Trung bình các nhà quản trị nhân sự hiện nay phải đảm nhận vô số nhiệm vụ quan trọng: từ tuyển dụng, phỏng vấn đến xử lý các công việc hành chính của toàn bộ nhân viên. Việc điều phối đồng thời các trách nhiệm này đôi khi đè nặng lên vai các nhà quản trị, do đó việc áp dụng công cụ quản lý nguồn nhân lực là điều cần thiết để nâng cao hiệu suất công việc.
Bằng cách tận dụng các công cụ quản lý nhân sự hiệu quả, nhà quản trị nhân sự có thể hợp lý hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình tính lương, thưởng cho nhân viên. Đồng thời, nâng cao hiệu quả làm việc và tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Bài viết này sẽ giúp bạn tổng hợp một danh sách các công cụ quản lý nhân sự hiệu quả được nhiều nhà doanh nghiệp sử dụng, từ đó giúp doanh nghiệp bạn dễ dàng đưa ra được các lựa chọn dễ dàng hơn.
Nhà quản lý nhân sự phải đối mặt với thách thức trong việc tìm kiếm những ứng viên, sàng lọc, phỏng vấn…. Và phần mềm tuyển dụng là công cụ quản lý nhân sự hiệu quả để tìm kiếm thế hệ nhân tài tiếp theo cho công ty
Mặc dù mỗi công cụ quản lý nhân sự hiệu quả đều có những tính năng hấp dẫn riêng nhưng một số ưu điểm chính của việc sử dụng phần mềm tuyển dụng bao gồm:
Thời gian trung bình để tuyển dụng là 42 ngày, và có thể lên đến 49 ngày cho các vai trò kỹ thuật. Khi vị trí còn trống, các nhóm nội bộ phải gánh thêm áp lực, dẫn đến nguy cơ kiệt sức và giảm chất lượng công việc.
Nhưng khi áp dụng công cụ quản lý nhân sự hiệu quả như là phần mềm quyển dụng. Doanh nghiệp đã tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, giúp doanh nghiệp giảm thời gian lấp chỗ trống tới 2/3, từ đó tập trung hơn vào các lĩnh vực sinh lời.
Phần mềm tuyển dụng có thể cải thiện triệt để tỷ lệ giữ việc bằng cách kết hợp cẩn thận giữa ứng viên phù hợp với vai trò phù hợp để tăng thêm sự hài lòng của nhân viên. Các doanh nghiệp sử dụng công cụ quản lý nhân sự này báo cáo rằng 93% nhân viên được thuê bằng phần mềm tuyển dụng vẫn giữ nguyên vai trò của họ sau 12 tháng. Điều này vượt xa mức trung bình quốc gia đáng kể.
Khoảng 46% người tìm việc nói rằng văn hóa công ty là yếu tố quan trọng khi chấp nhận lời mời làm việc.
Phần mềm tuyển dụng thu hút nhân viên tiềm năng với những giá trị phù hợp với doanh nghiệp. Sử dụng bộ lọc tìm kiếm của phần mềm để thu hẹp trường và tìm những người phù hợp với tiêu chí doanh nghiệp.
Tại một số doanh nghiệp, nhân viên vẫn chạy theo người quản lý của họ với các đơn xin nghỉ phép để lấy chữ ký. Trong khi đó, các nhà quản lý đang loay hoay trên các bảng excel để tính toán số dư nghỉ phép. Ngay cả các biểu mẫu thông dụng của Google cũng thiếu hiệu quả để xử lý một số vấn đề nổi bật về quản lý nghỉ phép.
Vậy nên, nhận thức được vấn đề đó, nhiều doanh nghiệp đã triển khai phần mềm quản lý nghỉ phép nhân viên. Hệ thống quản lý nghỉ phép:
Việc áp dụng một hệ thống nghỉ phép hiệu quả có thể có nhiều ý nghĩa đối với doanh nghiệp và nhân viên, cụ thể như:
Tiết kiệm thời gian
Những nhiệm vụ tốn thời gian như theo dõi số dư nghỉ phép và xử lý yêu cầu giờ đây được sắp xếp hợp lý, cho phép đội ngũ tập trung vào các sáng kiến chiến lược và phát triển nhân viên.
