Kế hoạch kiểm soát chất lượng là nền tảng giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định và phát triển bền vững. Các nhà quản lý dự án biết tất cả về ba ràng buộc: thời gian, phạm vi và chi phí. Nhưng thành thật mà nói, nên có một hạn chế thứ tư: CHẤT LƯỢNG.
Cùng nhìn lại tình hình thị trường hiện nay, các doanh nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm trong việc phát hiện và giải quyết vấn đề; họ cải tiến và đạt được nhiều thành quả. Bên cạnh đó, càng nhiều cải tiến đi đôi với nhiều VẤN ĐỀ cần giải quyết, sinh ra một số lượng lớn các hành động phải tiến hành, các hành động này đều cho ra kết quả tốt.
Đặc biệt, các tổ chức còn dựa vào kinh nghiệm nhân viên là chính, về lâu thì có thay đổi về nhân sự, nhân viên nghỉ việc thì các việc này rơi vào bế tắc có thể khiến doanh nghiệp rơi vào một vòng luẩn quẩn. Do đó, kế hoạch kiểm soát chất lượng sinh ra để giải quyết các vấn đề ở trên cho các công ty và doanh nghiệp. Một kế hoạch kiểm soát giúp giám sát quá trình, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong quá trình sản xuất.
Nhiều công ty đang áp dụng các nền tảng kế hoạch kiểm soát chất lượng hỗ trợ AI sau khi chứng kiến những câu chuyện thành công trong thế giới thực. Tạp chí Assemble cho biết một nhà sản xuất ghế ô tô đã báo cáo tỷ lệ lỗi giảm 30% kể từ khi triển khai chương trình AI. Thư viện Y khoa Quốc gia đã công bố một nghiên cứu cho thấy một nền tảng kiểm tra sáng tạo dựa trên AI có tỷ lệ chính xác đáng chú ý là 99,86% đối với dữ liệu hình ảnh trên các sản phẩm đúc.
Nếu các số liệu thống kê này nhất quán trong các ngành, bạn có thể thấy lý do tại sao các doanh nghiệp bị HẤP DẪN bởi các hệ thống kiểm soát chất lượng dựa trên AI. Lời hứa về tăng độ chính xác và chi phí lao động thấp hơn đã khiến nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất sản phẩm và công nghiệp sử dụng các công nghệ AI, học máy, học sâu và thị giác máy tính tiên tiến để cải thiện quy trình kiểm soát chất lượng.
Tuy nhiên, việc triển khai nền tảng AI đòi hỏi phải lập KẾ HOẠCH kiểm soát chất lượng hiệu quả để đạt được kết quả mong muốn. Các bên liên quan phải xác định phạm vi và mục tiêu của dự án, lựa chọn công nghệ tốt nhất, ưu tiên dữ liệu chất lượng cao và hiểu những thách thức tích hợp tiềm ẩn có thể xảy ra.
Một thách thức đáng kể mà nhiều công ty sẽ phải đối mặt là thiếu các nhà phát triển có tay nghề cao nội bộ có chuyên môn công nghệ để đáp ứng nhu cầu cụ thể. Điều này có thể buộc doanh nghiệp phải thuê hoặc đào tạo các nhà phát triển nội bộ, mua các nền tảng có sẵn hoặc hợp tác với các nhà phát triển có hiểu biết sâu sắc về ngành và chuyên môn công nghệ.
Các nhóm phát triển đa chức năng: Bạn nên thành lập các nhóm đa chức năng bao gồm các chuyên gia AI, chuyên gia đảm bảo chất lượng, nhân viên CNTT và nhân viên vận hành để đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của quy trình triển khai AI đều được đề cập một cách toàn diện.
Cách tiếp cận hợp tác giúp đảm bảo rằng các công cụ AI có tính kỹ thuật, có thể áp dụng thực tế và phù hợp với các mục tiêu hoạt động doanh nghiệp. Các nhóm tích hợp thúc đẩy ý thức sở hữu giữa các phòng ban và thúc đẩy văn hóa hòa nhập bằng cách thu hút nhân viên tham gia vào quá trình chuyển đổi AI.
