Theo khảo sát của Ripple, 73% lãnh đạo cấp cao coi giải pháp quản trị chi phí hiệu quả là ưu tiên hàng đầu vào năm 2024. Ngoài ra, nghiên cứu gần đây trên Zippia.com cho thấy 82% doanh nghiệp thất bại do quản lý dòng tiền, chi phí kém, và 58% nhà lãnh đạo tài chính nhận thấy việc quản trị chi phí là yếu tố để tối ưu lợi nhuận doanh nghiệp.
Qua đó, ta thấy rằng quản trị chi phí hiệu quả là điều cần thiết phải có cho sự giảm đáng kể tổng chi phí, tối ưu hóa chi phí mua hàng và chiến lược để phát triển mạnh mẽ trong một thị trường cạnh tranh.
Giải pháp quản trị chi phí và theo dõi thủ công bao gồm nhiều giai đoạn. Mỗi giai đoạn đều tạo ra những cơ hội mới cho sai sót hoặc chậm trễ. Những sai sót và độ trễ thời gian này có thể lên tới hàng trăm nghìn đô la bị lãng phí hoặc chi tiêu không hiệu quả.
Quản trị chi phí thủ công hay gặp các vấn đề như:Biên lai bị mất và việc đối chiếu biên lai bị chậm trễ; Báo cáo chi phí không đầy đủ hoặc không đúng; Nộp báo cáo chi phí chậm trễ; Lỗi hành chính và thời gian lãng phí khi nhập dữ liệu thủ công; Báo cáo chi phí trùng lặp; Thời gian lãng phí để phê duyệt yêu cầu chi phí và xác nhận báo cáo chi phí…
Ai cũng có thể mắc lỗi trong quá trình triển khai chi phí và những lỗi nhỏ nhất trong giải pháp quản trị chi phí cũng sẽ gây ảnh hưởng rất lớn. Trên thực tế, chúng có thể tăng lên nhanh chóng, gây tổn hại đến lợi nhuận của bạn và lãng phí thời gian của nhân viên.
Theo Hiệp hội Du lịch Kinh doanh Toàn cầu, mỗi năm, các công ty xử lý trung bình 51.000 báo cáo chi phí, tổng cộng như sau:
Khoảng 19% báo cáo chi phí được gửi kèm lỗi hoặc thiếu sót. Những điều này sẽ tạo ra một lỗ hổng lớn cho ngân sách, giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
Hơn nữa, một báo cáo của Aberdeen Group nêu rõ rằng:
Điều này có nghĩa là việc áp dụng giải pháp chi phí của doanh nghiệp không chỉ thường kém hiệu quả, thiếu chính xác mà các doanh nghiệp nhỏ còn không chuẩn bị đầy đủ để giải quyết các vấn đề về không tuân thủ và nộp báo cáo chi phí bất thường.
Trong khi nhóm kế toán của doanh nghiệp bị áp lực để giảm thiểu những vấn đề này, những nhiệm vụ như vậy thường bị lạm dụng bộ kỹ năng của họ. Vì lý do này, các công ty nên chuyển sang giải pháp phần mềm quản lý chi phí.
Việc áp dụng giải pháp quản trị như bằng cách làm thủ công tạo điều kiện cho gian lận, dù cố ý hay vô tình, gây thất thoát tài chính không đáng có. Số liệu thực tế cho thấy doanh nghiệp phải gánh chịu những khoản tổn thất khổng lồ do gian lận và vi phạm quy định: 5% doanh thu hàng năm bị mất do gian lận, 83% các vụ gian lận liên quan đến báo cáo công tác phí (T&E) có sự khai khống…
Ứng dụng biện pháp quản trị chi phí thủ công đều bằng các tệp giấy đến các bảng tính được mã hóa cứng, cung cấp rất ít khả năng hiển thị chi tiêu của công ty bạn. Khả năng hiển thị thấp này có thể khiến doanh nghiệp khao hụt ngân sách bởi: Những nhân viên nộp báo cáo chi phí gian lận hoặc không tuân thủ có thể không bị phát hiện trong thời gian dài, thậm chí còn vi phạm nhiều lần ngay trước mắt nhà quản trị.
