Báo cáo lãi lỗ theo công trình là công cụ tài chính quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng nhìn thẳng vào hiệu quả thực tế của từng dự án – thay vì chỉ dựa vào bức tranh tài chính tổng thể của toàn công ty. Trong bối cảnh mỗi công trình đều mang đặc thù riêng, việc bóc tách lợi nhuận theo từng dự án không chỉ giúp kiểm soát ngân sách chặt chẽ, mà còn là cơ sở để ra quyết định kịp thời và chính xác hơn.
Đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, báo cáo này đóng vai trò như một hệ thống cảnh báo sớm: phát hiện chi phí phát sinh bất thường, xác định điểm hòa vốn, theo dõi biên lợi nhuận thực tế và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực. Đây cũng là lợi thế cạnh tranh quan trọng khi doanh nghiệp cần đấu thầu, thương lượng với chủ đầu tư hoặc hoạch định chiến lược phát triển dài hạn.
Trong bài phân tích này, TacaSoft sẽ cùng bạn tìm hiểu chuyên sâu về vai trò, cấu trúc và phương pháp triển khai báo cáo lãi lỗ theo công trình – theo hướng đơn giản, dễ áp dụng nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác và phù hợp với thực tế vận hành của doanh nghiệp xây dựng hiện đại.
Với đặc thù mỗi công trình là một đơn vị kinh doanh độc lập về chi phí, doanh thu và tiến độ, báo cáo lãi lỗ theo công trình không đơn thuần là công cụ kế toán – mà là hệ thống cảnh báo chiến lược giúp doanh nghiệp kiểm soát biên lợi nhuận và đưa ra quyết định tối ưu hoá vận hành theo dữ liệu thực tế.
Khi được thiết lập đúng cách, báo cáo này cho phép nhà thầu bóc tách rõ từng hạng mục: từ giá vốn vật tư, chi phí nhân công, thuê thiết bị, đến chi phí phát sinh hoặc sai lệch dự toán. Thay vì chỉ nhìn lợi nhuận gộp tổng thể, doanh nghiệp có thể so sánh hiệu quả giữa các công trình cùng phân khúc, nhận diện những dự án có tỷ suất lợi nhuận thấp, chi phí vượt kiểm soát hoặc thời gian thi công kéo dài bất hợp lý.
Từ đó, nhà thầu có cơ sở để đàm phán lại với nhà cung cấp, tinh chỉnh định mức vật tư, cải thiện cơ chế phân bổ nguồn lực hoặc thậm chí xây dựng lại chiến lược báo giá phù hợp hơn với thị trường. Quan trọng hơn cả, báo cáo lãi lỗ theo công trình không chỉ phục vụ việc nhìn lại – mà tạo tiền đề cho tăng trưởng bền vững, giảm rủi ro thua lỗ và nâng cao sức cạnh tranh trong mỗi gói thầu tương lai.
Các ngân hàng và nhà đầu tư không chỉ nhìn vào con số lợi nhuận cuối kỳ, mà đánh giá toàn diện cách doanh nghiệp kiểm soát doanh thu – chi phí – lợi nhuận ở từng công trình. Một hệ thống báo cáo chi tiết, được chuẩn hóa và phản ánh sát thực tế sẽ cho thấy doanh nghiệp hiểu rõ từng đồng vốn đang được sử dụng như thế nào, mang lại kết quả ra sao – từ đó gia tăng mức tín nhiệm khi xét duyệt hạn mức tín dụng.
Khi doanh nghiệp chứng minh được năng lực quản trị tài chính ở cấp độ dự án – thông qua báo cáo lãi lỗ theo công trình, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ – họ không chỉ dễ dàng tiếp cận nguồn vốn hơn, mà còn có lợi thế đàm phán về lãi suất, thời hạn vay,… Đây chính là bước đệm để mở rộng quy mô thi công, đầu tư thiết bị mới hoặc đảm bảo dòng tiền an toàn trong các giai đoạn thi công cao điểm.
