Mô hình quản lý chất lượng không chỉ là một hệ thống quy chuẩn mà còn là chìa khóa giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định, nâng cao hiệu suất và tạo dựng niềm tin với khách hàng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn loay hoay trong việc kiểm soát chất lượng một cách nhất quán.
Theo McKinsey, 80% doanh nghiệp thừa nhận đã mất khách hàng hoặc chịu tổn thất tài chính do các vấn đề liên quan đến chất lượng. Việc lựa chọn và áp dụng đúng mô hình quản lý chất lượng không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót mà còn tối ưu hóa quy trình, cải thiện trải nghiệm khách hàng và gia tăng lợi thế cạnh tranh.
Bản chất của hoạt động quản lý chất lượng là cải tiến nhằm gia tăng giá trị cho khách hàng, làm cho khách hàng thỏa mãn hơn, từ đó giúp tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động của mình và đạt được mục tiêu đề ra. Để cải tiến quá trình, cần sử dụng phối hợp các kỹ thuật cùng các mô hình quản lý chất lượng.
Sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ số đã thúc đẩy các doanh nghiệp áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng linh hoạt và hiện đại hơn. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ về bản chất của sự thay đổi này cũng như cách triển khai một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp trong môi trường số hóa.
Khi các nền tảng kinh doanh truyền thống không còn đáp ứng được yêu cầu thị trường, việc chuyển đổi sang mô hình mới là điều tất yếu.
Trước đây, doanh nghiệp thường dựa vào các hệ thống quản lý chất lượng tuyến tính (thác nước), nơi quy trình được thiết lập chặt chẽ, ít thay đổi. Cách tiếp cận này từng hiệu quả trong môi trường sản xuất ổn định, nhưng ngày nay, khi thị trường biến động nhanh chóng, nó trở thành rào cản cho sự linh hoạt và đổi mới.
Sự bùng nổ của trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn (Big Data) và các nền tảng quản lý chất lượng tự động đã làm lung lay nền tảng của mô hình truyền thống. Doanh nghiệp không còn đủ thời gian để chờ đợi những vòng đánh giá dài hạn mà cần hệ thống có thể phản ứng tức thời với dữ liệu theo thời gian thực.
Nhận thấy hạn chế của mô hình quản lý truyền thống, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang cách tiếp cận linh hoạt (Agile). Các hệ thống này giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh với sự thay đổi, tối ưu hóa quy trình kiểm soát chất lượng theo thời gian thực và giảm thiểu lãng phí trong vận hành.
Các phương pháp như Lean Six Sigma, Kaizen và ISO 9001 phiên bản số hóa được thiết kế để thích ứng với các nền tảng công nghệ, giúp doanh nghiệp không chỉ kiểm soát chất lượng tốt hơn mà còn tối ưu hiệu suất vận hành.
Sự phát triển của công nghệ số đang thay đổi cách doanh nghiệp kiểm soát chất lượng, giúp nâng cao độ chính xác, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa vận hành. Các công nghệ nổi bật trong lĩnh vực này bao gồm:
Việc lựa chọn mô hình quản lý chất lượng không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất vận hành mà còn quyết định sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Một mô hình phù hợp sẽ giúp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng mà doanh nghiệp cần cân nhắc để đưa ra quyết định đúng đắn.
Một trong những sai lầm phổ biến khi triển khai hệ thống quản lý chất lượng là doanh nghiệp chọn mô hình không phù hợp với mục tiêu chiến lược của mình. Điều này không chỉ làm lãng phí thời gian, nguồn lực mà còn tạo ra những rào cản khiến doanh nghiệp khó đạt được hiệu quả mong muốn.
Một số doanh nghiệp áp dụng mô hình quản lý chất lượng mà không xem xét kỹ lưỡng liệu nó có phù hợp với mục tiêu chiến lược hay không. Điều này dẫn đến tình trạng triển khai thiếu hiệu quả, không mang lại giá trị thực tế. Nếu doanh nghiệp tập trung vào tối ưu hóa chi phí sản xuất nhưng lại sử dụng một mô hình đòi hỏi quá nhiều tài nguyên và thủ tục phức tạp, quy trình có thể trở nên cồng kềnh và tốn kém hơn mức cần thiết.