Việc thiếu kiểm soát và quy trình phê duyệt nhanh chóng có thể dẫn đến việc trả quá nhiều tiền cho nhà cung cấp, và điều này có thể nhanh chóng tăng lên. Khi khai thuế sẽ liên tục gặp các vấn đề về pháp lý, khiến doanh nghiệp có nguy cơ bị kiểm toán gây thiệt hại và ngăn cản bạn xác định các khoản khấu trừ doanh nghiệp có thể xảy ra .
Xây dựng định mức chi phí
Giải pháp Quản trị chi phí hiệu quả là nền tảng để doanh nghiệp duy trì và phát triển. Một trong những bước đầu tiên là thiết lập định mức chi phí, giúp doanh nghiệp xác định rõ khoản chi cần thiết cho từng sản phẩm hoặc dịch vụ. Điều này đòi hỏi việc quyết định những chi phí cần thực hiện và mức độ chi phí hợp lý. Định mức chi phí không chỉ cung cấp số liệu dự kiến mà còn hướng dẫn doanh nghiệp khi nào nên chi tiêu để đảm bảo phù hợp với các tiêu chuẩn và điều kiện công việc cụ thể. Các định mức chi phí mà doanh nghiệp cần xem xét:
Định mức chi phí (hay chi phí tiêu chuẩn) có liên quan đến từng đơn vị sản phẩm cụ thể. Mỗi sản phẩm chế tạo hay dịch vụ đều có một định mức phí.
Định mức chi phí là khoản chi phí được xác định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện việc làm cụ thể.
Định mức chi phí không những chỉ ra được một khoản chi phí dự kiến là bao nhiêu mà còn xác định nên chi trong trường hợp nào.
Lập dự toán sản xuất kinh doanh
Lập dự toán sản xuất kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong quản lý tổng thể doanh nghiệp, đặc biệt là quản lý chi phí. Nó cung cấp một cách tiếp cận hệ thống để đánh giá chi phí, từ đó xây dựng các kế hoạch phù hợp với mục tiêu tương lai:
Hệ thống hóa thông tin chi phí giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về chi phí, từ đó xây dựng các kế hoạch phù hợp cho tương lai. Việc này bao gồm việc xác định rõ ràng các chỉ tiêu quản lý phù hợp với nhu cầu quản trị và đặc điểm kinh doanh. Dựa trên đó, doanh nghiệp có thể đánh giá và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả hơn.
Dựa trên dự toán chi phí chi tiết, việc quản lý từng khoản chi sẽ được thực hiện một cách nghiêm ngặt, giúp dự đoán và xử lý các thách thức cũng như những yếu tố ảnh hưởng đến quá trình kiểm soát chi tiêu, từ đó đưa ra các điều chỉnh hợp lý.
Là nền tảng cho việc phân tích sự biến động chi phí, giúp xác định rõ các nguyên nhân khách quan và chủ quan trong quá trình thực hiện dự toán. Qua đó, doanh nghiệp có thể nhận diện những điểm mạnh cần phát huy và những hạn chế cần khắc phục.
Việc nhanh chóng nhận diện mọi nguồn phát sinh chi phí và nguyên nhân là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp có thể đưa ra các biện pháp cắt giảm chi phí hiệu quả, đồng thời đảm bảo mục tiêu tăng trưởng bền vững. Bằng cách thiết lập trung tâm quản lý chi phí, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình kiểm soát chi phí, đáp ứng các yêu cầu quản trị chặt chẽ hơn trong hoạt động kinh doanh.
Trung tâm quản lý chi phí
Trung tâm quản lý chi phí là nơi chi phí được xác định, tổng hợp và gắn liền với một đơn vị chi phí. Mỗi doanh nghiệp cần xác định các đơn vị chi phí cụ thể của mình. Nói cách khác, trung tâm quản lý chi phí là “điểm” tập trung chi phí. “Điểm” ở đây có thể là một phòng ban trong doanh nghiệp, một nơi làm việc, một máy móc, một dây chuyền sản xuất, hay thậm chí là một cá nhân, chẳng hạn như nhân viên bán hàng.
