Quản lý nguyên vật liệu đảm bảo dòng vật tư thông suốt từ mua hàng của nhà cung cấp đến sản xuất và cuối cùng là sản phẩm hoàn chỉnh đến khách hàng. Theo Hiệp hội Quản lý Mua sắm Quốc gia, quản lý vật liệu chiếm khoảng 60% tổng chi phí của một công ty. Dẫu vậy, quản lý nguyên vật liệu hiện nay vẫn được thực hiện thủ công – thông qua ghi chép bằng tay, nhập liệu Excel, hay kiểm kê trực tiếp – doanh nghiệp có thể phải đối mặt với sai sót dữ liệu, thất thoát hàng hóa và chi phí không chỉ dừng ở con số 60%.
Tự động hoá, hiển thị theo thời gian thực đang nổi lên như giải pháp tối ưu cho các vấn đề quản lý nguyên vật liệu. Bởi các giải pháp này theo dõi chính xác số lượng, vị trí và tình trạng nguyên vật liệu, từ đó giảm thất thoát, tránh dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.
Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ chỉ ra các nguyên nhân gốc rễ các vấn đề quản lý nguyên vật liệu mà doanh nghiệp hay gặp phải. Cùng đó, đề ra các giải pháp quản trị và công cụ để giải quyết vấn đề nhanh gọn.
Hiện nay, một số doanh nghiệp vẫn duy trì việc quản lý nguyên vật liệu thủ công thông qua ghi chép sổ sách hoặc sử dụng bảng tính Excel. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ hạn chế về ngân sách, khiến họ e ngại đầu tư vào các giải pháp công nghệ hiện đại. Nhưng đây không phải là cách hay nhất khi quản lý thủ công còn hao tổn chi phí nhiều hơn gấp 2 lần so với việc ứng dụng các giải pháp hiện đại.
Trong sổ quản lý nguyên vật liệu chung, cùng một loại vật tư có thể được mô tả theo nhiều cách khác nhau do lỗi chính tả, chữ viết tắt không đồng nhất hoặc rào cản ngôn ngữ. Nếu không có tính năng tự động sửa lỗi hoặc chuẩn hóa dữ liệu, các bản ghi trùng lặp sẽ liên tục được tạo ra, khiến doanh nghiệp mất kiểm soát tồn kho nguyên vật liệu.
Các nhà quản trị đã thừa nhận rằng đã gặp nhiều trường hợp tồn kho dư thừa không cần thiết. Điển hình như, Iain Wood, Giám đốc Vật liệu của ABL đã gặp phải tình huồng thế mà dữ liệu đang lưu với quy trình thủ công và sai sót ghi nhầm cột xảy ra. Khiến bộ phận báo thiếu hàng do mô tả sai, dẫn đến đặt mua khẩn cấp với chi phí cao hơn đến 50%, trong khi thực tế hàng vẫn còn trong kho.
Kiểm kê nguyên vật liệu thủ công thường dẫn đến sai sót số liệu, thất thoát hàng hóa và mất kiểm soát tồn kho. Nhân viên có thể ghi chép sai số lượng, nhầm lẫn mã sản phẩm hoặc để nguyên vật liệu chồng lên nhau gây khó tìm, do mệt mỏi hoặc thiếu tập trung.
Ngoài ra, việc kiểm đếm bằng mắt thường và nhập liệu thủ công dễ dẫn đến trùng lặp, bỏ sót hoặc sai lệch số liệu giữa các lần kiểm kê. Theo thống kê, 27% thất thoát hàng hóa xuất phát từ quy trình quản lý kiểm kê thủ công. Đây là con số không nhỏ, gây ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách và quy trình hoạt động.
Việc thiếu khả năng hiển thị theo thời gian thực trong quản lý nguyên vật liệu đang là một thách thức lớn đối với nhiều doanh nghiệp. Khi không có thông tin cập nhật liên tục về tình trạng hàng tồn kho, doanh nghiệp dễ gặp phải tình trạng chênh lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách.
