Quản lý đội xe như việc điều hành, giám sát việc vận chuyển của doanh nghiệp thông qua các kế hoạch, chiến lược đã đề ra. Đội xe chính là đơn vị giữ vai trò then chốt trong quy trình quản lý xe vận tải , giao nhận và phân phối hàng hóa và là xương sống của quản lý logistic.
Tuy nhiên, quản lý đội xe chưa bao giờ là điều dễ dàng. Các nhà quản lý đội xe phải đối mặt với những thách thức không nhỏ như kiểm soát chi phí vận chuyển, tối ưu hóa hiệu quả, đảm bảo an toàn và tuân thủ các quy định. Quản lý đội xe tốt góp phần làm cho quy trình quản lý vận tải trở nên đơn giản hơn, dễ dàng hơn.
Trong bài viết này sẽ cho bạn đọc cái nhìn tổng quan và những tin tức nổi bật về việc quản lý đội xe hiện nay:
Hạn chế về ngân sách là một thách thức thường trực đối với các nhà quản lý đội xe. Việc cân bằng nhu cầu về xe chất lượng cao, bảo trì, công nghệ và nhân sự trong khi vẫn kiểm soát được chi phí đòi hỏi phải lập kế hoạch và thực hiện cẩn thận.
Quản lý đội xe trong bối cảnh tiết kiệm ngân sách là một nhiệm vụ đầy thách thức. Các nhà quản lý phải cẩn trọng cân bằng giữa các yêu cầu quan trọng như trang bị xe chất lượng cao, duy trì hoạt động hiệu quả thông qua bảo trì thích hợp, triển khai công nghệ tiên tiến nhằm tăng năng suất, và đảm bảo nhân sự đủ trình độ vận hành xe an toàn.
Tất cả những yếu tố này phải được cân nhắc trong khuôn khổ ngân sách hạn hẹp, đòi hỏi sự lên kế hoạch và triển khai rất kỹ lưỡng. Các nhà quản lý cần linh hoạt, sáng tạo và hiệu quả trong việc sử dụng các nguồn lực có sẵn để đảm bảo hoạt động của đội xe diễn ra suôn sẻ và ổn định.
Đảm bảo đội xe của doanh nghiệp luôn trong tình trạng tốt nhất trong khi mở rộng với các xe bổ sung phù hợp là điều cần thiết để tránh thời gian chết không cần thiết và tối ưu hóa sản xuất, nhưng điều này có thể đặt ra những thách thức đáng kể.
Một số yếu tố gây ra sự phức tạp là quá nhiều yêu cầu bồi thường bảo hiểm, lạm phát chi phí xe và hiệu quả cũng như chi phí bảo dưỡng xe. Ví dụ, khi thị trường xe mới chậm lại đáng kể và lạm phát xe cũ thậm chí còn tăng cao hơn do lãi suất tăng, việc tìm cách kéo dài tình trạng và khả năng sử dụng xe của đội xe hiện tại đã trở thành mối quan tâm ngày càng tăng.
Bên cạnh việc quản lý tình trạng hàng ngày thì việc quản lý dữ liệu cũng là một thách thức không nhỏ với các nhà quản lý đội xe. Thông tin ngày càng nhiều do tích lũy theo thời gian. Một khi có vấn đề xảy ra thì việc tìm kiếm thông tin giữa hàng tá dữ liệu trở làm cho các nhà quản lý cảm thấy không thuận tiện và rất tốn thời gian chỉ để xác thực các thông tin.
Việc sắp xếp các thông tin cũng làm giảm thời gian quản lý. Điều này sẽ khiến tỷ lệ lỗi vi phạm trong quá trình vận chuyển sẽ tăng cao thêm. Doanh nghiệp và đơn vị sẽ phải mất thời gian, công sức để khắc phục.
