ERP
Chuyên ngành
Tools/Apps
Công nghệ
Code riêng
Xem thêm kho ứng dụng phần mềm >> Xem tại đây

Quy trình lập báo cáo tài chính 7 bước tối ưu cho doanh nghiệp

16/10/2024

 Việc lập báo cáo tài chính đầy đủ và chính xác là nền tảng quan trọng cho sự thành công của mỗi doanh nghiệp. Quá trình này không chỉ giúp doanh nghiệp phản ánh trung thực tình hình tài chính hiện tại mà còn hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra quyết định chiến lược thông qua việc phân tích báo cáo tài chính chi tiết.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá quy trình 7 bước lập báo cáo tài chính hoàn chỉnh, giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ các quy định kế toán mà còn tối ưu hóa hệ thống báo cáo tài chính, từ đó nâng cao hiệu quản lý dữ liệu báo cáo tài chính tổng thể.

Thách thức trong quy trình lập báo cáo tài chính hằng năm

1. Quy trình lập báo cáo tài chính chưa đảm bảo được chất lượng dữ liệu

Việc đảm bảo chất lượng và tính nhất quán của dữ liệu tài chính là yếu tố cốt lõi trong quá trình lập báo cáo. Tuy nhiên, các doanh nghiệp thường đối mặt với nhiều khó khăn như: dữ liệu không chính xác, không đầy đủ, phân tán ở nhiều hệ thống khác nhau, và khối lượng dữ liệu ngày càng lớn. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu hiệu quả, đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác.

Lượng dữ liệu tài chính ngày càng tăng có thể khiến các quy trình thủ công trở nên quá tải và dễ xảy ra sai sót. Excel là một công cụ tuyệt vời để lập báo cáo tài chính. Tuy nhiên bản chất tĩnh của bảng tính khiến cho việc thường xuyên phải cập nhật số liệu trở nên khó khăn, ảnh hưởng đến tốc độ lập báo cáo và độ chính xác của dữ liệu. Ngoài ra việc duy trì tính nhất quán của dữ liệu trên các hệ thống và phòng ban khác nhau cũng tiêu tốn không ít thời gian của bộ phận tài chính doanh nghiệp. 

2. Quy trình lập báo cáo tài chính cần thay đổi theo chuẩn mực IFRS 

Ngày 16/3/2020, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 345/QĐ-BTC Phê duyệt đề án áp dụng chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế (IFRS) tại Việt Nam. Việc tuân thủ các chuẩn mực kế toán như IFRS là một thách thức lớn và tốn nhiều thời gian. Một vài thách thức có thể kể đến như:

a, Hệ thống công nghệ thông tin chưa đáp ứng được quy trình lập báo cáo tài chính:

Lập báo cáo tài chính theo chuẩn IFRS đòi hỏi các doanh nghiệp sẽ phải thiết lập và duy trì hệ thống phần mềm kế toán theo IFRS. Trong giai đoạn đầu của quá trình chuyển đổi, doanh nghiệp sẽ phải duy trì cùng lúc 2 hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán theo VAS và IFRS.

Việc lập các bút toán chuyển đổi từ VAS sang IFRS một cách thủ công chỉ là giải pháp tạm thời trong thời gian đầu, và điều này sẽ không còn hiệu quả về lâu dài khi mà số lượng giao dịch ngày càng lớn và sự khác biệt giữa VAS và IFRS là rất lớn.

Giải pháp đưa ra đó chính là đầu tư vào hệ thống phần mềm kế toán có khả năng kế toán theo IFRS song song với VAS. Một số giải pháp ERP hiện tại cho phép doanh nghiệp tuân thủ nhiều hơn một nguyên tắc kế toán (VAS và IFRS), những khái niệm sổ chính, sổ phụ hay hệ thống sổ song song rất phổ biến trong các giải pháp ERP này.

Việc lựa chọn nguyên tắc kế toán nào làm sổ chính và sổ phụ sẽ không làm suy giảm tính tuân thủ nguyên tắc kế toán được lựa chọn, mà chỉ là cách thức hệ thống ERP thiết lập để tạo sự thuận tiện nhất định cho người sử dụng.

b, Nguồn nhân lực cần nhanh chóng đáp ứng quy trình lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực mới:

Việc các doanh nghiệp Việt Nam chuyển đổi sang sử dụng chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế (IFRS) đặt ra yêu cầu rất cao về nguồn nhân lực. Không chỉ các kế toán viên, mà cả các cấp quản lý, đặc biệt là ban lãnh đạo doanh nghiệp, đều cần hiểu rõ và tham gia vào quá trình này. Không chỉ doanh nghiệp mẹ, mà cả các công ty con, công ty liên kết cũng cần chuẩn bị đội ngũ kế toán có kiến thức về IFRS để lập báo cáo tài chính hợp nhất.

