Tuyển dụng hiệu quả là mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp khi xây dựng đội ngũ. Trong thị trường tuyển dụng cạnh tranh, nhiều doanh nghiệp quảng bá thương hiệu để thu hút nhân tài, nhưng việc này cũng tạo ra thách thức. Để xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự khả thi, cần đánh giá các phương pháp hiện tại, thu thập phản hồi, triển khai công nghệ, và xác định thương hiệu cũng như văn hóa của nhà tuyển dụng.
Dù việc này tốn thời gian và chi phí, khi quy trình được tối ưu hóa, doanh nghiệp sẽ thu hút đủ nhân tài cần thiết. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 5 bước quan trọng để cải thiện nỗ lực tuyển dụng và xác định công cụ hỗ trợ phù hợp.
Bước 1: Đánh giá nhu cầu nhân tài là nền tảng cho quy trình tuyển dụng. Phân tích nhu cầu dẫn đến việc tạo ra bản mô tả công việc và hồ sơ ứng viên, giúp xác định kỹ năng cần thiết để lấp đầy các vị trí và thúc đẩy phát triển tổ chức. Quá trình này giúp thu hút ứng viên phù hợp bằng cách nhấn mạnh mục đích, chức năng, yêu cầu và đặc điểm tính cách cần thiết cho vai trò.
Ba kết quả tích cực từ việc mô tả công việc hiệu quả bao gồm:
Đánh giá nhu cầu nhân tài là bước đầu tiên trong quá trình tuyển dụng toàn chu kỳ và đảm bảo rằng mọi nỗ lực tuyển dụng đều đi đúng hướng để tuyển dụng hiệu quả.
Bước 2: Tìm nguồn nhân tài
Bắt đầu sau khi phân tích khoảng cách nhân tài. Đây là lúc thương hiệu nhà tuyển dụng trở nên quan trọng. Tìm nguồn nhân tài bao gồm quảng cáo vị trí trên các cổng thông tin việc làm và sử dụng nhiều kênh khác nhau như:
Để quyết định kênh tuyển dụng hiệu quả nhất cho công ty của bạn, bạn sẽ cần theo dõi các số liệu khác nhau. Bạn có thể xem xét các số liệu tuyển dụng nào đáng để bạn đo lường, bao gồm chi phí mỗi lần tuyển dụng , thời gian tuyển dụng , chất lượng tuyển dụng cũng như tỷ lệ luân chuyển và tiêu hao nhân viên . Lý tưởng nhất là bạn theo dõi những điều này theo từng vai trò, theo nhóm công việc hoặc theo cấp độ của vị trí.
Để xác định hiệu quả của từng kênh tuyển dụng cho các vai trò cụ thể, bạn cần đặt những câu hỏi cụ thể:
Việc xem xét dữ liệu này không chỉ giúp bạn quản lý chi tiêu mà còn hướng dẫn bạn tối ưu hóa nỗ lực tuyển dụng hiệu quả.
Mục tiêu của giai đoạn sàng lọc ban đầu là giảm số lượng ứng viên từ số lượng lớn xuống một nhóm có thể quản lý được gồm khoảng 3-10 người đủ điều kiện để phỏng vấn. Việc sàng lọc hàng loạt đơn đăng ký để tìm được ứng viên hoàn hảo là rất quan trọng. Việc sàng lọc ứng viên thường bao gồm các bước sau:
Việc sàng lọc sơ bộ là cần thiết để tiết kiệm thời gian sau này trong hệ thống và giờ đây có thể được thực hiện bằng các công cụ tuyển dụng dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI). Chatbot tuyển dụng giống như của AllyO, Xor và Brazen có thể có nhiều cuộc trò chuyện cùng lúc và giải đáp bất kỳ câu hỏi nào mà ứng viên có thể có. Những công cụ này sử dụng thuật toán để chọn ra thông tin phù hợp nhất từ sơ yếu lý lịch và xác định xem ứng viên có phù hợp với yêu cầu công việc hay không.
