Lập kế hoạch đặt hàng kiểm soát lượng hàng hóa, giúp doanh nghiệp đảm bảo hàng hóa đáp ứng đúng nhu cầu về số lượng, chất lượng và chi phí mua hàng. Tuy nhiên, quá trình này thường dễ bị ảnh hưởng xấu bởi: dữ liệu không chính xác, nguồn lực hạn chế, quy trình rời rạc, hệ thống lỗi thời hoặc gián đoạn từ các yếu tố bên ngoài.
Bên cạnh những biện pháp quản trị đang áp dụng, các doanh nghiệp hiện nay đang tích cực ứng dụng các phần mềm quản lý mua hàng để lập và triển khai kế hoạch. Các phần mềm này hỗ trợ tự động hóa quy trình, quản lý thông tin nhà cung cấp, lập kế hoạch dự báo nhu cầu, và tích hợp các hệ thống liên quan như kho, kế toán, bán hàng.
Hãy cùng đi sâu hơn vào những giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề này qua bài viết dưới đây.
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, lập kế hoạch đặt hàng hiệu quả là chìa khóa để tối ưu chi phí và duy trì nguồn cung ổn định. Tuy nhiên, ngay cả những doanh nghiệp vận hành tốt nhất vẫn có thể gặp khó khăn, gây gián đoạn quy trình đặt hàng và ảnh hưởng đến hiệu suất.
Từ dữ liệu đặt hàng không chính xác đến các vấn đề về khả năng mở rộng, những thách thức này có thể tác động tiêu cực đến sự hài lòng của khách hàng và lợi nhuận của doanh nghiệp, cụ thể các thách thức như sau:
Theo Gartner, chất lượng dữ liệu ảnh hưởng đến năng suất lao động chung lên tới 20%. Dữ liệu đơn hàng không chính xác là một vấn đề đa chiều với những hậu quả sâu rộng. Về bản chất, nó làm gián đoạn dòng chảy trơn tru của các hoạt động, từ quản lý hàng tồn kho đến thời gian giao hàng. Khi các đơn hàng được xử lý dựa trên dữ liệu sai lệch, kết quả hiếm khi có lợi.
Các doanh nghiệp phải đối mặt với việc tăng lợi nhuận, mất doanh số và nhiệm vụ khó khăn là đối chiếu các sai lệch hàng tồn kho. Có lẽ quan trọng nhất là sự hài lòng của khách hàng bị ảnh hưởng, vì khách hàng phải tự giải quyết hậu quả của những sai lầm mà họ không hề mắc phải.
Nguyên nhân gốc rễ: Hiểu được nguyên nhân gốc rễ của dữ liệu đơn hàng không chính xác là bước đầu tiên trong việc xây dựng các giải pháp hiệu quả. Những nguyên nhân phổ biến bao gồm lỗi nhập dữ liệu thủ công, hệ thống công nghệ lỗi thời hoặc không tương thích và thiếu quy trình chuẩn hóa giữa các phòng ban. Mỗi lĩnh vực này đều mang đến cơ hội cải thiện, báo hiệu nhu cầu về một phương pháp tiếp cận chiến lược đối với quản lý dữ liệu.
Theo Myos, 43% các doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc theo dõi hàng tồn kho của mình và điều này dẫn đến việc khó khăn trong việc lập kế hoạch đặt hàng khi mà các nhà quản lý không thể biết chính xác lượng hàng họ đang có.
Quản lý hàng tồn kho kém có thể biểu hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, mỗi hình thức có một tập hợp các biến chứng riêng. Tình trạng tồn kho dư thừa không chỉ làm tăng chi phí lưu trữ mà còn gây lãng phí nguồn vốn, trong khi tồn kho thiếu hụt dễ dẫn đến tình trạng hết hàng, mất cơ hội bán hàng và làm giảm uy tín thương hiệu.
Ngoài ra, dữ liệu tồn kho không chính xác còn khiến kế hoạch đặt hàng bị gián đoạn, làm gia tăng chi phí vận chuyển khẩn cấp hoặc xử lý hàng lỗi thời. Những vấn đề này không chỉ làm giảm lợi nhuận mà còn ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh và sự hài lòng của khách hàng.
Nguyên nhân gốc rễ: Nguyên nhân gốc rễ của việc quản lý hàng tồn kho kém thường nằm ở việc thiếu các hệ thống và quy trình mạnh mẽ để kiểm soát hàng tồn kho , dự báo không đầy đủ và giao tiếp kém giữa các phòng ban. Việc phụ thuộc vào các quy trình thủ công và công nghệ lỗi thời có thể làm trầm trọng thêm các vấn đề này, dẫn đến dữ liệu không chính xác và hoạt động kém hiệu quả. Hiểu được những nguyên nhân cơ bản này là bước đầu tiên để đưa ra các giải pháp hiệu quả.
