Rủi ro trong chu trình mua hàng và thanh toán thường xuất phát từ các quy trình không đáng tin cậy. Những dấu hiệu dễ nhận biết của các quy trình này bao gồm hiệu suất kém, lỗi sai thường xuyên, chậm trễ và chi phí mua hàng vượt mức.
Doanh nghiệp có thể giảm thiểu những rủi ro này bằng cách sử dụng các công cụ phù hợp. Khi quy trình được cấu trúc chặt chẽ, dữ liệu được tích hợp và luồng công việc được tự động hóa, hiệu suất sẽ được cải thiện đáng kể, giúp tăng độ chính xác và tốc độ xử lý. Đối với các nhóm mua hàng, việc trang bị đúng công cụ có thể tạo ra sự khác biệt giữa việc chủ động kiểm soát rủi ro hay bị rơi vào thế bị động khi sự cố xảy ra.
Trước khi tìm hiểu sâu hơn về cách giảm thiểu rủi ro, hãy cùng xem xét một số chỉ số phản ánh mức độ rủi ro không cần thiết trong quy trình mua sắm.
Sau đây là sáu rủi ro trong chu trình mua hàng và thanh toán phổ biến nhất và nguyên nhân của chúng.
| Rủi ro | Nguyên nhân |
| Chi phí phát sinh | Quản lý SLA (Service Level Agreement – Thỏa thuận cấp độ dịch vụ) kém có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng, đặc biệt trong việc xử lý hóa đơn và thanh toán. Khi các quy trình phê duyệt hóa đơn bị chậm trễ hoặc dữ liệu không được truy xuất kịp thời, doanh nghiệp có nguy cơ mất các khoản chiết khấu quan trọng từ nhà cung cấp hoặc phải chịu phí phạt do thanh toán trễ hạn. Theo một báo cáo của PayStream Advisors, khoảng 12% hóa đơn của doanh nghiệp bị thanh toán trễ do quy trình xử lý thủ công kém hiệu quả. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến dòng tiền mà còn làm giảm uy tín của doanh nghiệp trong mắt nhà cung cấp. Ngoài ra, nghiên cứu từ The Hackett Group cho thấy các công ty có hệ thống phê duyệt hóa đơn chậm có thể mất đến 2% giá trị chiết khấu sớm, trong khi các doanh nghiệp có quy trình tối ưu hóa có thể tận dụng mức giảm giá lên đến 5% trên tổng giá trị hóa đơn. |
| Không tuân thủ và chi tiêu không theo quy định | Khi quy trình mua hàng không được chuẩn hóa và thiếu cơ chế giám sát rõ ràng, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng chi tiêu ngoài ngân sách, mua sắm không theo quy định và phát sinh các giao dịch không được phê duyệt. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng kiểm soát tài chính, hiệu suất hoạt động và mức độ tuân thủ chính sách nội bộ cũng như quy định pháp lý. Một trong những vấn đề lớn nhất của quy trình mua sắm không chuẩn hóa là tình trạng “mua hàng tại chỗ” (maverick spending), khi nhân viên tự ý thực hiện giao dịch mà không tuân theo quy trình mua sắm chính thức. Ngoài rủi ro tài chính, việc không có quy trình mua hàng chặt chẽ còn khiến việc thực thi chính sách mua sắm trở nên khó khăn. Khi mỗi bộ phận có cách tiếp cận mua hàng riêng, nhân viên không tuân theo quy định về lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá hoặc kiểm soát hợp đồng. Điều này không chỉ gây ra sự thiếu nhất quán trong vận hành mà còn làm giảm khả năng doanh nghiệp thương lượng được điều khoản có lợi với các nhà cung cấp chiến lược. |
| Gian lận | Khi doanh nghiệp không có hệ thống giám sát chặt chẽ và quy trình mua sắm thiếu minh bạch, nguy cơ phát sinh gian lận tài chính tăng cao. Những hoạt động gian lận phổ biến có thể bao gồm hóa đơn bị nâng giá, thay đổi giao dịch mua không được phê duyệt, thiết lập quan hệ mờ ám với nhà cung cấp, gian lận đấu thầu, hóa đơn trùng lặp hoặc xung đột lợi ích. Theo báo cáo của ACFE (Hiệp hội Các chuyên gia Điều tra Gian lận), gian lận trong mua sắm chiếm hơn 20% các vụ gian lận tài chính trong doanh nghiệp, với thời gian trung bình để phát hiện lên đến 18 tháng. Điều này dẫn đến tổn thất tài chính nghiêm trọng, khi các doanh nghiệp bị thiệt hại trung bình 5% doanh thu hàng năm do các giao dịch gian lận. Một trong những hình