Sử dụng phần mềm chuyên ngành là một cách để tuyển dụng hiệu quả và tiết kiệm chi phí để quản lý thách thức này. Các tùy chọn bao gồm từ các công cụ sàng lọc sơ yếu lý lịch được tích hợp trong ATS cho đến các trình sàng lọc sơ yếu lý lịch sử dụng trí tuệ nhân tạo để dự đoán chất lượng tuyển dụng.
Giai đoạn này có thể rất tốn thời gian nếu tất cả hồ sơ đều được sàng lọc thủ công. Đồng thời, các thuật toán, phần mềm được sử dụng để tuyển dụng hiệu quả cần phải đủ tính năng để thay thế hoàn toàn việc sàng lọc thủ công
Phỏng vấn ban đầu thường là bước đầu tiên mà các ứng viên lọt vào danh sách phải trải qua, diễn ra trực tuyến hoặc qua điện thoại với bộ phận nhân sự hoặc người quản lý tuyển dụng. Mục đích là điều chỉnh kỳ vọng giữa ứng viên và nhà tuyển dụng, với các câu hỏi liên quan đến mức lương, giờ làm việc, và các lựa chọn làm việc linh hoạt. Bước này cũng giúp nhân cách hóa tổ chức cho ứng viên.
Công nghệ, phần mềm tuyển dụng hiệu quả hiện nay cho phép tự động hóa quy trình sàng lọc này thông qua chatbots, làm cho cuộc phỏng vấn trở nên tương tác hơn. Một ví dụ là một công ty kỹ thuật lớn đã sử dụng chatbot, dẫn đến tỷ lệ hoàn thành cuộc phỏng vấn tăng từ 74% lên 96%.
Đánh giá khả năng nhận thức là một hình thức đánh giá trước khi tuyển dụng được sử dụng để đánh giá mức độ ứng viên sử dụng nhiều quy trình trí óc như làm việc với các con số, tư duy trừu tượng, giải quyết vấn đề, đọc hiểu và học tập nhanh nhẹn. Khi được thực hiện và quản lý một cách chính xác, đánh giá kỹ năng nhận thức là một phương pháp có hiệu quả cao để dự đoán thành công trong công việc.
Tuy nhiên, một thử thách tiềm tàng là nguy cơ thiên vị với người quen của những người trong doanh nghiệp. Để ngăn điều đó cản trở nỗ lực tuyển dụng của bạn, bạn nên thường xuyên đo lường các yếu tố của các bài kiểm tra khả năng nhận thức của mình.
Nền tảng TacaSoft X_HRMS, cung cấp cho nhà tuyển dụng nhiều bảng thông tin tuyển dụng khác nhau để theo dõi các số liệu tuyển dụng hiệu quả quan trọng nhất. Trong số những yếu tố khác, bạn có thể biết liệu có bất kỳ sự thiên vị nào trong quy trình tuyển dụng của mình hay không, nó diễn ra ở giai đoạn nào và liệu một địa điểm có dễ bị thiên vị hơn những địa điểm khác hay không.
Làm sao để tuyển dụng hiệu quả với những ứng viên có tính trung thực?
Các bài kiểm tra tính cách của nhân viên cho phép bạn thu thập thông tin chuyên sâu về tính trung thực, độ tin cậy và đạo đức làm việc của ứng viên, từ đó giúp quá trình tuyển dụng hiệu quả hơn. Từ những câu hỏi này, nhà tuyển dụng có thể lập ra những tiêu chí mà ứng viên vị trí đó cần đạt được và dựa vào chỉ số đó, họ có thể đánh giá phần nào tích cách của nhân viên có phù hợp với môi trường cũng như văn hoá của doanh nghiệp hay không?
Theo CriteriaCorp, có tới 24% các tổ chức đã sử dụng các bài kiểm tra tính cách của nhân viên trước khi làm việc.
