Trong môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp và biến động, việc quản lý tài chính hiệu quả là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp duy trì sự cạnh tranh và phát triển bền vững. Công nghệ hiện đại cung cấp những giải pháp mạnh mẽ để cải thiện quy trình lập báo cáo tài chính và tối ưu hóa phân tích dữ liệu báo cáo tài chính.
Từ việc tự động hóa quy trình kế toán đến việc áp dụng các hệ thống báo cáo tài chính thông minh, các công nghệ này giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác trong việc quản lý tài chính. Những giải pháp công nghệ này đang trở thành công cụ không thể thiếu, giúp các doanh nghiệp đạt được hiệu quả tối ưu và đưa ra quyết định thông minh hơn trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt.
Quản lý tài chính hiệu quả là chìa khóa cho sự thành công và bền vững của doanh nghiệp. Bằng cách lập kế hoạch, ra quyết định, phân tích và kiểm soát tài chính, doanh nghiệp có thể vượt qua khó khăn, tận dụng cơ hội và đảm bảo sự ổn định. Việc nắm rõ tác động của các quyết định đến lợi nhuận, dòng tiền và sức khỏe tài chính giúp doanh nghiệp duy trì tăng trưởng lâu dài.
Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ hiện nay, việc quản lý tài chính đóng vai trò vô cùng quan trọng, là yếu tố sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc quản lý tài chính tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn gặp nhiều khó khăn, việc này bao gồm cả những thách thức bên ngoài và bên trong doanh nghiệp.
Biến động lãi suất và chi phí vay: Lãi suất thường xuyên thay đổi do ảnh hưởng từ yếu tố kinh tế, chính trị, và thị trường tài chính toàn cầu, cũng như chính sách của ngân hàng trung ương. Khi lãi suất tăng, chi phí vay của doanh nghiệp cũng tăng, tạo áp lực tài chính nặng nề hơn. Quản lý tài chính cần phải theo dõi sát diễn biến lãi suất để có những chiến lược linh hoạt, nhằm giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chi phí vay.
Rủi ro từ biến động giá tài sản: Giá cả biến động có thể ảnh hưởng lớn đến giá trị tài sản của doanh nghiệp, đặc biệt là khi doanh nghiệp đầu tư vào các công ty niêm yết hoặc các tài sản dễ biến động. Ví dụ, nếu thị trường bất động sản sụt giảm đột ngột, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc duy trì giá trị tài sản và đảm bảo thanh khoản. Điều này đòi hỏi quản trị tài chính phải chủ động trong việc bảo toàn giá trị và duy trì sự ổn định về tài chính.
Thay đổi chính sách: Các thay đổi về thuế, pháp luật, chính sách tiền tệ đều tác động trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao các thay đổi này và có những điều chỉnh phù hợp và phải đảm bảo tuân thủ các quy định mới nhất về thuế và pháp luật của Chính phủ.
Suy giảm cầu: Khi nhu cầu của thị trường giảm, doanh thu của doanh nghiệp cũng giảm theo. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm kiếm các thị trường mới, đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ, đồng thời cắt giảm chi phí để duy trì hoạt động.
Áp lực từ ngân hàng và nguồn vốn: Các tiêu chuẩn cho vay ngày càng chặt chẽ hơn, cùng với lãi suất có thể tăng và khả năng cung ứng vốn giảm, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc duy trì nguồn vốn. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần xây dựng mối quan hệ bền vững với ngân hàng, tạo dự trữ tài chính và xem xét các phương án vốn khác nhau.
Có thể thấy, những rủi ro mà doanh nghiệp đối mặt không tồn tại độc lập mà có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Ví dụ, khi lãi suất tăng, nhu cầu tiêu dùng có thể giảm, dẫn đến doanh thu của doanh nghiệp giảm, và từ đó gây áp lực lên khả năng trả nợ của doanh nghiệp. Song song với quản lý tài chính, doanh nghiệp cũng cần xây dựng các hệ thống quản trị rủi ro và các phương án dự phòng, đa dạng hóa nguồn thu nhập và tăng cường quan hệ hợp tác với các đối tác và ngân hàng.
Dữ liệu không đồng nhất và thiếu chính xác
Một trong những thách thức lớn nhất trong quản lý tài chính nội bộ là việc dữ liệu tài chính không được thu thập, quản lý và xử lý một cách đồng nhất. Dữ liệu thường bị phân tán qua nhiều nguồn khác nhau và không được tích hợp một cách nhất quán.