thức gian lận phổ biến nhất là hóa đơn tăng cao. Khi quy trình kiểm soát lỏng lẻo, nhà cung cấp hoặc nhân viên nội bộ có thể nâng giá hàng hóa/dịch vụ vượt mức thực tế. Ngoài ra, hóa đơn trùng lặp cũng là một vấn đề phổ biến. Khi hệ thống không có khả năng theo dõi dữ liệu tập trung, doanh nghiệp dễ bị gửi hai hóa đơn cho cùng một giao dịch. Gian lận đấu thầu cũng là một rủi ro đáng lo ngại. Khi thiếu sự minh bạch trong quy trình đấu thầu, nhân viên nội bộ có thể thông đồng với một số nhà cung cấp để thao túng kết quả, dẫn đến việc doanh nghiệp phải chi trả cao hơn cho hàng hóa/dịch vụ kém chất lượng. |
| Quản lý hợp đồng kém | Khi dữ liệu và quy trình làm việc bị phân mảnh, doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc theo dõi, kiểm soát và thực thi các điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp. Sự thiếu nhất quán này không chỉ làm giảm hiệu quả quản lý mà còn dẫn đến nhiều hệ lụy nghiêm trọng như mất sức mua, biến động giá cả, suy giảm chất lượng sản phẩm/dịch vụ và các vấn đề về giao hàng không được giải quyết. |
| Sai lầm tốn kém | Khi nhân viên phải nhập liệu nhiều lần vào các hệ thống khác nhau hoặc sử dụng bảng tính Excel để quản lý dữ liệu, nguy cơ sai sót tăng lên đáng kể. Theo nghiên cứu của Jeremy Olshan, hơn 88% bảng tính chứa ít nhất một lỗi nghiêm trọng, dẫn đến quyết định mua sắm sai lệch và mất kiểm soát chi phí. Việc nhập dữ liệu trùng lặp và thực hiện các công việc thủ công không cần thiết không chỉ làm lãng phí thời gian mà còn làm gia tăng đáng kể tỷ lệ lỗi. Khi dữ liệu được nhập nhiều lần vào các hệ thống khác nhau hoặc xử lý bằng phương pháp thủ công, nguy cơ sai sót, nhầm lẫn và mất tính nhất quán tăng cao, dẫn đến sai lệch trong báo cáo, ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định và gây thất thoát tài chính cho doanh nghiệp.
|
| Sức mua thấp hơn và quản lý nhà cung cấp không hiệu quả | Việc đánh giá nhà cung cấp có thể trở nên tẻ nhạt và kém hiệu quả khi thực hiện thủ công mà không có quy trình làm việc cấu trúc và chuẩn hóa. Do thiếu hệ thống tự động, doanh nghiệp phải theo dõi và thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, dẫn đến khối lượng công việc lớn, mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Hơn nữa, kết quả đánh giá thường không nhất quán, gây khó khăn trong việc so sánh và đưa ra quyết định hợp lý, làm giảm khả năng tối ưu hóa chuỗi cung ứng và quản lý rủi ro. |
Tự động hóa quy trình thanh toán giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thanh toán trễ bằng cách gửi thông báo nhắc nhở khi hóa đơn đến hạn, giảm thiểu nguy cơ bị phạt và mất chiết khấu thanh toán sớm.
Đồng thời, việc thiết lập quy trình thanh toán có cấu trúc với các quy tắc yêu cầu phê duyệt từ người quản lý đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chi tiêu hiệu quả. Ngoài ra, áp dụng điều kiện để tự động chuyển hướng yêu cầu phê duyệt đến các thành viên nhóm phù hợp giúp đẩy nhanh quá trình xử lý, tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu suất quản lý tài chính.
Tự động hóa các tác vụ thủ công và lặp đi lặp lại giúp các nhóm mua sắm có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các hoạt động chiến lược, chẳng hạn như đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp.
Hơn nữa, ứng dụng tự động hoá còn thông báo và cảnh báo giúp đảm bảo các mục trong quy trình tuân thủ các tiêu chuẩn đã xác định, đặc biệt là về thời hạn và chất lượng. Khi một yêu cầu hoặc hóa đơn không đáp ứng tiêu chí đề ra, hệ thống có thể gửi cảnh báo ngay lập tức để kịp thời điều chỉnh, giúp giảm thiểu chậm trễ và sai sót. Theo Aberdeen Group, các doanh nghiệp triển khai hệ thống cảnh báo tự động có thể giảm 37% thời gian xử lý vấn đề mua sắm và tăng 26% khả năng tuân thủ hợp đồng.