Ngược lại, một doanh nghiệp dịch vụ muốn nâng cao trải nghiệm khách hàng nhưng lại triển khai mô hình thiên về kiểm soát sản xuất có thể gặp khó khăn trong việc cải thiện chất lượng dịch vụ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Vì vậy, việc lựa chọn mô hình cần được cân nhắc kỹ để đảm bảo sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
Khi nhân viên không thấy được lợi ích rõ ràng, họ dễ coi đây là một gánh nặng hành chính thay vì một công cụ giúp tối ưu công việc. Điều này đặc biệt rõ ràng nếu mô hình được áp dụng mà không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về truyền thông nội bộ hoặc không phù hợp với cách vận hành thực tế của doanh nghiệp.
Một số rào cản phổ biến bao gồm:
Trước khi triển khai bất kỳ hệ thống nào, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu chiến lược của mình: Muốn mở rộng thị trường hay tối ưu vận hành? Cần cải thiện chất lượng sản phẩm hay nâng cao trải nghiệm khách hàng? Từ đó, lựa chọn một mô hình thực sự hỗ trợ mục tiêu này, thay vì chạy theo xu hướng hoặc tiêu chuẩn chung chung. Một quyết định đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rào cản lớn, tiết kiệm chi phí và đảm bảo sự phát triển bền vững.
Mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng về quy mô và ngành nghề, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến cách vận hành và quản lý chất lượng. Một hệ thống phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng hiệu quả mà còn đảm bảo tính khả thi khi triển khai.
Nếu không xem xét kỹ tiêu chí này, doanh nghiệp có thể lựa chọn một mô hình quá phức tạp so với nhu cầu thực tế hoặc quá đơn giản, không đủ đáp ứng các yêu cầu kiểm soát chất lượng. Vì vậy, điều quan trọng là phải đánh giá thực tế quy mô, ngành nghề và khả năng triển khai trước khi quyết định mô hình phù hợp.
Văn hóa doanh nghiệp quyết định cách nhân viên tiếp cận công việc, mức độ sẵn sàng thay đổi và khả năng duy trì các cải tiến lâu dài. Nếu mô hình được áp dụng không đồng điệu với văn hóa tổ chức, quá trình triển khai sẽ gặp nhiều rào cản, từ sự miễn cưỡng của nhân viên đến việc mô hình bị biến tướng thành một hệ thống mang tính hình thức.
Mô hình quản lý chất lượng toàn diện tập trung quản lý chất lượng sản phẩm/dịch vụ nhằm mục đích làm hài lòng khách hàng, đơn giản hóa quy trình cũng như cắt giảm lãng phí. Mô hình quản lý chất lượng toàn diện yêu cầu tất cả bộ phận trong doanh nghiệp tham gia vào quá trình sản xuất cũng như chịu trách nhiệm về chất lượng cuối cùng của sản phẩm hoặc dịch vụ.
Nhiều người cho rằng mô hình quản lý chất lượng toàn diện chỉ phù hợp với các tập đoàn lớn do sự phức tạp trong triển khai, tuy nhiên đây là một quan niệm SAI LẦM. Bản chất của mô hình quản lý chất lượng này không phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp mà nằm ở cách tổ chức tiếp cận và áp dụng các nguyên tắc cốt lõi của nó.
Điểm mấu chốt để mô hình quản lý chất lượng này hoạt động hiệu quả là sự cam kết mạnh mẽ từ ban lãnh đạo và sự tham gia tích cực của toàn bộ nhân sự. Hệ thống không chỉ áp dụng cho các bộ phận sản xuất mà còn có thể triển khai rộng rãi ở nhiều phòng ban như tài chính, kế toán, quản lý chuỗi cung ứng hay dịch vụ khách hàng. Trong doanh nghiệp nhỏ, nơi nguồn lực hạn chế, việc áp dụng mô hình quản lý chất lượng theo từng giai đoạn và điều chỉnh linh hoạt theo đặc thù tổ chức có thể giúp tối đa hóa hiệu quả mà không tạo ra gánh nặng vận hành.