Thách thức trong việc quản lý đội xe là tác động đến hành vi của tài xế, vì nó có thể ảnh hưởng đáng kể đến tình trạng xe và mức tiêu thụ nhiên liệu của bạn. Hành vi của tài xế có thể ảnh hưởng đến chi phí bảo dưỡng của doanh nghiệp, vì lái xe ẩu, nhanh trong trường hợp không cần thiế, phanh và tăng tốc liên tục, có thể khiến xe bị hao mòn nhiều hơn.
Hành vi của tài xế cũng có thể ảnh hưởng đến các quy định bảo vệ môi trường dành cho ngành vận tải, vì lái xe không hiệu quả có thể làm tăng mức sử dụng nhiên liệu và khí thải của bạn. Để cải thiện hành vi của tài xế, bạn cần cung cấp đào tạo và giáo dục phù hợp về các biện pháp lái xe an toàn và thân thiện với môi trường.
Tìm phụ tùng chất lượng cao với giá cả phải chăng là một trong những thách thức phổ biến nhất trong quản lý đội xe. Điều này có thể đặc biệt khó khăn nếu đội xe vận hành nhiều loại xe khác nhau, vì việc tìm phụ tùng tương thích với mọi loại thiết bị có thể tốn thời gian và tốn kém.
Mọi người đều đã xem cảnh quay từ camera hành trình, cho dù đó là đoạn clip về một số hành vi lái xe đặc biệt nghiêm trọng hay một điều gì đó buồn cười được ghi lại bởi con mắt toàn cảnh của bảng điều khiển.
Ảnh minh hoạ
Nhưng camera hành trình không chỉ là giải trí – trong trường hợp xảy ra tai nạn, chúng cung cấp bằng chứng không thể chối cãi về những gì đã xảy ra tại thời điểm xảy ra sự cố. Cảnh quay của chúng trở nên vô giá khi các nhà điều tra và đại lý bảo hiểm muốn biết điều gì dẫn đến vụ tai nạn, bên nào có lỗi và cách tiến hành hợp pháp.
Các camera hành trình thương mại tốt nhất cung cấp một số tính năng giúp cung cấp tính minh bạch tối đa trong trường hợp có điều gì đó xảy ra. Quan trọng nhất có thể là thiết kế camera hai mặt có thể ghi lại cảnh quay của người lái xe cũng như đường đi.
Nếu tài xế của bạn bị buộc tội lái xe mất tập trung, một camera hướng vào trong có thể xác nhận chính xác những khiếu nại đó hoặc hoàn toàn minh oan cho tài xế. Với một trong những camera này, lời nói của tài xế của bạn không còn là lời nói chống lại người khác nữa – bằng chứng sẽ tự nói lên điều đó.
Mua một camera có thể hoạt động với hệ thống tin học của bạn để tự động tải lên cảnh quay sự cố. Điều này đảm bảo bạn sẽ không bao giờ mất cảnh quay có liên quan có thể cần thiết vì lý do pháp lý. Nó cũng hợp lý hóa hơn nữa việc sử dụng và giám sát camera hành trình, đặc biệt là nếu bạn sử dụng một camera trong mỗi xe trong đội xe của mình, đây là một lợi thế quan trọng trong việc quản lý rủi ro của đội xe.
Quản lý đội xe phụ thuộc rất nhiều vào dữ liệu. Việc theo dõi thông tin là cần thiết để người quản lý đội xe có thể đo lường và giám sát hiệu suất của đội xe. Các phép đo trước đây có thể được sử dụng để giúp doanh nghiệp đặt mục tiêu cho đội xe của mình và thể hiện sự cải thiện.
