Hệ thống lưu kho tự động (AS/RS) đang trở thành giải pháp tiên tiến cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình lưu trữ và truy xuất hàng hóa. Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào lao động tay chân, hệ thống này ứng dụng công nghệ tự động hóa để giảm thiểu sai sót, tăng tốc độ và nâng cao hiệu quả quản lý kho.
Theo báo cáo của McKinsey & Company vào năm 2019, mỗi năm thế giới chi tiêu khoảng 385 tỷ USD cho việc lưu trữ, và con số này có thể giảm đáng kể nhờ vào việc áp dụng các công nghệ tự động hóa.
Hệ thống lưu kho tự động không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề như không gian lưu trữ hạn chế hay chi phí lao động cao, mà còn tăng cường độ chính xác trong báo cáo quản lý kho hàng, kiểm soát hàng tồn kho tối ưu. Bài viết này sẽ phân tích những thách thức mà các doanh nghiệp gặp phải trong việc tối ưu hóa kho bãi và cách hệ thống lưu kho tự động đang cải thiện hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp.
Trong những năm qua, chi phí lưu trữ tăng cao đã khiến cho các nhà quản lý kho hàng phải tìm cách tận dụng không gian kho của họ hiệu quả hơn. Nhưng một cuộc khảo sát do Logistics Management thực hiện vào năm 2018 cho thấy rằng không phải lúc nào nó cũng hiệu quả – công suất kho trung bình được các nhà sản xuất sử dụng chỉ khoảng 68%. Không có đủ dung lượng lưu trữ do sử dụng không gian không hiệu quả vẫn là vấn đề nhức nhối thường gặp ở các nhà kho.
Việc bố trí kho tối ưu có thể giải quyết được vấn đề này. Điều này bao gồm việc tối đa hóa việc sử dụng không gian sàn và không gian theo chiều dọc trong khi vẫn chừa đủ chỗ cho nhân viên kho hàng đi qua. Điều đó cũng có nghĩa là tìm cách sử dụng tự động hóa và thiết bị để giảm chi phí lao động và nhân công, cải thiện khả năng tiếp cận sản phẩm trong kho, phân loại hàng tồn kho một cách có hệ thống và đảm bảo hàng tồn kho được lưu trữ an toàn.
Đã bao giờ doanh nghiệp của bạn gặp phải những trường hợp:
Bất kỳ vấn đề nào trong số này đều có thể cho thấy rằng doanh nghiệp bạn chưa duy trì được thông tin chính xác về hàng tồn kho của mình và cập nhật chúng một cách nhất quán. Theo một nghiên cứu do Wasp Barcode Technologies thực hiện, 43% doanh nghiệp nhỏ không theo dõi hàng tồn kho hoặc sử dụng phương pháp thủ công.
Một khảo sát khác của Peoplevox, cho thấy 34% doanh nghiệp đã trì hoãn vận chuyển vì các sản phẩm được đề cập trong đơn hàng thực tế không có trong kho. Tính toán sai lầm có thể dễ dàng xảy ra khi quy trình kiểm tra hàng tồn kho được thực hiện thủ công, vì điều này có nhiều khả năng xảy ra lỗi của con người. Đôi khi chúng cũng có thể xảy ra khi sử dụng phần mềm lỗi thời.
Một cách để vượt qua những thách thức kho hàng này là chuyển sang một giải pháp mới hơn. Đây có thể là một hệ thống dành riêng cho quản lý hàng tồn kho hoặc phần mềm quản lý kho tổng thể bao gồm các tính năng quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực.
Một hệ thống điển hình trước tiên sẽ thu thập dữ liệu hàng tồn kho của bạn thông qua thiết bị cầm tay hoặc cố định như máy quét mã vạch. Thông tin này sau đó sẽ được gửi đến giải pháp phần mềm của bạn, giải pháp này sẽ lập danh mục và theo dõi hàng tồn kho của bạn.
Một số loại sản phẩm nhất định có cùng lượng cầu quanh năm, trong khi những loại sản phẩm khác phổ biến hơn vào những thời điểm cụ thể trong năm. Nhu cầu tăng đột ngột khiến bạn bất ngờ có thể gây ra nhiều thiệt hại vì kho của bạn có thể không sẵn sàng tiếp nhận đơn đặt hàng.