Hơn nữa, việc xử lý thủ công, thông qua các bảng tính hoặc các phương pháp không tự động hóa, dễ dẫn đến sai sót và làm cho dữ liệu trở nên thiếu chính xác. Những sai lệch này không chỉ ảnh hưởng đến việc lập báo cáo tài chính mà còn làm giảm độ tin cậy của các chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu suất kinh doanh. Kết quả là, các quyết định tài chính có thể bị lệch hướng do dựa trên thông tin không chính xác.
Thiếu nguồn nhân lực có kỹ năng chuyên sâu về quản lý tài chính
Một yếu tố cốt lõi khác là sự thiếu hụt nhân lực có kiến thức và kỹ năng quản lý tài chính chuyên sâu. Quản trị tài chính không chỉ đơn giản là việc theo dõi thu chi hay lập báo cáo, mà còn đòi hỏi khả năng phân tích dữ liệu, dự đoán xu hướng tài chính và phát triển các chiến lược phù hợp với tình hình kinh doanh.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa có đủ nhân viên có khả năng xử lý những nhiệm vụ phức tạp này. Điều này dẫn đến hạn chế trong việc phân tích tài chính, xác định các cơ hội hoặc rủi ro tài chính, và triển khai các biện pháp quản lý hiệu quả. Do đó, khả năng tối ưu hóa nguồn lực tài chính cũng bị giảm đi đáng kể.
Thiếu công cụ và hệ thống hỗ trợ quản lý tài chính hiện đại
Trong bối cảnh công nghệ phát triển, việc áp dụng các phần mềm quản lý tài chính hiện đại là yếu tố quan trọng để tối ưu hóa quy trình tài chính. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, vẫn dựa vào các công cụ quản lý tài chính truyền thống hoặc chưa có hệ thống tích hợp hiệu quả.
Sự thiếu hụt này không chỉ làm giảm tính tự động hóa trong việc theo dõi và phân tích dữ liệu tài chính mà còn khiến quy trình xử lý trở nên phức tạp, mất thời gian và dễ phát sinh sai sót. Khi không có hệ thống hiện đại hỗ trợ, doanh nghiệp cũng sẽ gặp khó khăn trong việc nắm bắt tình hình tài chính theo thời gian thực và đưa ra những dự báo chính xác cho tương lai, điều này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng ra quyết định chiến lược của doanh nghiệp.
Quản lý dòng tiền không hiệu quả
Dòng tiền là yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp, nhưng việc quản lý dòng tiền không hiệu quả vẫn là một thách thức lớn. Một số doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc dự đoán luồng tiền vào và ra, dẫn đến tình trạng thiếu hụt tiền mặt vào những thời điểm quan trọng hoặc không tận dụng được cơ hội đầu tư khi có nguồn tiền nhàn rỗi. Quản lý dòng tiền yếu kém không chỉ khiến doanh nghiệp mất đi sự linh hoạt mà còn dễ rơi vào tình trạng mất thanh khoản, thậm chí đối diện với nguy cơ phá sản nếu không được kiểm soát chặt chẽ.
Thiếu chiến lược quản lý rủi ro tài chính
Trong môi trường kinh doanh biến động, việc quản lý rủi ro tài chính là yêu cầu bắt buộc. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa xây dựng được chiến lược quản lý rủi ro tài chính toàn diện: chưa lường trước được rủi ro về tỷ giá, lãi suất, biến động giá nguyên vật liệu, và những yếu tố bất ngờ từ thị trường.
Thiếu sót này có thể dẫn đến tổn thất lớn khi những biến động xảy ra mà doanh nghiệp không có biện pháp ứng phó kịp thời. Việc không chủ động trong việc quản lý rủi ro cũng làm giảm khả năng bảo vệ tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp trước các cú sốc tài chính.
Hạn chế trong việc lập kế hoạch và dự báo tài chính
Kế hoạch và dự báo tài chính chính xác là nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xây dựng các kế hoạch tài chính dài hạn do thiếu thông tin, kinh nghiệm hoặc phương pháp dự báo hiệu quả. Điều này khiến doanh nghiệp không dự đoán được các nhu cầu tài chính trong tương lai hoặc không điều chỉnh được chiến lược khi có sự thay đổi đột ngột trong môi trường kinh doanh. Việc dự báo tài chính không chính xác có thể dẫn đến việc thiếu vốn, mất cân đối tài chính, hoặc bỏ lỡ cơ hội phát triển.
Xung đột lợi ích và thiếu minh bạch trong quản lý tài chính nội bộ
Cuối cùng, một vấn đề tiềm ẩn khác là xung đột lợi ích giữa các bộ phận hoặc giữa các cấp quản lý trong doanh nghiệp. Khi các mục tiêu tài chính không được truyền đạt rõ ràng và nhất quán, sự thiếu minh bạch có thể làm gia tăng các quyết định tài chính mang tính chủ quan, dẫn đến sự lãng phí tài nguyên hoặc quản lý sai định hướng. Ngoài ra, thiếu minh bạch trong báo cáo tài chính còn gây khó khăn trong việc kiểm soát chi phí và ngăn chặn tình trạng gian lận, điều này có thể làm suy yếu niềm tin của các nhà đầu tư và đối tác kinh doanh.
