Nghiên cứu cho thấy các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý nguyên vật liệu, chuỗi cung ứng và tài chính đang dành tới 31% thời gian để xử lý các quy trình thủ công hoặc dựa trên giấy tờ kém hiệu quả. Điều này không chỉ làm chậm tiến độ sản xuất mà còn khiến doanh nghiệp tốn trung bình 2,6 triệu USD mỗi năm do sai sót và lãng phí tài nguyên. Khi quy trình quản lý nguyên vật liệu kéo thời gian dài có nghĩa là nó chưa tối ưu được – và doanh nghiệp cần chủ động cải tiến để nâng cao hiệu suất.
Để duy trì lợi thế cạnh tranh, nhiều tổ chức đang đẩy mạnh chuyển đổi số trong quy trình quản lý nguyên vật liệu. Bằng cách ứng dụng các phần mềm hiện đại nhằm tự động hóa quy trình nhập xuất kho, kiểm soát chất lượng và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
Để có cái nhìn rõ ràng hơn, bài viết này sẽ đi sâu vào các thách thức mà doanh nghiệp gặp khi thực hiện quy trình thủ công, cùng với đó là đề xuất các giải pháp mà doanh nghiệp có thể ứng dụng thực chiến trực tiếp.
Trong quy trình quản lý nguyên vật liệu thủ công, việc lập kế hoạch và dự trù nguyên vật liệu thường dựa trên dữ liệu lịch sử, bảng tính Excel hoặc hồ sơ giấy tờ, khiến độ chính xác không cao. Sai sót có thể xảy ra do nhập dữ liệu không chính xác, lỗi tính toán của con người hoặc chậm trễ trong cập nhật thông tin, dẫn đến dự báo sai lệch về nhu cầu nguyên vật liệu. Theo nghiên cứu, tỷ lệ sai sót trong quản lý dữ liệu thủ công có thể lên tới 30%, làm gia tăng tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên liệu, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ sản xuất và chi phí lưu kho.
Việc thiếu chính xác trong khâu lập kế hoạch còn kéo theo hệ lụy như tồn kho không hợp lý, gián đoạn sản xuất hoặc phát sinh chi phí mua hàng khẩn cấp, làm tăng ngân sách vận hành của doanh nghiệp mà vẫn không đảm bảo hiệu quả.
Đơn hàng thường được tạo bằng biểu mẫu giấy hoặc nhập liệu vào hệ thống đơn giản, dẫn đến nguy cơ thất lạc giấy tờ, sai sót khi đối soát và thậm chí là vi phạm hợp đồng nếu không kịp xử lý. Nhân viên mua hàng phải liên hệ với nhà cung cấp qua email, điện thoại hoặc fax để xác nhận đơn hàng, và khi phải xử lý hàng chục đến hàng trăm email mỗi ngày với nội dung tương tự nhau, họ dễ bị quá tải, dẫn đến nhầm lẫn trong thông tin đặt hàng.
Ngoài ra, không thể theo dõi đơn hàng theo thời gian thực, doanh nghiệp cũng không thể chủ động xử lý các tình huống chậm trễ từ phía nhà cung cấp, dẫn đến thiếu hụt nguyên liệu, gián đoạn sản xuất và tăng chi phí mua hàng gấp. Theo báo cáo từ IndustryWeek, trung bình 43% doanh nghiệp gặp vấn đề chậm trễ giao hàng do quy trình đặt hàng thiếu tự động hóa, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ và hiệu suất vận hành.
Khi nguyên vật liệu được giao, nhân viên kho phải kiểm đếm số lượng và đánh giá chất lượng bằng tay, dựa trên danh sách in sẵn hoặc hóa đơn giấy từ nhà cung cấp. Họ sẽ so sánh từng mục với đơn đặt hàng, ghi nhận kết quả bằng bút và sổ ghi chép, sau đó nhập lại vào bảng tính Excel. Quy trình này không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót do nhập liệu lặp lại hoặc bỏ sót lỗi sản phẩm nếu kiểm tra không kỹ.
Nếu có sai sót, doanh nghiệp phải thực hiện khiếu nại với nhà cung cấp, nhưng do quy trình thủ công, việc này đòi hỏi soạn thảo văn bản khiếu nại, gửi email, đối chiếu hợp đồng và lập biên bản kiểm tra, khiến việc giải quyết kéo dài từ vài ngày đến vài tuần, làm chậm tiến độ sản xuất. Hơn nữa, dữ liệu nhập kho thường được ghi chép thủ công trước khi nhập lại vào hệ thống, dễ thất lạc thông tin hoặc nhập sai số liệu.