Tuy nhiên, việc ghi lại quá nhiều thông tin có thể trở nên quá tải và khó quản lý, cộng với việc lãng phí các nguồn lực có giá trị. Nhà quản lý chỉ nên ghi lại thông tin quan trọng cần thiết để đưa ra quyết định quản lý đội xe. Các lĩnh vực quan trọng nhất nên lưu giữ hồ sơ cẩn thận là:
Khi chúng ta tiếp tục trở lại “bình thường”, giá xăng và dầu diesel đã tăng đều đặn theo từng tháng. So với năm ngoái, giá một bình dầu diesel đầy tăng khoảng 5 bảng Anh; một chi phí bổ sung nhanh chóng tăng lên trên toàn bộ đội xe thương mại. Với chi phí cho một thùng dầu nói chung được dự đoán sẽ tiếp tục tăng trong suốt cả năm, đợt tăng giá này diễn ra vào thời điểm khó khăn đối với các doanh nghiệp đang tìm cách phục hồi sau biến động của nền kinh tế.
Tuy nhiên, các nhà quản lý có thể suy xét về cách triển khai giải pháp tin học viễn thông cho đội xe, các tổ chức có thể quản lý xe hiệu quả hơn và tiết kiệm trung bình 14% chi phí nhiên liệu mỗi năm.
Tổng chi phí sở hữu (TCO) là một yếu tố quan trọng khác liên quan đến quản lý đội xe. Nhiều nhà quản lý đội xe có thể cho rằng chi phí trả trước của một chiếc EV không đáng so với chi phí thấp hơn của xe tải chạy bằng xăng hoặc dầu diesel. Tuy nhiên, ngay cả khi không có trợ cấp từ chính phủ, người ta thấy rằng xe điện có thể đạt được sự ngang bằng về tổng chi phí sở hữu trong khoảng bốn năm rưỡi.
Từ xe chở khách nhỏ đến xe tải lớn nhiều tấn, EV được dự đoán sẽ tiết kiệm chi phí hơn tất cả các loại xe chạy bằng dầu diesel hoặc xăng vào cuối thập kỷ này. Áp dụng phương pháp TCO có thể giúp thông báo cho các doanh nghiệp về việc liệu có đáng để đầu tư vào xe điện ngay bây giờ hay không, để nhận ra khoản tiết kiệm dài hạn có thể được sử dụng để tài trợ cho việc nâng cấp liên tục đội xe của họ.
Các doanh nghiệp và người quản lý đội xe có nhiều yếu tố cần cân nhắc khi đầu tư và vận hành đội xe của mình một cách tối ưu. Việc tuân thủ các biện pháp thực hành tốt nhất như đã nêu ở trên sẽ giúp các doanh nghiệp tối đa hóa hiệu suất của đội xe. Chìa khóa cho nhiều biện pháp thực hành này là giải pháp tin học viễn thông giàu dữ liệu và dễ tiếp cận.
Ngay cả khi các tài xế tham gia nhóm của đơn vị vận chuyển đã có đủ kinh nghiệm, việc cung cấp thêm đào tạo với hướng dẫn lái xe trên các loại đường khác nhau, các mối nguy hiểm do mất tập trung và lái xe yếu cũng như đào tạo sơ cứu sẽ có ích rất nhiều.
Một người lái xe có thể không phải là một người thợ sửa xe đầy kinh nghiệm nhưng với các khoá học bổ sung thêm thì những lỗi nhỏ xảy ra trên đường vẫn có thể được khắc phục nhanh chóng mà không cần phải mất thời gian chờ đợi thợ sửa máy đến.
Nhà quản lý cũng nên sắp xếp các chính sách sàng lọc tốt hơn cho tất cả tài xế và đào tạo họ các chính sách lái xe an toàn để giảm thiểu rủi ro tai nạn giao thông của đội xe. Với các chương trình đào tạo an toàn thành công, các tổ chức có thể giảm tỷ lệ tai nạn, giảm chi phí sửa chữa xe và giảm các vấn đề pháp lý.
Những tiến bộ trong công nghệ đã làm thay đổi hoàn toàn ngành quản lý đội xe . Ngay cả với sự tiến bộ đáng kinh ngạc này, những cải tiến mới vẫn được thực hiện hàng năm để thúc đẩy ngành này tiến xa hơn. Đây là một số xu hướng hứa hẹn nhất có thể mang lại giá trị đáng kể cho các hoạt động quản lý đội xe.