Tóm lại, việc quản lý tài chính nội bộ của doanh nghiệp không chỉ đối mặt với những thách thức bên ngoài như lãi suất, thay đổi về chính sách và nhu cầu thị trường, mà còn đối mặt với những khó khăn nội bộ như về dữ liệu và nhân lực, thiếu công cụ hiện đại, quản lý dòng tiền yếu kém,… Những thách thức này đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược toàn diện, đầu tư vào công nghệ và nâng cao năng lực quản lý để vượt qua và phát triển bền vững.
Đây là chìa khóa để quản lý dự án tài chính hiệu quả. Ngoài ra, việc theo dõi chính xác các chỉ số dành riêng cho từng doanh nghiệp và từng dự án sẽ giúp công ty sắp xếp thứ tự ưu tiên các dự án tốt hơn để đạt được mục tiêu doanh thu của mình. Các chỉ số quan trọng cần theo dõi khi quản lý tài chính:
Chi phí thực tế (Actual Cost – AC): Chi phí thực tế của dự án là số tiền doanh nghiệp đã chi cho dự án đó. Chú ý rằng đây không phải là ước tính mà là số tiền thực sự mà doanh nghiệp đã chi tiêu. Bạn có thể dễ dàng tính toán nó bằng cách cộng tất cả các chi phí được thực hiện trong suốt vòng đời của dự án.
Giá trị thu được (Earned Value – EV): Giá trị thu được hay chi phí công việc được thực hiện theo ngân sách (BCWP) là thước đo giá trị doanh nghiệp đã kiếm được từ số tiền chi cho một dự án cho đến thời điểm tính. Nói cách khác, giá trị kiếm được là một cách kiểm tra thực tế về việc doanh nghiệp đang hoạt động hiệu quả như thế nào trong phạm vi ngân sách xác định từ trước, bằng cách lấy giá trị của công việc đã hoàn thành và so sánh với ngân sách dự án đã được phê duyệt trong khoảng thời gian đó. Công thức tính giá trị thu được:
EV = % công việc hoàn thành x Ngân sách khi hoàn thành (BAC)
Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI): Chỉ số hiệu suất chi phí cho phép doanh nghiệp xem xét không chỉ số tiền chi tiêu để hoàn thành dự án mà còn cho biết doanh nghiệp đang sử dụng tiền tốt như thế nào. CPI cung cấp một kiểm tra ngay lập tức về hiệu suất chi phí tại bất kỳ điểm nào trong dự án. Để tìm chỉ số này, hãy lấy Giá trị thu được của công việc hoặc dự án của bạn và chia cho Chi phí thực tế:
CPI = EV/AC
Chi phí chênh lệch (Cost Variance – CV): Chi phí chênh lệch cho phép bạn thấy sự khác biệt giữa số lượng giá trị mà bạn kiếm được trên một công việc và chi phí thực tế yêu cầu thực hiện. Chỉ số này được tính bằng cách lấy Giá trị kiếm được trừ đi Chi phí thực tế.
CV = EV – AC
Phương sai lịch trình (Schedule Variance – SV): Phương sai lịch trình cung cấp một cái nhìn tổng quan về mức độ đúng tiến độ của dự án của bạn. Công thức tính phương sai lịch trình:
SV = EV – PV
Chỉ số này xem xét công việc đã được lập ngân sách và lên lịch để cho biết liệu dự án có chậm hơn hay nhanh hơn dự kiến. Giống như CV, phương sai lịch trình âm có nghĩa là doanh nghiệp đang chậm tiến độ và ngược lại.
Tỷ suất lợi nhuận gộp (Gross Profit Margin): Tỷ suất lợi nhuận gộp là tổng số tiền doanh nghiệp kiếm được từ một dự án sau khi trừ đi các chi phí để hoàn thành nó.