Điều này có thể là do bạn không có đủ sản phẩm trong kho hoặc do bạn không biết nên lưu trữ chúng ở đâu trong thời gian ngắn như vậy. Điều quan trọng là phải nhận thức được xu hướng thị trường hiện tại và sự biến động về nhu cầu đối với các sản phẩm mà bạn đang hướng tới để có thể sẵn sàng quản lý lượng hàng tồn kho đang thay đổi của mình.
Một vài cách để chuẩn bị trước nhu cầu của các mặt hàng theo mùa:
Mặc dù quản lý đơn hàng là một trong những hoạt động quan trọng nhất trong kho nhưng đây cũng là hoạt động xảy ra nhiều lỗi nhất. Quản lý đơn hàng bao gồm tất cả các quy trình bắt đầu từ khi nhận được đơn đặt hàng, từ chấp nhận đơn đặt hàng đến chọn, đóng gói và vận chuyển đúng sản phẩm đến đúng khách hàng cũng như xử lý các quy trình sau bán hàng như hoàn tiền và trả lại nếu cần.
Một lỗi trong bất kỳ quy trình nào trong số này có thể làm hỏng toàn bộ quy trình làm việc, nghĩa là phải thực hiện lại tất cả các bước từ đầu. Đây rõ ràng là một sự lãng phí rất lớn về thời gian và tiền bạc, đồng thời có nghĩa là khách hàng của bạn sẽ nhận được đơn đặt hàng muộn hơn dự kiến.
Để giúp đơn hàng của mình hoạt động trơn tru, rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng. Điều này có thể giúp bạn quản lý các quy trình thực hiện và quản lý đơn hàng tổng thể, bao gồm vận chuyển, thông báo cho khách hàng và tùy thuộc vào loại giải pháp bạn chọn, thậm chí cả quản lý hàng tồn kho.
Ngoài việc tiết kiệm thời gian, tỷ lệ thực hiện đơn hàng chính xác cao cũng có thể giúp bạn sinh lời. Một nghiên cứu của AMR Research cho thấy doanh nghiệp có tỷ lệ đặt hàng xuất sắc từ 80% trở lên sẽ có lợi nhuận cao gấp ba lần so với doanh nghiệp có tỷ lệ đặt hàng là 60%.
Có một số công việc trong kho mà công nhân lao động được thuê để xử lý như dọn dẹp, vận hành xe nâng, xử lý vật liệu, giám sát vận chuyển và nhận hàng, bốc xếp, chọn sản phẩm và quản lý kho tổng thể. Hầu hết các nhà kho hiện nay đang tập trung đầu tư vào công nghệ quản lý.
Có một quan niệm phổ biến rằng chỉ có tự động hóa và thiết bị là đắt tiền. Nhưng điều mà một số nhà quản lý kho không nhận ra là lao động chân tay cũng không hề rẻ. Theo Kane Logistics, lao động là một trong những chi phí lớn nhất mà một số nhà kho phải chi, dao động từ 50-70% tổng ngân sách lưu kho.
Hệ thống lưu kho tự động (Automated Storage and Retrieval System – AS/RS) là một công nghệ được thiết kế để tự động hóa quy trình lưu trữ và truy xuất hàng hóa trong kho. Hệ thống này thường bao gồm các thiết bị cơ khí và phần mềm để điều khiển các thao tác di chuyển, lưu trữ và lấy hàng một cách nhanh chóng, chính xác, và hiệu quả.
Các thành phần chính của hệ thống bao gồm:
AS/RS được ứng dụng trong các kho lớn hoặc trung tâm phân phối, giúp tăng hiệu suất, giảm lỗi do con người, tối ưu hóa không gian và cắt giảm chi phí nhân công.