Dẫn đến các vấn đề khác như là nhân viên lại mất 1-3 tiếng đối chiếu lại các tài liệu đã đẩy ra. Phải liên hệ với người lấy nguyên liệu để đối chứng, truy suất các số lượng nguyên liệu vì sao mà thừa, vì sao lại thiếu. Quy trình này tốn thời gian và nếu như trong trường hợp gấp gáp, doanh nghiệp còn phải chịu mất hàng, không làm rõ được nguyên nhân để đẩy đơn hàng nhanh cho khách.
Việc quản lý nguyên vật liệu bằng Excel có thể phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, nhưng khi quy mô mở rộng, phương pháp này nhanh chóng bộc lộ nhiều hạn chế. Excel không được thiết kế để xử lý khối lượng dữ liệu lớn, dẫn đến tình trạng chậm chạp, sai sót khi tổng hợp thông tin. Bên cạnh đó, khả năng bảo mật và kiểm soát hạn chế khiến việc theo dõi thay đổi dữ liệu và quản lý truy cập trở nên khó khăn.
Ngoài ra, Excel thiếu tính năng tự động hóa và khó tích hợp với các hệ thống khác, khiến doanh nghiệp phải nhập liệu thủ công, tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. Tỷ lệ lỗi khi nhập dữ liệu thủ công là khoảng 1%, mặc dù con số này có vẻ nhỏ, nhưng khi ngày càng có nhiều dữ liệu về nguyên vật liệu được xử lý thì con số này sẽ tăng lên, kéo theo tụt giảm ngân sách.
Cân bằng giữa chi phí và chất lượng trong quản lý nguyên vật liệu là một bài toán khó với doanh nghiệp, đặc biệt khi giá nguyên liệu liên tục biến động và áp lực cạnh tranh ngày càng cao. Việc chọn nhà cung cấp giá rẻ có thể giúp tiết kiệm chi phí ban đầu nhưng lại tiềm ẩn rủi ro về chất lượng, dẫn đến lỗi sản phẩm, thu hồi hàng và ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu. Theo McKinsey, 45% lỗi sản phẩm có nguyên nhân từ chất lượng nguyên vật liệu kém, trong khi Deloitte cho thấy 60% doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kiểm soát nguồn gốc nguyên liệu.
Ngoài ra, áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng cao như ISO 9001 hay Six Sigma đòi hỏi chi phí đầu tư đáng kể vào hệ thống kiểm soát, công nghệ giám sát và đào tạo nhân sự. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp quá tập trung vào cắt giảm chi phí mà bỏ qua kiểm soát chất lượng, họ có thể đối mặt với tổn thất lớn hơn do hàng lỗi, chi phí bảo hành và mất lòng tin từ khách hàng.
Tự động hóa trong quản lý nguyên vật liệu đang trở thành xu hướng tất yếu, giúp doanh nghiệp giảm lãng phí, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất. Theo ResearchAndMarkets.com, thị trường thiết bị xử lý vật liệu tự động toàn cầu dự kiến sẽ tăng từ 33,3 tỷ USD (2024) lên 51 tỷ USD (2029), với tốc độ tăng trưởng CAGR 8,9%. Sự tăng trưởng mạnh mẽ này phản ánh nhu cầu ngày càng cao đối với các giải pháp tự động hóa như phần mềm quản lý mua hàng, RPA ( robot tự động hoá)… Các công cụ này được ưa chuộng bởi tính ứng dụng cao và thực tiễn của nó:
Quản lý dữ liệu tự động với phần mềm quản lý mua hàng đã giúp doanh nghiệp không còn nỗi lo về các lỗi nhập liệu, lỗi tính toán sai. Phần mềm và công nghệ sẽ tự động phê duyệt các lỗi sai, cảnh báo ngay khi chi phí/ số lượng vượt quá số liệu ban đầu.