Bên cạnh đó, đội ngũ kiểm toán viên cũng cần được nâng cao năng lực để kiểm toán các báo cáo tài chính theo chuẩn mực mới này. Một số giải pháp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực có thể kể đến như: đầu tư vào đào tạo, tuyển dụng nhân tài và hợp tác với các đơn vị tư vấn để có thể được hỗ trợ tốt nhất trong quá trình chuyển đổi.

3. Khó khăn khi phân tích dữ liệu trong quy trình lập báo cáo tài chính

Dữ liệu đã thu thập cần được phân tích và diễn giải kỹ càng để từ đó mang lại những hiểu biết sâu sắc về tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Doanh nghiệp càng hiểu rõ dữ liệu thì cơ hội đưa ra quyết định chính xác càng cao, và họ có thể trình bày số liệu hiệu quả hơn với các bên liên quan.

Tuy nhiên, việc thu thập và phân tích dữ liệu thủ công đang tiêu tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp. Chậm tiến độ phân tích và báo cáo có thể ảnh hưởng tới việc ra quyết định kịp thời cũng như uy tín của công ty với các bên liên quan.

4. Thách thức về gian lận và sai sót trong quá trình lập báo cáo tài chính

Gian lận và sai sót trong báo cáo tài chính có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Các yếu tố như sai sót của con người, hoạt động gian lận và thiếu sót trong kiểm soát nội bộ là nguyên nhân chính dẫn đến các vấn đề này.

Để phòng ngừa, các doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của tính trung thực và minh bạch trong báo cáo tài chính.

Quy trình 7 bước lập báo cáo tài chính đúng cách

Sau đây sẽ là 7 bước trong quy trình lập báo cáo tài chính đúng chuẩn nhất mà các doanh nghiệp có thể tham khảo:

quy-trinh-lap-bao-cao-tai-chinh

Bước 1: Thu thập và sắp xếp chứng từ liên quan

Trước khi làm bất cứ điều gì khác, bộ phận kế toán phải sắp xếp mọi việc bằng cách tổng hợp tất cả dữ liệu tài chính có liên quan, bao gồm hóa đơn bán hàng, biên lai, báo cáo ngân hàng, báo cáo chi phí, bảng lương, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…

Bước này đóng vai trò là nền tảng của toàn bộ quá trình. Dữ liệu được thu thập sẽ vẽ nên một bức tranh rõ ràng về tình hình tài chính của doanh nghiệp, cho phép nhà quản lý khám phá những lĩnh vực cần giảm chi phí và đưa ra quyết định sáng suốt. Việc sắp xếp chứng từ cần được thực hiện một cách nhất quán trong suốt cả năm tài chính.

Có thể sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian, hoặc sắp xếp theo danh mục của bảng kê thuế. Điều này giúp cho việc tổng hợp trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, việc sử dụng các phần mềm quản lý tài chính với khả năng lưu trữ dữ liệu tự động theo thời gian thực cũng giúp tiết kiệm thời gian và giảm tỷ lệ sai sót dữ liệu.

Bước 2: Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế

Dựa trên chứng từ, kế toán viên ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế vào sổ sách kế toán theo các quy định hiện hành. Các nghiệp vụ được phân loại vào các tài khoản kế toán phù hợp để phản ánh đúng bản chất kinh tế của chúng. Việc này có thể được thực hiện bằng các công cụ như Excel hoặc phần mềm kế toán. 

Phần mềm kế toán hiện đại đã trở thành một công cụ không thể thiếu cho các kế toán viên, với khả năng tự động hóa tối đa các quy trình hạch toán. Qua việc tích hợp các mô đun kế toán chuyên biệt, phần mềm không chỉ giảm thiểu lỗi sai mà còn tăng cường hiệu quả làm việc.

Tính năng nhập liệu hàng loạt từ các file Excel, kết hợp với khả năng đối chiếu số liệu tự động, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và giảm thiểu sai sót. Hơn nữa, khả năng tích hợp sâu rộng với các hệ thống quản lý khác như ERP và CRM tạo thành một hệ sinh thái số, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn diện các hoạt động kinh doanh.

Bước 3: Phân bổ khấu hao và chi phí trả trước

Khấu hao là quá trình phân bổ giá trị hao mòn của tài sản cố định trong suốt thời gian sử dụng của tài sản đó. Ví dụ, một chiếc máy móc được mua vào với giá 100 triệu đồng, có tuổi thọ hữu ích là 5 năm. Mỗi năm, doanh nghiệp sẽ ghi nhận khoản khấu hao là 20 triệu đồng (100 triệu đồng chia cho 5 năm). Việc ghi nhận khấu hao giúp phản ánh một cách hợp lý giá trị hao mòn của tài sản vào chi phí sản xuất kinh doanh và giảm giá trị sổ sách của tài sản đó.