Tỷ suất lợi nhuận gộp = (Lợi nhuận/Doanh thu thuần) x 100
Nói chung, tỷ suất lợi nhuận gộp càng cao thì dự án càng mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Lợi tức đầu tư (ROI): ROI là thước đo số tiền hoặc lợi nhuận doanh nghiệp kiếm được từ số tiền đã chi tiêu vào dự án. Nhưng thay vì xem lợi nhuận tổng thể, ROI xác định các lợi ích cụ thể từ các chi phí của dự án như đào tạo, chi phí chung và chi phí tài nguyên. Công thức tính lợi tức đầu tư:
ROI = (Lợi nhuận ròng/Chi phí đầu tư) x 100%
Với các dự án quan trọng yêu cầu tính chính xác và nhanh chóng trong quản lý tài chính, thì việc sử dụng các phần mềm kế toán phù hợp là vô cùng cần thiết. Công cụ này không chỉ giúp lập kế hoạch ngân sách hiệu quả mà còn giám sát, phân tích các số liệu tài chính cũng như hỗ trợ việc đưa ra quyết định cho nhà quản lý. Tất cả các tính năng hiện đại này đều được tập hợp chỉ trong một phần mềm duy nhất!
Phần mềm quản lý ngân sách phù hợp cũng giúp doanh nghiệp tạo bảng thông tin dự án có thể tùy chỉnh để chỉ bao gồm các số liệu quan trọng. Trên hết, nó hiển thị dữ liệu theo cách trực quan nhất, giúp bạn dễ dàng xem xét hiệu quả tài chính và đưa ra các quyết định liên quan để cải thiện tình hình doanh nghiệp. Thay vì phải mất rất nhiều thời gian để nhập số liệu và phân tích thủ công, phần mềm sẽ tự động tổng hợp số liệu từ nhiều nguồn rồi tính toán và đưa ra những biểu đồ trực quan nhất cho người sử dụng.
Đường chi phí cơ sở là ngân sách dự án ước tính để tính toán chi phí tổng thể của dự án trong một khung thời gian xác định. Bởi vì chi phí cơ sở được xác định trong khoảng thời gian nhất định nên chúng còn được gọi là ngân sách theo từng giai đoạn.
Tạo đường chi phí cơ sở rất quan trọng để đảm bảo dự án của bạn vẫn nằm trong ngân sách và để đánh giá hiệu suất tổng thể của dự án về mặt doanh thu mà nó tạo ra. Để thiết lập đường chi phí cơ sở, cần xác định ngân sách dùng cho mỗi dự án và tạo bảng phân tích các chi phí ước tính. Lập kế hoạch như sau:
Để quản lý tài chính hiệu quả, cần tập trung vào lợi nhuận mà các kế hoạch đầu tư của doanh nghiệp có thể mang lại. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là bạn phải tập trung vào ROI theo từng giai đoạn khi thực hiện dự án. Thực hiện các bước cần thiết để tránh vượt quá chi phí và thực hiện các dự án trong phạm vi ngân sách và thời gian đã đặt ra. Nhưng để đạt được tất cả những điều này, việc tập trung vào ROI của dự án là điều quan trọng.
Ghi lại mọi thứ là điều cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp của bạn tận dụng tối đa việc quản lý tài chính dự án. Bạn có thể ghi lại và quản lý thủ công tất cả các số liệu tài chính của mình trong bảng tính Excel. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm kế toán để theo dõi các số liệu tài chính sẽ hiệu quả hơn nhiều.
Các phần mềm hiện đại được trang bị đầy đủ các tính năng để có được cái nhìn tổng quan đầy đủ về dự án cùng với các trang hiển thị các số liệu, chi phí tài chính của dự án,… Vì mọi thứ đều được tự động hóa – từ dự báo hiệu suất dự án đến theo dõi thời gian và ngân sách, các phần mềm kế toán sẽ loại bỏ việc quản lý tài chính thủ công ra khỏi những việc cần làm của doanh nghiệp.
Ngoài ra, theo một báo cáo của Wellingtone, 54% tổ chức không thể theo dõi KPI của họ trong thời gian thực vì chỉ 1/4 trong số họ sử dụng phần mềm quản lý dự án (phần còn lại sử dụng giấy và Excel). Do đó, bằng cách tự mình sử dụng công cụ phù hợp, bạn có thể dễ dàng giành được lợi thế hơn đối thủ cạnh tranh.
Và cuối cùng, điều quan trọng là doanh nghiệp cần phải lưu ý đến khả năng thay đổi phạm vi (khả năng công việc vượt quá kế hoạch) và nó sẽ ảnh hưởng đến ngân sách như thế nào nếu không được xử lý đúng cách. Để lập kế hoạch cho việc đó, điều quan trọng là phải có sự phối hợp chặt chẽ và kịp thời giữa các bộ phận trong doanh nghiệp về các bước dự định sẽ thực hiện. Ngoài ra, hãy đảm bảo bạn nắm bắt chính xác các sửa đổi ngân sách trong hệ thống của mình.