Từ đó các doanh nghiệp có cơ hội kiếm tiền từ dữ liệu của mình bằng cách sử dụng thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu giúp chuyển từ hoạt động hỗ trợ quyết định sang thông tin chi tiết dự đoán thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. Dữ liệu từ cảm biến IoT và phân tích chuỗi thời gian có thể cải thiện hiệu suất và thông lượng, do đó giảm thiểu chi phí vốn cho việc tái thiết cơ sở hạ tầng.
Phần mềm quản lý mua hàng cùng với ứng dụng mô hình 3D với mô phỏng dự đoán và máy học để trả lời các câu hỏi mới về quản lý kho dự trữ. Ví dụ, việc hiểu được số lượng kho dự trữ hoặc mức kho tối ưu của bất kỳ bãi chứa hàng hoặc nhà ga hàng rời nào; việc thu thập thông tin tình báo về các loại vật liệu cần được giữ riêng, v.v. đòi hỏi một lượng lớn dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Tự động hóa việc truy cập và quản lý dữ liệu này có thể giúp quy trình trở nên hiệu quả hơn nhiều.
Ngoài việc cải thiện số lượng, dữ liệu này có thể đảm bảo quản lý chất lượng chính xác và có thể dự đoán. Thay vì dựa vào kết quả phòng thí nghiệm để chứng nhận ngưỡng chất lượng khi giao hàng, người vận hành có thể dự đoán chất lượng hàng hóa của mình theo thời gian thực, cho phép nhà sản xuất thực hiện các sửa đổi pha trộn ngay lập tức, điều chỉnh linh hoạt cách nạp hàng vào tàu để tối ưu hóa cách đáp ứng các yêu cầu của hợp đồng.
Việc theo dõi theo thời gian thực mức tồn kho theo thời gian thực giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên liệu, đồng thời giảm 20-30% sai số trong quá trình nhập xuất kho. Hiển thị thời gian thực trên phần mềm quản lý mua hàng cũng hỗ trợ cảnh báo tự động khi nguyên liệu sắp hết hoặc tồn kho vượt mức cần thiết, giúp doanh nghiệp phản ứng kịp thời. Bên cạnh đó, các cảm biến IoT giám sát liên tục nhiệt độ, độ ẩm trong kho để đảm bảo nguyên vật liệu, đặc biệt là thực phẩm, dược phẩm và hóa chất, được bảo quản theo đúng tiêu chuẩn.
Phần mềm quản lý mua hàng nói chung cung cấp nền tảng liền mạch để mua và quản lý vật liệu cho các đơn/ dự án . Phần mềm cung cấp hỗ trợ quy trình làm việc hoàn chỉnh và linh hoạt để quản lý vật liệu hiệu quả thông qua Lập kế hoạch, Mua hàng, Phân bổ, Theo dõi, Giao hàng, Kiểm tra , Phát hành và Nhận hàng. Phần mềm quản lý nguyên vật liệu theo dự án cũng bao gồm hỗ trợ cho Quản lý hàng tồn kho vật liệu và Quản lý tài sản.
Phần mềm không chỉ cập nhật trạng thái nguyên vật liệu theo thời gian thực mà còn cung cấp các công cụ giúp đảm bảo nguyên vật liệu được giao đúng thời điểm và địa điểm. Doanh nghiệp có thể sử dụng tìm kiếm hàng tồn kho để xác nhận nguyên liệu đầu nguồn sẽ có sẵn vào ngày giao hàng, đồng thời nhận thông báo tự động nếu tài liệu hoặc nguyên liệu thượng nguồn không có sẵn hoặc có nguy cơ chậm trễ.
Các doanh nghiệp sử dụng RFID tích hợp với phần mềm đã mang lại độ chính xác kiểm kê cao hơn 95%. Ngoài ra, phần mềm cũng tự động cảnh báo cho các đơn hàng hạ nguồn nếu nguyên vật liệu đến muộn, giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh kế hoạch sản xuất.