Lập kế hoạch đặt hàng thủ công luôn tồn tại nhiều lỗi, đặc biệt là vấn đề liên quan đến sai sót trong nhập liệu. Bất kể nhà quản lý hoặc nhân viên có nhiều kinh nghiệm đến đâu, khả năng xảy ra lỗi vẫn rất cao. Theo Xero, 90% bảng tính được sử dụng trong kinh doanh thực sự chứa lỗi, và sai sót nhập liệu vẫn có thể xảy ra ngay cả khi nhân viên đã nghỉ ngơi đầy đủ và làm việc tập trung.
Những lỗi này có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho kế hoạch đặt hàng. Chẳng hạn, một đơn đặt hàng lớn với 100 sản phẩm có thể bị ghi nhầm thành 10, khiến doanh nghiệp không đủ nguyên liệu để sản xuất.
Ngược lại, một đơn hàng nhỏ chỉ 10 sản phẩm bị nhầm thành 100 sẽ dẫn đến việc chệch hướng kế hoạch đặt hàng, lãng phí nguồn lực, tồn kho dư thừa và thiệt hại tài chính. Những khó khăn này không chỉ làm hỏng kế hoạch đặt hàng mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động và danh tiếng của doanh nghiệp.
Thiếu giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận trong quá trình lập kế hoạch đặt hàng có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực nghiêm trọng đến hiệu suất làm việc.
Trước hết, sự thiếu liên kết trong mục tiêu giữa các bộ phận có thể dẫn đến việc thực hiện kế hoạch không đồng nhất, làm giảm hiệu quả tổng thể. Bên cạnh đó, quy trình làm việc dễ bị gián đoạn, gây ra chậm trễ và sai sót trong việc đặt hàng. Khi thông tin không được trao đổi kịp thời, việc ra quyết định trở nên chậm trễ, khiến doanh nghiệp khó phản ứng nhanh với những thay đổi trong nhu cầu.
Hơn nữa, 33% toàn bộ lực lượng lao động cho rằng thiếu minh bạch trong giao tiếp nội bộ là một vấn đề. Trong doanh nghiệp không có sự giao tiếp minh bạch giữa các bộ phận, mỗi người sẽ điền vào bảng kế hoạch đặt hàng theo mỗi ý khác nhau. Hậu quả là doanh nghiệp sẽ phát sinh thêm các buổi họp, lãng phí thêm thời gian mà kế hoạch chưa được thực hiện.
Sau đây là 6 bước để cải thiện hiệu quả sử dụng dữ liệu tại tổ chức của doanh nghiệp, dễ dàng ứng dụng:
Nghiên cứu cho thấy chỉ có 32% dữ liệu doanh nghiệp có thể sử dụng được. Điều đó khiến 68% dữ liệu không được tận dụng. Việc lưu trữ dữ liệu ít được truy cập nằm trên ổ cứng thể rắn (SSD) hiệu suất cao và tốn kém là sự lãng phí tài nguyên đáng kể và làm giảm hiệu quả của trung tâm dữ liệu. Tương tự như vậy, điều này gây bất lợi cho năng suất của người dùng cuối trong tổ chức khi họ cần truy xuất dữ liệu quan trọng thường xuyên được truy cập từ phương tiện lưu trữ hiệu suất thấp hơn.
Mô hình khái niệm về tầng lưu trữ nóng (“hiệu suất cao”) và lạnh (“rẻ và sâu”) cung cấp hướng dẫn cơ bản khi quyết định nơi dữ liệu nên lưu trữ. Phân tầng cũng di chuyển các đối tượng dữ liệu và tệp giữa các tầng nóng và lạnh trong suốt vòng đời của chúng tùy thuộc vào tần suất truy cập.
Bất kỳ nỗ lực nào nhằm cải thiện hiệu quả dữ liệu đều phải tính đến nhu cầu phải khớp phương tiện lưu trữ với tần suất truy cập dữ liệu. Ngay cả khi vị trí trung tâm dữ liệu của công ty mở rộng từ lưu trữ tại chỗ sang lưu trữ trên đám mây trong Google Data Centers (hoặc tương tự), bạn vẫn phải đối mặt với nhiệm vụ sử dụng hiệu quả các nguồn lực sẵn có của mình. Từ điểm khởi đầu này, doanh nghiệp đã đảm bảo rằng vị trí lưu trữ dữ liệu được tối ưu hóa hoàn toàn dựa trên các nguồn lực sẵn có cho các loại thông tin khác nhau.