Trong các kho hàng quản lý thủ công, việc sắp xếp và phân loại nguyên vật liệu chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của nhân viên, không có tiêu chuẩn chung, dẫn đến sự không nhất quán trong bố trí kho bãi. Hàng tồn kho được theo dõi bằng sổ ghi chép hoặc bảng tính Excel, gây khó khăn trong việc đồng bộ số liệu giữa thực tế và giấy tờ. Khi có nhiều đơn nhập xuất diễn ra cùng lúc, việc cập nhật số liệu không kịp thời có thể dẫn đến chênh lệch hàng tồn, làm tăng nguy cơ thiếu hụt hoặc tồn kho dư thừa ngoài dự kiến.
Khi có yêu cầu sản xuất, nguyên vật liệu được xuất kho dựa trên phiếu yêu cầu viết tay, sau đó phải chờ chữ ký phê duyệt của các trưởng phòng hoặc người quản lý trước khi tiến hành xuất kho. Tuy nhiên, quá trình chờ phê duyệt thường kéo dài, đặc biệt khi người có thẩm quyền bận họp, đi công tác hoặc không có mặt tại thời điểm cần ký duyệt. Trong nhiều trường hợp, phiếu yêu cầu có thể bị thất lạc trên bàn làm việc, nằm chờ xử lý cùng hàng loạt giấy tờ khác hoặc bị trì hoãn do quy trình kiểm tra chéo giữa các bộ phận, khiến quá trình xuất kho bị chậm trễ, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ sản xuất.
Ngoài ra, việc theo dõi hạn sử dụng, số lô nguyên vật liệu không được thực hiện theo thời gian thực, khiến doanh nghiệp khó kiểm soát chính xác những nguyên vật liệu sắp hết hạn. Dù có thể dự đoán trước, nhưng trong môi trường làm việc có khối lượng công việc lớn, nhân viên dễ bỏ sót hoặc quên kiểm tra thường xuyên, dẫn đến lãng phí do nguyên liệu quá hạn không thể sử dụng.
Kiểm kê kho theo phương pháp thủ công thường được thực hiện định kỳ (hàng tháng, hàng quý hoặc cuối năm), trong đó nhân viên kho phải đếm thủ công từng loại nguyên vật liệu, ghi chép số liệu vào sổ sách hoặc nhập vào file Excel. Quá trình này mất rất nhiều thời gian và công sức, đặc biệt với kho lớn có hàng nghìn mã hàng. Ngoài ra, do không có cập nhật theo thời gian thực, số liệu kiểm kê thường chênh lệch so với thực tế do các giao dịch nhập – xuất kho liên tục diễn ra giữa các đợt kiểm kê.
Bên cạnh đó, việc đối chiếu dữ liệu giữa các bộ phận (kho, mua hàng, kế toán) không đồng bộ, khiến quá trình xác minh số liệu trở nên phức tạp và kéo dài. Nhân viên phải dành nhiều giờ phải dành để lấy thông tin từ một định dạng và nhập lại vào một hoặc nhiều hệ thống hoặc bảng tính khác nhau. Một cuộc khảo sát cho thấy bảy trong mười nhóm tài chính (72%) dành tới 10 giờ làm việc mỗi tuần hoặc 520 giờ mỗi năm cho các nhiệm vụ liên quan đến AP có thể được tự động hóa.
Qua đó, ta sẽ có một cái nhìn tổng quan rằng: chậm một khâu thì đã mất từ 1-4 ngày và nếu như duy trì nguyên cả một quá trình, doanh nghiệp đã bị chậm mất 1 tuần đến nửa tháng để hoàn thành quy trình quản lý nguyên vật liệu. Thời gian chết rất là nhiều và doanh nghiệp không để nào đủ sức cạnh tranh. Các hoạt động kinh doanh khác cũng trì trệ ngay, dẫn đến thiệt hại lớn về mặt doanh thu và cả lợi nhuận.
Tóm lại, rõ ràng là việc sử dụng các quy trình thủ công để quản lý chiết khấu làm tăng rủi ro, có tác động tiêu cực đến lợi nhuận ròng và hiệu suất giao dịch có thể bị ảnh hưởng. Bằng cách đưa ra quyết định tự động hóa các quy trình quản lý chiết khấu của bạn ngay hôm nay, bạn sẽ đi đúng hướng để giảm thiểu rủi ro kinh doanh, tăng hiệu quả hoạt động và thúc đẩy hiệu suất tài chính.