Bên cạnh đó, Phần mềm còn hỗ trợ theo dõi nguồn gốc, cách sử dụng và quá trình xử lý nguyên vật liệu, giúp đảm bảo tuân thủ quy định và kiểm soát chất lượng chặt chẽ, từ đó tối ưu hóa chuỗi cung ứng và giảm thiểu rủi ro
>> Khuyến nghị: Tham khảo phần mềm quản lý mua hàng TacsSoft – TacaSoft là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu hiệu quả hơn thông qua giám sát hàng tồn kho theo thời gian thực, tự động cảnh báo rủi ro và tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Phần mềm không chỉ giúp đảm bảo nguyên liệu được cung cấp đúng lúc, đúng chỗ mà còn hỗ trợ theo dõi nguồn gốc, quá trình sử dụng và xử lý nguyên vật liệu.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đáp ứng các tiêu chuẩn tuân thủ, kiểm soát chất lượng chặt chẽ và giảm thiểu rủi ro vận hành, góp phần nâng cao hiệu suất và tối ưu chi phí trong chuỗi cung ứng.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft
Khi quản lý nguyên vật liệu để cho hiệu quả, nhà quản trị có thể tiến hành các biện pháp thực hành sau, có thể nâng cao đáng kể hiệu quả hoạt động và tính bền vững. Sau đây là một số biện pháp thực hành tốt nhất chính:
Người quản lý vật liệu là người ra quyết định cuối cùng khi nói đến kiểm soát chất lượng và phê duyệt nguyên liệu thô để mua. Tuy nhiên, người quản lý vật liệu không thể chỉ đạo mọi quy trình mua hàng và mọi lần kiểm tra chất lượng, vì vậy họ cần thiết lập các quy trình vận hành chuẩn để những người tham gia vào quy trình tuân theo.
Điều đó bao gồm việc đưa ra các thông số kỹ thuật về vật liệu cũng như các yêu cầu về chất lượng và nguồn cung ứng. Đây là cơ sở để tối đa hóa sự phù hợp của sản phẩm và giảm thiểu sự không phù hợp.
Kiểm soát chất lượng hiệu quả bắt đầu trước quá trình sản xuất. Tất nhiên, không có công ty nào có khả năng đánh giá chất lượng của từng đơn vị nguyên liệu thô mà họ nhận được, nhưng các cuộc kiểm tra kiểm soát chất lượng nên được thực hiện thường xuyên, thường xuyên và kỹ lưỡng nhất có thể về mặt tài chính.
Trong hầu hết các trường hợp, các lỗi do chất lượng kém (đặc biệt là các lỗi nội bộ, tức là các lỗi do khách hàng phát hiện, các lỗi đòi hỏi phải trả lại, sửa chữa, v.v.) tốn kém hơn các biện pháp được thực hiện để đảm bảo chất lượng tốt . Hợp tác với các nhà cung cấp có thể cung cấp đúng vật liệu, đúng số lượng, đúng thời điểm một cách đáng tin cậy. Đánh giá các nhà cung cấp dựa trên các yếu tố như chi phí, chất lượng, độ tin cậy và các hoạt động bền vững.
Một phần đáng kể chi phí trung bình của nhà sản xuất đến từ chi phí vật liệu trực tiếp. Do đó, điều hoàn toàn cần thiết là đảm bảo rằng hàng tồn kho dư thừa không chiếm dụng tiền mặt có thể được sử dụng vào mục đích tốt khác. Hơn nữa, việc giữ hàng tồn kho quá lâu có thể dẫn đến hàng hóa bị hư hỏng hoặc bị hỏng.
Điều này đặc biệt đúng trong trường hợp vật liệu có ngày hết hạn. Các nhà sản xuất nên cân nhắc các phương pháp định giá hàng tồn kho khác nhau như: FIFO, LIFO, Trung bình có trọng số… tùy theo bản chất kinh doanh của họ.