Ngoài ra, sau khi bạn hoàn thành một dự án, hãy thực hiện phân tích tài chính dự án một cách nghiêm ngặt để hiểu ngân sách đã sai lệch ở đâu, tại sao và doanh nghiệp có thể làm gì để ngăn chặn những sai lầm tương tự cho sự phát triển trong tương lai.
Tầm Quan Trọng của Big Data: Trong bối cảnh cách mạng công nghệ 4.0, Big Data đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và phân tích khối lượng lớn thông tin tài chính. Sử dụng Big Data, doanh nghiệp có thể khai thác dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ đó đưa ra các dự đoán chính xác về xu hướng tài chính và biến động thị trường. Điều này mang lại lợi ích không chỉ trong việc lập kế hoạch mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chiến lược tài chính và ứng phó linh hoạt với các thay đổi.
Phân tích dữ liệu tài chính: Các công cụ phân tích dữ liệu như Microsoft Excel, Google Sheets, hay các nền tảng quản lý tài chính chuyên sâu cho phép doanh nghiệp phân tích dữ liệu tài chính một cách chi tiết. Việc sử dụng những công cụ này không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt rõ hơn tình hình tài chính hiện tại mà còn phát hiện các xu hướng và yếu tố rủi ro tiềm ẩn. Khả năng phân tích chính xác giúp cải thiện chất lượng ra quyết định, từ việc dự báo dòng tiền đến xây dựng các kịch bản dự phòng.
Một bước quan trọng trong quản trị tài chính hiện đại là số hóa các quy trình thủ công, biến chúng thành dữ liệu có thể xử lý bằng các phần mềm tự động. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và công sức mà còn chuẩn bị cơ sở hạ tầng cho việc tích hợp Big Data và các công nghệ phân tích tiên tiến hơn trong tương lai. Số hóa còn giảm thiểu lỗi do con người, từ đó nâng cao tính chính xác và minh bạch trong quản trị tài chính.
Ngoài ra, các hệ thống dashboard tài chính, được xây dựng dựa trên công nghệ hiện đại, cho phép doanh nghiệp theo dõi dữ liệu tài chính theo thời gian thực, cung cấp cái nhìn toàn diện về hiệu suất và các chỉ số quan trọng. So với cách tiếp cận thủ công, việc sử dụng dashboard giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn, từ việc quản lý dòng tiền đến điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
Blockchain không chỉ nổi bật trong lĩnh vực tiền mã hóa mà còn đang dần được áp dụng trong quản trị tài chính doanh nghiệp. Công nghệ blockchain mang lại tính minh bạch, bảo mật cao, và không thể thay đổi đối với các giao dịch tài chính. Đối với doanh nghiệp, việc ứng dụng blockchain trong quản lý tài chính giúp cải thiện khả năng theo dõi giao dịch, giảm thiểu gian lận, và tối ưu hóa chuỗi cung ứng tài chính.
Ví dụ, các hợp đồng thông minh (smart contracts) trên nền tảng blockchain có thể tự động hóa thanh toán khi các điều kiện hợp đồng được đáp ứng, giảm thiểu sự phụ thuộc vào các bên trung gian.
Bên cạnh đó, tài chính phi tập trung (DeFi – Decentralized Finance) đang trở thành xu hướng với khả năng cung cấp các dịch vụ tài chính mà không cần đến các tổ chức tài chính truyền thống. Doanh nghiệp có thể tiếp cận các khoản vay, giao dịch tiền tệ và quản lý tài sản trên nền tảng DeFi mà không cần qua ngân hàng hoặc tổ chức trung gian. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khi họ có thể tiếp cận nguồn vốn với lãi suất cạnh tranh và quy trình đơn giản hơn.
RPA là công nghệ tự động hóa quy trình bằng robot phần mềm, giúp thực hiện các tác vụ tài chính lặp đi lặp lại, tốn thời gian mà không cần sự can thiệp của con người. Trong quản lý tài chính, RPA có thể tự động hóa các quy trình như xử lý hóa đơn, đối chiếu sổ sách, và cập nhật dữ liệu tài chính theo thời gian thực.
Việc áp dụng RPA không chỉ giảm chi phí vận hành mà còn cải thiện đáng kể độ chính xác trong quy trình tài chính. Những công việc như xử lý hóa đơn, kiểm tra dữ liệu khách hàng, và đối chiếu tài khoản thường rất dễ xảy ra sai sót khi thực hiện thủ công. RPA đảm bảo rằng các quy trình này diễn ra nhất quán, chính xác và nhanh chóng hơn. Nhờ đó, bộ phận tài chính có thể tập trung vào các hoạt động chiến lược thay vì xử lý các công việc lặp lại.