Có hai loại mã chi phí:
Một mã đặc biệt cho mỗi trung tâm quản lý chi phí, dùng để xác định bất kỳ chi phí nào phát sinh tại trung tâm đó.
Một mã đặc biệt cho từng loại chi phí hoặc nhóm chi phí, bất kể chúng phát sinh ở đâu trong doanh nghiệp.
Bằng cách kết hợp mã số của các trung tâm quản lý chi phí với mã số của từng loại chi phí, chúng ta có thể xác định tổng chi phí cho một khoản mục cụ thể tại bất kỳ trung tâm nào. Nhờ đó, chi phí được kiểm soát toàn diện trong doanh nghiệp, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả nhất.
Mô hình chi phí mục tiêu là mô hình xác định một mức chi phí mục tiêu mà tại đó một sản phẩm được được bán ra sẽ đạt được mức lợi nhuận theo yêu cầu. Trong target costing, mức giá bán sản phẩm được xác định trước, và từ đó cả đội ngũ hoạch định chi phí để đưa ra sản phẩm đó với giá thành phù hợp.
Bởi vì, trong một thị trường cạnh tranh, chúng ta không thể xác định giá bán dựa trên giá thành sản xuất của mình được. Chúng ta phải đưa ra mức giá bán hợp lý dựa theo giá cả thị trường chung trước, trừ đi lợi nhuận mong muốn và từ đó xác định được giá thành sản phẩm mục tiêu. Điều này làm cho phương pháp chi phí mục tiêu khác với phương pháp chi phí truyền thống.
Công thức tính Chi phí mục tiêu – Target cost
Chi phí mục tiêu = Giá bán – Lợi nhuận mong muốn
Target cost =Target selling price – Target profit
Trong đó: Giá bán mục tiêu là mức giá ước tính mà khách hàng sẵn sàng trả cho sản phẩm hoặc dịch vụ.
Phương pháp tính chi phí dựa trên hoạt động (ABC) ra đời như một giải pháp thay thế cho phương pháp truyền thống là tính chi phí hấp thụ.
ABC là phương pháp phân bổ chi phí sản xuất chung dựa trên mức độ sử dụng các hoạt động, thông qua việc xác định các yếu tố gây ra chi phí liên quan đến hoạt động đó (các yếu tố dẫn đến chi phí).
Phương pháp tính chi phí dựa trên hoạt động (ABC) mang lại nhiều lợi ích, như phân bổ chi phí chính xác hơn, giúp doanh nghiệp hiểu rõ cấu trúc chi phí và các yếu tố gây ra chi phí. ABC hỗ trợ quản lý trong việc ra quyết định tốt hơn, phát hiện các hoạt động không hiệu quả và tối ưu hóa quy trình. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể cải thiện giá cả, tăng khả năng cạnh tranh và đảm bảo lợi nhuận.
Việc chuyển sang đám mây làm giảm nhu cầu về phần cứng vì bạn sẽ không phải chịu trách nhiệm về cơ sở hạ tầng như máy chủ, máy phát điện hoặc hệ thống UPS và chi phí quá cao để bảo trì và cập nhật chúng. Nhà cung cấp đám mây cập nhật và bảo trì máy chủ cũng như phần mềm ứng dụng, giúp bạn giảm bớt áp lực tài chính.
Điện toán đám mây tiết kiệm năng lượng hơn 93% so với các trung tâm dữ liệu tại chỗ. Nghiên cứu của Berkeley Lab và Đại học Northwestern cho thấy các doanh nghiệp có thể tiết kiệm từ 60% đến 85% chi phí năng lượng khi chuyển sang các dịch vụ dựa trên đám mây.