Sử dụng các kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho đã được chứng minh có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu suất của SKU và cung cấp kiến thức giúp bạn giảm thiểu chi phí hàng tồn kho.
Bằng cách áp dụng nguyên tắc Pareto (hay quy tắc 80/20) vào quản lý hàng tồn kho, phân tích ABC cho phép bạn ưu tiên SKU của mình theo giá trị tiêu thụ của chúng. Tiến hành phân tích ABC sẽ chia vật liệu của bạn thành ba loại:
– A cho khoảng 20% tổng số SKU chiếm khoảng 80% tổng giá trị tiêu thụ. Những mặt hàng này sẽ nhận được sự chú ý nhiều nhất: mức độ dịch vụ cao hơn, thời gian đánh giá dài hơn, v.v.
– B cho khoảng 30% SKU chiếm khoảng 15% tổng giá trị tiêu dùng. Những mặt hàng này sẽ được chú ý ít hơn các mặt hàng loại A và nhiều hơn các mặt hàng loại C.
– C cho khoảng 50% SKU chỉ chiếm 5% tổng giá trị tiêu thụ. Những SKU này sẽ có lượng tài nguyên được phân bổ cho chúng ít nhất.
Trong trường hợp chỉ có một tham số tỏ ra quá cơ bản khi ưu tiên các mặt hàng của bạn, việc thêm phân tích XYZ vào hỗn hợp cũng cho phép bạn tính đến những biến động trong mô hình tiêu thụ của SKU.
Có rất nhiều giải pháp công nghệ có thể hỗ trợ các nhà sản xuất và quản lý vật liệu cải thiện quy trình kinh doanh của họ. Thiết bị mã vạch, RFID và IoT, và phần mềm quản lý kho hỗ trợ quản lý và theo dõi chặt chẽ hàng tồn kho của bạn. Nhưng thứ bổ sung cho tất cả các lĩnh vực quản lý vật liệu cùng với tất cả các phòng ban khác của một công ty sản xuất là phần mềm quản lý mua hàng
Một phần mềm quản lý mua hàng tốt cho phép các nhà sản xuất phối hợp toàn bộ hoạt động kinh doanh của họ trong một chương trình duy nhất. Điều này bao gồm các quy trình quản lý vật liệu như lập kế hoạch nhu cầu vật liệu, triển khai và bổ sung vật liệu, quản lý nhà cung cấp, kiểm soát chất lượng, kiểm soát và phân tích hàng tồn kho, đóng gói, v.v.
Ngoài ra, phần mềm quản lý mua hàng tốt sản xuất còn hợp lý hóa các quy trình quản lý hoạt động sản xuất khác, bao gồm lập kế hoạch và lịch trình sản xuất, quản lý đơn hàng, ủy quyền trả lại hàng hóa (RMA) và nhiều hơn nữa, cải thiện hoạt động quản lý và hiệu quả trên toàn công ty.
Quản lý vật liệu như một ngành liên tục phát triển, được thúc đẩy bởi những tiến bộ trong công nghệ, chẳng hạn như trí tuệ nhân tạo để phân tích dữ liệu sâu và kết nối tốt hơn giữa các hệ thống và thiết bị để chúng có thể giao tiếp với nhau theo thời gian thực. Sau đây là bốn xu hướng bổ sung đang định hình tương lai của quản lý vật liệu.
Tăng cường số hóa: Với các công nghệ dựa trên đám mây, các doanh nghiệp có thể tập trung dữ liệu hoạt động của mình và cung cấp cho nhân viên chế độ xem theo thời gian thực về quy trình quản lý vật liệu của họ, luôn có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị được kết nối nào. Điều này tạo điều kiện cho việc ra quyết định tốt hơn, cải thiện sự hợp tác và nâng cao hiệu quả. Hai công nghệ cụ thể mà các nhà quản lý vật liệu hiện đại đang triển khai là blockchain và phân tích dự đoán.
