Quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình là một quá trình tốn nhiều thời gian trong quy trình quản lý dự án xây dựng, cả tại công trường và văn phòng. Tuy nhiên, bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc đánh giá tình trạng dự án đều khiến các hành động khắc phục trở nên mò mẫm, thiếu chính xác.
59% nhà thầu vẫn dựa vào các quy trình thủ công để thu thập và theo dõi dữ liệu hay nhiều người trong ngành xây dựng vẫn đang dựa vào WhatsApp và Excel để quản lý dự án. Mặc dù là những công cụ hữu ích, nhưng chúng không thể cung cấp cho bạn khả năng quan sát toàn bộ công trường và kết nối các cập nhật từ hiện trường với kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của bạn. Kết quả là, bạn có thể nhanh chóng bị lạc lối trong một biển thông tin thiếu bối cảnh. Và nếu không có dữ liệu chính xác, việc theo dõi tiến độ xây dựng là điều không thể.
Đây cũng là lý do khiến nhu cầu về một phương pháp hiệu quả, công nghệ xây dựng mới như ứng dụng BIM trong xây dựng, cho theo dõi tiến độ xây dựng trở nên rõ ràng. Cả quản lý dự án và quản lý công trường đều cần một giải pháp được xây dựng dành riêng cho ngành xây dựng, cho phép họ luôn theo dõi dự án của mình, quản lý chất lượng công trình kịp thời để có thể tự tin lên kế hoạch cho các bước tiếp theo.
Vậy làm thế nào để thành công trong quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình? Bài viết sẽ chỉ ra 5 cách giúp bạn đạt được điều đó.
Hiện tại, ngành xây dựng đang thực hiện các bước đi chiến lược hướng tới việc áp dụng các công nghệ tiên tiến. Thay vì theo dõi bằng giấy tờ truyền đi truyền lại giữa các bên, các công ty cũng dần chuyển sao sử dụng các phần mềm dành riêng cho việc quản lý tiến độ thi công. Phần mềm quản lý tiến độ dự án đóng vai trò then chốt cho thành công của dự án bạn. Nó sẽ tự động liệt kê những hoạt động chưa hoàn thành đúng thời hạn và gây ra chậm trễ cho dự án.
Vì thế với một dự án có hàng nghìn hoạt động chạy song song, bạn không thể giám sát tiến độ dự án hiệu quả mà không có công nghệ. Phần mềm quản lý dự án xây dựng mà các doanh nghiệp có thể tham khảo như phần mềm Smart Build có các tính năng vượt trội như:
Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án xây dựng SMART BUILD
Theo Grand View research, quy mô ngành xây dựng sử dụng phần mềm quản lý quá trình thực hiện dự án năm 2022 lớn thứ 3 trên thế giới, chỉ sau ngành IT & Viễn thông và ngành tài chính ngân hàng. Đặc biệt, 53,7% các công ty xây dựng trong năm 2021 báo cáo rằng họ có quy trình thử nghiệm và triển khai các công nghệ mới, đặc biệt là cho các vấn đề liên quan đến quy trình thi công.
Sau khi mục tiêu và nhiệm vụ được xác định để quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình, bạn cần lựa chọn ra đâu là phương pháp theo dõi tiến độ phù hợp nhất với dự án. Có nhiều kỹ thuật khác nhau có thể được sử dụng, bao gồm nhật ký hàng ngày kiểm tra thực tế. Cách tiếp cận được sử dụng sẽ phụ thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của dự án, cũng như nguồn lực và ngân sách sẵn có. Dưới đây là một số phương pháp theo dõi tiến độ thi công xây dựng công trình phổ biến với các nhà thầu:
Một trong những phương pháp quan trọng nhất là duy trì nhật ký hàng ngày, bao gồm nhật ký thời gian làm việc của công nhân, bảng chấm công,… Quản lý cần thường xuyên xem xét các nhật ký được lập để đảm bảo mọi người đến đúng giờ. Nó cũng có thể được sử dụng để xác định xem một công nhân có đang hoàn thành ca làm việc của mình hay không, hỏi lý do về việc này và giải quyết thiếu sót.
Nó sẽ giúp đánh giá số giờ dành cho từng hoạt động và dự đoán các nhiệm vụ sắp tới. Mức độ năng suất được phân tích bằng cách sử dụng các nhật ký này. Nhật ký hàng ngày cũng giúp đảm bảo việc giao hàng theo lịch trình không bị chậm trễ và tình trạng thiếu vật liệu không gây ra đình công tại công trường.