Các chương trình thí điểm: Bạn cần thiết lập một chương trình thí điểm được xác định rõ ràng nhắm vào các phần cụ thể của quy trình kiểm soát chất lượng – nơi AI có thể có tác động tức thời nhất, chẳng hạn như kiểm tra trực quan tự động hoặc bảo trì dự đoán. Cách tiếp cận theo giai đoạn này giảm thiểu rủi ro và cung cấp cho các bên liên quan những ví dụ hữu hình về thành công.
Đào tạo liên tục: Ngay từ khi bắt đầu dự án AI, doanh nghiệp phải thực hiện các chương trình đào tạo liên tục cho tất cả người dùng. Điều này bao gồm đào tạo kỹ thuật về tương tác với các hệ thống AI mới và giáo dục khái niệm về cách AI có thể nâng cao vai trò của chúng.
Quản lý dữ liệu: Dự án cũng phải thiết lập và duy trì các nguồn dữ liệu chất lượng cao quan trọng cho việc đào tạo thực tế và vận hành các hệ thống AI. Điều này bao gồm thiết lập thu thập dữ liệu mạnh mẽ, làm sạch dữ liệu và tạo các giao thức xử lý. Một nền tảng vững chắc trong quản lý dữ liệu giúp đảm bảo rằng các mô hình AI chính xác và có thể mở rộng.
Trong quá trình triển khai các dự án cải tiến chất lượng, nhóm dự án có thể gặp phải nhiều thách thức, từ phạm vi kiểm tra không đầy đủ, sự thiếu hiểu biết về tự động hóa đảm bảo chất lượng cho đến giao tiếp nội bộ chưa hiệu quả. Một trong những vấn đề phổ biến là lựa chọn sai hệ thống. Nhiều doanh nghiệp chưa đánh giá đầy đủ các yếu tố quan trọng như tính bảo mật, khả năng mở rộng, tính dễ sử dụng và chi phí, dẫn đến việc triển khai những hệ thống không phù hợp với nhu cầu thực tế.
Bên cạnh đó, việc đánh giá thấp tầm quan trọng của chất lượng dữ liệu cũng là một sai lầm nghiêm trọng. Dữ liệu không chính xác hoặc thiếu nhất quán sẽ làm giảm hiệu quả của AI trong hệ thống kiểm soát chất lượng. Để khắc phục, doanh nghiệp cần thiết lập các chính sách quản trị dữ liệu chặt chẽ và đầu tư vào các công cụ làm sạch dữ liệu tiên tiến nhằm đảm bảo độ chính xác và toàn diện của dữ liệu đầu vào.
Ngoài ra, kế hoạch cơ sở hạ tầng không đầy đủ cũng có thể ảnh hưởng đến khả năng vận hành của hệ thống. Nếu doanh nghiệp đánh giá sai nhu cầu về hạ tầng công nghệ, hệ thống AI có thể không hoạt động ổn định, dẫn đến gián đoạn hoặc hiệu suất kém. Vì vậy, cần có một cuộc kiểm toán CNTT toàn diện trước khi triển khai, đồng thời cân nhắc các nâng cấp phần cứng và phần mềm phù hợp để đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru.
Cuối cùng, một sai lầm khác là lựa chọn các giải pháp AI quá phức tạp so với nhu cầu thực tế. Việc triển khai các hệ thống AI vượt quá khả năng vận hành của doanh nghiệp không chỉ làm tăng chi phí mà còn khiến quá trình đào tạo và tích hợp trở nên rườm rà, khó kiểm soát. Thay vì vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn các giải pháp đơn giản, linh hoạt và có khả năng mở rộng theo nhu cầu để đảm bảo hiệu quả lâu dài.