Nén dữ liệu liên quan đến việc giảm thiểu kích thước của các tệp dữ liệu mà không làm mất thông tin đáng kể. Các tệp văn bản và đa phương tiện đặc biệt phù hợp với nén vì bạn có thể biểu diễn các tệp này với ít bit hơn mà không làm giảm đáng kể chất lượng dữ liệu. Với 80 phần trăm dữ liệu doanh nghiệp đến từ các nguồn không có cấu trúc như tệp văn bản, tài liệu PDF, bài đăng trên phương tiện truyền thông xã hội và tệp âm thanh/video, nén có thể giải phóng rất nhiều không gian lưu trữ mà nếu không sẽ bị lưu trữ không cần thiết.
Nén dữ liệu là bước trung tâm để cải thiện hiệu quả dữ liệu vì nó giúp sử dụng dung lượng lưu trữ hiệu quả hơn trong khi giảm chi phí. Với khối lượng dữ liệu lớn tràn ngập hệ thống của một tổ chức mỗi ngày, chi phí lưu trữ tăng vọt nhanh chóng.
Các bản ghi và tệp nén cũng truyền nhanh hơn qua mạng hoặc qua đường ống dữ liệu để các nhà phân tích và người dùng doanh nghiệp khác không phải ngồi không để lấy dữ liệu cần thiết. Nén cũng sử dụng băng thông mạng hiệu quả hơn và giảm độ trễ mạng, các khía cạnh quan trọng của việc tối ưu hóa truyền dữ liệu và nâng cao hiệu suất hệ thống tổng thể
Loại bỏ trùng lặp là một quá trình giúp giảm yêu cầu về không gian lưu trữ, mặc dù nó đạt được hiệu quả lưu trữ này theo một cách khác so với nén. Dự phòng địa lý tập trung vào việc duy trì nhiều bản sao dữ liệu trên các vị trí địa lý khác nhau để đảm bảo tính khả dụng và khả năng phục hồi. Các đơn trong kế hoạch đặt hàng sẽ càng chính xác về mặt số lượng.
Việc loại bỏ trùng lặp giúp tiết kiệm chi phí bằng cách tối ưu hóa việc sử dụng không gian lưu trữ trong một môi trường lưu trữ duy nhất, trong khi dự phòng địa lý thường liên quan đến các chi phí bổ sung liên quan đến việc duy trì cơ sở hạ tầng dự phòng ở nhiều vị trí địa lý.
Một lợi ích hiệu quả khác của việc loại bỏ trùng lặp là cách nó cho phép các tổ chức khôi phục dữ liệu của họ từ các bản sao lưu nhanh hơn nhiều nếu cần vì không có thông tin trùng lặp nên quá trình khôi phục diễn ra nhanh hơn. Loại bỏ trùng lặp liên quan đến một cách tiếp cận rộng hơn đối với việc giảm thiểu dữ liệu , giúp cải thiện hiệu quả bằng cách cho phép các tổ chức truy xuất dữ liệu của họ nhanh hơn khi cần.
Dữ liệu dư thừa, lỗi thời hoặc không quan trọng (ROT) cũng là một yếu tố cần cân nhắc khi khôi phục dữ liệu.
Dữ liệu dư thừa, lỗi thời hoặc tầm thường (ROT) bao gồm các phân loại dữ liệu mà các tổ chức giữ lại mặc dù không cần thiết. Nó phù hợp với cả chiến lược loại bỏ trùng lặp và dự phòng địa lý. ROT trở thành một cân nhắc quan trọng vì nó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định và loại bỏ các bản sao không cần thiết hoặc thông tin lỗi thời trong hệ thống lưu trữ dữ liệu. ROT cũng giới thiệu khái niệm về dữ liệu dư thừa không chủ ý hoặc dữ liệu lỗi thời có thể tồn tại bất chấp những nỗ lực này.
Ngày nay, nhiều tổ chức sử dụng mạng lưu trữ (SAN) để tạo điều kiện cho môi trường ảo hóa và Cơ sở hạ tầng máy tính để bàn ảo (VDI), việc phân bổ lưu trữ trong SAN là một thành phần không thể thiếu để nâng cao hiệu quả dữ liệu hiện đại.