Kết quả là giảm bớt vướng mắc hành chính, giúp bạn có thêm thời gian nuôi dưỡng môi trường làm việc tích cực và góp phần vào các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Công cụ quản lý nhân sự hiệu quả như này sẽ tự động hóa không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra một nơi làm việc linh hoạt và nhân viên làm trung tâm.
Cải thiện quy trình liên lạc về việc nghỉ phép
Với giao diện thân thiện và các kênh liên lạc được thiết lập sẵn, nhân viên có thể gửi yêu cầu nghỉ phép một cách dễ dàng, hiểu rõ quyền lợi và trách nhiệm của mình. Công cụ quản lý nhân sự hiệu quả này còn cải thiện quy trình giao tiếp bằng cách giới thiệu nhân viên quy trình nghỉ phép đơn giản, dễ thực hiện
Bằng cách cải thiện quy trình giao tiếp liên quan đến việc nghỉ phép, bạn sẽ tạo ra tác động tích cực đến sự hài lòng và gắn kết của nhân viên, đồng thời xây dựng một văn hóa làm việc hài hòa, nơi mọi vấn đề được giải quyết một cách rõ ràng và hiệu quả.
Các nhà quản lý thành công tận dụng công cụ quản lý nhân sự hiệu qủa: phần mềm quản lý đào tạo để theo dõi các sự kiện, hướng dẫn nhân viên và phân tích dữ liệu. Phần mềm này không chỉ giúp quản lý hiệu quả mà còn kết nối với các công cụ bên thứ ba, mang lại nhiều lợi ích khác cho tổ chức như:
Nhân viên mong muốn cảm thấy gắn bó và được đánh giá cao, nhưng chỉ 31,5% trong số họ thực sự cảm thấy điều đó, theo nghiên cứu của Gallup. Việc nhân viên nghỉ việc không chỉ gây mất mát về tài chính—khoảng 5.100 USD cho mỗi lần thay thế—mà còn ảnh hưởng đến tinh thần làm việc.
Phần mềm đào tạo nhân sự cung cấp các chương trình đào tạo, ngay cả khi không bắt buộc, sẽ giúp nhân viên học hỏi và cảm thấy có giá trị hơn. Phần mềm đào tạo sẽ lưu trữ mọi thông tin, tài nguyên, kiến thức học tập cần thiết để nhân viên có thể chủ động tư học mọi lúc, mọi nơi và trau dồi kiến thức phục vụ công việc.
Đầu tư vào đào tạo không chỉ làm tăng động lực mà còn giảm tình trạng nhân viên vắng mặt, từ đó nâng cao sự gắn kết tổng thể trong tổ chức.
Với công cụ quản lý đào tạo, doanh nghiệp có thể nâng cao kỹ năng của nhân viên, giúp họ thành thạo hơn trong vai trò của mình. Đào tạo tập trung vào việc cung cấp kiến thức mới không chỉ cải thiện hiệu suất công việc mà còn mở rộng cơ hội thăng tiến.
Công cụ này giúp doanh nghiệp thiết kế và triển khai giải pháp học tập hiệu quả, giải quyết các lỗ hổng kỹ năng và khuyến khích học tập hợp tác giữa các thành viên bằng các tính năng:
Công cụ quản lý nhân sự hiệu quả này sẽ giải quyết các nhược điểm của nhân lực công ty, tận dụng kiến thức chuyên môn nội bộ về chủ đề và thúc đẩy quá trình học tập hợp tác.
Theo một cuộc khảo sát ẩn danh đối với các nhân viên trong ngành dịch vụ và bán lẻ của Kessler International , có tới 80% công nhân thừa nhận đã “ăn cắp thời gian”. Tuy nhiên, khi công nghệ tiếp tục cách mạng hóa cách chúng ta kinh doanh, các chủ doanh nghiệp thường bỏ qua một khía cạnh quan trọng trong công việc của họ, đó là hệ thống theo dõi thời gian của nhân viên.