Công nghệ AI là hiện tại và tương lai của kiểm soát chất lượng vì các hệ thống này hoạt động nhanh hơn và chính xác hơn so với các thanh tra trực tiếp, giúp các công ty tiết kiệm tiền và cải thiện sản phẩm của họ. Thế giới công nghiệp đang thay đổi lần thứ tư; và liệu doanh nghiệp bạn sẽ thay đổi cùng với nó chứ?
Kế hoạch kiểm soát chất lượng trong sản xuất có thể cần một chút “thủ thuật”. Thông thường, nó được thực hiện vào cuối quá trình sản xuất, chỉ bắt lỗi sau khi sản phẩm đã hoàn thiện.
Kiểm soát chất lượng hiệu quả có liên quan nhiều đến 2 cấp độ:
Bằng cách theo dõi sản phẩm vào cuối quy trình sản xuất cũng như xem xét thiết kế sản phẩm, các doanh nghiệp sản xuất có thể giải quyết vấn đề hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Với kế hoạch kiểm soát chất lượng, nó đảm bảo chất lượng sản xuất hợp lý và các sản phẩm cuối cùng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của doanh nghiệp. Kế hoạch sẽ đặt khâu kiểm tra chất lượng sản phẩm ở chu trình nào, theo phương pháp nào, tiêu chuẩn nào, và dùng phương án gì để kiểm tra sản phẩm đạt chất lượng tốt nhất. Trong sản xuất, cách tiếp cận đảm bảo chất lượng, như ISO 9001, giúp quản lý và cải tiến nhiều quy trình, bao gồm:
Đối với mỗi doanh nghiệp, bảo đảm và kiểm soát chất lượng là khác nhau. Tuy nhiên, ISO 9001 hoạt động cho cả doanh nghiệp lớn và nhỏ và có thể được điều chỉnh cho hầu hết mọi nhu cầu. Nó cung cấp phương tiện để tạo ra một chương trình đảm bảo chất lượng lâu dài, đảm bảo rằng mọi thứ, từ nguyên liệu đến các thủ tục kiểm tra có chất lượng cao nhất. Các vấn đề về lỗi, về vi phạm từ chất liệu kém chất lượng đều bị loại trừ.
Kế hoạch quản lý chất lượng là một thành phần thiết yếu để cung cấp một dự án thành công cho các bên liên quan của doanh nghiệp bạn. Nhưng nó không chỉ là một dự án được hưởng lợi từ kế hoạch quản lý chất lượng. Khách hàng mong đợi sự nhất quán và bằng cách có một kế hoạch để duy trì chất lượng sản xuất cho bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào bạn đang sản xuất, bạn có thể luôn đáp ứng kỳ vọng về chất lượng của họ.
Quản lý chất lượng cũng không chỉ giới hạn ở nhóm dự án. Khi mọi người trong tổ chức hiểu được kế hoạch, hiệu quả sẽ tăng lên. Mặc dù điều tối quan trọng là mọi người tham gia vào quy trình sản xuất đều sử dụng kế hoạch quản lý chất lượng để hướng dẫn, nhưng việc tất cả các bộ phận làm quen với kế hoạch sẽ giúp tăng hiệu quả và tạo ra một mục tiêu chung được mọi người hiểu.
Khi bạn tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng, khách hàng sẽ chú ý. Thị trường cạnh tranh và chất lượng là điều khiến thương hiệu của bạn nổi bật. Một kế hoạch quản lý chất lượng giúp bạn cung cấp chất lượng nhất quán. Đổi lại, điều đó khiến khách hàng trung thành với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Khách hàng trung thành dẫn đến giá trị thương hiệu; và điều đó có nghĩa là lợi nhuận.
Tất nhiên, không ai là hoàn hảo, đó là một lý do khác tại sao một dự án cần một kế hoạch quản lý chất lượng. Có các hướng dẫn và nguyên tắc cho các quy trình kinh doanh của bạn có nghĩa là mọi người đều biết phải làm gì. Điều này tạo ra một lộ trình làm giảm lỗi của con người. Càng ít sai lầm, bạn càng phải dành ít thời gian và tiền bạc cho dự án.