Hệ thống lưu kho tự động là xương sống của hoạt động kho hàng hiện đại. Chúng tận dụng các công nghệ khác nhau để tối ưu hóa việc quản lý lưu trữ và nâng cao hiệu quả tổng thể. Một vài các công nghệ cốt lõi trong các phần mềm này có thể kể đến như:
Những công nghệ trên mang lại giải pháp giúp việc quản lý kho hàng trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Một số lợi ích của phần mềm có thể kể đến như:
Ngoài ra, các công nghệ tiên tiến khác được tích hợp vào hệ thống lưu kho tự động có thể kể đến như:
Bằng cách kết hợp các công nghệ này, phần mềm WMS chuyển đổi việc quản lý lưu trữ từ quy trình thủ công, dễ xảy ra lỗi thành hoạt động hợp lý, dựa trên dữ liệu. Điều này cuối cùng dẫn đến hiệu quả được cải thiện, giảm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Vấn đề: Doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc tối ưu hóa không gian kho, đặc biệt khi nhu cầu lưu trữ gia tăng. Các kho truyền thống bị hạn chế bởi không gian ngang và phải tốn nhiều diện tích để tạo lối đi cho công nhân di chuyển. Việc mở rộng kho bãi trở thành một bài toán khó khi không thể dễ dàng thay đổi cấu trúc kho.
Giải pháp AS/RS: Hệ thống lưu kho tự động giúp tối ưu hóa không gian bằng cách tận dụng không gian theo chiều dọc với các kệ lưu trữ cao tầng và cần cẩu tự động, giúp tăng khả năng lưu trữ mà không cần mở rộng mặt bằng. Robot và máy móc tự động có thể hoạt động trong không gian hẹp, không cần lối đi cho con người, từ đó tối đa hóa diện tích kho.
Vấn đề: Trong kho truyền thống, việc xử lý hàng hóa thường phụ thuộc vào lao động tay chân, dẫn đến nhiều sai sót trong quá trình nhập/xuất kho, gây chậm trễ và thiếu chính xác khi truy xuất hàng hóa. Khi khối lượng hàng hóa tăng, việc duy trì tốc độ và độ chính xác trở nên khó khăn hơn.
Giải pháp AS/RS: Hệ thống tự động hóa sử dụng các robot và cần cẩu giúp tăng tốc độ lưu trữ và truy xuất hàng hóa, đồng thời giảm thiểu lỗi do con người gây ra. Công nghệ như RFID và cảm biến IoT cho phép theo dõi và quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực, đảm bảo dữ liệu chính xác và xử lý nhanh chóng.
Vấn đề: Khi nhu cầu thị trường tăng đột biến, đặc biệt là vào các mùa cao điểm, kho truyền thống có thể gặp khó khăn trong việc đáp ứng kịp thời đơn hàng, dẫn đến tình trạng chậm trễ và mất khách hàng.
Giải pháp AS/RS: Hệ thống lưu kho tự động có khả năng đáp ứng nhanh các yêu cầu thay đổi về nhu cầu hàng hóa. Việc tự động hóa quy trình lưu trữ và lấy hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng xử lý các đơn hàng trong mùa cao điểm với tốc độ cao, giảm thiểu tình trạng chậm trễ. Bên cạnh đó, hệ thống có thể dự đoán nhu cầu nhờ AI và Machine Learning, từ đó điều chỉnh kịp thời lượng hàng tồn kho.
Vấn đề: Chi phí lao động trong kho truyền thống rất cao, đặc biệt là các công việc lặp đi lặp lại như xếp dỡ, quản lý hàng hóa. Doanh nghiệp phải đối mặt với việc tăng chi phí nhân công trong bối cảnh nhu cầu lao động tăng.
Giải pháp AS/RS: Tự động hóa giảm thiểu sự phụ thuộc vào nhân công, giúp tiết kiệm chi phí lao động và vận hành. Các robot tự động làm việc 24/7 mà không cần nghỉ ngơi, đồng thời loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại, giải phóng nhân lực để tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.
Các công ty khổng lồ với ngân sách hàng triệu đô la cần phải có sự linh hoạt cao như các tổ chức nhỏ. Triển khai công nghệ kho bãi là một bước có thể mang lại lợi thế đó cho doanh nghiệp ở mọi quy mô. Dưới đây là một số ví dụ thực tế về công nghệ được sử dụng trong tự động hóa kho:
Một trong những ví dụ ấn tượng về việc ứng dụng công nghệ vào kho bãi thành công vào thực tiễn là Amazon. Công ty vận hành các trung tâm xử lý đơn hàng trên toàn cầu, với nhiều trung tâm phân phối, cơ sở hạ tầng logistics, v.v. Các trung tâm xử lý đơn hàng của Amazon xử lý hàng triệu đơn hàng mỗi ngày. Do đó, công ty phải đảm bảo rằng những thách thức toàn cầu sẽ không ảnh hưởng đến hoạt động.