Thin provisioning là phương pháp phân bổ lưu trữ động dựa trên yêu cầu hiện tại của người dùng, đảm bảo rằng đĩa ảo chỉ sử dụng không gian cần thiết tại bất kỳ thời điểm nào. Phương pháp này trái ngược với thick provisioning, phương pháp này phân bổ không gian lưu trữ để dự đoán nhu cầu trong tương lai. Thick provisioning là cách sử dụng lưu trữ ảo kém hiệu quả và tốn kém hơn so với thin provisioning.
Các tổ chức thường xuyên xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ để có thể có một cái nhìn rõ ràng về các mặt hàng cần phải đặt/ thời gian/ nhà cung cấp,…Nghiên cứu cho thấy các chuyên gia dữ liệu thấy khối lượng dữ liệu tăng trung bình 63% mỗi tháng trong công ty của họ.
Đường ống dữ liệu lớn giúp doanh nghiệp thu thập, xử lý và di chuyển khối lượng lớn dữ liệu chuyển động nhanh từ nguồn đến đích (sau xử lý). Trọng tâm của quá trình xử lý này là chuyển đổi, chuẩn bị dữ liệu để hiện thực hóa giá trị của nó bằng cách chuyển đổi nó sang định dạng, tiêu chuẩn hoặc cấu trúc khác.
Với khối lượng lớn dữ liệu phi cấu trúc, hiệu quả của một đường ống phụ thuộc một phần vào các truy vấn bạn viết. Các truy vấn hiệu quả giúp cắt giảm thời gian xử lý và loại bỏ dấu chân hiệu suất trên cơ sở hạ tầng cơ bản cung cấp năng lượng cho đường ống.
Việc cải thiện chất lượng dữ liệu đã mang lại tác động đáng kể đến khả năng lập kế hoạch đặt hàng chính xác của doanh nghiệp. Như nghiên cứu từ McKinsey đã chỉ ra, các doanh nghiệp sử dụng dữ liệu chính xác để lập kế hoạch đặt hàng có thể giảm chi phí hàng tồn kho từ 10-30% và tăng độ chính xác của dự báo nhu cầu lên đến 85%.
2 phương pháp đếm hàng tồn kho để cung cấp cho bạn thông tin đầu vào để tính toán: kiểm kê hàng tồn kho thực tế hoặc định giá hàng tồn kho.
Kiểm kê vật lý là đếm thủ công hàng tồn kho của bạn. Để tránh lỗi của con người, bạn nên có 2 nhóm riêng biệt để đếm từng SKU và so sánh kết quả của họ. Chia kho của bạn thành các khu vực được chỉ định. Mỗi nhóm sẽ thay phiên nhau đếm hàng tồn kho chỉ nằm trong khu vực đó. Nếu 2 nhóm đưa ra cùng một số, hãy ghi lại. Nếu không, hãy kiểm đếm lại cho đến khi họ đạt được sự đồng thuận.
Việc kiểm kê hàng tồn kho thực tế sẽ hiệu quả nhất đối với các thương hiệu có ít SKU, vì khối lượng hàng tồn kho lớn sẽ mất nhiều thời gian hơn để kiểm kê.
Một cách tiếp cận khác để đo độ chính xác của hàng tồn kho là sử dụng định giá hàng tồn kho. Đây là giá trị tiền tệ của hàng tồn kho chưa bán được của bạn tại thời điểm báo cáo.
Đối với phương pháp này, bạn lấy giá trị của hàng tồn kho thực tế. Bạn có thể sử dụng máy quét mã vạch để nhanh chóng cộng giá trị của hàng tồn kho có sẵn hay phần mềm quản lý kho. Sau đó, chia cho giá trị hàng tồn kho hiển thị trong hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn và bạn sẽ có kết quả tương tự.
Tiếp tục với ví dụ tương tự, nếu đếm 1.000 đơn vị trong một kho hàng với giá trị 5 đô la cho mỗi đơn vị, tổng hàng tồn kho của bạn có giá trị là 5.000 đô la. Hệ thống quản lý hàng tồn khoghi lại 1.200 đơn vị, nghĩa là giá trị 6.000 đô la. Lấy phép chia, tỷ lệ chính xác hàng tồn kho của bạn là (5.000/6.000)*100 = 83,33%.
Phương pháp định giá hàng tồn kho hữu ích nhất đối với các doanh nghiệp lớn có khối lượng hàng tồn kho lớn. Vì họ không thể sử dụng phương pháp đếm thủ công, ít thực tế hoặc tốn thời gian hơn đối với các kho lớn. Không mang lại tính hiệu quả trong quá trình lập kế hoạch mua hàng.