Trong khi các dự án truyền thống thường lập danh sách sửa chữa vào cuối quá trình xây dựng, bạn nên xem xét các dự án và triển khai phương pháp lập danh sách sửa chữa liên tục (punchlist-as-you go) (tức là lập danh sách sửa chữa liên tục trong suốt quá trình xây dựng khi các phần việc hoàn thành). Theo khảo sát, có 44% nhà thầu đang áp dụng phương pháp punchlist-as-you-go cho ít nhất một nửa số dự án của họ. Những người tham gia vào dự án sẽ cung cấp về tần suất và tác động của các vấn đề phát sinh khiến việc bàn giao dự án bị trì hoãn.
Ngoài ra, thay vì đến trực tiếp các công trường để giám sát tiến độ, giờ đây bạn có thể quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình bằng cách sử dụng máy quét laser và các thiết bị hiện đại như camera bay không người lái (drone). Video và hình ảnh giúp quản lý dự án cập nhật tình trạng dự án theo thời gian thực. Phương pháp cập nhật tiến độ công trường này rất nhanh chóng và hiệu quả, giảm thiểu các lỗi có thể xảy ra trong báo cáo tiến độ thủ công.
Với rất nhiều thứ diễn ra trong quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình, việc theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ xây dựng riêng lẻ sẽ rất hữu ích. Các công cụ theo dõi tiến độ xây dựng phù hợp sẽ cho phép bạn phân tích tiến độ theo nhóm, theo hạng mục công việc hoặc thậm chí theo từng nhiệm vụ riêng lẻ. Tuyệt vời hơn nữa, nó sẽ cho phép bạn thiết lập quy trình làm việc ngay từ đầu, để mọi người đều hiểu cách thức tiến hành dự án.
Với các phương pháp theo dõi được áp dụng, đã đến lúc bắt đầu giám sát tiến độ thường xuyên. Điều này có thể bao gồm báo cáo tiến độ hàng ngày hoặc hàng tuần, kiểm tra tại công trường hoặc cập nhật thường xuyên thông qua các công cụ kỹ thuật số. Điều quan trọng là theo dõi tiến độ một cách nhất quán và chính xác để đảm bảo công việc luôn đúng tiến độ và ngân sách.
Theo dõi tiến độ công trình là một trong những tình huống khó khăn nhất trong xây dựng, vì nó bao gồm rất nhiều yếu tố và liên tục thay đổi như yếu tố môi trường hay nguồn lực, cụ thể như:
Đây có thể coi là yếu tố khó kiểm soát trong quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình. Các ảnh hưởng từ thời tiết như lũ lụt, bão, động đất hay nắng nóng gay gắt có thể ảnh hưởng đến sức khỏe và năng suất làm việc của công nhân, dẫn đến việc giảm tốc độ thi công. Như vậy, theo dõi liên tục tiến độ giúp bạn đưa ra nhiều giải pháp phòng tránh, dự trù cho từng tình huống cụ thể, giúp bạn giảm thiểu rủi ro nhất có thể.
Nguồn lực trong theo dõi tiến độ thi công là những yếu tố cần thiết để thực hiện các công việc thi công theo kế hoạch. Các nguồn lực này có thể được chia thành hai nhóm chính là nguồn lực hữu hình (nhân lực, vật liệu, thiết bị, mặt bằng thi công) và nguồn lực vô hình (kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng và mối quan hệ giữa các bên) và mỗi một nguồn lực khác nhau cần các kế hoạch theo dõi chi tiết khác nhau.
Như với một dự án xây nhà ở, việc phân tích tình trạng thiếu hụt thép cho giai đoạn xây dựng khung sườn giúp bạn điều chỉnh các lần cung cấp mới kịp thời, đảm bảo các bước tiếp theo thực hiện theo đúng tiến độ
Nhờ có sự trợ giúp của các công cụ như trên, bạn có thể tập trung tất cả thông tin lịch trình trên đám mây để các nhóm dự án có thể truy cập vào lịch trình mới nhất theo thời gian thực. Việc truy cập vào lịch trình mới nhất ngay trong tầm tay sẽ cải thiện đáng kể quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình.