Chi phí trả trước là những khoản chi phí phát sinh trước khi được hưởng lợi ích kinh tế. Ví dụ, tiền thuê nhà trả trước 6 tháng, tiền bảo hiểm trả trước 1 năm. Những khoản chi phí này không được ghi nhận hết vào chi phí của kỳ mà chúng phát sinh, mà phải được phân bổ hợp lý vào các kỳ kế toán mà doanh nghiệp được hưởng lợi ích.

Phân bổ khấu hao và chi phí trả trước là một quá trình đòi hỏi sự tính toán cẩn thận, dựa trên các yếu tố như tuổi thọ hữu ích của tài sản, phương pháp khấu hao, thời gian hưởng lợi của chi phí trả trước. Việc phân bổ chính xác sẽ giúp đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp. 

Để đảm bảo kế toán chính xác và tuân thủ đối với các khoản chi phí trả trước, doanh nghiệp nên thực hiện một số biện pháp tốt nhất sau đây:

  • Thường xuyên xem xét và cập nhật thời gian sử dụng ước tính của chi phí trả trước để phản ánh mọi thay đổi về hoàn cảnh hoặc hoạt động kinh doanh.
  • Duy trì hồ sơ chi tiết về chi phí trả trước, bao gồm chứng từ hỗ trợ và lịch trình khấu hao.
  • Thực hiện kiểm soát nội bộ để đảm bảo phê duyệt và lập hồ sơ chi phí trả trước hợp lệ trước khi ghi nhận chúng là tài sản.
  • Đối chiếu định kỳ các tài khoản chi phí trả trước để đảm bảo tính chính xác và xác định bất kỳ sự khác biệt nào.
  • Luôn cập nhật những thay đổi về chuẩn mực và quy định kế toán liên quan đến việc xử lý chi phí trả trước.

Bước 4: Hạch toán, điều chỉnh các khoản được ước tính

Bước này sẽ xử lý những khoản mục mà số liệu không hoàn toàn chính xác ngay tại thời điểm hạch toán, mà cần phải dựa vào các ước tính. Điều này nhằm đảm bảo các con số trong báo cáo tài chính phản ánh đúng thực tế của doanh nghiệp và tuân thủ các quy định kế toán hiện hành. Một số nội dung cần hạch toán bổ sung như:

  • Dự phòng nợ khó đòi, dự phòng rủi ro, dự phòng giảm giá hàng tồn kho,…
  • Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
  • Những khoản phí trong năm phải trích trước như: thưởng Tết âm lịch, lương tháng 13, chi phí điện và nước, nguyên vật liệu, chi phí kiểm toán,…
  • Bổ sung doanh thu chưa thực hiện chuyển sang thực hiện
  • Các bút toán phân loại lại khoản đầu tư, phân loại lại công nợ ngắn hạn dài hạn, các khoản vay ngắn hạn dài hạn, tiền gửi thấu chi, …
  • Các bút toán điều chỉnh sai sót nếu có

Việc điều chỉnh các khoản ước tính nhằm mục đích phản ánh chính xác hơn tình hình tài chính của doanh nghiệp. Các ước tính ban đầu có thể không chính xác hoàn toàn do nhiều yếu tố như thay đổi tình hình kinh tế, thay đổi chính sách, hoặc thông tin mới được cập nhật.

Ví dụ: Giả sử doanh nghiệp có một khoản công nợ khó đòi 100 triệu đồng. Ban đầu, doanh nghiệp ước tính chỉ có thể thu hồi được 50% khoản nợ này. Tuy nhiên, sau một thời gian theo dõi, doanh nghiệp nhận thấy khả năng thu hồi là rất thấp, chỉ còn khoảng 30%. Lúc này, người kế toán sẽ điều chỉnh tăng khoản dự phòng nợ khó đòi lên 70 triệu đồng.

Bước 5: Kiểm tra đối chiếu số liệu sổ sách

Kiểm tra đối chiếu số liệu sổ sách là một giai đoạn vô cùng quan trọng trong quy trình lập báo cáo tài chính, đóng vai trò như một cuộc kiểm toán nội bộ nhỏ trước khi công bố báo cáo chính thức. Mục tiêu chính của bước này là đảm bảo tính chính xác, nhất quán và đầy đủ của các số liệu kế toán.

Qua việc đối chiếu, chúng ta có thể phát hiện và sửa chữa những sai sót, bất hợp lý có thể xảy ra trong quá trình hạch toán, tính toán hoặc nhập liệu. Điều này giúp ngăn chặn việc đưa ra những thông tin tài chính sai lệch, gây ảnh hưởng đến quyết định của các nhà quản lý, nhà đầu tư và các bên liên quan khác.

