua hàng phải rõ ràng và chính xác.
Vì chúng thường nêu chi tiết các yêu cầu khác nhau mà mỗi bên phải đáp ứng để hoàn tất giao dịch, nên chúng thường phức tạp hơn các biên lai bán hàng hoặc hóa đơn thông thường. Điều quan trọng là phải đạt được sự thỏa hiệp dễ chịu giữa người mua và người bán, vì điều này sẽ giúp xác định quyền của người mua. Trong trường hợp không chắc chắn do giao dịch mua hàng được viết sai, phán quyết sẽ được đưa ra chống lại người mua và có lợi cho người bán.
Thỏa thuận mức dịch vụ (SLA)
Khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ tham gia vào các thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý được gọi là thỏa thuận mức dịch vụ. Thỏa thuận này bao gồm tuyên bố sứ mệnh, danh sách các chương trình cần thực hiện và danh sách các nghĩa vụ cần đáp ứng.
Tài liệu này cũng chỉ rõ các dịch vụ và mức hiệu suất mà nhà cung cấp phải tuân theo vào ngày giao hàng. Mức độ bảo mật cũng như thông số kỹ thuật về hiệu suất của dịch vụ sẽ được cung cấp phải được mô tả.
Do đó, việc quản lý các sở thích của các bên khác và bao gồm các điểm chuẩn để định lượng kết quả sẽ dễ dàng hơn. Một trong những khía cạnh quan trọng nhất là điều khoản thanh toán, xác định khoản hoàn trả để khắc phục sự cố nếu các yêu cầu không được đáp ứng.
Thỏa thuận dịch vụ chính (MSA)
Thỏa thuận dịch vụ tổng thể là một thỏa thuận mà hai bên tham gia trong quá trình trao đổi dịch vụ. Các nguyện vọng của các bên được nêu rõ trong thỏa thuận. Thỏa thuận này cho phép cả hai bên dành thời gian thảo luận về các điều khoản của thỏa thuận. Thỏa thuận dịch vụ tổng thể có lợi cho các thỏa thuận dài hạn và sẽ giúp giảm thiểu rủi ro kiện tụng.
Thông thường, các bên tham gia hợp đồng bị ràng buộc bởi một hiệp ước dài hạn bao gồm tất cả các yêu cầu hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý, bao gồm các khía cạnh chính như định nghĩa về cơ sở vật chất, sản phẩm bàn giao và thời hạn của thỏa thuận, thời hạn thanh toán, điều khoản chấm dứt và điều khoản bảo mật.
Đối với hàng hóa mua trong nước, doanh nghiệp cần có: Đơn đặt hàng, Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT, Chứng từ thanh toán cho người bán (đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt), Biên bản bàn giao, và Đối chiếu công nợ vào cuối năm.
Đối với hàng hóa nhập khẩu, cần có: Hợp đồng bán hàng hóa/gia công hàng hóa/cung ứng dịch vụ, Tờ khai hải quan (đối với hàng hóa xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan), Chứng từ thanh toán qua ngân hàng, Hóa đơn thương mại, Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu/thuế môi trường/thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có), Chứng từ nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu, và Các chi phí kho bãi, vận chuyển.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
