Tuyển dụng nhân sự là nền tảng của quản lý nhân tài hiệu quả. Trong bối cảnh cạnh tranh để thu hút nhân tài, nghệ thuật tuyển dụng yêu cầu sự cân bằng giữa nhu cầu của tổ chức và tham vọng cá nhân. Tuyển dụng không chỉ là cửa ngõ đến tiềm năng chưa khai thác mà còn là yếu tố quan trọng cho sự tăng trưởng và thành công đến việc phát triển nhân sự trong tương lại. Bài viết sẽ khám phá chi tiết về tuyển dụng nhân sự và cung cấp các mẹo để cải thiện quy trình tuyển dụng trong năm 2025.
Tuyển dụng nhân sự là quá trình từ đầu đến cuối nhằm tìm nguồn cung ứng, sàng lọc, lựa chọn và bổ nhiệm ứng viên phù hợp nhất vào đúng vai trò một cách hiệu quả. Điều này đòi hỏi không chỉ lấp đầy các vị trí tuyển dụng mà còn dự đoán nhu cầu nhân tài và chủ động quản lý nhân tài.
Tuyển dụng nhân sự cũng có thể là một băng chuyền gồm các quy trình cấu thành, và mỗi quy trình đều đóng vai trò quan trọng trong việc tuyển dụng những tài năng tốt nhất. Các thuật ngữ như nhân sự (staffing), tuyển dụng (hiring), tuyển dụng (recruiting) và thu hút nhân tài (talent acquisition) thường được sử dụng thay thế cho nhau. Tuy nhiên, có những khác biệt tinh tế giữa các quá trình này.
Staffing vs. Hiring vs. Recruiting vs. Talent Acquisition (TA)
Nhân sự (Staffing): Một hình thức tuyển dụng ngắn hạn, tập trung (thường là) để đáp ứng một yêu cầu cụ thể. Về bản chất, nó hoạt động với trọng tâm ngắn hạn.
Tuyển dụng (Hring): Điền vào chỗ trống từ một nhóm người tìm việc đã sẵn sàng. Phương pháp này mang tính chiến thuật, tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn và trung hạn.
Tuyển dụng (Recruiting): Một cách tiếp cận tập trung, tuyến tính và phản ứng trung hạn để tìm ra người phù hợp nhất cho công việc hiện tại từ một lượng lớn ứng viên phù hợp.
Thu hút nhân tài (Talent Acquisition): Quá trình chủ động, dài hạn và mang tính chiến lược nhằm tìm kiếm, thu hút, đánh giá và tuyển dụng các ứng viên đảm nhận các vai trò cần thiết để đáp ứng các mục tiêu hiện tại và tương lai của tổ chức.
Thực tế là không có cách nào tốt hơn cách nào. Cả hai đều có ưu và nhược điểm, tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn và công việc bạn cần tuyển. Vậy sự khác biệt là gì? Nói một cách ngắn gọn, tuyển dụng nội bộ là khi bạn tìm kiếm ứng viên để lấp đầy một vị trí từ lực lượng lao động hiện tại của mình. Tuyển dụng bên ngoài là khi bạn tìm kiếm ứng viên bên ngoài công ty để thu hút những người mà bạn chưa từng gặp.
Tuyển dụng nội bộ có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian vì không có quá trình phỏng vấn và tuyển dụng kéo dài. Nhược điểm là việc giữ mọi thứ gần nhau có thể cản trở những ý tưởng mới, sự đổi mới và tính đa dạng.
Tuyển dụng bên ngoài mang đến những ý tưởng mới, cách tiếp cận mới mẻ và năng lượng mới. Tuy nhiên, đây là một quá trình tốn kém và mất thời gian. Ứng viên phải được tìm kiếm, phỏng vấn, đánh giá và xác minh trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng.
Giống như hầu hết các vấn đề trong kinh doanh, quy trình tuyển dụng kém hiệu quả thường dẫn đến việc lập kế hoạch, giao tiếp kém và sử dụng công cụ không đúng cách. Dưới đây là năm nguyên nhân phổ biến nhất của quá trình tuyển dụng không hiệu quả.
Bối cảnh chung xung quanh việc tuyển dụng nhân sự đang phát triển theo xu hướng áp dụng công nghệ mới hơn, nhu cầu của tổ chức đang thay đổi và kỳ vọng của ứng viên ngày càng tăng. Với bối cảnh đó, bạn cần có những kỹ thuật tuyển dụng mới để giúp bạn định hướng trong biển nhân tài. Dưới đây là năm kỹ thuật tuyển dụng mới để thu hút nhân tài hàng đầu và hơn thế nữa:
Việc chúng ta không có khả năng tập trung lâu dài hoặc sự kiên nhẫn vô tận là một thực tế đã được biết đến. Với suy nghĩ đó, sẽ là không thực tế nếu mong đợi các ứng viên tiếp tục gắn bó và cam kết với một quy trình tuyển dụng kéo dài.