Trong lĩnh vực xây dựng, chủ đầu tư ngày càng đòi hỏi cao hơn về tính minh bạch và năng lực quản trị tài chính của các nhà thầu. Việc sở hữu báo cáo lãi lỗ theo công trình – được trình bày một cách bài bản, đầy đủ và có khả năng phân tích sâu – chính là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp không chỉ thi công tốt, mà còn hiểu rõ cách tối ưu dòng tiền và kiểm soát hiệu quả tài chính ở cấp độ dự án.
Nhiều nền tảng quản lý dự án và chủ đầu tư lớn hiện nay đã tích hợp yếu tố tài chính vào quy trình đánh giá năng lực nhà thầu. Khi doanh nghiệp có thể chứng minh được rằng họ nắm bắt chi tiết từng cấu phần chi phí, dự báo được biến động ngân sách và duy trì được biên lợi nhuận ổn định ở mỗi công trình, họ không chỉ ghi điểm về năng lực thi công, mà còn tạo dựng được niềm tin chiến lược trong mắt đối tác.
Khi thực hiện một dự án xây dựng, việc theo dõi và ghi nhận chính xác các loại chi phí là yếu tố sống còn để kiểm soát ngân sách và đánh giá hiệu quả tài chính. Dưới đây là ba nhóm nội dung doanh nghiệp cần nắm rõ:
Chi phí trực tiếp là những khoản chi có thể quy trực tiếp vào từng hạng mục thi công và thường chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng ngân sách. Cụ thể, doanh nghiệp cần lưu ý ba yếu tố chính:
Khác với chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp không thể quy ngay cho một nhiệm vụ cụ thể nhưng vẫn đóng vai trò quan trọng trong vận hành dự án. Doanh nghiệp cần lưu ý một số khoản phổ biến như:
Việc lựa chọn và áp dụng phương pháp phân bổ chi phí phù hợp giúp doanh nghiệp phản ánh đúng thực trạng tài chính và dễ dàng kiểm soát ngân sách. Một số phương pháp thường được áp dụng bao gồm:
Doanh nghiệp cần đảm bảo các khoản chi này được ghi nhận đầy đủ và nhất quán trong hệ thống kế toán. Việc sử dụng phần mềm chuyên dụng để theo dõi chi phí hoặc quản lý biên lai không chỉ hỗ trợ tổng hợp dữ liệu theo thời gian thực, mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát được hiệu quả sử dụng ngân sách trên từng công trình – từ quy mô nhỏ đến các dự án hạ tầng lớn, phức tạp.
Trong lĩnh vực xây dựng, việc theo dõi chính xác doanh thu – chi phí – lợi nhuận theo từng dự án không chỉ là yêu cầu tài chính, mà còn là nền tảng để ra quyết định chiến lược, kiểm soát rủi ro và duy trì lợi thế cạnh tranh. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần triển khai một phương pháp quản lý chi phí bài bản, kết hợp giữa quy trình vận hành chặt chẽ và các công cụ phù hợp với thực tế triển khai tại công trường.
Tuy nhiên, việc lập báo cáo lãi lỗ thủ công vẫn tiềm ẩn nhiều bất cập:
Dễ sai sót và thiếu nhất quán: Khi nhập liệu bằng tay, chỉ cần sai một dòng số liệu hoặc sai công thức là toàn bộ báo cáo sẽ lệch khỏi thực tế. Việc này càng nguy hiểm khi dữ liệu được sử dụng để ra quyết định về giá chào thầu, phân bổ ngân sách hoặc giải ngân.
Thiếu khả năng kiểm soát tiến độ chi phí theo thời gian thực: Các công cụ thủ công thường không thể phản ánh kịp thời tình trạng dòng tiền từng công trình. Điều này khiến nhà quản lý khó phát hiện sớm các hạng mục bị đội chi hoặc vượt ngân sách so với kế hoạch.
Khó truy xuất nguồn gốc và minh bạch chứng từ: Khi báo cáo được gửi dưới dạng file rời rạc, không gắn liền với hóa đơn hoặc chi tiết giao dịch gốc, việc đối chiếu hoặc kiểm tra sau này trở nên tốn thời gian và thiếu tính thuyết phục với kiểm toán, chủ đầu tư hoặc tổ chức tài chính.