Để tránh đi rủi ro trong chu trình mua hàng và thanh toán cùng với có thể dự báo được chúng , hãy tích hợp phần mềm quản lý mua hàng. Điều này tạo ra quy trình làm việc kết nối và hiệu quả hơn, loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công và giảm nguy cơ lỗi giữa các phòng ban.
Khi hệ thống mua sắm của bạn được liên kết với phần mềm quản lý mua hàng, nó sẽ hợp lý hóa luồng dữ liệu, đảm bảo rằng các đơn đặt hàng và thông tin tài chính có sẵn ngay lập tức cho nhóm của bạn. Điều này giúp duy trì ngân sách chính xác và cho phép đưa ra quyết định tốt hơn. Ngoài ra, tích hợp với phần mềm kế toán sẽ tự động hóa các quy trình tài chính, đảm bảo đồng bộ hóa hóa đơn và thanh toán trơn tru và chính xác.
Việc tích hợp giữa hệ thống mua sắm và danh mục của nhà cung cấp giúp đơn giản hóa hơn nữa quy trình mua hàng và tạo đơn đặt hàng bằng cách cho phép nhân viên truy cập danh sách các mặt hàng có liên quan từ các nhà cung cấp được phê duyệt trước trực tiếp từ trong hệ thống mua sắm. Điều này đảm bảo việc mua hàng vẫn tuân thủ các tiêu chuẩn của công ty đồng thời đẩy nhanh quá trình đặt hàng và giảm ma sát giữa bộ phận mua sắm và các nhóm khác.
Một ví dụ điển hình, Central Park Conservancy – phải đối mặt với tình trạng thiếu kiểm soát và trật tự hỗn loạn do hệ thống yêu cầu trên giấy tờ gây cản trở việc theo dõi, phê duyệt và sắp xếp đơn hàng hiệu quả. Doanh nghiệp này đã triển khai giải pháp phần mềm quản lý mua hàng tích hợp, bao gồm các quy trình làm việc tùy chỉnh, chức năng theo dõi kiểm toán và khả năng tích hợp liền mạch với Blackbaud Financial Edge, giúp theo dõi chính xác chi phí, các khoản phải trả và giảm bớt rủi ro trong chu trình mua hàng và thanh toán.
Tỷ lệ rủi ro được giảm từ 10% xuống dưới 5%, cho thấy rằng việc ứng dụng phần mềm là hữu ích và nó còn có thể giúp các doanh nghiệp tự dộng hoá nhiều tác vụ rườm rà khác.
Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, tập trung thông tin nhà cung cấp, cho phép nhóm của bạn đánh giá hiệu suất, theo dõi lịch sử và đảm bảo nguồn cung ứng đáng tin cậy. Điều này làm giảm rủi ro khi chọn nhà cung cấp không đáng tin cậy và củng cố mối quan hệ với các đối tác đáng tin cậy.
Theo dõi hiệu suất theo thời gian thực: Với Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, bạn có thể theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp liên tục, cho phép xác định sớm các vấn đề tiềm ẩn như sự chậm trễ hoặc lo ngại về chất lượng. Cách tiếp cận chủ động này giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo giao hàng hóa và dịch vụ đúng hạn.
Đánh giá rủi ro tự động: Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft tận dụng phân tích nâng cao để đánh giá rủi ro mua sắm. Bằng cách xác định các rủi ro như biến động giá hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt và lập kế hoạch trước, giảm thiểu tác động của những rủi ro này đối với hoạt động kinh doanh của mình.
Quản lý hợp đồng hợp lý : Với Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, việc tạo và quản lý hợp đồng được tự động hóa và chuẩn hóa, giảm nguy cơ tranh chấp pháp lý và hiểu lầm. Các hợp đồng rõ ràng, được quản lý tốt giúp ngăn ngừa sự chậm trễ trong mua sắm và đảm bảo rằng cả hai bên đều thống nhất về các điều khoản và điều kiện.
Tăng cường cộng tác giữa các nhóm: Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft cải thiện giao tiếp và cộng tác trong nhóm mua sắm của bạn và với các đối tác bên ngoài. Bằng cách phá vỡ các rào cản và thúc đẩy sự tương tác theo thời gian thực, nó làm giảm nguy cơ giao tiếp sai và đảm bảo mọi người đều có cùng quan điểm trong suốt quá trình mua sắm.