Để đảm bảo nhiệm vụ được truyền đạt rõ ràng và đạt được mục tiêu cuối cùng, điều quan trọng là phải giải thích lý do đằng sau từng quyết định. Cụ thể, cần làm rõ lý do tại sao một cá nhân hoặc bộ phận được giao nhiệm vụ đặt hàng, tại sao quy trình thực hiện cần tuân theo một cách nhất định và nhiệm vụ này đóng vai trò gì trong chiến lược chung của doanh nghiệp.
Việc giao tiếp hiệu quả giúp nhân viên hiểu rằng họ không chỉ đang thực hiện một công việc ngẫu nhiên mà đó là một phần quan trọng của kế hoạch tổng thể. Điều này không chỉ giảm thiểu sự bối rối hay khó chịu mà còn tạo động lực, giúp họ thấy rõ cách công việc của mình đóng góp vào mục tiêu lớn hơn. Thông qua việc trao đổi tích cực, lãnh đạo có thể khuyến khích sự hợp tác, sáng tạo và nâng cao hiệu suất trong quá trình lập kế hoạch đặt hàng chung.
Hơn nữa, khi lập kế hoạch đặt hàng, việc chỉ trích nhân viên hoặc đưa ra phản hồi không mang tính xây dựng khi gặp vấn đề sẽ chỉ gây ra sự thất vọng và có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần làm việc cũng như sự hợp tác trong nhóm.
Thay vì chỉ trích, hãy tập trung vào việc giúp nhân viên rút kinh nghiệm từ những sai sót bằng cách đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. Hướng dẫn họ cách cải thiện quy trình đặt hàng, xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đề xuất giải pháp phù hợp.
Điều này không chỉ giúp hạn chế những sai lầm lặp lại mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi nhân viên cảm thấy an toàn khi trao đổi, học hỏi và chủ động tìm kiếm sự hỗ trợ khi cần thiết.
Để cải thiện giao tiếp, nhân viên cần bắt đầu bằng việc hiểu rõ mục tiêu và yêu cầu của đơn hàng, bao gồm số lượng, thời gian giao nhận và ngân sách. Nếu có bất kỳ điểm nào chưa rõ ràng, họ nên chủ động hỏi để tránh nhầm lẫn ngay từ đầu. Bên cạnh đó, việc trao đổi thông tin một cách rõ ràng và đầy đủ cũng rất quan trọng. Nhân viên nên sử dụng các kênh phù hợp như email, họp nhóm hoặc phần mềm quản lý đơn hàng để truyền đạt thông tin chính xác, đồng thời ghi chép cẩn thận và xác nhận lại các nội dung quan trọng với các bên liên quan.
Ngoài ra, việc chủ động cập nhật tiến độ là yếu tố then chốt giúp đảm bảo tất cả các bên đều nắm được tình hình đơn hàng. Điều này bao gồm việc thông báo kịp thời về tình trạng đơn hàng, các thay đổi hoặc vấn đề phát sinh, đồng thời cung cấp báo cáo định kỳ để lãnh đạo và các bộ phận liên quan có thể điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết. Các doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ như phần mềm quản lý mua hàng để cập nhật được tình hình kế hoạch đặt hàng có tiến độ đến đâu và đã điều chỉnh những thông tin nào.
Phần mềm quản lý mua hàng hỗ trợ những người lập kế hoạch bổ sung hàng hóa đáp ứng mục tiêu bổ sung hàng hóa đồng thời giảm thiểu tổng chi phí.
Phần mềm quản lý mua hàng là giải pháp tự động hóa cao giúp tăng tốc đáng kể việc lập kế hoạch bổ sung cho bán lẻ và giúp việc đặt hàng hiệu quả hơn về mặt chi phí. Phần mềm quản lý mua hàng tập trung vào việc bổ sung các sản phẩm tươi cho các cửa hàng. Các khả năng toàn diện của giải pháp này, hỗ trợ cấu hình bổ sung, lập kế hoạch, mô phỏng và quản lý cảnh báo, cho phép bạn áp dụng các chiến lược bổ sung thông minh và nhanh chóng điều chỉnh chúng để đáp ứng các yêu cầu bổ sung thay đổi.
Ngoài việc xem xét lượng hàng tồn kho hiện tại, kế hoạch nhu cầu, thông tin lập lịch và hoạt động luân chuyển hàng hóa mở, Phần mềm quản lý mua hàng có thể được cấu hình để đề xuất số lượng đặt hàng có tính đến các KPI liên quan đến mức dịch vụ, mức hàng tồn kho, sức chứa kệ, doanh số và hư hỏng.