  • Kiểm tra việc chuyển số dư cuối kỳ trước sang đầu kỳ này của tất cả các tài khoản có số dư
  • Kiểm tra và đối chiếu số liệu từng tài khoản, giữa các tài khoản với nhau, và với chứng từ thực tế phát sinh
  • Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ kế toán và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
  • Đối chiếu công nợ: So sánh số liệu công nợ trên sổ sách với các thông tin từ khách hàng và nhà cung cấp. Việc này giúp đảm bảo rằng các khoản công nợ được ghi nhận đầy đủ và chính xác.
  • Kiểm tra hàng tồn kho: So sánh số lượng hàng tồn kho trên sổ sách với kết quả kiểm kê thực tế. Điều này giúp phát hiện những sai lệch có thể xảy ra do mất mát, hỏng hóc hoặc sai sót trong quá trình nhập liệu.

Vai trò của phần mềm kế toán trong bước này là không thể thiếu. Phần mềm kế toán hiện đại được trang bị các tính năng tự động hóa giúp giảm thiểu lỗi sai và tiết kiệm thời gian. Chúng có thể tự động so sánh các số liệu, phát hiện các bất thường và tạo ra các báo cáo đối chiếu chi tiết.

Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp các công cụ phân tích giúp người dùng dễ dàng xác định nguyên nhân của các sai lệch và đề xuất các giải pháp khắc phục.

Bước 6: Thực hiện các bút toán kết chuyển

Sau khi đã hoàn tất việc kiểm tra và rà soát các số liệu, kế toán viên cần thực hiện các bút toán kết chuyển lãi/lỗ trong năm. Mục đích của bút toán kết chuyển nhằm xác định kết quả kinh doanh, làm sạch các tài khoản tạm thời và kết chuyển lãi lỗ vào tài khoản vốn chủ sở hữu.

Quá trình này bao gồm hạch toán các khoản doanh thu, chi phí, lỗ, lãi và đảm bảo các tài khoản từ đầu 5 đến đầu 9 không còn số dư cuối kỳ. Đối với những doanh nghiệp phát sinh thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, cần kết chuyển lần thứ nhất để xác định lãi, tính ra số thuế phải nộp, hạch toán bổ sung bút toán ghi nhận thuế và chi phí thuế phát sinh. Sau đó mới kết chuyển lại để ra con số lợi nhuận cuối cùng.

Các loại bút toán kết chuyển thường gặp:

  • Kết chuyển doanh thu và chi phí: Các khoản doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ sẽ được kết chuyển vào tài khoản kết quả kinh doanh.
  • Kết chuyển khấu hao: Khấu hao tài sản cố định sẽ được kết chuyển vào tài khoản chi phí.
  • Kết chuyển dự phòng: Các khoản dự phòng như dự phòng nợ khó đòi, dự phòng rủi ro sẽ được kết chuyển vào tài khoản chi phí.
  • Kết chuyển lãi lỗ: Lợi nhuận hoặc lỗ sau thuế sẽ được kết chuyển vào tài khoản vốn chủ sở hữu.

Bước 7: Lập báo cáo tài chính hoàn chỉnh

Sau khi đã thực hiện các bước trên, kế toán viên có thể tiến hành lập báo cáo tài chính. Để đảm bảo báo cáo tài chính được lập một cách chính xác, hợp pháp và tuân thủ các quy định của pháp luật, doanh nghiệp cần lưu ý tuân thủ Thông tư 200/2014/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn bổ sung.

Đối với các doanh nghiệp niêm yết hoặc có giao dịch với các đối tác nước ngoài, cần tham khảo và áp dụng các chuẩn mực kế toán quốc tế (IFRS).

Quy trình lập từng loại báo cáo tài chính

Báo cáo kết quả kinh doanh

Báo cáo kết quả kinh doanh, hay còn gọi là bảng báo cáo lãi lỗ, thường được coi là quan trọng nhất. Bảng báo cáo này phản ánh tổng hợp tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo từng loại trong một thời kỳ kế toán và tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước. Các bước để soạn thảo sơ bộ báo cáo kết quả kinh doanh:

  • Liệt kê tất cả dòng tiền: đây có thể là từ việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty, khoản đầu tư hoặc bất kỳ cách nào khác mà công ty kiếm tiền. Tổng số các dòng tiền này được gọi là Doanh thu.
  • Tìm giá vốn hàng bán (COGS): đây là số tiền chi để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp bán.
  • Trừ giá vốn hàng bán khỏi doanh thu: phần còn lại là lợi nhuận gộp.
  • Liệt kê chi phí thường xuyên: những thứ như tiền thuê nhà, hóa đơn tiện ích, lương nhân viên, quảng cáo,…
  • Trừ các chi phí này khỏi lợi nhuận gộp: thu được lợi nhuận hoạt động
  • Xem xét các chi phí và lợi nhuận khác: bao gồm thuế, lãi và bất kỳ thu nhập hoặc chi phí bất thường nào khác.
  • Tính ra thu nhập ròng: đây là những gì công ty giữ lại sau khi thanh toán tất cả các chi phí và phí tổn. Nó cho thấy lợi nhuận của công ty.

Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán là một bước quan trọng để xác định sự tăng giảm của tài sản và nguồn vốn trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó cung cấp cơ sở cho các báo cáo tài chính khác. Các bước để lập bảng cân đối kế toán sơ bộ:

  • Tài sản bổ sung: đây là những thứ công ty sở hữu, như tiền mặt, hàng tồn kho, nhà xưởng và thiết bị.
  • Liệt kê các khoản nợ: đây là các khoản mà công ty nợ, như hóa đơn và khoản vay.
  • Trừ tổng nợ phải trả khỏi tổng tài sản: thu được Vốn chủ sở hữu.
  • Đảm bảo cân bằng: tổng tài sản phải bằng tổng nợ phải trả cộng với vốn chủ sở hữu của cổ đông.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hay báo cáo dòng tiền mặt là một loại báo cáo tài chính thể hiện dòng tiền ra và dòng tiền vào của một tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Các bước lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ:

  • Bắt đầu với thu nhập ròng: điều này xuất phát từ báo cáo thu nhập.
  • Điều chỉnh các khoản mục không dùng tiền mặt và thay đổi vốn lưu động: bao gồm những thứ như khoản phải thu (tiền nợ công ty) và khoản phải trả (tiền công ty nợ).
  • Tiền mặt từ đầu tư: đây là tiền chi tiêu hoặc kiếm được từ việc mua và bán các khoản đầu tư như thiết bị, tài sản hoặc chứng khoán.
  • Tiền mặt từ hoạt động tài chính: đây là tiền mặt từ những hoạt động như phát hành cổ phiếu hoặc trả nợ.
  • Tính tổng tất cả lại: điều này cho thấy sự thay đổi ròng bằng tiền mặt. Thêm số tiền này vào số tiền ban đầu để có được số dư tiền mặt cuối kỳ.

Một số lưu ý khi lập báo cáo tài chính bằng Excel

Việc lập báo cáo tài chính bằng Excel có thể tiết kiệm chi phí nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không thực hiện đúng cách. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi sử dụng Excel để lập báo cáo tài chính:

  • Tuân thủ các chuẩn mực kế toán: Mẫu báo cáo phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán hiện hành để đảm bảo tính hợp lý và so sánh được với các báo cáo khác.
  • Sắp xếp khoa học: Các mục trong báo cáo cần được sắp xếp theo một trình tự logic, dễ hiểu và thống nhất.
  • Sử dụng công thức: Sử dụng các công thức tính toán tự động để giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác.
  • Phân chia sheet và đặt tên sheet rõ ràng: Chia các sheet khác nhau cho từng loại báo cáo để dễ quản lý và tìm kiếm, đồng thời đặt tên cho các sheet một cách rõ ràng để dễ phân biệt.
  • Sử dụng tính năng bảo vệ sheet: Bảo vệ các sheet quan trọng để tránh bị chỉnh sửa vô tình.
  • Đối chiếu số liệu với sổ sách kế toán: Kiểm tra lại các số liệu trên Excel với số liệu gốc trong sổ sách kế toán.
  • Kiểm tra tính nhất quán: Kiểm tra tính nhất quán giữa các báo cáo với nhau.
  • Sao lưu thường xuyên: Sao lưu dữ liệu thường xuyên để tránh mất dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố.
  • Lưu trữ ở nhiều nơi: Lưu trữ dữ liệu ở nhiều nơi khác nhau (ví dụ: máy tính, ổ cứng di động, cloud) để đảm bảo an toàn.

Những hạn chế khi sử dụng Excel:

  • Dễ xảy ra sai sót: Nếu không cẩn thận, rất dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu và tính toán.
  • Khó quản lý dữ liệu lớn: Khi lượng dữ liệu quá lớn, việc quản lý bằng Excel sẽ trở nên khó khăn.
  • Khả năng tự động hóa hạn chế: Khả năng tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại của Excel không cao bằng các phần mềm kế toán chuyên dụng.
  • Khó bảo mật: Dữ liệu lưu trữ trên Excel dễ bị mất hoặc bị chỉnh sửa trái phép.