Một lợi ích khác về chi phí khi chuyển sang đám mây là không có chi phí trả trước cao hoặc phí ẩn. Bạn sẽ không lo với những vấn đề xảy ra bất chợt. Với đám mây, bạn chỉ trả cho những gì bạn cần. Với mô hình định giá phí cố định, điều này giúp ích cho dòng tiền và kế hoạch tài chính của bạn và dễ dàng mở rộng quy mô để hỗ trợ doanh nghiệp của bạn phát triển.
Các giải pháp tự động hóa có thể giúp nhóm của bạn tiết kiệm vô số giờ làm việc và có thể tăng thêm giá trị cho tổ chức của bạn bằng cách giảm lượng lao động của con người cần thiết cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, tốn thời gian, cho phép nhóm của bạn tập trung vào các nhiệm vụ cấp cao hơn. Nó cũng có thể cung cấp trải nghiệm người dùng cuối đơn giản hơn, tăng hiệu quả và ROI và giảm chi phí liên quan đến lỗi của con người.
Ví dụ, thay thế các quy trình thủ công và tốn thời gian trước đây bằng quy trình tự động Sao lưu và Phục hồi Thảm họa (BDR)Hệ thống có thể tăng hiệu quả về chi phí. Nó cũng đảm bảo doanh nghiệp của bạn được bảo vệ hoàn toàn trong trường hợp xảy ra thảm họa. Tiết kiệm cho doanh nghiệp của bạn một khoản tiền đáng kể trong trường hợp mất dữ liệu kinh doanh quan trọng.
Một loại tự động hóa khác có thể giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả và năng suất là Trí tuệ kinh doanh (BI). Đây là một quy trình được sử dụng để phân tích, báo cáo và trực quan hóa dữ liệu bằng các dịch vụ và công cụ phần mềm phân tích. Ngoài việc cho phép bạn theo dõi hiệu suất, trí tuệ kinh doanh cho phép bạn dịch dữ liệu với tốc độ và hiệu quả cao hơn.
Quản trị chi phí đôi khi khó khăn và gây áp lực lên cho các nhà quản lý do phải đối mặt với nhiều vấn đề và phải lựa chọn giải pháp quản trị chi phí sao cho phù hợp. Đôi khi phải đắn đo quá lâu, các nhà quản trị bị mất phương hướng.
Một cách để duy trì tiến độ và triển khai giải pháp quản trị chi phí hiệu quả là sử dụng phần mềm quản lý chi phí TacaSoft. Phần mềm quản lý chi phí TacaSoft thực hiện mô phỏng giả định, xác định động lực và đảm bảo đầu tư sản phẩm bằng cách dự đoán chi phí và giá đơn vị trong tương lai trong toàn bộ vòng đời sản phẩm.
Cung cấp cho nhân viên thẻ chi phí kinh doanh: Thẻ này có có chức năng kiểm soát chi tiêu linh hoạt để tránh chi tiêu cá nhân và giảm báo cáo chi phí gian lận.
Tự động: Thông báo cho nhân viên về các biên lai cần thiết để loại bỏ việc theo dõi thủ công.
Tính toán sơ bộ: Hỗ trợ các nhà quản lý chi phí trong giai đoạn thiết kế ban đầu bằng cách tính toán chi phí sơ bộ và lượng phi phí hao tổn, ngay cả khi có thông tin chi tiết về sản phẩm hạn chế. Chuẩn bị ước tính và xác định các yếu tố thúc đẩy chi phí, cho phép mô phỏng và so sánh các phương án thay thế cũng như dự đoán chi phí trong tương lai.
Tính toán nhà cung cấp: Tiến hành phân tích kịch bản giả định cho các bộ phận mua, xem xét các yếu tố chi phí và phát thải carbon. Tận dụng dữ liệu chuẩn tích hợp bao gồm chi phí lao động, giá vật liệu, tham chiếu máy móc và dữ liệu chi phí hao tổn ( sữa chữa, hư hỏng,….)
Tính toán báo giá: Cho phép tính toán thay thế, tính đến các chiến lược lựa chọn giá khác nhau. Xem tỷ lệ chi phí và giá được tính toán lại và phác thảo sự khác biệt về cấu trúc chi phí bằng cách so sánh báo giá gốc với báo giá sửa đổi.