Kiểm soát chi phí và quản lý ngân sách: Các công cụ theo dõi ngân sách của Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft giúp bạn kiểm soát chi phí mua sắm , ngăn ngừa chi tiêu quá mức. Bằng cách quản lý ngân sách hiệu quả, các nhóm có thể tránh được rủi ro tài chính và đảm bảo quy trình mua sắm nằm trong ngân sách.
Đa dạng hóa nhà cung cấp: Với Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, doanh nghiệp có thể dễ dàng so sánh và đa dạng hóa nhà cung cấp dựa trên các chỉ số hiệu suất chính. Điều này giảm thiểu rủi ro khi phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất và đảm bảo tính liên tục ngay cả trong trường hợp gián đoạn.
Quy trình phê duyệt đơn giản hóa: Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft hợp lý hóa quy trình phê duyệt mua sắm, đảm bảo ra quyết định nhanh hơn và giảm nguy cơ chậm trễ. Phê duyệt tự động giúp duy trì động lực trong chu kỳ mua sắm và ngăn ngừa tình trạng tắc nghẽn có thể dẫn đến chậm trễ tốn kém.
Quản lý tuân thủ: Việc tuân thủ các quy định của ngành trở nên dễ dàng với các tính năng quản lý tuân thủ. Bằng cách tự động kiểm tra tuân thủ, Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft giúp giảm rủi ro về các vấn đề pháp lý và đảm bảo rằng các hoạt động mua sắm của bạn phù hợp với các quy định hiện hành.
Thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu để đưa ra quyết định thông minh hơn Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft cung cấp dữ liệu thời gian thực và thông tin chi tiết có thể hành động giúp các nhóm đưa ra quyết định mua sắm thông minh hơn, sáng suốt hơn. Bằng cách sử dụng dữ liệu để hướng dẫn hành động, các doanh nghiệp có thể tránh rủi ro và cải thiện hiệu quả chung của quy trình mua sắm của họ.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft
Chuyển đổi các quy trình thủ công, tương tự và đầy giấy tờ bằng công nghệ số hóa và tự động hóa toàn diện để cải thiện tính bảo mật, khả năng hiển thị và kiểm soát bằng sáu công nghệ mua hàng này.
Phần mềm quản lý mua hàng để thanh toán là những công cụ mạnh mẽ giúp hợp lý hóa quy trình mua sắm và hệ thống phải trả, hợp nhất hiệu quả các quy trình làm việc và tăng tốc độ, khả năng hiển thị và kiểm soát. Các giải pháp phần mềm này đã cách mạng hóa hoạt động mua sắm (và tiếp tục như vậy), và hiện rất cần thiết để thúc đẩy năng suất và hiệu quả kinh doanh.
Phần mềm quản lý mua hàng có thể tích hợp liền mạch với ngăn xếp công nghệ hiện có. Việc hợp nhất tất cả các hoạt động mua hàng – thanh toán tại một nơi sẽ mang lại trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên, người yêu cầu và nhà cung cấp. Điều này cũng sẽ ngăn chặn tình trạng bảng tính lan rộng, thông tin bị thiếu hoặc lỗi do sự can thiệp thủ công của con người, tất cả đều chuyển thành quản lý chi tiêu và dự báo chính xác hơn.
Hệ thống quản lý nhà cung cấp là công cụ cho phép doanh nghiệp quản lý hiệu quả mối quan hệ với nhà cung cấp. Hệ thống cung cấp khả năng tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình quản lý nhà cung cấp, cung cấp khả năng hiển thị hiệu suất của nhà cung cấp, mang lại trải nghiệm tốt hơn và thông tin chi tiết có giá trị.
Công nghệ này có thể xây dựng quy trình tự phục vụ và trải nghiệm tích hợp nhà cung cấp giúp nhà cung cấp luôn cập nhật thông tin ngay từ đầu mà không hạn chế khả năng hiển thị của họ. Công nghệ này cũng đơn giản hóa cách họ giao tiếp với người mua, công nợ phải trả, cập nhật hồ sơ, gửi hóa đơn và theo dõi thanh toán.
Hệ thống quản lý nhà cung cấp cũng cho phép các doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt về nhà cung cấp của mình vì nó làm sáng tỏ hiệu suất của nhà cung cấp, dẫn đến tiết kiệm hơn và tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp.
Rủi ro mua sắm phát sinh từ các quy trình không được kiểm tra, không có cấu trúc và không tuân theo chính sách hoặc thủ tục tuân thủ tiêu chuẩn. Các quy trình không chuẩn hóa và thiếu trách nhiệm giải trình cho phép chi tiêu không theo quy định và mua hàng tại chỗ không được chấp thuận tăng lên.