Làm thế nào để tối ưu hóa quy trình lập báo cáo tài chính?

Tối ưu hóa quy trình lập báo cáo tài chính giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian, và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Dưới đây là một số phương pháp để tối ưu hóa quy trình này:

1. Sử dụng phần mềm kế toán tự động hóa

Công nghệ hiện đại giúp tối ưu hóa nhiều bước trong quy trình lập báo cáo tài chính. Việc sử dụng các phần mềm kế toán tự động giúp:

  • Tự động hóa các tác vụ thủ công: Phần mềm có khả năng tự động nhập dữ liệu từ các hóa đơn, biên lai và giao dịch tài chính, giảm thiểu sai sót nhập liệu.
  • Thu thập dữ liệu thời gian thực: Các phần mềm thường tích hợp với hệ thống ERP giúp kế toán cập nhật dòng tiền và thông tin tài chính nhanh chóng.
  • Tạo báo cáo chỉ với vài thao tác: Các công cụ phân tích tài chính tích hợp sẵn giúp tạo ra các báo cáo như bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ mà không cần phải thao tác thủ công phức tạp.

Bằng việc sử dụng phần mềm quản lý tài chính kế toán, việc lập báo cáo tài chính trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết. Phần mềm tự động hóa hoàn toàn các công việc như:

  • Nhập liệu dữ liệu: Thay vì nhập liệu thủ công từng hóa đơn, chứng từ, kế toán viên chỉ cần quét mã vạch hoặc nhập thông tin một lần, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào hệ thống.
  • Tính toán và tổng hợp: Phần mềm tự động tính toán các chỉ tiêu tài chính, tổng hợp dữ liệu và tạo ra các báo cáo một cách chính xác và nhanh chóng.
  • Phân tích báo cáo: Phần mềm cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ, giúp kế toán dễ dàng so sánh kết quả kinh doanh giữa các kỳ, phát hiện các xu hướng và đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt.
  • Bảo mật dữ liệu: Dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được bảo mật tuyệt đối với hệ thống mã hóa hiện đại, giúp bạn yên tâm về sự an toàn của thông tin.

Việc sử dụng phần mềm quản lý tài chính kế toán còn giúp tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác bằng việc giảm các vụ thủ công và sai sót do con người gây ra. Các phần mềm này cũng được thiết kế linh hoạt để phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn và có khả năng cung cấp các báo cáo trực quan, dễ hiểu, giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình tài chính của doanh nghiệp.

2. Chuẩn hóa quy trình và thiết lập quy định rõ ràng

Để giảm thiểu sai sót trong quá trình lập báo cáo, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kế toán chuẩn, gồm các bước rõ ràng từ thu thập tài liệu đến phân tích và lập báo cáo. Các bước này nên được văn bản hóa và nhân viên kế toán được huấn luyện theo đúng quy trình đó. Điều này bao gồm:

  • Chuẩn hóa các biểu mẫu tài chính: Đảm bảo rằng các biểu mẫu và sổ sách được định dạng nhất quán, giúp dễ dàng so sánh và kiểm tra dữ liệu.
  • Thiết lập lịch trình báo cáo cụ thể: Xác định các mốc thời gian rõ ràng cho từng bước của quy trình lập báo cáo, đảm bảo tính kỷ luật và đúng hạn.

3. Tăng cường kiểm tra nội bộ và kiểm toán định kỳ

Việc thực hiện các cuộc kiểm tra nội bộ thường xuyên giúp phát hiện các sai sót sớm trước khi chúng ảnh hưởng đến toàn bộ báo cáo tài chính. Kiểm toán nội bộ sẽ rà soát lại tất cả các giao dịch, đảm bảo rằng chúng tuân thủ các chuẩn mực kế toán và quy định pháp lý. Điều này cũng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của các số liệu được ghi nhận.

4. Đào tạo và phát triển năng lực nhân sự

Việc nâng cao kỹ năng và kiến thức chuyên môn của đội ngũ kế toán là yếu tố then chốt trong việc tối ưu hóa quy trình lập báo cáo tài chính. Một đội ngũ kế toán được đào tạo tốt sẽ biết cách sử dụng công cụ, hiểu rõ quy trình và giảm thiểu sai sót trong quá trình lập báo cáo. Doanh nghiệp có thể triển khai các khóa học liên quan đến:

  • Chuẩn mực kế toán mới nhất: Đảm bảo đội ngũ nắm vững các quy định mới của chuẩn mực kế toán quốc tế (IFRS) hoặc chuẩn mực kế toán trong nước.
  • Sử dụng phần mềm kế toán hiện đại: Nhân viên cần được trang bị kỹ năng sử dụng phần mềm để tối đa hóa hiệu quả làm việc.