Tính bền vững: Như đã đề cập trước đó, các doanh nghiệp ngày càng tập trung vào các hoạt động quản lý vật liệu thân thiện với môi trường hơn. Đây là một phần quan trọng trong nỗ lực rộng rãi tại nhiều công ty nhằm xây dựng chuỗi cung ứng bền vững hơn , giúp giảm tác động của con người và môi trường khi sản xuất và vận chuyển hàng hóa trên toàn cầu. Tính bền vững trong quản lý vật liệu bao gồm việc áp dụng các nguyên tắc kinh tế tuần hoàn, nhấn mạnh vào việc thiết kế sản phẩm xung quanh các vật liệu có thể tái sử dụng và tái chế.
Ví dụ, Sam’s Sofas có thể hợp tác với các đại lý địa phương để triển khai chương trình thu hồi đồ nội thất cũ, theo đó vật liệu được tái chế để sản xuất sản phẩm mới, do đó giảm thiểu dấu chân môi trường cho mọi doanh nghiệp liên quan.
Hợp tác: Nhu cầu về mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các bên liên quan trong chuỗi cung ứng nội bộ và bên ngoài là chìa khóa để quản lý vật liệu thành công. Giao tiếp hiệu quả và chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực giữa các đối tác có thể giúp xác định các vấn đề tiềm ẩn, tối ưu hóa quy trình và thúc đẩy cải tiến.
Ví dụ, một công ty điện tử tiêu dùng có thể hợp tác với các nhà cung cấp của mình để phát triển các thành phần mới tiết kiệm chi phí hơn và được chế tạo bằng các vật liệu dễ kiếm hơn, giúp giảm chi phí cho cả hai đối tác.
Gia công ngoài: Bằng cách ký hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ chuyên biệt để xử lý các chức năng quản lý vật liệu cụ thể, chẳng hạn như tìm nguồn vật liệu hoặc kiểm tra chất lượng vật liệu, các công ty không chỉ được hưởng lợi từ chuyên môn chuyên biệt mà còn có thể tập trung tốt hơn vào năng lực cốt lõi và tiềm năng mở rộng quy mô kinh doanh của mình.
Ví dụ, một nhà sản xuất ô tô đang phát triển có thể gia công mua sắm cho một bên thứ ba có nhiều kinh nghiệm trong việc tìm nguồn linh kiện chất lượng cao, do đó giải phóng các nguồn lực nội bộ để tập trung vào thiết kế và lắp ráp xe.
Quản lý nguyên vật liệu là việc lập kế hoạch chiến lược, phối hợp và kiểm soát tất cả các hoạt động liên quan đến việc mua sắm, lưu trữ, xử lý và sử dụng vật liệu trong một tổ chức sản xuất. Quy trình này nhằm mục đích quản lý chất lượng, nguồn cung ứng và giá cả của vật liệu, cũng như vị trí và sự di chuyển của chúng trong đường ống sản xuất.
Mục tiêu của quản lý nguyên vật liệu là đảm bảo rằng vật liệu phù hợp có sẵn với số lượng phù hợp, đúng thời điểm và đúng điều kiện, đồng thời giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa hiệu quả. Công việc của người quản lý vật liệu là đạt được mục tiêu này bằng cách đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa hàng tồn kho, mua sắm và sản xuất, đồng thời thiết lập các quy trình để truyền đạt yêu cầu về vật liệu và phân phối nguyên liệu thô xuống chuỗi cung ứng.
Trong khi một số tổ chức có thể coi quản lý nguyên vật liệu là một phần của quản lý mua sắm tổng thể, các công ty khác lại coi chúng là các thực thể riêng biệt phục vụ các lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp. Những công ty khác vẫn có thể phân chia chức năng quản lý vật liệu giữa nhiều phòng ban kinh doanh như mua sắm, chuỗi cung ứng, hậu cần, v.v. Điều này thường xảy ra đối với các doanh nghiệp sản xuất hoặc xây dựng lớn hơn.