Các công cụ quản lý rủi ro và tuân thủ có thể giải quyết những vấn đề này và hơn thế nữa. Thông qua tự động hóa, quy tắc và điều kiện, các nhóm có thể đảm bảo tuân thủ và các quy trình được thực hiện theo cùng một cách, mọi lúc. Cấu trúc (và chuẩn hóa) các quy trình là bước đầu tiên để giải quyết và ngăn ngừa rủi ro.
Phân tích mua hàng là việc phân tích dữ liệu mua sắm thông qua quá trình tổ chức, diễn giải, khám phá và chia sẻ các mô hình, xu hướng hoặc hiểu biết. Phân tích này xác định các rủi ro, tình trạng kém hiệu quả và cơ hội để hợp lý hóa hoặc tối ưu hóa quy trình mua hàng. Đây cũng là nguồn tuyệt vời để đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn, dựa trên dữ liệu hơn.
Phân tích mua hàng rất quan trọng vì nó cung cấp một lớp khả năng hiển thị và minh bạch cho dữ liệu trên toàn bộ chu kỳ P2P. Phân tích này đưa ra những hiểu biết có ý nghĩa, đo lường hiệu suất quy trình và cung cấp bức tranh rõ ràng về quản lý chi tiêu của công ty.
Thiệt hại thanh lý là một công cụ quan trọng khác để quản lý rủi ro trong mua sắm của cơ quan. Đây là số tiền được xác định trước trong hợp đồng mà nhà thầu phải trả trong trường hợp vi phạm hoặc chậm trễ nhất định.
Bằng cách thiết lập các điều khoản thiệt hại thanh lý, các thực thể khu vực công có thể định lượng chi phí tiềm ẩn của việc không thực hiện hoặc chậm trễ và cung cấp một cơ chế rõ ràng để bồi thường. Điều này không chỉ đóng vai trò răn đe đối với việc thực hiện kém mà còn đảm bảo rằng cơ quan được bồi thường thỏa đáng cho bất kỳ tổn thất nào phát sinh do hành động hoặc thiếu sót của nhà thầu.
So với các phương pháp tránh và giảm thiểu rủi ro, chuyển giao rủi ro liên quan đến việc chuyển gánh nặng tài chính hoặc trách nhiệm quản lý một số rủi ro nhất định từ một bên (công ty của bạn) sang bên khác (nhà cung cấp hoặc bên thứ ba).
Mặc dù việc chuyển giao rủi ro không loại bỏ hoàn toàn rủi ro nhưng nó phân bổ lại rủi ro cho một thực thể khác có khả năng quản lý rủi ro tốt hơn.
Ví dụ, nếu trách nhiệm của nhà cung cấp chỉ giới hạn trong việc cung cấp hàng hóa tại cơ sở của họ hoặc một địa điểm khác ( Ex Works, EXW ) và họ không xử lý vận chuyển hoặc hậu cần, bạn có thể lựa chọn thuê ngoài các hoạt động hậu cần cho một nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL) .
Bằng cách đó, những rủi ro liên quan đến vận chuyển và kho bãi sẽ được chuyển giao hiệu quả cho bên thứ 3, nơi chuyên quản lý những rủi ro đó.
Ngoài việc chuyển giao rủi ro, thỏa thuận này còn có thể mang lại những lợi ích khác cho công ty của bạn, được minh họa dưới đây.
Do đó, việc hợp tác với một nhà cung cấp dịch vụ hậu cần đáng tin cậy cho phép công ty của bạn chuyển giao một số rủi ro liên quan đến vận chuyển, quản lý hàng tồn kho và gián đoạn chuỗi cung ứng cho nhà cung cấp dịch vụ.
Nhìn chung, các công ty có thể thuê ngoài hoặc chuyển giao các khía cạnh khác trong hoạt động mua sắm của mình , chẳng hạn như chức năng CNTT hoặc bảo mật dữ liệu, để chuyển giao rủi ro liên quan đến các hoạt động đó (lỗi cơ sở hạ tầng, tấn công mạng) cho các nhà cung cấp bên thứ ba.
Một bên thứ ba điển hình khác phù hợp để chuyển giao rủi ro là các công ty bảo hiểm.
Cụ thể hơn, công ty của bạn có thể quyết định mua các hợp đồng bảo hiểm để chuyển những rủi ro mua sắm cụ thể cho nhà cung cấp bảo hiểm.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