Amazon đã tận dụng hệ thống kho thông minh của mình, đặc biệt là Đám mây AWS và IoT, đồng thời quản lý để tối ưu hóa các tác vụ thường ngày. Ngoài ra, họ còn giới thiệu hệ thống bốc xếp bằng rô-bốt và các thuật toán học máy đã cải thiện việc quản lý dữ liệu cũng như nắm được thông tin chi tiết theo thời gian thực về hoạt động của họ. Nói chung, việc tự động hóa kho hàng với Đám mây AWS đã cho phép họ đạt được những điều sau:
Hơn nữa, hệ thống tự động được Amazon mua lại đảm bảo khả năng phục hồi của họ và cho phép họ phản ứng nhanh chóng với những thách thức mới. Sẽ không cần thiết phải phát minh ra một mô hình kinh doanh mới mỗi khi cuộc khủng hoảng tiếp theo xảy đến. Hệ thống của họ linh hoạt, có thể điều chỉnh và quản lý dễ dàng bất kể vị trí nào.
Walmart sở hữu 210 trung tâm phân phối và 2700 cửa hàng. Việc quản lý một doanh nghiệp như vậy sẽ không hiệu quả về mặt chi phí trừ khi áp dụng tự động hóa. Trong số các công nghệ mà Walmart triển khai có:
Việc tự động hóa các công việc thường ngày từ quy trình làm việc trong kho đã giúp Walmart cải thiện hiệu quả kinh doanh của mình. Nhu cầu mua sắm trực tuyến ngày càng cao và việc giao hàng trong ngày gần như trở thành điều bắt buộc nếu công ty muốn gia tăng khả năng cạnh tranh của mình. Do đó, tự động hóa là một công cụ được Walmart sử dụng để đáp ứng những mong đợi của khách hàng.
Hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động hoàn toàn (AS/RS) là một loại công nghệ tự động hóa kho được thiết kế đặc biệt để đệm, lưu trữ và truy xuất sản phẩm cũng như hàng tồn kho theo yêu cầu.
Công nghệ AS/RS rất khác nhau và có thể bao gồm cần cẩu và lối đi, Robot di động tự động (AMR), băng chuyền ngang và dọc, Mô-đun nâng thẳng đứng (VLM), tải trọng siêu nhỏ, tải trọng nhỏ, tải trọng đơn vị, kho hàng, hoặc các hệ thống khác. Nó thường được tích hợp với phần mềm Hệ thống thực thi kho (WES), phần mềm Hệ thống quản lý kho (WMS), phần mềm Hệ thống kiểm soát kho (WCS) hoặc phần mềm và điều khiển khác.
Hệ thống quản lý kho hàng WMS là một hệ thống máy tính – phần mềm kiểm soát các hoạt động hàng ngày của nhà kho bằng cách tự động hóa các quy trình và điều phối nhiều bộ phận sản xuất của nhà kho. Các thông tin dữ liệu về hoạt động xuất – nhập kho sẽ được WMS mã hóa để giám sát và cập nhật liên tục theo thời gian thực một cách nhanh chóng và chính xác.
1. Cải thiện hiệu quả của nhân viên
Tự động hóa không có nghĩa là chúng ta cần thay thế công nhân bằng robot. Giá trị của tự động hóa là loại bỏ những công việc nhàm chán và lặp đi lặp lại. Tự động hóa kho có thể cải thiện sự hài lòng của nhân viên, giúp nhân viên hoàn thành công việc nhanh hơn và tốt hơn, đồng thời cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ giá trị gia tăng.