Thuật ngữ phân tích dữ liệu không chỉ nhắc đến riêng trong môi trường công nghệ, kỹ thuật mà nó cũng có thể áp dụng trong ngành xây dựng, đặc biệt là khi quản lý tiến độ các dự án xây dựng. Nếu một phần cụ thể của dự án mất nhiều thời gian hơn dự kiến, quản lý dự án cần cân nhắc phân bổ thêm nguồn lực để hoàn thành hạng mục đó đúng hạn và tránh chậm trễ nghiêm trọng cho dự án.
Giả sử một nhà thầu lát sàn đồng ý hoàn thành dự án 5000m2 trong vòng 10 ngày. Tiến độ trung bình của dự án đó không nên thấp hơn 500m2 mỗi ngày. Nếu xảy ra trường hợp 1 ngày chưa hoàn thành đúng theo tiến độ đề ra, nhà thầu cần đưa ra giải pháp thêm 1-2 người hỗ trợ mà vẫn tối ưu được chi phí phát sinh. Việc này cũng đảm bảo các hoạt động kế tiếp bắt đầu đúng hạn và dự án không bị chậm trễ.
Ngoài ra, bạn nên dựa trên dữ liệu từ các dự án trước đây, tiến hành phân tích các vấn đề về chất lượng thi công làm gián đoạn quá trình, từ đó giúp các dự án hiện tại và sắp tới tránh được các phát sinh đó. Là một nhà thầu, bạn cần xem xét lại các dự án đã qua trên các tiêu chí:
Với ví dụ như trong 10 dự án trước đây, đã có 5 trường hợp xảy ra vấn đề về chất lượng thi công phần móng do sử dụng vật liệu không đảm bảo chất lượng, làm mất thời gian sửa chữa lại, thời gian tìm vật liệu mới và mất đi uy tín trong mắt khách hàng. Dựa trên những kinh nghiệm đó, bạn sẽ chọn được đâu là nguồn vật liệu chất lượng cao mà không cần dành quá nhiều thời gian vào khảo sát nguyên vật liệu.
Trong môi trường năng động và phức tạp của quản lý tiến độ công trình, giao tiếp hiệu quả đóng vai trò như sợi dây kết nối các bên liên quan, đảm bảo dự án được tiến hành trơn tru và hoàn thành đúng mục tiêu. Con đường tới đích luôn thay đổi, đội ngũ thi công phải được thông báo về các hoạt động nằm trên con đường tới đích. Và giao tiếp là chìa khóa để hoàn thành dự án thành công.
Theo một nghiên cứu của Viện Nghiên cứu Xây dựng Hoa Kỳ (CII), giao tiếp kém là nguyên nhân dẫn đến 71% sai sót trong xây dựng. Vì vậy, người quản lý dự án cần đảm bảo các ưu tiên của dự án được truyền đạt rõ ràng đến toàn bộ nhóm. Mỗi cuộc họp cần thảo luận về những điểm nghẽn của dự án và cùng nhau đưa ra các ý tưởng giải pháp, từ đó giúp cải thiện giao tiếp và sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm, đưa dự án đi theo đúng lộ trình đã đề ra.
Các nhiệm vụ mới thường được giao trong các cuộc họp và đôi khi có thể bị lãng quên, gây nên sự chậm trễ trong thi công. Bạn có thể cải thiện sự phối hợp nhóm và theo dõi nhiệm vụ bằng cách ghi lại biên bản cuộc họp, lên kế hoạch cho các cuộc họp tiếp theo, và giao và theo dõi nhiệm vụ đến khi hoàn thành.
Một số cách để giao tiếp thường xuyên và hiệu quả hơn:
Cụm từ quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình có vẻ đơn giản, nhưng tác động của nó đối với các dự án xây dựng của bạn là rất lớn. Thực tế, theo dõi tiến độ là quá trình giám sát và đánh giá tiến độ của dự án xây dựng của bạn.
Đó là một công cụ quan trọng giúp bạn được thông báo và kiểm soát, cho phép bạn đưa ra quyết định sáng suốt để giữ cho công việc của mình đúng hướng. Từ việc theo dõi tiến độ của từng nghề đến việc giám sát toàn bộ dòng thời gian, giám sát tiến độ xây dựng là một bộ phận quan trọng của quản lý dự án thành công.