Đây là một trong những tài liệu quan trọng để thỏa thuận với các bên quan tâm (sản xuất, chất lượng, khách hàng, v.v.). Mọi người đều biết điều gì là quan trọng, nó nên được kiểm soát như thế nào, khi nào nó nên được kiểm tra, ai nên kiểm tra,…
Nếu một cái gì đó thực sự quan trọng, nó phải được đặt trong Kế hoạch kiểm soát chất lượng. Nếu không, nó không nên vì không cần phải lãng phí thời gian.
Một kế hoạch quản lý chất lượng được tạo ra bởi người quản lý dự án, người có thể tìm kiếm hướng dẫn từ một số thành viên trong nhóm, các bên liên quan và khách hàng. Có một số dự án và tổ chức có thể có vai trò cụ thể đối với chuyên gia đảm bảo chất lượng hoặc chuyên gia chất lượng, nhưng hầu hết các kế hoạch quản lý chất lượng đều được lên kế hoạch, thực hiện và duy trì bởi người quản lý dự án.
Chất lượng không phải là trách nhiệm của riêng ai mà là cam kết chung của cả nhóm dự án. Bất kể ai là người trực tiếp sở hữu kế hoạch quản lý chất lượng, mỗi thành viên đều đóng vai trò quan trọng để đảm bảo sản phẩm cuối cùng đạt tiêu chuẩn mong muốn.
Quản lý dự án: Là người chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì quy trình quản lý chất lượng, đảm bảo các sản phẩm đầu ra tuân thủ tiêu chuẩn đề ra. Họ không chỉ giám sát mà còn phải điều phối các hoạt động để giữ cho nhóm đi đúng hướng, đồng thời xử lý các vấn đề có thể ảnh hưởng đến chất lượng.
Thành viên nhóm: Là những người biến kế hoạch chất lượng thành hiện thực. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn và quy trình do PM đề ra không chỉ giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm mà còn giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót.
Tổ chức: Ở cấp độ tổ chức, việc chuẩn hóa kiểm soát chất lượng giữa các dự án giúp đảm bảo tính nhất quán và duy trì tiêu chuẩn chung. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư vào đào tạo nhân sự, cung cấp đầy đủ công cụ, phương pháp để nhân viên có thể thực hiện tốt các mục tiêu về chất lượng.
Các bên liên quan: Các bên liên quan, bao gồm cả nhà đầu tư, quản lý cấp cao hay đối tác, cũng có vai trò không nhỏ. Họ cần xác định rõ ràng kỳ vọng của mình ngay từ đầu và tham gia vào quá trình kiểm duyệt nhằm đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng đáp ứng các tiêu chí chất lượng mong muốn.
Khách hàng:Khách hàng chính là thước đo cuối cùng của chất lượng. Trong nhiều dự án, khách hàng và người dùng cuối không chỉ là đối tượng thụ động mà cần được tham vấn trong quá trình phát triển. Bằng cách thu thập phản hồi từ khách hàng, doanh nghiệp có thể tinh chỉnh sản phẩm, cải tiến liên tục để đáp ứng tốt hơn nhu cầu thực tế.
Khi lập kế hoạch kiểm soát chất lượng, trước tiên bạn cần xác định các thành phần chính, bao gồm các sản phẩm dự án và quy trình dự án. Bạn cũng cần xác định các tiêu chuẩn chất lượng mà bạn sẽ đo lường sản phẩm của mình, cũng như các tiêu chí bạn sử dụng để đo lường sự hài lòng của khách hàng.