Một kỹ thuật tuyển dụng quan trọng cần ghi nhớ trong tương lai gần là giữ cho các quy trình càng ngắn gọn và có ý nghĩa càng tốt, không phải chờ đợi phản hồi vô tận, không mất thời gian để quyết định bước tiếp theo là gì hoặc ai sẽ thực hiện đánh giá/phỏng vấn tiếp theo, và không thời gian đầu tư vào các quy trình quản trị có thể dễ dàng được quản lý bởi ATS phù hợp.
Một cuộc khảo sát năm 2016 với hơn 1.000 chuyên gia trong các lĩnh vực do công ty tuyển dụng Robert Half thực hiện đã báo cáo rằng các ứng viên sẽ mất hứng thú với cơ hội việc làm nếu quá trình và chu kỳ phản hồi kéo dài hơn hai tuần. Bạn phải lập chiến lược để cô đọng quy trình một cách hiệu quả thành một trải nghiệm hấp dẫn.
Ứng viên cũng là khách hàng và trong khi một số người có thể đang tích cực tìm kiếm việc làm thì những người khác có thể tìm kiếm việc làm một cách thụ động. Nhóm thứ hai cũng có thể có nhân viên lý tưởng của bạn, và sẽ thật đáng tiếc nếu bỏ lỡ cơ hội có được ứng viên phù hợp chỉ vì họ không khao khát công việc như những người khác.
Tiếp thị tuyển dụng cũng quan trọng như việc tiếp thị các sản phẩm và dịch vụ mà một tổ chức cung cấp. Điều này cần phải được tập trung vào việc tiếp thị thương hiệu về văn hóa tổ chức, công việc, con đường sự nghiệp phía trước và lời hứa về trải nghiệm của nhân viên đáng để đầu tư vào.
Theo nghiên cứu của công ty giải pháp bộ phần mềm ICIMS, gần 70% người tìm việc sử dụng Google để tìm việc. Hơn nữa, 83% thế hệ Millennials thậm chí còn phụ thuộc nhiều hơn vào Google và các cổng thông tin trực tuyến để tìm được công việc phù hợp.
Là một nhà tuyển dụng nhân sự thông minh, việc thu hút những tài năng hàng đầu sẽ đòi hỏi phải hiển thị bài đăng trên các phương tiện và cổng thông tin khác nhau. Việc sử dụng các chiến lược SEO hiệu quả sẽ là một phần thưởng bổ sung để đảm bảo rằng danh sách việc làm được xếp hạng cao hơn cho các công việc được tìm kiếm trên Google và các công cụ tìm kiếm có liên quan khác.
Tạo tiếng vang và sự quan tâm tự nhiên xung quanh cơ hội việc làm là một kỹ thuật mà bạn cần đầu tư vào. Bản mô tả công việc là một công cụ phục vụ mục đích kép là thông báo chi tiết cho ứng viên về cơ hội việc làm và khơi gợi sự quan tâm của ứng viên đối với vai trò này và tổ chức.
Mô tả công việc thường là phần giao tiếp đầu tiên từ tổ chức đến ứng viên tiềm năng và cần được coi là công cụ tiếp thị có thương hiệu để có được thông tin phù hợp. Những mô tả công việc thông minh này cũng mong muốn có định dạng và ngôn ngữ phù hợp với khán giả tài năng mục tiêu.
Tương tác lại với các ứng viên bị từ chối là một kỹ thuật tuyệt vời để tiết kiệm thời gian và công sức. Lý tưởng nhất là bạn có thể dễ dàng truy cập tất cả dữ liệu này và bạn đã biết lý do mỗi ứng viên bị từ chối.
Hãy nhớ rằng có thể có một số ứng viên đã vượt qua hầu hết các vòng sàng lọc ứng viên nhưng có thể không được chọn vì lý do chính đáng nào đó vào thời điểm đó. Đây là kho lưu trữ hữu ích gồm các ứng viên được sàng lọc có thể giúp bạn bỏ qua một số bước trong quy trình. Điều này cũng chỉ ra sự cần thiết của việc quản lý quan hệ ứng viên hiệu quả (CRM) bởi những ứng viên bị loại không chỉ là nguồn nhân tài hữu ích mà còn là kênh quảng bá thương hiệu nhà tuyển dụng.