Một nghiên cứu của McKinsey cho thấy 60% trong số tất cả các ngành nghề có ít nhất 30% hoạt động có thể được tự động hóa. Cơ hội đang ở ngoài kia cho các chuyên gia hoàn tiền nắm bắt, bằng cách tự động hóa các quy trình thủ công tốn nhiều thời gian nhất, tổ chức của bạn sẽ được chuyển đổi và thấy những lợi ích sau:
Khả năng hiển thị tốt hơn – Tự động hóa mang lại sự hiểu biết rõ ràng và đầy đủ vì mọi thứ đều nằm trong một bảng điều khiển chờ bạn. Dữ liệu luôn được cập nhật và có sẵn khi bạn cần.
Hiệu quả hoạt động cao hơn – Vì các nhiệm vụ thường ngày được xử lý bằng tự động hóa, nhân viên có thể được phân công lại để làm công việc có giá trị cao, dẫn đến hiệu quả cao hơn. Điều này tạo ra sự nhất quán lớn hơn trong các nhóm, giảm khả năng xảy ra sai sót và khoảng cách thông tin.
Giảm thời gian – Với tốc độ xử lý nhanh hơn và loại bỏ các hoạt động lãng phí, tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian. Chỉ trong vài giây, phần mềm có thể tính toán các giá trị bằng các phương trình phức tạp mà nếu không sẽ mất hàng giờ.
Tuân thủ – Với mọi thứ được sắp xếp hợp lý và tự động hóa, bạn có thể chắc chắn rằng mình đang tuân thủ một khuôn khổ tuân thủ nhất định và giảm thiểu mọi rủi ro. Bạn cũng đang tiết lộ bất kỳ thông tin nhạy cảm nào cho ít người hơn, giúp bạn giữ dữ liệu của mình an toàn hơn.
Giảm khả năng xảy ra lỗi – Là con người, chúng ta dễ mắc lỗi và bảng tính không giúp ích được gì, ước tính khoảng 90% bảng tính thủ công có lỗi. Với tất cả dữ liệu của bạn trong kho lưu trữ trung tâm, bạn có thể chắc chắn rằng mọi thứ đều chính xác.
Làm việc cộng tác tốt hơn – Bằng cách cải thiện hiệu quả tổng thể và cải thiện sự tích hợp giữa các hệ thống được sử dụng bởi các phòng ban khác nhau, tự động hóa giúp các nhóm khác nhau dễ dàng làm việc cùng nhau và thảo luận về từng phần của thỏa thuận.
Thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu – Các quy trình tự động tạo ra các báo cáo chính xác, chi tiết đảm bảo mọi người đều có cái nhìn toàn diện về bất kỳ giao dịch nào trước khi đưa ra bất kỳ quyết định cuối cùng nào. Gần một nửa số giám đốc tài chính (49%) cho biết khoảng cách lớn nhất của tổ chức họ trong năm qua là khả năng thực hiện với dữ liệu chính xác, kịp thời thúc đẩy các quyết định nhanh chóng và sáng suốt.
Có rất nhiều giải pháp công nghệ có thể hỗ trợ các nhà sản xuất và quản lý vật liệu cải thiện quy trình quản lý nguyên vật liệu của họ. Thiết bị mã vạch, RFID và IoT, và phần mềm quản lý mua hàng, phần mềm quản lý khi. Tận dụng công nghệ và tự động hóa : Sử dụng các công cụ như mã vạch, hệ thống RFID , rô-bốt và AS / RS để cải thiện độ chính xác, khả năng truy xuất nguồn gốc và hiệu quả kho bãi. Nhưng thứ bổ sung cho tất cả các lĩnh vực quản lý vật liệu cùng với tất cả các phòng ban khác là một phần mềm quản lý mua hàng tối ưu.
Một phần mềm quản lý mua hàng tốt cho phép các nhà sản xuất phối hợp toàn bộ hoạt động kinh doanh của họ trong một chương trình duy nhất. Điều này bao gồm các quy trình quản lý vật liệu như lập kế hoạch nhu cầu vật liệu, triển khai và bổ sung vật liệu, quản lý nhà cung cấp, kiểm soát chất lượng, kiểm soát và phân tích hàng tồn kho, đóng gói, v.v.
Khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực
Một lợi ích chính của phần mềm quản lý mua hàng là khả năng cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về mức tồn kho , vị trí và chuyển động. Bằng cách tích hợp dữ liệu từ khắp tổ chức, bao gồm mua sắm, sản xuất và hậu cần, phần mềm quản lý mua hàng giúp các nhà sản xuất tránh tình trạng hết hàng và tồn kho quá mức. Khả năng hiển thị theo thời gian thực này cũng cho phép đưa ra quyết định tốt hơn, chẳng hạn như khi nào cần đặt hàng lại vật liệu hoặc điều chỉnh lịch trình sản xuất dựa trên nhu cầu thay đổi.
Quản lý mua sắm và nhà cung cấp tự động
Phần mềm quản lý mua hàng hợp lý hóa quy trình mua sắm bằng cách tự động hóa các tác vụ quản lý đơn hàng như tạo đơn hàng, quy trình phê duyệt và giao tiếp với nhà cung cấp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm lỗi và giúp đảm bảo rằng vật liệu được đặt hàng và nhận đúng hạn. Phần mềm quản lý mua hàng cung cấp các công cụ để theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp và quản lý rủi ro, giúp các nhà sản xuất xây dựng chuỗi cung ứng mạnh mẽ hơn và linh hoạt hơn .
Quản lý chất lượng và khả năng truy xuất nguồn gốc
Phần mềm quản lý mua hàng bao gồm các chức năng quản lý chất lượng tích hợp như kiểm tra, thử nghiệm và theo dõi chứng nhận. Điều này giúp các nhà sản xuất đảm bảo rằng vật liệu đầu vào đáp ứng các thông số kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng, giảm nguy cơ lỗi và làm lại ở hạ nguồn.
Phần mềm quản lý mua hàng cũng cung cấp khả năng truy xuất nguồn gốc từ đầu đến cuối, cho phép các nhà sản xuất theo dõi vật liệu từ đầu vào thô đến thành phẩm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các ngành có yêu cầu quản lý chặt chẽ, chẳng hạn như thực phẩm và đồ uống hoặc dược phẩm.
Dự báo và lập kế hoạch nhu cầu
Phần mềm quản lý mua hàng cung cấp các công cụ mạnh mẽ để dự báo nhu cầu và lập kế hoạch sản xuất . Bằng cách phân tích dữ liệu bán hàng lịch sử, xu hướng thị trường và đơn đặt hàng của khách hàng, phần mềm quản lý mua hàng có thể giúp các nhà sản xuất dự đoán nhu cầu trong tương lai và điều chỉnh lịch trình sản xuất. Điều này giúp tối ưu hóa mức tồn kho, giảm lãng phí và cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách đảm bảo sản phẩm được giao đúng hạn.
Tích hợp và Tự động hóa
Có lẽ lợi ích quan trọng nhất của phần mềm quản lý mua hàng là khả năng tích hợp và tự động hóa các quy trình kinh doanh chính. phần mềm quản lý mua hànggiúp các nhà sản xuất đưa ra quyết định tốt hơn, sáng suốt hơn bằng cách cung cấp một nguồn thông tin duy nhất. Các quy trình làm việc và cảnh báo tự động cũng giúp hợp lý hóa quy trình, giảm lỗi thủ công và tiết kiệm thời gian và nguồn lực quý giá cho các sáng kiến chiến lược hơn.
Với phần mềm quản lý mua hàng , các nhà sản xuất có thể vượt qua những thách thức trong quy trình quản lý vật liệu và thúc đẩy cải thiện đáng kể về hiệu quả, tiết kiệm chi phí và sự hài lòng của khách hàng.
Cung cấp khả năng hiển thị vật liệu chưa từng có: Việc theo dõi số lượng và vị trí của vật liệu giúp doanh nghiệp có thể xác định sớm các dấu hiệu thiếu hụt vật liệu có thể ảnh hưởng đến ngân sách và tiến độ dự án.
Đơn hàng và biên lai kỹ thuật số: Tạo lệnh mua hàng cho nhà cung cấp và theo dõi việc giao hàng. Nhận lô hàng tại kho hoặc địa điểm dự án để phê duyệt thanh toán cho nhà cung cấp.
Lưu trữ và chuyển giao vật liệu: Lưu trữ vật liệu kỹ thuật số. Chuyển vật liệu chưa sử dụng trong một dự án hoặc giữa các dự án. Kiểm toán mức tồn kho.