Hệ thống chấm công dựa trên thẻ hoặc tờ giấy chấm công, việc nhớ lại lịch trình của tuần trước dẫn đến mất hàng trăm giờ và hàng nghìn đô la mỗi năm. Việc sử dụng phần mềm chấm công sẽ giúp bạn theo dõi thời gian của nhân viên, mang đến một nơi làm việc năng suất, hiệu quả hơn cho tất cả những người liên quan.
Theo dõi chấm công có thể cung cấp cho người quản lý một bức tranh rõ ràng về giờ làm việc của nhóm. Bằng cách tận dụng hiệu quả các tính năng, dữ liệu và thông tin chuyên sâu của hệ thống chấm công và chấm công, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Các hệ thống này đã phát triển để cung cấp nhiều tính năng hơn là chỉ theo dõi thời gian và sự có mặt. Chúng đã trở thành một công cụ quan trọng có tiềm năng mang lại nhiều lợi ích, chẳng hạn như:
Tăng năng suất của đội ngũ nhân sự
Việc nhập dữ liệu bảng lương hoặc bảng chấm công theo cách thủ công có thể vừa tốn thời gian vừa dễ xảy ra lỗi. Hiệp hội Biên chế Hoa Kỳ báo cáo rằng 30% doanh nghiệp thuê nhân sự thuê ngoài nhận thấy những nhiệm vụ này là một trong những nhiệm vụ nặng nề nhất của họ.
Khi bạn tích hợp công cụ quản lý nhân sự hiệu quả này, nhóm nhân sự của bạn sẽ được giải phóng khỏi những nhiệm vụ nhàm chán này, cho phép họ tập trung chuyên môn của mình vào việc xây dựng chiến lược và đổi mới quy trình. Sự phát triển trong quy trình làm việc này có thể giúp công ty tăng tốc nhanh hơn và đội ngũ nhân sự hài lòng hơn.
Tiết kiệm chi phí
Một nghiên cứu gần đây tiết lộ một thống kê đáng kinh ngạc : 49% nhân viên Mỹ và 62% nhân viên Canada theo dõi thời gian thừa nhận hành vi trộm cắp thời gian. Hoạt động này thường xuất phát từ các thẻ chấm công truyền thống, đã khiến các chủ doanh nghiệp Hoa Kỳ phải trả một số tiền đáng kinh ngạc— hơn 11 tỷ USD mỗi năm.
Những sai sót này có thể dẫn đến chi phí lao động đáng kể theo thời gian. Việc triển khai một hệ thống tiên tiến sẽ loại bỏ những sai sót như vậy, từ đó trực tiếp thúc đẩy lợi nhuận của công ty.
Quản lý hiệu quả nhân viên từ xa
Sự gia tăng công việc từ xa đã đặt ra những thách thức mới trong việc theo dõi thời gian từ xa . Với 82% nhân viên Hoa Kỳ thích làm việc từ xa, theo Global Workplace Analytics , các giải pháp chấm công hiện được trang bị các công cụ và ứng dụng di động được thiết kế đặc biệt để quản lý lực lượng lao động từ xa.
Đánh giá hiệu suất là một phần thiết yếu trong quản lý nguồn nhân lực, vì chúng giúp nhân viên và người quản lý điều chỉnh các mục tiêu, xác định các lĩnh vực thế mạnh và lĩnh vực cần cải thiện cũng như thảo luận về kế hoạch phát triển nghề nghiệp.