Một trong những yếu tố quan trọng của mô hình quản lý chất lượng toàn diện là văn hóa cải tiến liên tục (Kaizen), đảm bảo rằng doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm cơ hội để tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu suất. Khi được triển khai đúng cách, mô hình có thể mang lại lợi ích đáng kể ngay cả đối với các doanh nghiệp SMEs, giúp cải thiện chất lượng, tối ưu chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Đối với doanh nghiệp lớn, mô hình giúp chuẩn hóa quy trình và kiểm soát chất lượng trên quy mô rộng. Trong khi đó, đối với doanh nghiệp nhỏ, mô hình này có thể trở thành lợi thế cạnh tranh giúp họ nâng cao sự linh hoạt, phản ứng nhanh hơn với thay đổi của thị trường và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng một cách hiệu quả.
Thực tế đã chứng minh rằng nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đã áp dụng mô hình quản lý chất lượng toàn diện thành công bằng cách tinh chỉnh phương pháp để phù hợp với đặc thù hoạt động của họ. Điều quan trọng không nằm ở quy mô doanh nghiệp, mà ở tư duy lãnh đạo và cam kết duy trì chất lượng như một chiến lược cốt lõi để phát triển bền vững.
Cải tiến liên tục không phải là một khẩu hiệu, mà là một tư duy chiến lược được xây dựng dựa trên bốn trụ cột cốt lõi của mô hình quản lý chất lượng toàn diện: văn hóa, đo lường và phân tích, cách tiếp cận hệ thống và đầu tư dài hạn. Để mô hình quản lý chất lượng này thực sự mang lại hiệu quả, doanh nghiệp cần biến những nguyên tắc này thành một phần không thể tách rời trong hoạt động hàng ngày.
Không có một mô hình quản lý chất lượng nào có thể hoạt động hiệu quả nếu thiếu đi một nền văn hóa tổ chức đồng nhất. Cải tiến liên tục không chỉ là trách nhiệm của một nhóm hay một bộ phận, mà là sự tham gia của toàn bộ nhân sự. Khi mỗi cá nhân trong tổ chức hiểu rằng họ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng, họ sẽ chủ động tìm kiếm giải pháp, cải tiến quy trình và tối ưu hiệu suất.
Điều này đòi hỏi sự cam kết từ ban lãnh đạo trong việc tạo ra một môi trường khuyến khích đổi mới, chấp nhận sai lầm có kiểm soát và thúc đẩy học hỏi không ngừng. Nếu văn hóa không được xây dựng một cách bền vững, mọi nỗ lực cải tiến sẽ chỉ mang tính tạm thời và dễ dàng bị phá vỡ.
Không thể cải tiến nếu doanh nghiệp không biết mình đang đứng ở đâu và tiến về đâu. Đo lường và phân tích không chỉ đơn thuần là thu thập dữ liệu, mà còn là quá trình chuyển hóa dữ liệu thành thông tin có giá trị, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.
Việc theo dõi các chỉ số hiệu suất, tỷ lệ sai sót, phản hồi khách hàng hay chi phí vận hành không chỉ giúp đánh giá hiệu quả hoạt động mà còn giúp doanh nghiệp phát hiện vấn đề trước khi chúng trở thành rủi ro nghiêm trọng. Khi dữ liệu được phân tích đúng cách, doanh nghiệp không chỉ cải thiện chất lượng sản phẩm, tối ưu quy trình mà còn dự đoán được xu hướng thị trường, từ đó chủ động thích ứng và duy trì lợi thế cạnh tranh.
Một sai lầm phổ biến trong cải tiến chất lượng là tập trung vào các triệu chứng thay vì tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Chẳng hạn, nếu tỷ lệ lỗi sản phẩm tăng, giải pháp không chỉ là tăng cường kiểm tra đầu ra mà cần phân tích nguyên nhân sâu xa – có thể do quy trình sản xuất chưa tối ưu, tiêu chuẩn kiểm soát đầu vào chưa chặt chẽ, hay nhân viên chưa được đào tạo đầy đủ.
Mô hình quản lý chất lượng toàn diện yêu cầu doanh nghiệp có một cái nhìn toàn diện về hệ thống vận hành, đảm bảo rằng mọi cải tiến không chỉ giải quyết vấn đề trước mắt mà còn tạo ra sự thay đổi bền vững, giúp ngăn chặn lỗi tái diễn trong tương lai.