Số liệu tuyển dụng nhân sự là công cụ đo lường và đánh giá hiệu suất của từng bước trong quy trình tuyển dụng so với các mục tiêu cụ thể mà tổ chức mong muốn đạt được thông qua tuyển dụng. Hãy cùng xem qua tám số liệu tuyển dụng quan trọng nhất mà bạn không thể thiếu:
Thời gian lấp đầy là một số liệu quan trọng và nó có thể được đánh giá một cách dễ dàng và khách quan. Đây là thước đo tốc độ đo thời gian cần thiết để nhà tuyển dụng lấp đầy chỗ trống kể từ khi đưa ra yêu cầu cho đến khi lời đề nghị được chấp nhận.
Đi sâu hơn vào chỉ số thời gian tuyển dụng nhân sự cho thấy thời gian cần thiết để tuyển ứng viên phù hợp vào vị trí tuyển dụng (mặc dù việc đo lường mức độ phù hợp có thể cần thêm thời gian cho công việc), hiệu quả của quy trình tuyển dụng và bất kỳ điểm nghẽn nào có thể xảy ra. gây ra khoảng thời gian trôi đi lớn hơn.
Chi phí cho mỗi lần thuê biểu thị chi phí trung bình của toàn bộ quá trình từ tìm nguồn cung ứng đến giới thiệu. Mặc dù chi phí cho mỗi lần tuyển dụng có tác động lớn đến lợi nhuận của các doanh nghiệp lớn, nhưng đối với các tổ chức nhỏ hơn, nó có thể có tác động nghiêm trọng đến ngân sách hàng năm. Thông thường, thời gian để hoàn thành một vai trò và chi phí luôn đi đôi với nhau. Vai trò được lấp đầy càng nhanh thì càng cần ít nguồn lực dành cho quy trình.
Phương trình đo lường chất lượng tuyển dụng nhân sự (QoH) thường là tỷ lệ phần trăm số ứng viên chấp nhận lời đề nghị của bạn cộng với số người ở lại (số tỷ lệ giữ chân) chia cho 2. Tuy nhiên, bạn có thể xác định chất lượng tuyển dụng dựa trên bất kỳ chỉ số chất lượng nào mà bạn có thể xác định. có ý nghĩa đối với tổ chức của bạn.
Số liệu này cũng cung cấp cho bạn sự hiểu biết về lợi tức đầu tư (ROI) từ các nguồn lực được đầu tư vào quá trình tuyển dụng bằng cách hướng tới tỷ lệ phần trăm thành công rõ ràng.
Nguồn tuyển dụng nhân sự đánh giá nhóm nhân tài thông thường của bạn trên các bảng hoặc cổng thông tin việc làm trực tuyến, mạng lưới chuyên nghiệp, cơ quan tuyển dụng hoặc giới thiệu nhân viên. Hầu hết các phần mềm theo dõi ứng viên (ATS) cung cấp một bức tranh tổng thể, chi tiết về nơi mà hầu hết các ứng viên được lọt vào danh sách rút gọn và được lựa chọn.
Biết được ưu và nhược điểm của từng nguồn tuyển dụng nhân sư sẽ giúp bạn xác định các nguồn có hiệu suất cao và những nguồn không đáng để đầu tư. Do đó, số liệu này nhằm mục đích tối đa hóa chuyển đổi bằng cách tập trung nỗ lực và nguồn lực vào các nguồn có năng suất cao.
Tỷ lệ chuyển đổi là sự so sánh trực tiếp giữa số lượng ứng viên đã được mời làm việc và số người chấp nhận lời đề nghị đó. Nếu tỷ lệ chấp nhận lời mời làm việc của bạn thấp, có thể lời mời làm việc của bạn không có tính cạnh tranh hoặc thương hiệu nhà tuyển dụng của bạn không đủ mạnh để ảnh hưởng đến việc chấp nhận lời mời làm việc.
Hãy suy nghĩ lại lời đề nghị của bạn về mức lương, đặc quyền hoặc cơ hội phát triển để khiến ứng viên không xem xét đến đối thủ cạnh tranh. Nếu lời mời làm việc của bạn bị từ chối do tiền lương và bạn không đủ điều kiện để cạnh tranh với một gói công việc tốt hơn, thì hãy xem xét các lựa chọn như thời gian làm việc linh hoạt, thức ăn miễn phí hoặc làm việc tại nhà.
Tỷ lệ bỏ việc cao mặc dù là kết quả của sự kết hợp phức tạp của nhiều yếu tố là một dấu hiệu cho thấy có thể có điều gì đó không ổn trong quá trình tuyển dụng và điều này có thể khiến công ty phải trả giá đắt.
Mô tả công việc không chính xác hoặc việc không xác định được ứng viên tận tâm và trung thành có liên quan trực tiếp đến tỷ lệ bỏ việc cao hơn, mặc dù đôi khi, nhiều chỉ số khác như nhận thức về thương hiệu nhà tuyển dụng, mức độ hạnh phúc trong công việc và sự gắn bó cũng ảnh hưởng đến chỉ số này.