Đặt hàng tối ưu hóa chi phí : Xác định số lượng đặt hàng cho từng sản phẩm được quản lý tại một địa điểm cụ thể, giúp giảm chi phí dự kiến xuống mức thấp nhất khi xem xét đến nhu cầu phân phối dự kiến và nhu cầu bổ sung hàng hóa cụ thể cho từng sản phẩm.
Tạo kế hoạch đơn hàng tổng hợp làm đầu vào cho việc bổ sung hàng cho trung tâm phân phối : Tính toán kế hoạch đơn hàng để tổng hợp và chức năng để truy xuất kế hoạch đơn hàng tổng hợp theo cấp độ sản phẩm và địa điểm cung cấp.
Bổ sung trong ngày : Xem xét nhu cầu chính xác hơn khi xác định số lượng đơn hàng thông qua việc đưa vào thời gian có sẵn trong ngày (được liệt kê trong lịch trình mua sắm). Có thể thực hiện nhiều đơn hàng mỗi ngày.
Dự đoán và xem xét khả năng hư hỏng dự kiến do hạn chế về thời hạn sử dụng : Giả định về kho đáng tin cậy hơn dẫn đến việc tạo ra các đơn đặt hàng tốt hơn.
Xem xét dữ liệu hàng tồn kho theo thời gian thực : Tính toán số lượng đặt hàng gần thời hạn đặt hàng dựa trên dữ liệu hàng tồn kho hiện tại và tính toán đề xuất đặt hàng cho các sản phẩm có thời hạn khác nhau tại các thời điểm khác nhau.
Đường chân trời lập kế hoạch linh hoạt : Tạo các mục kế hoạch đặt hàng cho các đường chân trời lập kế hoạch xác định và tính toán nhiều mục kế hoạch đặt hàng cho các đơn hàng trong tương lai.
Xem xét số lượng đặt hàng đề xuất (các mặt hàng trong kế hoạch đặt hàng) : Xem xét thủ công số lượng đặt hàng (và nếu cần, điều chỉnh số lượng) cũng như thông tin về lịch trình và nhà cung cấp liên quan để kết hợp các sản phẩm riêng lẻ và địa điểm nhận hàng với số lượng được đề xuất.
Mô phỏng tác động đến chi phí và doanh thu : Khả năng mô phỏng tác động của việc sử dụng các thông số cấu hình khác nhau và trực quan hóa các KPI bổ sung tổng hợp như phát triển kho, lịch trình đặt hàng và giao hàng, doanh số bị mất và hư hỏng dự kiến.
Giám sát minh bạch các trường hợp ngoại lệ : Quản lý hiệu quả các trường hợp ngoại lệ có thể xảy ra trong quá trình bổ sung hàng hóa; dễ dàng điều hướng hỗ trợ việc xem xét nhanh các trường hợp ngoại lệ cấp cao cho các mặt hàng trong kế hoạch đặt hàng đã chọn.
Tạo và quản lý cảnh báo cho các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp : Khả năng tạo, xác định và xem xét cảnh báo.
Phân tích dữ liệu để lập kế hoạch bổ sung : Khả năng phân tích dữ liệu lập kế hoạch bổ sung để hiểu rõ hơn về các hoạt động thủ công, chẳng hạn như số lượng và khối lượng thay đổi đối với số lượng đặt hàng đề xuất theo thời gian.
Tạo các mục kế hoạch đơn hàng và các mục kế hoạch đơn hàng để tổng hợp
Các mục trong kế hoạch đơn hàng thường được tạo tự động bằng một lần tính toán bổ sung nếu báo cáo Tính toán bổ sung được chạy ở chế độ Kế hoạch đơn hàng . Là một phần của phép tính bổ sung, hệ thống sử dụng thông tin đã được sao chép từ hệ thống ERP sang mô-đun khác .
Các mục trong kế hoạch đơn hàng bao gồm các mục trong kế hoạch đơn hàng hoạt động được sử dụng làm đầu vào chính để tạo lệnh mua trong hệ thống ERP được kết nối, cũng như các mục được tính toán cho một đường chân trời lập kế hoạch mở rộng đường chân trời kế hoạch đơn hàng hoạt động. Các mục đó có thể được sử dụng làm phương án dự phòng cho kế hoạch bổ sung hoạt động nếu việc tính toán các mục trong kế hoạch đơn hàng hoạt động mới không thành công vì bất kỳ lý do gì.