Bạn cũng sẽ cần liệt kê các hoạt động kiểm soát chất lượng, tiêu chuẩn chất lượng quy trình, kỳ vọng của các bên liên quan, các hoạt động đảm bảo chất lượng và tạo ra các sản phẩm chất lượng. Sau khi hoàn thành, kế hoạch kiểm soát chất lượng sẽ tuân theo 4 bước sau:
Đây là nơi bạn xác định các mục tiêu chất lượng của khách hàng bằng cách nghiên cứu và phỏng vấn. Bạn sẽ muốn họ thể hiện nhu cầu của mình một cách rõ ràng và khách quan. Sau đó, bạn sẽ xem xét các tiêu chuẩn chuyên nghiệp xung quanh sản phẩm hoặc dịch vụ của mình, chẳng hạn như pháp lý, môi trường, kinh tế, quy tắc, an toàn tính mạng và sức khỏe.
Việc tìm ra điểm cân bằng này đòi hỏi sự phân tích sâu sắc về khả năng sản xuất, nguồn lực sẵn có và mức độ kỳ vọng của thị trường. Nếu đặt mục tiêu chất lượng quá cao mà không tính đến chi phí phát sinh, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc duy trì lợi nhuận. Ngược lại, nếu tối ưu chi phí mà làm giảm tiêu chuẩn chất lượng, sản phẩm hoặc dịch vụ có thể không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, dẫn đến khiếu nại và tổn hại đến danh tiếng thương hiệu.
Sau khi xác định được những yếu tố cần cân nhắc, doanh nghiệp có thể bắt đầu phát triển một kế hoạch kiểm soát chất lượng chi tiết, bao gồm quy trình giám sát, đánh giá và điều chỉnh chất lượng theo từng giai đoạn. Kế hoạch này cần linh hoạt để có thể thích ứng với những thay đổi trong quá trình thực hiện, đồng thời đủ chặt chẽ để duy trì sự nhất quán và hiệu quả trong toàn bộ dự án.
Tiếp theo, bạn sẽ muốn phát triển các ngưỡng đo lường hiệu suất để đảm bảo mọi người đồng ý rằng các mục tiêu chất lượng đã được đáp ứng. Khách hàng sẽ phải đồng ý với tất cả các mục tiêu chất lượng và các biện pháp đo chất lượng.
Khi đã có một kế hoạch kiểm soát chất lượng cụ thể, đã đến lúc doanh nghiệp cần đưa nó vào hành động. Thực hiện các nhiệm vụ theo kế hoạch và tiêu chuẩn quản lý chất lượng đã được phê duyệt. Đây là giai đoạn doanh nghiệp chuyển từ ý tưởng sang hành động, đảm bảo rằng các tiêu chuẩn chất lượng không chỉ được đặt ra mà còn được thực hiện nghiêm túc trong toàn bộ dự án.
Đầu tiên, doanh nghiệp cần phân bổ nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và cá nhân liên quan, đảm bảo mọi thành viên đều hiểu rõ vai trò của mình trong việc duy trì chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Các tiêu chuẩn chất lượng đã được phê duyệt sẽ đóng vai trò như một khung tham chiếu giúp định hướng các hoạt động và quyết định trong suốt quá trình triển khai. Đồng thời, các quy trình kiểm tra và đánh giá chất lượng cũng cần được tích hợp ngay từ đầu để phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
Giao tiếp liên tục và minh bạch giữa các bộ phận là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh với những thay đổi động lực trong dự án. Khi có bất kỳ sai lệch nào so với tiêu chuẩn chất lượng ban đầu, việc truyền đạt thông tin kịp thời sẽ giúp các nhóm có thể nhanh chóng đưa ra điều chỉnh phù hợp. Ngoài ra, sử dụng công nghệ quản lý chất lượng như hệ thống theo dõi hiệu suất theo thời gian thực, phần mềm phân tích dữ liệu và báo cáo tự động sẽ giúp doanh nghiệp có được bức tranh tổng thể về tình trạng chất lượng, từ đó ra quyết định chính xác hơn.