Việc lựa chọn công cụ đánh giá hiệu suất phù hợp cho tổ chức của bạn không chỉ là vấn đề thuận tiện; về cơ bản nó là một quyết định chiến lược định hình sự phát triển văn hóa, năng suất và thành công chung của công ty. Tất nhiên, có rất nhiều thành phần cần có trong phần mềm đánh giá nhân viên khi tìm các công cụ quản lý nhân sự hiệu quả, cụ thể như:
Phản hồi 360 độ
Phản hồi 360 độ đã trở thành một phần không thể thiếu của một số công cụ quản lý hiệu suất trong toàn tổ chức do tính chất khách quan của nó. Trong quy trình phản hồi 360 độ, phản hồi được thu thập từ tất cả những người mà nhân viên có mối quan hệ làm việc nhất quán.
Những mối quan hệ công việc này bao gồm người quản lý, đồng nghiệp, khách hàng và nhà cung cấp. Phương pháp thu thập phản hồi toàn diện này cho phép các nhà quản lý có được sự hiểu biết sâu sắc về hiệu suất của nhân viên không chỉ từ quan điểm của người quản lý mà còn từ toàn bộ tổ chức.
Do đó, một công cụ đánh giá hiệu suất tốt phải bao gồm tùy chọn phản hồi 360 độ cho nhân viên và lãnh đạo, cho phép bộ phận nhân sự dễ dàng nhấn mạnh hiệu suất tích cực của từng nhân viên cũng như các lĩnh vực cần cải thiện. Thông thường, việc nhận được một lượng lớn phản hồi có thể khiến bạn choáng ngợp để sắp xếp và chọn ra những phản hồi thực sự quan trọng. Với công cụ đánh giá hiệu suất, mỗi phản hồi có thể được phân loại và HRM dễ hiểu trước khi giao cho người quản lý cho từng quy trình đánh giá.
Thưởng và công nhận
Tính năng này của phần mềm có thể cho doanh nghiệp theo dõi thành tích của nhân viên và khen thưởng họ bằng cách thông báo cho người quản lý hoặc HRM. Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng 63% nhân viên cảm thấy quản lý khen ngợi họ chưa đủ. Giá trị thực sự của việc đánh giá hiệu suất nằm ở những lời phê bình mang tính xây dựng và khen ngợi sự chăm chỉ và nỗ lực có giá trị của nhân viên.
Do đó, một hệ thống đánh giá hiệu suất tốt phải bao gồm hệ thống quản lý phần thưởng sử dụng dữ liệu lấy từ phản hồi và KPI để khám phá và theo dõi những nhân viên có tiềm năng cao nhằm đào tạo họ cho vai trò lãnh đạo trong tương lai. Hệ thống khen thưởng cũng cần thông báo cho người sử dụng lao động khi nhân viên xứng đáng được ghi nhận và khen thưởng vì những thành tích xuất sắc của họ.
Đây là công cụ phân tích dữ liệu liên quan đến chức năng nhân sự. Phân tích nhân sự giúp các chuyên gia nhân sự đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu đóng vai trò then chốt trong thành công của tổ chức. Hơn 70% giám đốc điều hành coi phân tích con người là ưu tiên chính trong tổ chức của họ. Nếu bộ phận nhân sự của bạn không khai thác lợi ích của phân tích nhân sự để nâng cao hiệu quả kinh doanh, bạn có nguy cơ bị bỏ lại phía sau khi nhiều tổ chức tiếp tục đầu tư mạnh vào số hóa.
Phân tích nhân sự cũng cho phép các công ty luôn dẫn đầu cuộc chơi bằng cách dự báo và chuẩn bị cho nhu cầu lực lượng lao động trong tương lai. Ví dụ: dự đoán tỷ lệ nghỉ việc giúp các tổ chức cải thiện việc lập kế hoạch lực lượng lao động, đặc biệt đối với các vai trò quan trọng trong doanh nghiệp.
IBM đã sử dụng dữ liệu về tuyển dụng, nhiệm kỳ, hiệu suất, vai trò, tiền lương, lịch sử thăng tiến và vị trí để giảm 25% tỷ lệ thôi việc ở những vị trí quan trọng trong vòng 4 năm. Phân tích cũng có thể giúp đo lường tình trạng thừa hoặc thiếu nhân lực. Ví dụ: một công ty khai thác mỏ ở Zimbabwe nhận thấy rằng cần phải tăng 22,5% số cuộc gọi hoạt động cho mỗi lần tuyển dụng bổ sung nhằm duy trì khối lượng công việc và tránh tình trạng kiệt sức.