Nhiều doanh nghiệp e ngại đầu tư vào cải tiến do lo sợ chi phí cao, nhưng thực tế cho thấy những khoản đầu tư này luôn mang lại giá trị dài hạn. Đại tu quy trình, nâng cấp công nghệ hay đào tạo nhân viên có thể gây gián đoạn tạm thời, nhưng về lâu dài, đây là những nền tảng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nâng cao chất lượng và duy trì lợi thế cạnh tranh.
Khi doanh nghiệp kiên trì với chiến lược đầu tư dài hạn, lợi nhuận không chỉ đến từ việc giảm chi phí vận hành mà còn từ việc xây dựng thương hiệu uy tín, gia tăng sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
Mục đích chính của mô hình quản lý chất lượng toàn diện là cải tiến chất lượng và đảm bảo chất lượng của mọi sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp bạn cung cấp để bạn có thể tránh những sai lầm tốn kém hoặc thậm chí là sản phẩm thất bại. Hãy nhìn vào những con số thực tế:
Một vụ thu hồi sản phẩm trong ngành thực phẩm tiêu tốn trung bình 10 triệu USD, chưa kể tác động lâu dài đến niềm tin người tiêu dùng. Trong lĩnh vực y tế, các sai sót chuyên môn gây thiệt hại lên đến 20 tỷ USD mỗi năm tại Hoa Kỳ, bao gồm chi phí pháp lý và chi phí khắc phục hậu quả.
Nhưng ngay cả khi doanh nghiệp của bạn không kinh doanh trong những ngành nghề rủi ro cao, điều đó không có nghĩa là bạn miễn nhiễm với tổn thất do lỗi chất lượng. Theo PWC, bất kỳ công ty nào xử lý dữ liệu khách hàng đều có nguy cơ đối mặt với sự cố an ninh mạng, gây thiệt hại không chỉ về tài chính mà còn cả uy tín.
Chất lượng không chỉ đơn thuần là tiêu chuẩn kỹ thuật – đó là lớp bảo vệ giúp doanh nghiệp tránh khỏi những sai lầm đắt đỏ, đồng thời xây dựng niềm tin vững chắc với khách hàng và đối tác. Một mô hình quản lý chất lượng toàn diện mạnh mẽ không chỉ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững mà còn là vũ khí cạnh tranh giúp duy trì vị thế dẫn đầu trên thị trường.
Nếu bạn kinh doanh hàng hóa và có chuỗi cung ứng, việc quản trị tốt chuỗi cung ứng hay không sẽ quyết định việc kinh doanh của bạn. Nếu nó không hiệu quả, khách hàng của bạn sẽ phải trả nhiều tiền hơn cho một sản phẩm mất nhiều thời gian hơn để phân phối. Trong khi việc sản phẩm được ra thị trường và tới tay khách hàng lại phụ thuộc quá nhiều vào kênh phân phối.
Sử dụng mô hình quản lý chất lượng toàn diện để tối ưu hóa toàn bộ quy trình, từng bước.
Hầu hết các doanh nghiệp đánh giá thấp việc giới thiệu và đào tạo nhân viên vì họ không hiểu cách đào tạo nâng cao kỹ năng và đào tạo lại kỹ năng ngắn hạn thúc đẩy năng suất và thậm chí góp phần vào sự phát triển của công ty.
Các số liệu từ nghiên cứu của TalentLMS gần đây cho thấy việc onboarding ảnh hưởng rất lớn tới hiệu suất, mối quan hệ và tính cam kết với công việc:
Tạo ra văn hóa nội bộ bắt đầu từ việc giới thiệu ứng viên có thể giúp bạn giữ chân nhiều nhân viên có năng lực hơn. Một số chỉ tiêu giúp bạn kiểm soát mô hình quản lý chất lượng toàn diện đó là:
5S không chỉ là một phương pháp quản lý nơi làm việc, mà còn là một triết lý giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ, khoa học và hiệu quả. Xuất phát từ Nhật Bản, 5S bao gồm năm nguyên tắc chính:
Áp dụng 5S không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, cải thiện chất lượng sản phẩm, mà còn tạo ra một môi trường làm việc an toàn, nâng cao năng suất và thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. Trong tiếng Anh, 5S được dịch thành: Sort – Set in Order – Shine – Standardize – Sustain, phản ánh triết lý làm việc tinh gọn và bền vững.