5. Tập trung vào dữ liệu tài chính chất lượng

Dữ liệu là yếu tố cốt lõi của báo cáo tài chính. Để tối ưu hóa quy trình, doanh nghiệp cần đảm bảo dữ liệu tài chính được thu thập chính xác, cập nhật và phân tích đầy đủ. Điều này bao gồm:

  • Tích hợp hệ thống quản lý dữ liệu: Sử dụng các hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) để đồng bộ hóa dữ liệu từ nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.
  • Lọc và kiểm tra dữ liệu: Đảm bảo rằng các dữ liệu được nhập vào hệ thống đều đã qua kiểm duyệt và loại bỏ các thông tin không chính xác hoặc không liên quan.

6. Áp dụng công nghệ AI và Machine Learning

Việc áp dụng các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning) trong quản lý tài chính có thể giúp phân tích, dự đoán, và lập báo cáo nhanh chóng, chính xác hơn. AI có thể phát hiện các mẫu dữ liệu bất thường, tối ưu hóa phân loại chi phí và thậm chí dự đoán xu hướng tài chính, từ đó giúp cải thiện tính chính xác và độ minh bạch của báo cáo tài chính.

7. Tăng cường tính minh bạch và giám sát

Minh bạch là yếu tố quan trọng trong quá trình lập báo cáo tài chính. Doanh nghiệp cần phải thiết lập một cơ chế giám sát độc lập, có thể là sự tham gia của ban kiểm soát hoặc hội đồng quản trị để theo dõi quy trình lập báo cáo. Điều này giúp đảm bảo báo cáo tài chính được lập đúng quy định và phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Câu hỏi trường gặp

Báo cáo tài chính gồm những gì?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, báo cáo tài chính của doanh nghiệp bao gồm các loại sau:

  • Bảng cân đối kế toán
  • Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
  • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
  • Thuyết minh báo cáo tài chính

Quy trình lập báo cáo tài chính gồm những bước nào?

Quy trình lập báo cáo tài chính gồm 7 bước sau đây:

Bước 1: Thu thập và sắp xếp chứng từ liên quan

Bước 2: Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế

Bước 3: Phân bổ khấu hao và chi phí trả trước

Bước 4: Hạch toán, điều chỉnh các khoản được ước tính

Bước 5: Kiểm tra đối chiếu số liệu sổ sách

Bước 6: Thực hiện các bút toán kết chuyển

Bước 7: Lập báo cáo tài chính hoàn chỉnh

Cần chuẩn bị những tài liệu gì trước khi lập báo cáo tài chính?

Trước khi lập báo cáo tài chính, cần chuẩn bị một số tài liệu quan trọng như sau:

  • Bảng cân đối kế toán: Bao gồm tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.
  • Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Thể hiện doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp trong kỳ.
  • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Theo dõi dòng tiền ra vào của doanh nghiệp, bao gồm hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính.
  • Báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu: Cho biết sự biến động của vốn chủ sở hữu trong kỳ.
  • Sổ kế toán chi tiết: Gồm các sổ chi tiết các khoản thu, chi, và các giao dịch tài chính.
  • Các chứng từ kế toán: Hóa đơn, biên lai, phiếu thu, phiếu chi, chứng từ ghi sổ cần được lưu trữ và kiểm tra kỹ lưỡng.

Những tài liệu này là cơ sở dữ liệu quan trọng giúp đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của báo cáo tài chính trong doanh nghiệp

Những sai sót phổ biến cần tránh khi lập báo cáo tài chính là gì?

Khi lập báo cáo tài chính, những sai sót phổ biến không chỉ làm giảm tính chính xác của báo cáo mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự minh bạch tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là phân tích chi tiết về các sai sót cần tránh:

Sai lệch số liệu: Đây là lỗi cơ bản nhưng lại rất phổ biến, thường xuất phát từ việc nhập liệu không chính xác hoặc do sự nhầm lẫn trong quá trình tính toán. Sự sai lệch này có thể làm biến dạng tình hình tài chính của doanh nghiệp, dẫn đến các quyết định kinh doanh sai lầm. Việc kiểm tra lại số liệu và sử dụng các phần mềm kế toán tự động để giảm thiểu lỗi là điều cần thiết.

Phân loại sai tài sản và nợ phải trả: Sai sót trong việc phân loại tài sản ngắn hạn, dài hạn hoặc nợ phải trả sẽ khiến bảng cân đối kế toán bị sai lệch. Để khắc phục, kế toán cần có kiến thức vững về các chuẩn mực kế toán và quy định liên quan.

Thiếu kiểm tra số dư: Một trong những sai lầm lớn là không đối chiếu số dư trong các sổ kế toán và báo cáo tài chính. Điều này có thể dẫn đến những sai lệch không được phát hiện kịp thời. Việc đối chiếu số dư thường xuyên giúp đảm bảo tính đồng nhất giữa các báo cáo và dữ liệu kế toán.