Tự động hóa kho cũng đặc biệt hữu ích trong những lúc nhu cầu kinh doanh biến động và thời gian bận rộn, chẳng hạn như ngày lễ. Một mặt, tự động hóa có thể giảm tỷ lệ luân chuyển nhân viên và chi phí tuyển dụng, tránh nhu cầu sử dụng lao động tạm thời phải qua đào tạo và đôi khi khó tuyển dụng. Mặt khác, khi hoạt động kinh doanh ngừng hoạt động, hệ thống tự động hoạt động chậm lại và việc sa thải là không cần thiết.
2. Giảm thời gian xử lý
Một lợi ích khác của tự động hóa kho là tăng tốc quá trình và giảm thời gian xử lý. Con người không thể sánh được với độ chính xác và tốc độ không ngừng nghỉ của robot. Hệ thống tự động hóa quy trình kho hàng tăng tốc quá trình đo lường và nắm bắt chính xác kích thước, trọng lượng và hình ảnh của gói hàng trong vòng vài giây. Nó giúp tiết kiệm thời gian khi bạn cần đo hàng ngàn bưu kiện.
Trong khi đó, quy trình kho tự động cho phép bạn sử dụng các trình kích hoạt cụ thể để thực hiện một loạt nhiệm vụ mà không cần sự can thiệp của con người. Việc tự động hóa này làm cho nó trở thành một khoản đầu tư có giá trị và cần thiết cho kho hàng.
3. Tận dụng tối đa không gian kho
Giải pháp kho thông minh có thể tối đa hóa không gian lưu trữ kho. Một trong những cách quan trọng mà kho tự động thực hiện được điều này là làm cho lối đi hẹp hơn. Do máy móc không cần nhiều không gian để vận hành như con người nên kho tự động không yêu cầu thêm khoảng cách giữa các lối đi để đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn, điều này có thể cải thiện hơn nữa việc sử dụng kho lưu trữ.
Đồng thời, nếu sử dụng kho ba chiều tự động làm giải pháp kho bãi tự động, các kệ cao tầng có thể tận dụng không gian hợp lý và tăng khả năng lưu trữ hàng hóa trên một đơn vị diện tích.
Trong cùng một khu vực, dung lượng lưu trữ của việc xây dựng một nhà kho ba chiều tự động gấp vài lần, thậm chí gấp 10 lần so với việc xây dựng một nhà kho thông thường. Bằng cách này, với cùng dung lượng lưu trữ, nhà kho ba chiều tự động có thể tiết kiệm rất nhiều đất.
4. Tăng cường sự hài lòng của khách hàng
Trong một ngành ngày càng cạnh tranh, việc làm thế nào để thỏa mãn trải nghiệm mua hàng của khách hàng đã trở thành đòn bẩy quan trọng để tạo nên sự khác biệt. Các công ty phải chủ động hơn và giao hàng trong thời gian ngắn hơn khách hàng tưởng tượng.
Với kho tự động, thời gian chuẩn bị đơn hàng và vận chuyển giảm đi, nguy cơ sai sót gần như bằng không. Nếu khách hàng không hài lòng với một mặt hàng, quy trình quản lý trả lại cũng được tự động hóa.
5. Tính bền vững lâu dài
Trên thực tế, mặc dù lợi thế về chi phí là khá rõ ràng nhưng tính bền vững lâu dài của tự động hóa kho cũng là một điểm cộng lớn khi là giải pháp cho nhiều vấn đề dài hạn, bao gồm hiệu quả, chi phí vận hành và dịch vụ được cải thiện.
Ví dụ, các hệ thống tự động hóa tiên tiến sử dụng ít năng lượng hơn dẫn đến mức tiêu thụ năng lượng thấp hơn và lượng khí thải carbon nhỏ hơn cũng như giảm chi phí vận hành. Đồng thời, bằng cách cải thiện độ chính xác, nguy cơ hư hỏng sẽ giảm đi đáng kể, giúp giảm lượng chất thải mà mỗi nhà kho phải quản lý.
Tìm hiểu thêm về các phần mềm quản lý kho
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Ứng dụng phần mềm của TacaSoft trong quản lý kho không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình lưu trữ và phân phối hàng hóa mà còn cải thiện hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai tại doanh nghiệp, TacaSoft cam kết sẽ đồng hành và góp phần chuyển đổi số thành công cho doanh nghiệp.
TacaSoft,