Áp dụng mô hình quản lý chất lượng 5S không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa không gian làm việc mà còn là chìa khóa để nâng cao năng suất, giảm chi phí và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững. Khi môi trường làm việc gọn gàng, khoa học, nhân viên dễ dàng tìm kiếm và sử dụng công cụ, thiết bị cần thiết, giúp giảm thiểu thời gian lãng phí và nâng cao hiệu suất làm việc.
Bên cạnh đó, phương pháp này giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí bằng cách loại bỏ những lãng phí không cần thiết, giảm thiểu hư hỏng và mất mát thiết bị. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí bảo trì và thay thế, đồng thời kéo dài tuổi thọ của máy móc, thiết bị.
Không chỉ dừng lại ở việc tối ưu hóa hoạt động nội bộ, 5S còn giúp nâng cao lợi thế cạnh tranh. Một không gian làm việc sạch sẽ, chuyên nghiệp tạo ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác, nâng cao hình ảnh thương hiệu và góp phần xây dựng uy tín vững chắc trên thị trường.
Chất lượng sản phẩm và dịch vụ cũng được cải thiện đáng kể khi doanh nghiệp triển khai 5S một cách bài bản. Khi môi trường làm việc được tổ chức tốt, các quy trình sản xuất và kiểm soát chất lượng trở nên hiệu quả hơn, giúp đảm bảo độ chính xác và tính nhất quán của sản phẩm, dịch vụ.
Muốn áp dụng 5S thành công, doanh nghiệp không thể làm theo kiểu “thấy hay thì thử”. Cần một kế hoạch rõ ràng, có lộ trình cụ thể để tránh tình trạng làm hời hợt, rồi cuối cùng 5S chỉ tồn tại trên giấy.
Điều đầu tiên, ban lãnh đạo và các cấp quản lý cần cùng nhau ngồi lại để xác định mục tiêu:
Khi đã có định hướng rõ ràng, doanh nghiệp mới có thể vạch ra bước đi phù hợp.
Tiếp theo, hãy đảm bảo tất cả nhân viên đều hiểu 5S là gì và vì sao phải làm. Đừng chỉ phổ biến qua loa hay ra quy định rồi yêu cầu mọi người tuân theo. Hãy giải thích bằng những ví dụ thực tế, cho họ thấy lợi ích trước mắt – như việc tiết kiệm thời gian, tránh mất mát dụng cụ hay giảm nguy cơ tai nạn lao động. Khi nhân viên thấy rõ giá trị của 5S, họ mới thực sự muốn tham gia, thay vì chỉ làm vì bị ép buộc.
Ngoài ra, trước khi triển khai, doanh nghiệp cũng nên khảo sát xem nhân viên cảm nhận thế nào về môi trường làm việc hiện tại, họ mong muốn điều gì thay đổi. Việc này giúp điều chỉnh cách áp dụng 5S sao cho phù hợp với thực tế, tránh trường hợp đưa ra quy định máy móc mà nhân viên cảm thấy không hợp lý.
Muốn 5S thực sự đi vào văn hóa doanh nghiệp, việc đào tạo không thể chỉ dừng lại ở những buổi họp lý thuyết hay tài liệu khô khan. Nhân viên cần hiểu rõ không chỉ cách thực hiện mà còn lý do tại sao họ nên làm. Nếu họ chỉ làm vì bị yêu cầu, mọi thứ sẽ nhanh chóng trở lại như cũ.
Đầu tiên, hãy giúp nhân viên thấy rõ lợi ích của 5S đối với chính họ. Một không gian làm việc gọn gàng không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn giúp công việc cá nhân bớt căng thẳng, tiết kiệm thời gian tìm kiếm dụng cụ và tránh các rủi ro không đáng có. Khi nhân viên nhận ra họ đang làm 5S cho chính mình, không phải chỉ để làm đẹp mắt cho công ty, họ sẽ có động lực thực hiện hơn.