Là một phần của quản lý mua hàng , quản lý vật liệu bao gồm mọi thứ liên quan đến việc tìm nguồn cung ứng và mua vật liệu. Tuy nhiên, nếu được coi là một phân đoạn riêng biệt của quản lý chuỗi cung ứng, nó sẽ trở thành một liên kết giữa mua sắm và sản xuất, chủ yếu xử lý việc lập kế hoạch nhu cầu vật liệu , phối hợp triển khai và bổ sung vật liệu, và tiến hành kiểm soát chất lượng và phân tích hàng tồn kho cho vật liệu trực tiếp.
Điều đáng nói là vật liệu sử dụng trong sản xuất thường được chia thành vật liệu trực tiếp và gián tiếp. Vật liệu trực tiếp là nguyên liệu thô được sử dụng trong các sản phẩm mà công ty sản xuất: cao su trong lốp xe, đường trong soda, v.v. Vật liệu gián tiếp là các mặt hàng và vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất không tạo nên chính sản phẩm. Chúng có thể bao gồm keo dán, kim bấm, thiết bị hoặc phụ tùng thay thế. Trong hầu hết các trường hợp, quản lý vật liệu bao gồm kiểm soát dòng chảy của cả hai.
Việc triển khai các quy trình quản lý vật liệu hiệu quả mang lại nhiều lợi ích có thể lan tỏa trong toàn bộ hoạt động của bạn.
Thu mua hợp lý. Quản lý vật liệu đảm bảo thu mua đúng vật liệu với số lượng phù hợp, cho phép các công ty hợp lý hóa quy trình thu mua và loại bỏ chi phí dư thừa. Thu mua chính xác giúp ngăn ngừa lãng phí và có thể tiết kiệm đáng kể.
Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả: Một trong những khía cạnh chính của quản lý vật liệu là duy trì mức tồn kho tối ưu. Điều này có thể ngăn ngừa tình trạng tồn kho quá mức và hết hàng , giảm chi phí liên quan đến việc lưu trữ không cần thiết hoặc đặt hàng gấp, dẫn đến hiệu quả chi phí tổng thể.
Kho bãi hiệu quả: Tổ chức và kiểm soát hoạt động kho bãi hợp lý dẫn đến việc sử dụng không gian tốt hơn và giảm chi phí. Quản lý vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được hiệu quả hoạt động này.
Lịch trình sản xuất chính xác: Quản lý vật liệu hiệu quả cho phép lập kế hoạch và thực hiện lịch trình sản xuất chính xác. Bằng cách dự báo chính xác nhu cầu và tính khả dụng của vật liệu, doanh nghiệp có thể đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ và không bị gián đoạn. Sản xuất đúng hạn này không chỉ giảm thời gian chết mà còn thúc đẩy hiệu quả hoạt động chung và sự hài lòng của khách hàng, vì giao hàng đúng hạn trở thành quy tắc chứ không phải là ngoại lệ.
Thúc đẩy tính bền vững: Với khái niệm Quản lý vật liệu bền vững, các tổ chức có thể giảm tác động đến môi trường và bảo tồn tài nguyên thiên nhiên. Phương pháp tiếp cận vòng đời này thúc đẩy hiệu quả sử dụng tài nguyên và đóng góp vào các sáng kiến về trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.
Kiểm soát chất lượng nâng cao: Quy trình quản lý vật liệu nghiêm ngặt có thể giúp đảm bảo chất lượng vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất. Điều này không chỉ cải thiện quy trình sản xuất mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm cuối cùng, dẫn đến sự hài lòng của khách hàng tốt hơn.
Giảm chất thải: Bằng cách áp dụng các nguyên tắc của nền kinh tế tuần hoàn và quản lý chất thải hiệu quả, quản lý vật liệu có thể góp phần giảm chất thải rắn. Nó tối đa hóa việc sử dụng và tái sử dụng tài nguyên, không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn giúp bảo tồn tài nguyên thiên nhiên.