Theo dõi xe trong phần mềm quản lý đội xe của bạn cho phép các doanh nghiệp cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực về vị trí xe của họ, để khách hàng có thể lên kế hoạch cho ngày của họ một cách phù hợp. Điều này không chỉ làm giảm sự thất vọng của khách hàng mà còn giúp xây dựng lòng tin và lòng trung thành.
Quản lý nhiên liệu của đội xe chưa bao giờ quan trọng hơn thế khi chứng kiến chi phí nhiên liệu tăng vọt. Với sự tiện lợi của việc tải lên biên lai nhiên liệu để cập nhật ngay lập tức chi phí cùng với số dặm và tuyến đường đã ghi lại, có thể bắt đầu phân tích nơi có thể tiết kiệm đáng kể.
Từ việc chạy không tải đến chạy quá tốc độ và phanh, hành vi lái xe cực đoan có thể được theo dõi, kiểm tra kỹ lưỡng và sau đó sửa chữa. Hệ thống xếp hạng tài xế trong đội xe bằng điểm. Tài xế giỏi có thể được khen thưởng, tài xế kém bị khiển trách và đào tạo lại để lái xe tốt hơn nhằm tiết kiệm nhiên liệu và lợi nhuận quý giá.
Trung bình, một khách hàng của RAM tiết kiệm được 71 bảng Anh cho mỗi xe mỗi tuần khi vấn đề này được giải quyết bằng phần mềm theo dõi nhiên liệu.
Tối ưu hóa tuyến đường xem xét các tuyến đường lý tưởng mà động cơ không phải làm việc quá sức hoặc chạy vào giao thông gây tốn nhiên liệu. Khi xem các tuyến đường hàng ngày của tài xế, nhà quản lý có thể dễ dàng xem tuyến đường nào đang gây ra sự cố để điều chỉnh và báo cáo lại cho tài xế để sửa đổi.
Khi theo dõi tất cả các xe trong đội xe trên bản đồ, nhà quản lý dễ dàng biết được tiến độ công việc, tình hình nhân viên lao động liên quan đến các công việc hoặc nhiệm vụ mới phát sinh để giải quyết các yêu cầu mới của khách hàng hoặc các nhiệm vụ khẩn cấp tiềm ẩn.
Nếu xảy ra sự cố, các tài xế ở gần có thể giải quyết và san sẻ các công việc đang chồng chất hoặc bắt đầu chậm tiến độ từ các tài xế khác.
Phần mềm quản lý đội xe giúp cho việc hoàn thành nhiều đơn hàng hơn trong ngày nhờ khả năng tương tác và khả năng nhìn thấy nơi tốt nhất để tăng khối lượng công việc hoàn thành nhờ hiệu quả đạt được thông qua việc tối ưu hóa tuyến đường và phân công công việc dựa trên khả năng theo dõi dễ dàng các phương tiện bằng hệ thống theo dõi GPS.
Trong trường hợp xảy ra tai nạn, phần mềm quản lý tai nạn đội xe sẽ phát huy tác dụng.
Hệ thống thông báo đáng tin cậy cho người quản lý đội xe về sự cố mà tài xế có thể viết hoặc nói ra bằng cách ghi lại sự cố tại thời điểm đó, điều này rất cần thiết để quy trách nhiệm và biết người có lỗi.
Bất kỳ nhân chứng nào cũng có thể được ghi lại và ghi chú trong hệ thống để cung cấp thông tin cần thiết cho công ty bảo hiểm.
Các tùy chọn camera hành trình của cũng cung cấp sự bảo vệ và bằng chứng trong trường hợp tranh chấp sau khi vụ tai nạn được ghi lại thông qua hệ thống của chúng tôi và hỗ trợ phục hồi được gửi đi. Điều này cũng có thể dẫn đến việc giảm chi phí bảo hiểm thông qua FNOL (thông báo mất mát đầu tiên). Khi tất cả các xe đều được theo dõi để giám sát hiệu suất, tất nhiên chúng cũng được theo dõi trong trường hợp xe trong đội bị đánh cắp.