AI trong phân tích dự báo tài chính: AI không chỉ giúp phân tích dữ liệu mà còn nâng cao khả năng dự đoán, từ đó hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả hơn. Các thuật toán học máy (machine learning) có thể dự đoán các xu hướng tài chính tương lai dựa trên dữ liệu lịch sử và biến động thị trường. AI cũng được ứng dụng để phát hiện và phòng ngừa gian lận tài chính thông qua việc nhận diện các mẫu giao dịch bất thường.
Các hệ thống này có khả năng học hỏi từ dữ liệu và đưa ra cảnh báo khi phát hiện các hoạt động đáng ngờ, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc kiểm soát rủi ro. Điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn và cần bảo đảm an toàn tài chính.
Nói một cách đơn giản, điện toán đám mây trong quản lý tài chính là việc sử dụng các dịch vụ điện toán qua mạng Internet để lưu trữ, xử lý và phân tích dữ liệu tài chính. Thay vì xây dựng và duy trì một hệ thống máy chủ vật lý tại chỗ, các doanh nghiệp tài chính có thể thuê các tài nguyên máy chủ, phần mềm và dịch vụ từ các nhà cung cấp cloud như Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure, Google Cloud Platform.
Điều này giúp các doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc mở rộng hoặc thu hẹp quy mô hoạt động theo nhu cầu thực tế, đồng thời giảm thiểu chi phí đầu tư ban đầu.
Theo báo cáo của McAfee, vào năm 2021, 94% doanh nghiệp cho biết mức độ bảo mật được cải thiện sau khi chuyển sang dịch vụ đám mây. Với thị trường điện toán đám mây toàn cầu trong lĩnh vực tài chính dự kiến đạt giá trị 450 tỷ USD vào năm 2025, các tổ chức đang ngày càng chuyển sang giải pháp này để khai thác phân tích dữ liệu và trí tuệ nhân tạo nhằm nâng cao khả năng ra quyết định.
Với khả năng mở rộng linh hoạt, hiệu quả về chi phí và khả năng bảo vệ dữ liệu mạnh mẽ, điện toán đám mây trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh của mình.
Vấn Đề: Coca-Cola, với quy mô toàn cầu và lượng giao dịch tài chính khổng lồ, gặp khó khăn trong việc đối chiếu dữ liệu tài chính từ các hệ thống khác nhau. Quá trình này đòi hỏi nhiều nhân sự và rất dễ xảy ra sai sót do thao tác thủ công, gây ra sự chậm trễ và sai lệch trong báo cáo tài chính.
Trong môi trường kinh doanh ngày nay, tự động hóa quy trình đã trở thành một công cụ thiết yếu để nâng cao hiệu quả và giảm chi phí vận hành. Coca-Cola, một trong những thương hiệu nổi tiếng nhất trên thế giới đã nhận thấy công nghệ RPA (Robotic Process Automation) là một giải pháp quan trọng để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình. Dưới đây, chúng ta sẽ khám phá cách Coca-Cola triển khai thành công công nghệ này và những kết quả tích cực mà họ đạt được.
Giải pháp: Coca-Cola đã đưa ra quyết định áp dụng công nghệ RPA trong bộ phận tài khoản phải trả của mình – lĩnh vực xử lý nhiều giao dịch tài chính. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ chính như xác minh hóa đơn, xử lý thanh toán và đối chiếu tài khoản, họ có thể hợp lý hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình quản lý thanh toán của nhà cung cấp.
Kết quả: Nhờ triển khai RPA, Coca-Cola đã giảm đáng kể thời gian xử lý. Những công việc trước đây mất hàng giờ hoặc thậm chí vài ngày, giờ đây được hoàn thành chỉ trong vài phút. Ngoài ra, lỗi của con người đã giảm đáng kể, đảm bảo độ chính xác cao hơn trong các giao dịch tài chính.
Hơn thế nữa, việc tự động hóa các quy trình tài khoản phải trả đã giúp Coca-Cola tiết kiệm đáng kể chi phí hoạt động vì giảm khối lượng công việc thủ công, giúp nhân viên có thời gian tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn như phân tích tài chính và ra quyết định chiến lược.
Nhưng đó không phải là tất cả; việc triển khai công nghệ RPA cũng mang lại lợi ích cho các nhà cung cấp của Coca-Cola.Bằng cách đẩy nhanh quá trình thanh toán, thời gian chờ đợi đã giảm và giao tiếp được cải thiện, dẫn đến sự hài lòng cao hơn và mối quan hệ kinh doanh bền chặt hơn với các nhà cung cấp.
RPA với khả năng thích ứng linh hoạt còn cho phép Coca-Cola tích hợp RPA với các hệ thống cũ của mình một cách liền mạch, cho phép triển khai nhanh hơn và hiệu quả hơn. Ngoài ra, giải pháp RPA đã được chứng minh là có khả năng mở rộng, nghĩa là nó có thể phát triển và thích ứng khi nhu cầu của công ty phát triển, đạt được sự tự động hóa lớn các quy trình trong công ty.