Tóm lại, quản lý nguyên vật liệu, khi được thực hiện đúng cách, có thể mang lại lợi ích về kinh tế, hoạt động và môi trường. Nó đảm bảo hiệu quả và tính bền vững trong việc sử dụng vật liệu, hỗ trợ đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả và đóng vai trò quan trọng trong hiệu suất của bất kỳ công ty sản xuất nào.
Có năm chức năng chính liên quan đến quản lý vật liệu, hoạt động cùng nhau để tạo ra luồng vật liệu trơn tru và hiệu quả. Bằng cách liên tục theo dõi các lĩnh vực này, doanh nghiệp có thể nhận ra những gì đang hiệu quả và xác định những lĩnh vực cần cải thiện.
Lên kế hoạch nhu cầu vật liệu (MRP) là phương pháp lập kế hoạch cung ứng tính toán vật liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm dựa trên dự báo bán hàng, lịch trình sản xuất, hóa đơn vật liệu, mức tồn kho hiện tại và thời gian giao hàng. Ví dụ, một nhà sản xuất đồ nội thất sẽ sử dụng MRP để xác định lượng gỗ, vải và các nguyên liệu thô khác cần thiết để đáp ứng các đơn hàng đến và dự kiến mà không bị tồn kho quá mức.
Quản lý mua sắm/thu mua giám sát việc tìm nguồn cung ứng và mua vật liệu, bao gồm nghiên cứu và thẩm định nhà cung cấp, đàm phán giá cả và điều khoản hợp đồng có lợi, và xử lý vô số nhiệm vụ kế toán liên quan đến việc mua vật liệu. Tại các công ty nhỏ hơn, các chức năng này thường do một nhóm duy nhất xử lý; tại các tổ chức lớn hơn, chúng có thể thuộc về một số nhóm riêng biệt.
Dù bằng cách nào, nhân viên có thể tạo thêm giá trị bằng cách làm việc chặt chẽ với nhà cung cấp để xác định và triển khai các ý tưởng, công nghệ và quy trình mới nhằm cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng.
Quản lý hàng tồn kho là hoạt động kiểm soát, theo dõi và bổ sung hàng tồn kho để đảm bảo rằng có đủ lượng vật liệu cần thiết tại nơi bạn cần. Nếu thực hiện đúng, hoạt động này sẽ ngăn ngừa tình trạng tồn kho quá mức và các chi phí vận chuyển liên quan, cũng như tình trạng hết hàng khiến khách hàng tiềm năng chuyển thẳng sang đối thủ cạnh tranh. Quản lý hàng tồn kho cũng bao gồm việc tiến hành kiểm toán hàng tồn kho thường xuyên và theo dõi dữ liệu bán hàng để xác định các mặt hàng chậm luân chuyển hoặc lỗi thời.
Quản lý kho quản lý thiết kế kho và kiểm soát việc lưu trữ và di chuyển vật liệu trong tòa nhà để tối đa hóa hiệu quả. Quản lý kho bao gồm bố trí hợp lý và quy hoạch mặt bằng của các cơ sở của bạn và các quy trình đóng gói và lấy hàng hiệu quả; quy trình sau có thể được đẩy nhanh bằng hệ thống lấy hàng bằng rô-bốt, rô-bốt di động tự động (AMR) và hệ thống lưu trữ và lấy hàng tự động.
Quản lý vận tải điều phối việc di chuyển vật liệu từ nhà cung cấp đến cơ sở sản xuất để đảm bảo giao hàng đúng hạn. Quản lý vận tải xác định phương thức vận tải phù hợp nhất (hoặc các phương thức) (hàng không, đường bộ hoặc đường biển), lựa chọn các tuyến đường cải thiện thời gian giao hàng, nỗ lực đảm bảo giá cước vận tải cạnh tranh giúp giảm chi phí vận chuyển, v.v.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