Một điểm quan trọng nữa là cách tiếp cận khi có vấn đề phát sinh. Thay vì trách móc hay áp đặt, hãy biến việc thực hiện 5S thành một quá trình cải tiến liên tục. Nếu có sai sót, hãy cùng nhau tìm nguyên nhân gốc rễ và điều chỉnh, thay vì đổ lỗi cho cá nhân nào đó. Khi nhân viên cảm thấy họ có quyền đóng góp ý kiến và được hỗ trợ thay vì bị ép buộc, họ sẽ chủ động hơn trong việc duy trì 5S.
Sàng lọc (Seiri): Phân loại, loại bỏ các vật dụng không cần thiết, giữ lại và lưu trữ các vật dụng cần thiết. Để thực hiện việc này có thể trả lời các câu hỏi:
Những câu hỏi trên sẽ giúp bạn xác định giá trị của mỗi vật. Không gian làm việc của bạn có thể tốt hơn nếu không có những vật không cần thiết hay không sử dụng thường xuyên. Những thứ này có thể gây cản trở hoặc chiếm dụng không gian làm việc.
Sắp xếp (Seiton): Sau khi đã sàng lọc, loại bỏ những vật dụng không cần thiết, cần sắp xếp những vật dụng còn lại một cách hợp lý để tăng hiệu quả và tiện lợi trong công việc. Việc sắp xếp trong 5s cần được thực hiện theo một kế hoạch cụ thể, đảm bảo tính tiện dụng, dễ dàng sử dụng và bảo trì, chẳng hạn là dựa vào tần suất sử dụng hoặc thứ tự ưu tiên.
Nên thực hiện theo nguyên tắc: Vật dụng thường dùng sẽ được bố trí gần với người sử dụng, những vật nặng sẽ để ở phía dưới, vật nhẹ sẽ đặt phía trên. Tuy nhiên, cũng cần tùy chỉnh, đưa ra những phương án phù hợp với không gian và công việc của mình.
Sau khi đã thống nhất cách sắp xếp, hãy lập một danh sách những vật dụng sắp xếp và vẽ sơ đồ vị trí của chúng, ghi chú cụ thể về vị trí để trong trường hợp quên hoặc có người mới vào thì vẫn có thể tìm được mọi thứ một cách nhanh chóng.
Sạch sẽ (Seiso): Ngoài việc làm sạch cơ bản, bước này cũng liên quan đến việc thực hiện bảo trì thường xuyên các thiết bị và máy móc. Lập ra các kế hoạch bảo trì trước thời hạn có nghĩa là các doanh nghiệp có thể bắt gặp các vấn đề và ngăn ngừa sự cố.
Điều đó có nghĩa là bạn sẽ ít bị lãng phí thời gian và hạn chế việc công việc bị dừng lại do các sự cố liên quan.
Làm sạch khu vực làm việc có vẻ không phải là một công việc thú vị, tuy nhiên đó là điều quan trọng. Và đó không phải chỉ là trách nhiệm của nhân viên. Trong quy trình 5s, tất cả mọi người trong tổ chức đều có trách nhiệm làm sạch không gian làm việc của họ, lý tưởng là hàng ngày, hoặc một thời gian nhất định.
Săn sóc (Seiketsu): Trong bước này, cần phải chuẩn hóa hệ thống theo quy trình 5s, biến tất cả những việc làm trên thành thói quen. Việc tạo lịch biểu và các hướng dẫn các hoạt động trở thành thói quen. Tùy theo không gian làm việc, việc kiểm tra 5s hàng ngày thực sẽ khá hữu ích. Lịch trình dọn dẹp nhất định đã có và ai cũng phải chịu trách nhiệm cho sự sạch sẽ, gọn gàng nơi không gian làm việc của họ.
Ban đầu có thể mọi người sẽ cần những nhắc nhở về 5s. Tuy nhiên qua một thời gian tổ chức sẽ dành riêng thời gian cho thực hiện 5s hàng ngày. Việc thực hiện, tổ chức 5s sẽ dần trở thành một phần của công việc hàng ngày, thường xuyên và liên tục.
Sẵn sàng (Shitsuke): Shitsuke – sẵn sàng trong 5s với mục tiêu là tạo ra thói quen và ý thức tự giác cho nhân viên trong việc duy trì các quy trình 5S một cách đầy đủ, hiệu quả. Điều này đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức sẽ luôn có tâm thế sẵn sàng chăm sóc cho môi trường làm việc của mình mà không cần nhắc nhở từ cấp trên hay người giám sát.