Các mục kế hoạch đặt hàng để tổng hợp được tạo dựa trên các mục kế hoạch đặt hàng hoạt động đã được tính toán nếu báo cáo Tính toán bổ sung được chạy ở chế độ Kế hoạch đặt hàng để tổng hợp .
Người lập kế hoạch bổ sung có thể cấu hình các cấu hình tham số khác nhau, chẳng hạn như cấu hình chi phí, để sử dụng trong tính toán bổ sung. Để biết thêm thông tin, hãy xem Cấu hình giải pháp của bạn . Để biết thông tin về logic xác định được sử dụng để đề xuất các mục kế hoạch đơn hàng và các mục kế hoạch đơn hàng để tổng hợp, hãy xem Tính toán bổ sung
Xem xét các mục trong Kế hoạch đặt hàng
Người lập kế hoạch bổ sung có thể xem lại các mặt hàng trong kế hoạch đơn hàng mà hệ thống đã đề xuất dựa trên tính toán bổ sung bằng cách sử dụng ứng dụng Xem lại các mặt hàng trong kế hoạch đơn hàng . Nếu cần, có thể chỉnh sửa thủ công số lượng đơn hàng đề xuất của một mặt hàng. Ngoài ra, các mặt hàng được thay đổi bởi các quy trình khác. Ví dụ: một lần chạy tính toán bổ sung có thể tạo các mặt hàng trong kế hoạch đơn hàng và ghi đè (xóa) các mặt hàng hiện có.
Để biết thêm thông tin, hãy xem Chỉnh sửa và xóa các mặt hàng . Nhìn chung, việc xem lại bằng ứng dụng Xem lại các mặt hàng trong kế hoạch đơn hàng được thực hiện bởi những người lập kế hoạch bổ sung trung tâm, những người chịu trách nhiệm bổ sung tại nhiều địa điểm.
Nếu các mục trong kế hoạch đơn hàng được nhân viên cửa hàng xem xét hoặc thay đổi bên ngoài trong các hệ thống cửa hàng riêng biệt, các hệ thống này phải được tích hợp vào quy trình quản lý kế hoạch đơn hàng. Để cho phép xem xét bên ngoài các mục trong kế hoạch đơn hàng, Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft cung cấp Giao diện lập trình ứng dụng (API) có thể được sử dụng để tích hợp các hệ thống cửa hàng bên ngoài để xem xét các mục trong kế hoạch đơn hàng.
Xử lý xuất hàng của các mặt hàng trong kế hoạch đặt hàng
Các mục trong kế hoạch đơn hàng được chọn để chuyển sang hệ thống ERP . Bạn có thể truy cập báo cáo trong hệ thống trên màn hình phần mềm hoặc từ bảng khởi chạy ô Chuyển mục trong kế hoạch đơn hàng. Các mục trong kế hoạch đơn hàng được nhóm trong hệ thống ERP, tại đó chúng có thể được sử dụng làm đầu vào cho các đơn đặt hàng mua.
Trong hệ thống ERP của doanh nghiệp, bạn cũng có thể xem lại dữ liệu đã được chuyển bằng ứng dụng của phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft . Để biết thêm thông tin về cách bật tính năng tạo đơn đặt hàng mua trong hệ thống ERP dựa trên các mục trong kế hoạch đơn hàng, hãy xem Cấu hình Tạo đơn đặt hàng mua dựa trên các mục trong kế hoạch đơn hàng .
Để tối ưu hóa việc tạo lệnh mua hàng kịp thời, có thể thực hiện xử lý lệnh xuất ra theo kế hoạch đơn hàng song song bằng cách sử dụng khuôn khổ Đóng gói và song song hóa quy trình. Nếu bạn muốn kích hoạt xử lý song song cho xử lý lệnh xuất ra theo kế hoạch đơn hàng, bạn có thể sử dụng mẫu công việc
Tạo khối lượng công việc cho lệnh xuất ra theo kế hoạch đơn hàng trong ứng dụng Công việc ứng dụng . Ngoài ra, hãy chọn Sử dụng xử lý song song trong báo cáo Xử lý lệnh xuất ra theo kế hoạch đơn hàng hoặc sử dụng ứng dụng Quản lý khối lượng công việc. Sau đó, các mục lệnh xuất ra theo kế hoạch đơn hàng không được báo cáo trực tiếp vận chuyển, nhưng khối lượng công việc để xử lý song song theo khuôn khổ sẽ được tạo
Xử lý đơn đặt hàng mua hàng
Khi một mục lệnh mua hàng được tạo dựa trên một mục kế hoạch đặt hàng trong hệ thống ERP và được nhập vào mô-đun (DDF), trạng thái của mục kế hoạch đặt hàng sẽ được cập nhật tương ứng và số lệnh mua hàng và mục lệnh mua hàng sẽ được thêm vào mục kế hoạch đặt hàng.