Xem Phân tích báo cáo nâng cao: cung cấp cả báo cáo phân tích tự động và tùy chỉnh để dễ dàng trực quan hóa dữ liệu và thông tin cần thiết để theo dõi sự chậm trễ của dự án, theo dõi tiến độ và luồng vật liệu trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
Nhiệm vụ bảo tồn và hoạt động bảo trì: Chỉ định nhiệm vụ bảo quản cho các nguồn lực và lên lịch các hoạt động bảo trì, điền danh sách kiểm tra, báo cáo, đính kèm ảnh và thực hiện nhiệm vụ kiểm tra tại hiện trường bằng ứng dụng của TacaSoft được cài đặt trên bất kỳ thiết bị di động nào.
Có thể truy cập từ mọi nơi, mọi lúc, trên mọi thiết bị: Bạn có thể dễ dàng truy cập phần mềm ở mọi nơi, mọi lúc và trên mọi thiết bị (Android/IOS) cả trực tuyến và ngoại tuyến.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft
Quy trình quản lý vật liệu đã nổi lên như một động lực quan trọng của sự xuất sắc trong chuỗi cung ứng. Bằng cách tập trung vào năm mục tiêu chính của quản lý vật liệu—gọi chung là “5 R”—các công ty có thể hợp lý hóa hoạt động của mình, giảm thiểu lãng phí và phản ứng nhanh hơn với nhu cầu thay đổi của thị trường.
5 R bao gồm:
Năm R của quản lý vật liệu cung cấp một khuôn khổ cho các doanh nghiệp hướng dẫn luồng vật liệu qua chuỗi cung ứng một cách hiệu quả nhất về mặt chi phí. Hãy cùng xem xét từng “R” chi tiết hơn.
Vật liệu phù hợp: Vật liệu phù hợp là vật liệu có chất lượng, thông số kỹ thuật và chức năng phù hợp để đáp ứng các yêu cầu sản xuất và tránh lãng phí. Việc mua đúng vật liệu được hỗ trợ bởi sự hợp tác chặt chẽ và giao tiếp rõ ràng với các nhà cung cấp. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các nhà sản xuất thiết bị y tế, ví dụ, phải sử dụng vật liệu đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt về tính tương thích sinh học và an toàn, nếu không sẽ có nguy cơ gây hại cho bệnh nhân và trách nhiệm pháp lý tiềm ẩn.
Đúng thời điểm: Việc cung cấp vật liệu đúng lúc cần thiết là rất quan trọng để sản xuất diễn ra suôn sẻ và không bị chậm trễ tốn kém. Thời điểm thích hợp đòi hỏi phải dự báo và lập kế hoạch chính xác. Nó cũng liên quan đến việc phối hợp với các nhà cung cấp, đặc biệt là khi một doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê đúng lúc (JIT) đòi hỏi phải tính toán thời gian cẩn thận (thông tin chi tiết về phương pháp này trong phần tiếp theo).
Số lượng phù hợp: Đúng vật liệu đến đúng thời điểm là một khởi đầu tốt, nhưng đặt hàng quá nhiều hoặc quá ít có thể gây ra hậu quả tốn kém, có thể là chi phí lưu kho cao do giữ hàng tồn kho quá mức hoặc hết hàng dẫn đến mất doanh số. Dự báo nhu cầu chính xác sẽ giúp xác định đúng số lượng vật liệu cần đặt hàng và dự trữ.
Giá cả hợp lý: Việc tính toán thời điểm mua hàng một cách chiến lược có thể giúp các công ty có được mức giá tốt nhất và tăng biên lợi nhuận, đặc biệt là trong giai đoạn chi phí tăng và lạm phát. Để làm được như vậy, cần phải nghiên cứu thị trường, tìm nguồn cung ứng chiến lược, đàm phán giá với nhà cung cấp và theo dõi giá liên tục. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các vật liệu có biến động giá đáng kể, chẳng hạn như hàng hóa theo mùa hoặc hàng hóa có thời hạn sử dụng dài.
Ví dụ, một công ty chế biến thực phẩm có thể theo dõi năng suất cây trồng và điều kiện thị trường để xác định thời điểm tốt nhất để mua lượng lớn đường và khóa giá ưu đãi cho các đợt sản xuất trong tương lai.