Giảm thiểu khả năng trộm cắp xe nhờ có thiết bị định vị. Phần mềm cũng có cũng có một mục trong ứng dụng để thông báo về sự cố xe trong trường hợp xe ngừng hoạt động.
Với hơn 29 công ty, các công ty con ở sáu khu vực và đội xe gần 10.000 xe, trong đó có khoảng 5000 xe do công ty sở hữu, DB Regio Bus là công ty dẫn đầu thị trường về vận tải địa phương trên khắp nước Đức và có hơn 400 quận và thành phố tự quản là khách hàng.
Công ty đã sử dụng công nghệ tin học viễn thông trong quản lý đội xe kể từ năm 2017. “Giải pháp chúng tôi chọn ban đầu không thể cung cấp sự đa dạng dữ liệu, chất lượng dữ liệu và tốc độ như mong đợi, và phần cứng không đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của chúng tôi”.
Do đó, kể từ năm 2020, công ty đã dựa vào các giải pháp tin học viễn thông của Geotab cho các xe buýt không khớp nối, khớp nối và xe điện; xe khách du lịch; xe buýt nhỏ; và xe chở khách. Bằng cách cài đặt các thiết bị và phần mềm quản lý đội xe, DB Regio Bus thu thập dữ liệu có liên quan về tình trạng của các phương tiện để bảo dưỡng và bảo trì tối ưu, dữ liệu để phân tích va chạm và dữ liệu để quản lý xe buýt chạy bằng pin nhiên liệu và điện.
Deutsche Bahn hiện là công ty di động thân thiện với khí hậu nhất tại Đức. Năm 2020, công ty đã thành công trong việc giảm lượng khí thải CO2 cho toàn bộ Tập đoàn DB hơn 34% so với năm 2006. Công ty có ý định đạt được mức trung hòa khí hậu vào năm 2040.
Hành khách là trọng tâm trong hoạt động kinh doanh của DB Regio Bus Group. Sự hài lòng của họ phụ thuộc đáng kể vào tính đúng giờ và hoạt động trơn tru của xe buýt. Điều kiện tiên quyết cơ bản cho hoạt động hàng ngày thành công là xe phải có sẵn cho tài xế đúng giờ và sẵn sàng sử dụng.
Điều này đòi hỏi dữ liệu đáng tin cậy về bảo trì kỹ thuật, ví dụ như được thông báo về lỗi trên xe trước khi bắt đầu hoạt động và có thể lên lịch bảo trì nhanh chóng để tránh bị chậm trễ hoặc hủy chuyến trong quá trình hoạt động. Hệ thống tin học từ xa đang giúp cải thiện hành vi của người lái xe và giảm mức độ căng thẳng của người lái xe. Phong cách lái xe thoải mái giúp giảm hao mòn xe và đảm bảo an toàn cho hành khách và những người tham gia giao thông khác.
Sau khi áp dụng thành công phần mềm quản lý đội xe, DB Regio Bus xác định các khoản tiết kiệm tiềm năng và cải thiện hiệu quả để đảm bảo lợi thế cạnh tranh rõ ràng của công ty. Trong hai năm, DB Regio Bus đã giảm đáng kể chi phí nhiên liệu và có thể tận dụng các thông tin chi tiết về dữ liệu như tình trạng xe và hành vi lái xe để quản lý và tối ưu hóa đội xe của mình tốt hơn.