Nhầm lẫn giữa chi phí và đầu tư: Việc nhầm lẫn giữa các khoản chi phí vận hành và đầu tư dài hạn có thể dẫn đến sai lệch trong báo cáo tài chính. Ví dụ, nếu chi phí bảo dưỡng máy móc được ghi nhận là một khoản đầu tư, điều này sẽ làm tăng tổng tài sản, tạo cảm giác doanh nghiệp có mức đầu tư cao hơn thực tế. 

Không cập nhật quy định kế toán: Quy định và chuẩn mực kế toán luôn thay đổi để phù hợp với bối cảnh tài chính và kinh tế. Việc không cập nhật những thay đổi này có thể khiến báo cáo tài chính không tuân thủ các quy định mới, dẫn đến các rủi ro pháp lý và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Thiếu hoặc sai sót trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là một phần quan trọng giúp theo dõi dòng tiền ra và vào doanh nghiệp. Sai sót trong việc ghi nhận hoặc phân loại các dòng tiền từ hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính có thể gây hiểu nhầm về khả năng thanh toán của doanh nghiệp.

Sai phạm trong ghi nhận doanh thu và chi phí: Việc ghi nhận sai thời điểm doanh thu hoặc chi phí sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ, doanh thu từ các hợp đồng dài hạn có thể bị ghi nhận toàn bộ vào một kỳ kế toán thay vì phân bổ theo từng giai đoạn, điều này làm bóp méo lợi nhuận thực tế. Kế toán cần tuân thủ nguyên tắc ghi nhận doanh thu theo chuẩn mực kế toán, như nguyên tắc ghi nhận doanh thu dựa trên cơ sở dồn tích.

Bằng cách tránh những sai sót này, doanh nghiệp sẽ đảm bảo rằng báo cáo tài chính phản ánh trung thực và chính xác tình hình tài chính, giúp các nhà quản lý đưa ra những quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu chính xác.

Thời hạn nộp báo cáo tài chính là bao lâu? 

Thời hạn nộp báo cáo tài chính được quy định tại Điều 109 Thông tư 200/2014/TT-BTC 

Đối với doanh nghiệp nhà nước: Những công ty/doanh nghiệp thuộc Nhà nước thì thời hạn nộp báo cáo tài chính chậm nhất là ngày thứ 30 kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Những đơn vị có tổng công ty thuộc nhà nước hoặc công ty mẹ thì hạn nộp báo cáo tài chính chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. 

Đối với doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp hợp danh: Thời hạn nộp báo cáo tài chính cho doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp hợp danh là ngày thứ 30 kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Những doanh nghiệp thuộc hình thức còn lại sẽ có thời hạn nộp BCTC chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. 

Theo quy định trên, thời hạn nộp báo cáo tài chính chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính. Thông thường, kỳ kế toán tính theo năm dương lịch, và kỳ năm dương lịch từ ngày 01/01 đến ngày 31/12.

Các quy định cần tuân thủ khi lập báo cáo tài chính:

Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp mà quy định lập báo cáo tài chính sẽ khác nhau, cụ thể như sau:

  • Doanh nghiệp siêu nhỏ: Căn cứ theo các quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành thì chế độ kế toán cho các doanh nghiệp siêu nhỏ sẽ được áp dụng theo Thông tư 132/2018/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC
  • Doanh nghiệp vừa và nhỏ (bao gồm doanh nghiệp siêu nhỏ): được áp dụng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
  • Doanh nghiệp có quy mô lớn:Riêng đối các doanh nghiệp lớn sẽ áp dụng nộp Báo cáo tài chính năm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý tài chính

TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp. Bên cạnh giúp doanh nghiệp về các vấn đề dữ liệu tài chính thì chúng tôi cũng hỗ trợ các công ty giải quyết cả rủi ro về vấn đề quản lý tài chính, về dong tiền với các phần mềm được tích hợp công nghệ mới nhất hiện nay. Cam kết bảo vệ quyền riêng tư và đảm bảo thông tin nhạy cảm của khách hàng không bị xâm phạm.

TacaSoft,

Kho phần mềm
Công nghệ
Câu chuyện thành công
Subscribe
Thông báo cho
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

Bài viết liên quan

youtube
Xây dựng và triển khai hệ thống Báo cáo quản trị doanh nghiệp - Trải nghiệm Demo phần mềm Power Bi

    Đăng ký tư vấn
    Nhận ngay những bài viết giá trị qua email đầu tiên
    Icon

      error: Content is protected !!
      0
      Would love your thoughts, please comment.x