Sau khi đã triển khai kế hoạch kiểm soát chất lượng, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm tra chất lượng một cách hệ thống để đảm bảo mọi quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ đều đáp ứng các tiêu chuẩn đã đề ra. Đây là bước quan trọng giúp phát hiện kịp thời sai sót, điều chỉnh chiến lược khi cần thiết và hướng đến sự cải tiến liên tục.
Việc kiểm tra chất lượng cần được thực hiện theo nhiều cấp độ, từ đánh giá kỹ thuật chi tiết đến giám sát quản lý và kiểm tra định kỳ. Các phương pháp phổ biến bao gồm:
Toyota và quy trình kiểm tra chất lượng Kaizen
Toyota nổi tiếng với hệ thống sản xuất tinh gọn và triết lý Kaizen – liên tục cải tiến. Trong dây chuyền sản xuất, mỗi công nhân không chỉ thực hiện nhiệm vụ mà còn chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng sản phẩm tại từng công đoạn. Nếu phát hiện lỗi, họ có quyền dừng dây chuyền để khắc phục ngay lập tức, tránh lỗi lan rộng và giảm tỷ lệ sản phẩm hỏng. Nhờ đó, Toyota luôn duy trì chất lượng xe cao nhất, giảm thiểu chi phí sửa chữa và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Mọi cuộc kiểm tra chất lượng đều phải lấy khách hàng làm trung tâm. Các tiêu chuẩn chất lượng không chỉ dựa trên yêu cầu nội bộ mà còn phải phản ánh kỳ vọng của khách hàng và thị trường. Vì vậy, doanh nghiệp cần liên tục đo lường chất lượng dựa trên phản hồi của khách hàng, dữ liệu vận hành thực tế và phân tích hiệu suất.
Trong bất kỳ quy trình nào, việc phát hiện ra sự bất thường hoặc sai sót là điều không thể tránh khỏi. Điều quan trọng không phải là tránh hoàn toàn sai sót, mà là cách doanh nghiệp phản ứng và khắc phục chúng một cách hiệu quả. Khi quá trình giám sát chất lượng phát hiện ra vấn đề, doanh nghiệp cần có hành động nhanh chóng để đưa dự án trở lại quỹ đạo chất lượng đã đặt ra ban đầu.
Trước tiên, cần xác định rõ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thay vì chỉ tập trung vào giải quyết hậu quả.
>> Phương pháp 5 Whys (5 câu hỏi “Tại sao?”) của Toyota là một ví dụ điển hình giúp các nhóm tìm ra nguồn gốc của lỗi để có biện pháp xử lý triệt để. Nếu một lô sản phẩm có tỷ lệ lỗi cao, thay vì chỉ loại bỏ sản phẩm lỗi, doanh nghiệp cần truy vết lại các bước trong quy trình sản xuất để tìm ra nguyên nhân: lỗi từ nguyên liệu, máy móc, quy trình hay con người.
Sau khi xác định được nguyên nhân, bước tiếp theo là thực hiện hành động khắc phục. Nếu lỗi xuất phát từ sai sót trong quy trình sản xuất, cần điều chỉnh quy trình hoặc cập nhật hướng dẫn làm việc. Nếu do nhân viên thiếu kỹ năng, việc đào tạo lại sẽ là giải pháp cần thiết. Trường hợp nguyên nhân đến từ máy móc hoặc công nghệ, doanh nghiệp có thể cân nhắc sửa chữa hoặc nâng cấp hệ thống để đảm bảo chất lượng ổn định.
Quan trọng nhất, mọi thay đổi phải được ghi chép và phân tích để tránh lặp lại sai sót trong tương lai, không chỉ giúp cải thiện chất lượng sản phẩm mà còn có thể làm thay đổi kế hoạch kiểm soát chất lượng. Việc liên tục học hỏi và điều chỉnh không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng ổn định mà còn tạo ra một văn hóa cải tiến liên tục, đảm bảo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.