Việc áp dụng quy trình 5S trong doanh nghiêp dài hạn có thể giúp tạo ra văn hóa và nề nếp cho tổ chức, giúp các nhân viên hiểu được tầm quan trọng của việc duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và an toàn. Nhân viên có thể được đào tạo để hiểu và thực hiện các quy trình 5S, bao gồm cả việc duy trì, cải tiến liên tục.
Sau khi triển khai chương trình 5S, doanh nghiệp không nên dừng lại ở việc duy trì những gì đã đạt được, mà cần liên tục cải tiến để nâng cao hiệu quả. Một quy trình đánh giá chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp xác định điểm mạnh để nhân rộng, mà còn phát hiện những điểm chưa tối ưu để điều chỉnh kịp thời.
Đánh giá nội bộ: Trước hết, doanh nghiệp cần có một hệ thống đo lường rõ ràng để theo dõi kết quả thực hiện 5S theo thời gian. Việc đánh giá không nên chỉ dừng lại ở những yếu tố trực quan như sự gọn gàng của nơi làm việc, mà cần xem xét cả tác động đến hiệu suất lao động, thời gian xử lý công việc, chi phí bảo trì và mức độ hài lòng của nhân viên.
Từ dữ liệu thu thập được, doanh nghiệp cần xác định các khía cạnh đã thực hiện tốt để xây dựng thành tiêu chuẩn vận hành. Những tiêu chuẩn này không chỉ giúp đảm bảo sự nhất quán trong việc thực hiện 5S mà còn đóng vai trò làm cơ sở để mở rộng cải tiến. Quan trọng hơn, các tiêu chuẩn này cần được cập nhật thường xuyên để tránh tình trạng lỗi thời khi quy mô và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp thay đổi.
Mở rộng góc nhìn: Doanh nghiệp nên chủ động tham khảo những đơn vị đã đạt thành tựu nhất định trong việc áp dụng 5S, đặc biệt là trong cùng ngành nghề hoặc lĩnh vực có sự tương đồng. Các hoạt động như tham quan mô hình thực tế, trao đổi kinh nghiệm với các công ty tiên phong hay thậm chí thuê chuyên gia tư vấn bên ngoài có thể giúp rút ngắn thời gian tối ưu hóa quy trình.
>> Hơn nữa, doanh nghiệp cũng có thể áp dụng phương pháp benchmarking – so sánh và đối chiếu quy trình 5S của mình với những doanh nghiệp hàng đầu để tìm ra điểm khác biệt. Không phải lúc nào cũng có thể sao chép nguyên vẹn cách làm của người khác, nhưng những ý tưởng mới có thể giúp cải tiến mô hình hiện tại một cách hiệu quả hơn.
Duy trì việc thực hành 5S là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong quy trình triển khai. Để biến việc thực hành 5S thành thói quen của mỗi nhân viên và là một phần trong văn hóa doanh nghiệp, cần tuyên dương những thành tích tốt đã đạt được và lấy đó làm động lực để duy trì việc thực hành.
Đối chiếu kết quả kỳ vọng với kết quả đạt được trong thực tế, đảm bảo các bước thực hiện 5S được thực hành đúng, đủ. Nói cách khác, việc duy trì thực hành 5S cần được thực hiện một cách sẵn sàng và tự giác, trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Mô hình quản lý chất lượng không hiệu quả nếu doanh nghiệp chỉ triển khai một cách hình thức mà không thực sự cam kết. Các lý do chính khiến mô hình quản lý chất lượng thất bại thường bao gồm: thiếu sự ủng hộ từ lãnh đạo, không có hệ thống đo lường kết quả, không gắn mô hình quản lý chất lượng với chiến lược kinh doanh, hoặc không tạo ra được văn hóa cải tiến liên tục trong tổ chức.
Mô hình quản lý chất lượng là một triết lý quản lý tập trung vào văn hóa cải tiến liên tục trong toàn tổ chức, còn ISO 9001 là một tiêu chuẩn cụ thể quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng. Nói cách khác,ISO 9001 mang tính khuôn khổ và có chứng nhận, trong khi mô hình quản lý chất lượng là một cách tiếp cận tổng thể, linh hoạt hơn.