Khó mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô: Với mỗi công trình mới, hệ thống báo cáo thủ công lại phải sao chép hoặc chỉnh sửa mẫu file, dễ gây trùng lặp, thiếu chuẩn hóa và làm giảm hiệu quả tổng hợp dữ liệu toàn doanh nghiệp.
Chính vì vậy, việc số hóa báo cáo lãi lỗ theo công trình, thông qua các phần mềm quản lý chi phí chuyên dụng hoặc tích hợp vào hệ thống ERP, đang trở thành xu hướng tất yếu. Khi dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, tự động phân loại theo công trình và liên kết chặt chẽ với hợp đồng – vật tư – nhân công, nhà thầu còn chủ động hơn trong việc tối ưu giá thành, dự báo lợi nhuận và đánh giá hiệu quả từng dự án.
Dù sử dụng bảng tính hay phần mềm chuyên dụng, điều cốt lõi là phải duy trì được kỷ luật nhập liệu và đối soát thường xuyên. Mỗi khoản chi nên được cập nhật ngay tại thời điểm phát sinh, với đầy đủ thông tin: ngày tháng, mô tả cụ thể, loại chi phí, công trình liên quan, số tiền, thuế và chứng từ gốc. Đây là nguyên tắc cơ bản nhưng thường bị xem nhẹ ở những doanh nghiệp chưa có nền tảng quản lý dữ liệu tốt.
Việc đối chiếu giữa dữ liệu đã nhập và hóa đơn gốc cũng cần được thực hiện định kỳ – lý tưởng là hàng ngày hoặc hàng tuần – thay vì chờ dồn lại cuối kỳ. Những sai lệch nhỏ như nhập nhầm số tiền, gắn sai công trình hay trùng khoản chi có thể âm thầm làm méo mó biên lợi nhuận, nhất là với các dự án có vòng đời dài và dòng tiền phức tạp.
Ngoài ra, yếu tố minh bạch trong vận hành cần được tăng cường thông qua việc lưu lại toàn bộ lịch sử thao tác với dữ liệu. Một hệ thống hiện đại nên cho phép theo dõi ai đã chỉnh sửa dữ liệu gì, vào thời điểm nào, để truy vết dễ dàng khi cần kiểm toán hoặc xử lý sai sót. Đây không chỉ là giải pháp kỹ thuật, mà là một phần trong văn hóa kiểm soát nội bộ chuyên nghiệp.
Không kém phần quan trọng là việc rà soát báo cáo tổng hợp theo chu kỳ – không chỉ để theo dõi hiệu quả tài chính mà còn để phát hiện các xu hướng bất thường. Ví dụ, nếu chi phí nhân công của một công trình tăng đột biến so với kế hoạch, trong khi tiến độ lại chậm hơn dự kiến, điều đó có thể là dấu hiệu của sự lãng phí nguồn lực hoặc phân bổ nhân sự chưa tối ưu.
>> Tham khảo giải pháp phần mềm BCanvas xử lý và phân tích dữ liệu kinh doanh tích hợp AI kết nối trực tiếp dữ liệu từ hệ thống với các nguồn dữ liệu còn lại trong doanh nghiệp: từ kế toán, nhân sự, chi phí vận hành, marketing cho đến tài chính dòng tiền.
Thay vì quản lý nhà hàng theo từng bộ phận rời rạc, BCanvas giúp CEO và đội ngũ lãnh đạo có cái nhìn trực quan, xuyên suốt từ doanh thu từng điểm bán cho tới hiệu quả tài chính tổng thể. Dữ liệu được kết nối, liên thông và cập nhật theo thời gian thực. Từ báo cáo vận hành, KPI, cảnh báo biến động bất thường cho tới hoạch định chiến lược dài hạn – mọi thứ đều nằm trên cùng một nền tảng.
Đặc biệt, BCanvas được phát triển dành riêng cho thị trường Việt Nam, thấu hiểu những đặc thù của ngành F&B nội địa, giúp các doanh nghiệp không chỉ kiểm soát tốt vận hành mà còn xây dựng được một hệ thống quản trị bền vững, minh bạch và sẵn sàng cho mở rộng.
TacaSoft,