Nguồn cung ứng phù hợp: Khi chuỗi cung ứng toàn cầu tiếp tục mở rộng, việc tìm nguồn cung ứng vật liệu từ các nhà cung cấp đáng tin cậy, chất lượng cao trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Khả năng xây dựng nhóm nguồn cung ứng phù hợp bao gồm đánh giá chi tiết các nhà cung cấp tiềm năng dựa trên các yếu tố như sự ổn định tài chính, quy trình kiểm soát chất lượng và thực hiện giao hàng. Sau khi các nhà cung cấp được lựa chọn, các công ty sẽ muốn đánh giá hiệu suất của họ một cách liên tục.
Quy trình quản lý vật liệu bao gồm bốn quy trình tuần tự: mua sắm, tiếp nhận, lưu trữ và vận chuyển. Sự chậm lại của một quy trình có thể gây ra phản ứng dây chuyền ở những quy trình khác, cản trở dòng vật liệu trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu từng quy trình, sử dụng ví dụ thực tế về một nhà sản xuất đồ nội thất giả định có tên là Sam’s Sofas.
Mua sắm: Mua sắm mô tả một loạt các hoạt động liên quan đến việc mua vật liệu. Chúng bao gồm nghiên cứu các nhà cung cấp đáng tin cậy và chất lượng cao, đàm phán giá cả và điều khoản tín dụng thuận lợi nhất, gửi yêu cầu mua hàng, đặt hàng và nhận và kiểm tra lô hàng. Mua sắm thường bao gồm cả các hoạt động mua hàng, chẳng hạn như tạo đơn đặt hàng, phê duyệt hóa đơn và sắp xếp thanh toán. Sau một thời gian dài thẩm định các nhà cung cấp, Sam’s Sofas quyết định mua gỗ từ một xưởng gỗ địa phương nhưng mua vải và phần cứng từ các nhà cung cấp ở nước ngoài.
Đang nhận: Quy trình tiếp nhận bao gồm quản lý các ô xếp hàng cho các lô hàng đến, xác minh số lượng và tình trạng của vật liệu đã vận chuyển, ghi lại các điểm không nhất quán và cập nhật hồ sơ hàng tồn kho. Việc đối chiếu các đơn đặt hàng mua với các lô hàng xác minh rằng các mặt hàng và số lượng chính xác đã được nhận, trong khi các cuộc kiểm tra chất lượng xác định bất kỳ vật liệu bị hư hỏng hoặc lỗi nào. Bộ phận tiếp nhận tại Sam’s Sofas giữ các ô của mình sạch sẽ vào các ngày thứ Ba cho các lô hàng đến từ các nhà cung cấp. Khi lô hàng đến, một nhân viên sẽ so sánh hàng hóa đã giao với các đơn đặt hàng mua tương ứng và tiến hành kiểm tra ban đầu trước khi ký vào biên lai giao hàng.
Kho: Bằng cách tuân thủ các giao thức lưu trữ phù hợp, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu thiệt hại về vật chất, giảm sự lỗi thời và duy trì hồ sơ cập nhật khi các mặt hàng di chuyển vào và ra khỏi kho và đơn vị lưu trữ. Quy trình này đòi hỏi phải chú ý chặt chẽ đến việc duy trì các tiêu chuẩn chất lượng, đặc biệt là đối với hàng hóa có yêu cầu cụ thể về nhiệt độ hoặc độ ẩm. Sam’s Sofas cẩn thận lưu trữ nguyên liệu thô của mình trong một nhà kho có kiểm soát khí hậu để ngăn ngừa gỗ bị mục. Công ty cũng sắp xếp vật liệu theo vị trí thùng, sử dụng mã vạch để truy xuất nhanh chóng. Nguồn cung được theo dõi bằng hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động đặt hàng lại nhiều hàng hóa hơn khi chúng xuống dưới mức đã định trước.
Chuyên chở: Vận chuyển bao gồm việc di chuyển vật liệu từ nhà cung cấp đến các cơ sở và qua từng giai đoạn sản xuất. Quản lý vận chuyển thành công đòi hỏi phải xử lý thiết bị phù hợp, lập kế hoạch tuyến đường hiệu quả và hợp tác với các đối tác hậu cần. Trong quá trình sản xuất, nhân viên tại Sam’s Sofas vận chuyển vật liệu bằng xe nâng, băng tải và AMR, tuân theo các giao thức được lập kế hoạch cẩn thận dựa trên giai đoạn sản xuất, kích thước sản phẩm và các tiêu chuẩn an toàn có liên quan.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng của TacaSoft
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