Vấn Đề: Với quy mô lớn và hàng triệu giao dịch mỗi ngày, JPMorgan Chase phải đối mặt với nguy cơ gian lận tài chính từ nhiều nguồn khác nhau. Việc kiểm soát và phát hiện gian lận trước đây chủ yếu dựa vào quy trình thủ công và các hệ thống cũ kỹ, khiến công ty không phản ứng kịp với các hành vi gian lận tinh vi.
Giải pháp và kết quả: JPMorgan Chase đã triển khai công nghệ AI và học máy (machine learning) để phát hiện gian lận. Sáng kiến này giúp giảm 50% số trường hợp báo động giả (false positive) đồng thời thời tăng 30% tỷ lệ phát hiện các hoạt động gian lận thực tế.
Thành công này có được là nhờ sự tích hợp các nguồn dữ liệu không đồng nhất và việc sử dụng thuật toán học máy để tìm ra các mẫu có biểu hiện gian lận. Nghiên cứu điển hình này cho thấy tiềm năng của công nghệ AI trong việc tăng cường khả năng phát hiện gian lận, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động và giảm tổn thất tài chính.
Vấn đề: Unilever, một trong những tập đoàn đa quốc gia hàng đầu thế giới, phải quản lý một lượng lớn các hoạt động tài chính tại hàng trăm chi nhánh trên toàn cầu. Sự phức tạp trong việc theo dõi dòng tiền, quản lý ngân sách và lập báo cáo tài chính trong hệ thống phân tán đã trở thành thách thức lớn.
Giải pháp: Unilever đã áp dụng hệ thống ERP, giúp tập trung hóa và tự động hóa các quy trình tài chính như lập ngân sách, kế toán, quản lý dòng tiền và báo cáo. Hệ thống ERP này kết nối tất cả các bộ phận liên quan, cung cấp dữ liệu tài chính theo thời gian thực, từ đó giúp quản lý tài chính toàn cầu hiệu quả hơn.
Kết quả: Việc triển khai ERP đã giúp Unilever giảm thiểu thời gian trong việc lập báo cáo tài chính, tăng độ chính xác của dữ liệu và nâng cao khả năng ra quyết định chiến lược. Tập đoàn có thể theo dõi và quản lý tài chính ở quy mô toàn cầu một cách hiệu quả hơn, đồng thời tối ưu hóa quy trình kiểm soát chi phí và quản lý ngân sách.
Ian Rodda, Giám đốc tài chính tại Page One Formula, cho biết nhóm của cô ấy đã tự động hóa các quy trình quan trọng như nhập dữ liệu, chuẩn bị báo cáo và giám sát tuân thủ. “Những lĩnh vực này trước đây tốn nhiều công sức và thời gian thì giờ đây đã được xử lý hiệu quả bằng phần mềm.” Các công cụ mà nhóm này đã triển khai để đạt được tự động hóa bao gồm phần mềm ghi sổ kế toán, tự động hóa bảng lương và một phần mềm quản lý cho các quy trình tài chính khác.
Rodda cho biết những công cụ này đã trở thành “không thể thiếu” trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của nhóm. Rodda cho biết: “Nhìn chung, tự động hóa đã cải thiện đáng kể hoạt động kinh doanh của chúng tôi, dẫn đến thời gian xử lý nhanh hơn và giảm thiểu lỗi”. “Điều này đã làm sâu sắc thêm niềm tin với khách hàng của chúng tôi, thúc đẩy mối quan hệ bền chặt hơn và nâng cao sự hài lòng của khách hàng thông qua các dịch vụ nhanh chóng và chính xác.”
Quản lý tài chính là kiểm soát dòng tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp. Mọi doanh nghiệp đều cần bán sản phẩm hoặc dịch vụ, thanh toán chi phí, cân đối sổ sách và nộp thuế. Quản lý tài chính bao gồm tất cả những điều này, cùng với các quy trình phức tạp hơn, chẳng hạn như trả lương cho nhân viên, mua vật tư và gửi báo cáo cho các cơ quan chính phủ để chứng minh rằng họ tuân thủ luật pháp và quy định hiện hành.
Quản lý tài chính đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động hàng ngày của một doanh nghiệp. Cho dù bạn đang điều hành một công ty khởi nghiệp nhỏ hay một tập đoàn lớn, việc quản lý tài chính hiệu quả là điều cần thiết để duy trì dòng tiền trôi chảy và đảm bảo hiệu quả tài chính tổng thể.