Việc xác định và tổng hợp danh sách các tính năng quan trọng có thể giúp các tổ chức loại bỏ các công cụ nhân sự không phù hợp với nhu cầu quy trình riêng của họ.
Dưới đây là 8 khía cạnh thiết yếu không bao giờ nên bỏ qua khi bạn đang tìm kiếm một công cụ nhân sự lý tưởng:
Trong bối cảnh công nghệ phát triển vượt bậc, nhân viên nhân sự đã bắt đầu sử dụng các công cụ quản lý nhân sự trực tuyến như Kissflow, Zoho people, iCIM, Breezy HR, ADP, v.v. để đảm bảo rằng họ không lãng phí thời gian quý báu để làm những việc có thể được thực hiện hiệu quả hơn và chính xác hơn rất nhiều. Hiểu được nhu cầu cấp thiết của doanh nghiệp trong kỷ nguyên số, TACASOFT tự hào giới thiệu giải pháp phần mềm quản trị nhân sự chuyên sâu TACASOFT X_HRMS
Với những ưu điểm vượt trội, TACASOFT X_HRMS tự hào là giải pháp hoàn hảo giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và gia tăng lợi thế cạnh tranh trong thị trường. Nếu bạn cần thứ gì đó không chỉ hợp lý hóa quy trình nhân sự mà còn giúp văn phòng của bạn hoạt động hiệu quả hơn, thì hãy đăng ký bản demo TACASOFT X_HRMS và xem liệu nó có thể cải thiện năng suất và hiệu quả của nhóm nhân sự của bạn hay không.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý nhân sự TacaSoft
Trước khi bạn bắt đầu sử dụng công cụ nhân sự, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng công cụ này phù hợp với công ty của bạn. Dưới đây là một số câu hỏi để hỏi:
Sau khi xác định công cụ quản lý nhân sự phù hợp với nhu cầu của bạn—bao gồm cả các yêu cầu đặc biệt như tính năng và tích hợp—bạn có thể bắt đầu so sánh giá cả. Tuy nhiên, trước khi đi sâu vào chi phí, hãy nhớ rằng lựa chọn khôn ngoan có thể tiết kiệm thời gian và công sức trong tương lai. Truy cập vào các công cụ đáng tin cậy không chỉ giảm bớt căng thẳng khi thử nghiệm mà còn đảm bảo kết quả tốt hơn cho tổ chức.
Công cụ quản lý nhân sự hiệu quả mang lại nhiều lợi ích giúp cải thiện quy trình làm việc, bao gồm:
phần mềm, công cụ quản lý nhân sự hiệu quả giúp xử lý tất cả các quy trình nhân sự, từ tuyển dụng đến phỏng vấn nghỉ việc. Tùy theo nhu cầu, doanh nghiệp có thể chọn phần mềm đơn giản cho công việc hành chính hoặc giải pháp chiến lược cho tuyển dụng và quản lý hiệu suất.
Các công cụ này tự động hóa quy trình tuyển dụng, tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng tuyển dụng thông qua phân tích nâng cao, giúp xây dựng lực lượng lao động hiệu quả hơn.
Để chọn phần mềm phù hợp, hãy:
Tìm hiểu thêm về các phần mềm, công cụ quản trị nhân lực hiệu quả
Tacasoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành và luôn tiếp cận công nghệ mới, phần mềm/ công cụ quản lý nhân sự của chúng tôi không chỉ giúp tối ưu hóa doanh thu và giảm chi phí, mà còn giảm thiểu rủi ro trong các bộ phận khác nhau.
Với đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn các giải pháp công nghệ tiên phong và triển khai thực chiến, giúp doanh nghiệp bạn phát triển mạnh mẽ hơn bao giờ hết.
TacaSoft,