Tổng hợp các mục kế hoạch đặt hàng
Các mục kế hoạch đặt hàng để tổng hợp, cùng với các lệnh mua hiện có và các mục kế hoạch đặt hàng hoạt động được tạo ra để tạo lệnh mua, có thể được chọn bằng phép tính Kế hoạch đặt hàng tổng hợp (AOP).
Trong phép tính AOP, kế hoạch đặt hàng cho các sản phẩm cụ thể được tổng hợp trên tất cả các địa điểm nhận hàng được cung cấp từ cùng một địa điểm cung cấp. Thông tin kết quả có thể được sử dụng bởi một hệ thống bên ngoài chẳng hạn phần mềm quản lý nhà cung cấp TacaSoft, để hỗ trợ quy trình bổ sung của địa điểm cung cấp.
Kế hoạch mua hàng
Kế hoạch mua hàng là chiến lược tổng thể về việc mua sắm nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Đây là một phần quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng, giúp tối ưu hóa chi phí, đảm bảo nguồn cung ổn định và tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.
Kế hoạch đặt hàng
Kế hoạch đặt hàng là một phần cụ thể trong kế hoạch mua hàng, tập trung vào việc xác định số lượng và thời điểm đặt hàng từ nhà cung cấp để đảm bảo hàng hóa hoặc nguyên vật liệu có sẵn khi cần thiết.
Khi mua phần mềm quản lý mua hàng phục vụ cho việc lập kế hoạch đặt hàng, doanh nghiệp cần xem xét nhiều yếu tố để đảm bảo phần mềm đáp ứng đúng nhu cầu và tối ưu hóa quy trình đặt hàng.
Tính năng cốt lõi
Doanh nghiệp cần xác định các tính năng quan trọng mà phần mềm phải có. Một số tính năng cần thiết bao gồm dự báo nhu cầu để phân tích dữ liệu lịch sử và dự đoán số lượng hàng cần đặt, tự động hóa quy trình đặt hàng giúp tạo đơn khi hàng tồn kho đạt mức tối thiểu, và quản lý nhà cung cấp để theo dõi hiệu suất, giá cả, thời gian giao hàng.
Ngoài ra, phần mềm cũng nên có khả năng theo dõi đơn hàng theo thời gian thực và tích hợp với các hệ thống khác như ERP, phần mềm quản lý kho (WMS) và kế toán để đảm bảo đồng bộ dữ liệu.
Khả năng tùy chỉnh và mở rộng
Phần mềm cần có khả năng tùy chỉnh để phù hợp với quy trình đặt hàng riêng của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt điều chỉnh theo nhu cầu thực tế mà không bị giới hạn bởi khuôn mẫu có sẵn. Ngoài ra, khi quy mô kinh doanh mở rộng, phần mềm phải có khả năng nâng cấp hoặc tích hợp thêm các tính năng mới để đáp ứng nhu cầu phát triển dài hạn.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Một phần mềm có giao diện trực quan, dễ thao tác sẽ giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả. Giao diện đơn giản nhưng đầy đủ thông tin giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình đặt hàng và tiết kiệm thời gian đào tạo cho nhân viên mới.
Hỗ trợ phân tích và báo cáo
Phần mềm nên cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo chi tiết về tình trạng đặt hàng, hiệu suất nhà cung cấp, tồn kho và xu hướng mua sắm. Những báo cáo này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác, tối ưu hóa quy trình mua hàng và kiểm soát ngân sách hiệu quả hơn.
Tính bảo mật và quyền truy cập
Bảo mật dữ liệu là yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi chọn phần mềm. Phần mềm phải có khả năng phân quyền truy cập cho từng bộ phận để kiểm soát dữ liệu, ngăn chặn rủi ro rò rỉ thông tin quan trọng như giá cả, hợp đồng và thông tin nhà cung cấp.
Hỗ trợ kỹ thuật và chi phí
Doanh nghiệp cần kiểm tra dịch vụ hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm, bao gồm hỗ trợ kỹ thuật 24/7, tài liệu hướng dẫn chi tiết và đội ngũ tư vấn chuyên môn. Đồng thời, cần so sánh chi phí giữa các phần mềm để chọn ra giải pháp tối ưu nhất giữa ngân sách đầu tư và giá trị phần mềm mang lại.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