Một khía cạnh quan trọng của quản lý tài chính là quản lý hiệu quả dòng tiền. Bằng cách theo dõi chặt chẽ dòng tiền vào và dòng tiền ra trong doanh nghiệp của mình, bạn có thể đảm bảo rằng mình có đủ thanh khoản để trang trải chi phí và duy trì sự ổn định tài chính. Điều này liên quan đến việc dự báo nhu cầu tiền mặt, theo dõi số dư tiền mặt và đưa ra các quyết định chiến lược để tối ưu hóa vốn lưu động.
Tỷ lệ doanh thu là một khía cạnh quan trọng khác của quản lý tài chính. Các tỷ lệ này đo lường tốc độ doanh nghiệp của bạn có thể chuyển đổi các tài sản khác nhau – chẳng hạn như hàng tồn kho – thành doanh thu và dòng tiền. Bằng cách quản lý hiệu quả tỷ lệ doanh thu, bạn có thể tối đa hóa việc sử dụng các nguồn lực của mình và giảm thiểu rủi ro về hàng tồn kho quá hạn.
Quản lý các khoản phải trả và phải thu cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì hiệu quả tài chính vững mạnh. Bằng cách thanh toán kịp thời các hóa đơn và thu các khoản thanh toán từ khách hàng, bạn có thể tối ưu hóa dòng tiền của mình và tránh các khoản lãi hoặc tiền phạt không cần thiết.
Nhìn chung, quản lý tài chính đòi hỏi phải đưa ra các quyết định sáng suốt về dòng tiền, tỷ lệ doanh thu, quản lý hàng tồn kho và các khoản phải trả/phải thu. Bằng cách quản lý hiệu quả các khía cạnh tài chính này, bạn có thể đảm bảo rằng doanh nghiệp của mình hoạt động trơn tru và duy trì sức khỏe tài chính.
Hoạt động của nhà quản lý tài chính xoay quanh việc lập kế hoạch, dự báo và kiểm soát chi tiêu. Chức năng của FP&A bao gồm đưa ra báo cáo lãi/lỗ, phân tích dòng sản phẩm hoặc dịch vụ nào có tỷ suất lợi nhuận cao nhất hoặc đóng góp nhiều nhất vào lợi nhuận ròng, duy trì ngân sách và dự báo hiệu quả tài chính trong tương lai của công ty và lập kế hoạch cho các kịch bản có thể xảy ra.
Quản lý dòng tiền cũng là một chức năng quan trọng khác. Người quản lý tài chính phải đảm bảo có đủ ngân sách cho các hoạt động hàng ngày, như trả lương cho công nhân, mua nguyên liệu thô cho sản xuất,… Điều này liên quan đến việc giám sát dòng tiền chảy vào và ra khỏi doanh nghiệp, được gọi là quản lý dòng tiền.
Cùng với quản lý dòng tiền, quản lý tài chính bao gồm ghi nhận doanh thu hoặc báo cáo doanh thu của công ty theo các nguyên tắc kế toán chuẩn. Cân bằng tỷ lệ vòng quay các khoản phải thu là một phần quan trọng trong việc quản lý tài chính.
Cuối cùng, quản lý kiểm soát tài chính bao gồm việc phân tích hoạt động tài chính thực tế của công ty so với kế hoạch và ngân sách của công ty. Phương pháp thực hiện việc này bao gồm phân tích tỷ lệ tài chính, trong đó người quản lý tài chính so sánh chi tiết các đơn hàng trên báo cáo tài chính của công ty.
Khi nói đến quản lý tài chính, thuế đóng một vai trò quan trọng. Là chủ doanh nghiệp, điều quan trọng là lập kế hoạch và chuẩn bị cho việc nộp thuế để tránh bất kỳ trở ngại tài chính nào. Thanh toán thuế kịp thời là điều cần thiết để đảm bảo tuân thủ các quy định và duy trì sức khỏe tài chính tốt. Bằng cách quản lý thuế hiệu quả, doanh nghiệp có thể tránh bị phạt và duy trì hoạt động trơn tru.
Một khía cạnh của quản lý tài chính hiệu quả là lập kế hoạch thuế. Bằng cách tận dụng các khoản khấu trừ, tín dụng và miễn trừ có sẵn, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa lợi nhuận sau thuế của mình.
Tìm hiểu thêm về công cụ, phần mềm quản lý tài chính
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý tài chính của TacaSoft được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, lập kế hoạch và phân tích tài chính một cách hiệu quả, chính xác. Với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai tại doanh nghiệp, TacaSoft là đối tác đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp của bạn đạt được sự ổn định và tăng trưởng bền vững lâu dài.
TacaSoft,