Tính toán dựa trên cơ sở dữ liệu: Thực hiện tính toán dựa trên cơ sở dữ liệu cập nhật có chứa các giá trị chi phí, chẳng hạn như chi phí nhân công, vật liệu, máy móc, quy trình sản xuất.
Hợp tác và giao tiếp đa chức năng: Thúc đẩy sự hợp tác liên phòng ban và liên địa điểm giữa kỹ thuật chi phí, mua sắm, tài chính, phát triển, sản xuất và bán hàng. Ngăn ngừa lỗi trong việc chia sẻ dữ liệu và tăng hiệu quả tạo kết quả nhờ khả năng chuyển đổi thành app, có thể sử dụng qua di động
Giải pháp phần mềm quản lý chi phí của chúng tôi có thể tăng lợi nhuận cho công ty bạn bằng cách cho phép phân tích chi phí chính xác hơn, tối ưu hóa thiết kế sản phẩm và hỗ trợ ra quyết định tốt hơn ngay từ đầu vòng đời sản phẩm.
Sử dụng phương pháp quản lý chi phí tích hợp của chúng tôi có thể giúp tổ chức của bạn chuyển từ tính toán phỏng đoán tốt nhất sang đánh giá có phương pháp và hợp lý dựa trên tính minh bạch và linh hoạt. Đánh giá này cung cấp sự nhanh nhẹn mà bạn cần để cạnh tranh có lợi nhuận trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng.
Dưới đây là một số mức giảm trung bình về thời gian, chi phí và chi phí khấu hao mà khách hàng của chúng tôi đạt được:
Tìm hiểu thêm về các phần mềm quản lý chi phí, mua hàng TacaSoft
Giải pháp quản trị chi phí TacaSoft được thiết kế để giúp các tổ chức đưa ra quyết định cân bằng giữa việc giảm chi phí sản phẩm và giải quyết nhu cầu về giá trị của khách hàng. Giải pháp này hỗ trợ tính bền vững của sản phẩm bằng cách cung cấp các công cụ và thông tin chi tiết cho phép bạn đưa ra những lựa chọn bền vững hơn trong quá trình phát triển sản phẩm.
Với giải pháp của chúng tôi, bạn có thể so sánh nhiều lựa chọn về thiết kế, vật liệu, sản xuất và nhà cung cấp khác nhau để đưa ra quyết định sáng suốt cân bằng giữa chi phí với mục tiêu bền vững.
Phần mềm này cho phép bạn đo lường, mô phỏng, giảm và theo dõi các khấu hao khi sản xuất của sản phẩm ngay từ giai đoạn phát triển. Phần mềm này thu thập dữ liệu về tất cả các khí thải liên quan đến chi phí trực tiếp (nguyên liệu thô, linh kiện bán thành phẩm, loại máy, loại năng lượng, công cụ và thiết bị), bao gồm các hoạt động thượng nguồn đối với các linh kiện đã mua, mức tiêu thụ năng lượng, vận chuyển và chất thải, cũng như khí thải liên quan đến chi phí gián tiếp, chẳng hạn như chi phí chung của nhà máy và vận chuyển.
Giải pháp quản lý chi phí của chúng tôi cho phép trao đổi dữ liệu với các ứng dụng dành riêng cho khách hàng như PLM , hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), quản lý dữ liệu sản phẩm (PDM), hệ thống CAD và bảng tính Excel.
Dữ liệu chuẩn về chi phí bên ngoài được tích hợp tối ưu vào phần mềm và luôn có sẵn cho người dùng. Hơn nữa, giải pháp của chúng tôi cung cấp khả năng trao đổi dữ liệu với các giải pháp phần mềm khác trong hệ thống phần mềm TacaSoft – trao quyền cho các tổ chức tận dụng dữ liệu về chi phí và dấu chân carbon dễ dàng hơn và đưa ra quyết định đúng đắn trong giai đoạn đầu phát triển sản phẩm.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