Đã qua cái thời chỉ dựa vào các cuộc tham quan công trường và các cuộc họp để theo dõi tiến độ. công nghệ ngày nay cung cấp cho chúng ta một loạt các công cụ sáng tạo như Mô hình thông tin xây dựng (BIM) giúp theo dõi tiến độ nhanh hơn, hiệu quả hơn và chính xác hơn. Từ các ứng dụng di động đến phần mềm dựa trên đám mây, các lựa chọn là vô tận. Nhưng không chỉ là sở hữu công nghệ mới nhất, mà còn là sử dụng nó theo cách phù hợp với nhóm của bạn và dự án của bạn.
Xây dựng là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự phối hợp và hợp tác giữa nhiều bên liên quan, bao gồm nhà thầu, nhà thầu phụ, nhà cung cấp và chủ sở hữu. Vậy nên việc theo dõi tiến độ đóng vai trò cốt yếu trong kết quả của dự án, cụ thể như:
Tránh trì hoãn và làm lại
Bằng cách theo dõi tiến độ xây dựng, các nhà quản lý dự án có thể xác định sớm các sự chậm trễ hoặc vấn đề tiềm ẩn. Những thay đổi về điều kiện thời tiết, gián đoạn chuỗi cung ứng hoặc các vấn đề bất ngờ tại công trường thường không thể tránh khỏi, nhưng việc dự đoán được những sự chậm trễ này sẽ cung cấp cho bạn thông tin cần thiết để điều chỉnh hướng đi.
Điều này cho phép các nhà lãnh đạo dự án nhanh chóng hành động để giảm thiểu tác động của những sự chậm trễ này và tránh việc làm lại tốn kém, thường có thể phát sinh khi các dự án bị chậm tiến độ.
Trách nhiệm và minh bạch
Theo dõi tiến độ xây dựng cung cấp một hồ sơ rõ ràng và khách quan về tiến độ của dự án, có thể được sử dụng để chứng minh trách nhiệm và minh bạch. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các dự án có nhiều bên liên quan hoặc chuỗi cung ứng phức tạp, vì nó có thể giúp xây dựng niềm tin và sự tự tin vào nhóm quản lý dự án.
Quản lý ngân sách tốt hơn
Bằng cách theo dõi tiến độ xây dựng, các nhà quản lý dự án có thể theo dõi ngân sách và chi phí của dự án hiệu quả hơn. Điều này có thể giúp xác định bất kỳ khu vực nào mà chi phí vượt quá ước tính, cho phép các nhà lãnh đạo dự án thực hiện các hành động khắc phục trước khi dự án vượt quá ngân sách. Ngoài ra, việc theo dõi tiến độ xây dựng có thể giúp các nhà quản lý dự án tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và giảm thiểu lãng phí, điều này có thể giúp kiểm soát chi phí dự án hơn nữa.
Kiểm soát chất lượng được cải thiện
Cuối cùng, việc theo dõi tiến độ xây dựng nâng cao kiểm soát chất lượng bằng cách cho phép các nhà quản lý dự án giám sát tiêu chuẩn hiệu suất do các nhà thầu và nhà thầu phụ cung cấp. Điều này có thể giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện công việc, cho phép thực hiện các hành động khắc phục kịp thời để đảm bảo dự án cuối cùng đáp ứng các tiêu chuẩn yêu cầu.
Thành công trong quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình không chỉ nằm ở việc phát triển một kế hoạch tốt mà còn nằm ở việc thành thạo thực thi, giám sát và giữ cho quá trình xây dựng đồng bộ với kế hoạch.
Đây không chỉ là một quy tắc để làm theo. Nó là một chiến lược thay đổi cuộc chơi, tăng cường hiệu quả và sản lượng. Các công ty xây dựng nên tận dụng công nghệ và phương pháp hiệu quả để theo dõi, giám sát dự án, Các phương pháp này chính là công cụ giúp doanh nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh so với đối thủ, nâng tầm vị thế trong mắt khách hành.
Tìm hiểu thêm về phần mềm ngành xây dựng, bất động sản
Tacasoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý dự án xây dựng SMART BUILD của Tacasoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng.
Với khả năng quản lý nhân công hiệu quả, tự động hóa quy báo cáo và phân tích dữ liệu sâu sắc…..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro trong các bộ phận khác nhau cùng đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
Tacasoft,