Chỉ riêng trong 2022, chúng tôi đã có thể giảm thời gian chạy không tải không cần thiết khoảng 40%, tương ứng với việc giảm tác động đến môi trường của khoảng 1400 tấn CO2″
Wiseway Supply là công ty đã hoạt động được 50 năm. Công ty đã phát triển từ một địa điểm duy nhất tại Florence, Kentucky thành một chi nhánh với chín, và sắp tới là 10 chi nhánh từ Trung Ohio đến Trung Kentucky, bao gồm cả khu vực Cincinnati và Lexington. Họ tuyển dụng 130 nhân viên và hiện đang theo dõi một đội xe tải gồm 22 xe tải.
Michael Kidwell, Phó chủ tịch điều hành chi nhánh tại Wiseway, đã xác định nhu cầu về thiết bị theo dõi khi, trong hai vụ tai nạn riêng biệt, xe tải của Wiseway bị đâm từ phía sau. Trong cả hai trường hợp, việc sửa chữa xe tải đều tốn kém.
Zakher áp dụng phần mềm quản lý để xây dựng một hệ thống mạnh mẽ, tùy chỉnh tích hợp nhiều tính năng và công cụ, bao gồm:
Wiseway cũng sử dụng Báo cáo xu hướng hàng năm cung cấp dữ liệu 12 tháng về các chỉ số quan trọng, chẳng hạn như lái xe hung hăng, sử dụng dây an toàn, chạy không tải, chạy quá tốc độ và quãng đường đã lái.
Thông báo bảo trì đã giúp Wiseway chủ động quản lý các vấn đề khi chúng phát sinh. Tài xế Wiseway sử dụng Báo cáo kiểm tra xe của tài xế (DVIR) điện tử để kiểm tra trước và sau chuyến đi, đánh dấu các vấn đề và khiếm khuyết ngay khi họ phát hiện ra. Bảo vệ lỗi tin học cũng cho Kidwell biết khi đèn ưu tiên thấp bật sáng.
Từ công ty nhỏ đã có bước ngoặt thành một công ty lớn hơn nhờ việc tối ưu quản lý vận tải bằng phần mềm tích hợp nhiều chức năng. Gia tăng độ hài lòng của khách hàng nhanh chóng và xử lý được các nhược điểm trước đây.
Quản lý đội xe đề cập đến các quy trình liên quan đến việc giám sát đội xe và các tài sản liên quan, cũng như tối ưu hóa hiệu quả trong khi giảm thiểu chi phí và rủi ro. Do đó, người quản lý đội xe chịu trách nhiệm kiểm soát chi phí, tối đa hóa lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro của đội xe.
Quản lý đội xe liên quan đến việc tạo ra một hệ thống hoàn chỉnh để tổ chức các nhóm xe ô tô, xe tải,…hoặc tàu biển được sử dụng để vận chuyển hàng hóa. Để hệ thống này hoạt động hiệu quả, một doanh nghiệp hoặc tổ chức chính phủ phải thiết lập các thông lệ và kỳ vọng rõ ràng được chuẩn hóa. Các thành phần cốt lõi của hệ thống quản lý đội xe là:
Lợi ích của việc quản lý đội xe rất đa dạng. Cụ thể, việc quản lý đội xe hiệu quả giúp tiết kiệm nhiên liệu, tăng năng suất, cải thiện dịch vụ khách hàng và cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực.
Người quản lý đội xe chịu trách nhiệm giám sát mọi khía cạnh của hoạt động đội xe. Người quản lý đội xe giám sát các phương tiện và tài xế của đội xe, đảm bảo an toàn cho tài xế, tối ưu hóa chi phí và hiệu quả của đội xe, quản lý chương trình nhiên liệu và quản lý việc tuân thủ quy định.
Tìm hiểu thêm vè các phần mềm quản lý logistics, chuỗi cung ứng
Tacasoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Chúng tôi đã và đang hợp tác chặt chẽ với các doanh nghiệp bảo hiểm để phát triển các mô hình tùy chỉnh dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (ML), robotic RPA,…nhằm tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro trong quán trình hoạt động logistic, vận chuyển khác nhau
Với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai, Tacasoft tự tin sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp chuyển đổi số 100%.
Tacasoft,