Quá trình tuyển dụng có nhiều bước phức tạp, từ đăng quảng cáo việc làm lên nhiều bảng việc làm đến sàng lọc hàng trăm hồ sơ cho đến chuẩn bị và gửi lời mời làm việc – việc quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình qua email và bảng tính tốn nhiều thời gian và khiến việc lưu trữ hồ sơ hoặc báo cáo trở nên khó khăn. (nếu không nói là thường xuyên không thể).
Đó là lúc phần mềm tuyển dụng nhân sự xuất hiện; các tổ chức có thể tập hợp các công cụ tuyển dụng họ cần ở một nơi, nơi tất cả thông tin cần thiết được sắp xếp một cách rõ ràng. Ngoài ra, hệ thống tốt cho phép cộng tác suôn sẻ giữa các bên liên quan khác nhau (ví dụ: nhóm tuyển dụng, ứng viên, nhà tuyển dụng, nhân sự) ở vị trí tập trung đó, loại bỏ các email qua lại rườm rà hoặc nhầm lẫn không cần thiết.
Khi chúng ta nói về các tính năng của phần mềm tuyển dụng, một khía cạnh thường bị bỏ qua là không có một phần mềm nào là tốt nhất về mọi mặt. Mỗi phần mềm tuyển dụng nhân sự phục vụ một mục đích riêng biệt trong thế giới tuyển dụng. Một số phần mềm có thể phù hợp với các cơ quan tuyển dụng một người, một số phần mềm khác dành cho các cơ quan vừa và nhỏ. Tuy nhiên, các phần mềm tuyển dụng nhân sự sẽ cần có các tính năng cần thiết sau đây để mang lại hiệu quả trong quá trình tuyển dụng nhân sự:
Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) giúp nhà tuyển dụng quản lý quy trình tuyển dụng một cách hiệu quả. Nó cho phép nhóm tuyển dụng làm việc cùng nhau, giảm bớt công việc thủ công bằng cách tự động hóa phân công công việc, phân tích sơ yếu lý lịch, lên lịch phỏng vấn và báo cáo theo thời gian thực.
Phần mềm ATS năm 2024 còn tích hợp các tính năng hỗ trợ AI để sàng lọc thông minh và cải thiện quy trình tuyển dụng, đồng thời hỗ trợ các sáng kiến về đa dạng, công bằng và hòa nhập (DE&I).
CRM tuyển dụng giúp nhà tuyển dụng quản lý hiệu quả mối quan hệ với cả ứng viên và khách hàng. Ấn tượng tích cực và trải nghiệm ứng tuyển sẽ dẫn đến tỷ lệ hoàn thành của ứng viên tăng lên và tỷ lệ chấp nhận lời mời làm việc cao hơn.
Ngoài ra, theo báo cáo của LinkedIn, 70% lực lượng lao động toàn cầu là những ứng viên thụ động, người quản lý tuyển dụng phải tinh chỉnh cách họ xử lý các đơn đăng ký, thu hút họ và tận dụng nhóm ứng viên chưa được khai thác này.
CRM tuyển dụng đóng một vai trò quan trọng trong việc khai thác tiềm năng này bằng cách nâng cao thương hiệu nhà tuyển dụng, mang lại hành trình ứng tuyển hấp dẫn và không bị gián đoạn, đồng thời duy trì kết nối nồng nhiệt với các ứng viên, ngay cả những người không đưa ra lựa chọn cuối cùng.
Phần mềm phỏng vấn video là công cụ không thể thiếu đối với các cơ quan thu hút nhân tài. Phần mềm này cho phép nhà tuyển dụng và người quản lý tuyển dụng thực hiện các cuộc phỏng vấn từ xa với ứng viên, mang lại sự thuận tiện và hiệu quả.
Phần mềm đánh giá nhân tài trước khi tuyển dụng là một công cụ quan trọng khác trong quá trình tuyển dụng, giúp nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng, tính cách và mức độ phù hợp của ứng viên với vai trò và tổ chức. Nó giúp đưa ra quyết định tuyển dụng dựa trên dữ liệu bằng cách cung cấp các thước đo khách quan về tiềm năng của ứng viên.
Tìm hiểu thêm về các giải pháp phần mềm quản trị nhân lực tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm tuyển dụng nhân sự được thiết kế bởi TacaSoft không chỉ là một công cụ hỗ trợ quản lý mà còn là đối tác chiến lược giúp doanh nghiệp bạn phát triển bền vững. Với tính năng linh hoạt, khả năng tự động hóa và phân tích thông minh, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp tối ưu nhất để nâng cao hiệu suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên.
Hãy để TacaSoft đồng hành cùng bạn trong hành trình xây dựng một đội ngũ nhân viên xuất sắc và gắn bó, góp phần thúc đẩy sự thành công của doanh nghiệp.
TacaSoft,