Tuy nhiên, có những vấn đề pháp lý tiềm ẩn cần lưu ý trước khi bắt đầu thử nghiệm tính trung thực. Một số doanh nghiệp có thể bị đe dọa khởi kiện nếu yêu cầu các ứng cử viên thực hiện những bài đánh giá bi coi là phân biệt đối xử. Một số khu vực, chẳng hạn như Massachusetts ở Mỹ, thậm chí còn cấm hoàn toàn việc kiểm tra tính trung thực của nhân viên.
Để tránh các vấn đề pháp lý, điều quan trọng là phải đảm bảo bài kiểm tra của bạn tuân thủ luật hiện hành, không có tác động bất lợi và chứng minh được tính hợp lệ.
Ứng viên có kiến thức thực tế cần thiết để thực hiện công việc được đề cập không?
Mặc dù hầu hết kiến thức có thể được học trong công việc và các yếu tố khác quan trọng hơn, nhưng có một số vai trò nhất định yêu cầu ứng viên phải có sẵn kiến thức và kỹ năng công việc cụ thể. Mỗi nhóm công việc đòi hỏi những kỹ năng, kiến thức đánh giá công việc khác nhau; tuy nhiên, một số kỹ năng như đa nhiệm, đánh máy và thành thạo ngôn ngữ có thể hữu ích ở nhiều vai trò và ngành nghề khác nhau.
Đánh giá kỹ năng vẫn là một bước bổ sung đối với ứng viên. Việc đưa ra bài kiểm tra kỹ năng quá sớm trong quá trình tuyển dụng có thể khiến ứng viên sợ hãi. Để tránh điều này, hãy đánh giá kỹ năng của bạn một cách ngắn gọn, dành đủ thời gian để hoàn thành nó và đợi cho đến khi bạn có một nhóm nhỏ ứng viên lọt vào danh sách rút gọn để tiếp tục.
Đến thời điểm này, bạn đã giảm danh sách các ứng viên xuống còn một đến ba ứng viên. Kiểm tra theo tài liệu ứng viên cung cấp là bước thiết yếu tiếp theo trong quá trình lựa chọn ứng viên.
Kiểm tra tài liệu mà ứng viên cung cấp giúp xác nhận tính chính xác của những gì ứng viên đã nói với bạn và ấn tượng của bạn về họ. Nếu trong cuộc phỏng vấn, bạn có nghi ngờ về năng lực hoặc kỹ năng nhất định thì việc kiểm tra thông tin trên các tài liệu đó là một cách tuyệt vời để thu thập thêm thông tin từ một góc nhìn khác.
Kiểm tra lý lịch thường được sử dụng cho các cơ quan chính phủ và các công việc khác liên quan đến quyền truy cập vào thông tin có tính bảo mật cao, chẳng hạn như vai trò chăm sóc sức khỏe. Nó cũng có thể là điều kiện tiên quyết trước khi nộp đơn và tham gia vào quá trình tuyển chọn trước.
Một ví dụ là xác nhận hạnh kiểm tốt hoặc kiểm tra hồ sơ tội phạm đối với các vị trí giảng dạy và các vai trò khác có trách nhiệm cao đối với người khác. Những cuộc điều tra này giúp loại bỏ những người có thể lạm dụng nghĩa vụ chăm sóc những người dễ bị tổn thương. Tuy nhiên, trừ khi thực sự cần thiết, bạn nên tiến hành kiểm tra lý lịch sau trong quá trình lựa chọn.
Cuộc phỏng vấn cuối cùng dành cho những ứng viên xuất sắc nhất đã vượt qua các giai đoạn sàng lọc trước đó, thường diễn ra với người quản lý trực tiếp hoặc giám đốc điều hành. Cuộc phỏng vấn có thể được thực hiện qua mạng hoặc trực tiếp, với xu hướng phỏng vấn từ xa ở giai đoạn đầu và phỏng vấn trực tiếp để tạo kết nối cá nhân và trải nghiệm văn hóa công ty.
Một kỹ thuật phỏng vấn phổ biến là phương pháp STAR, giúp lấy thông tin từ ứng viên qua bốn bước: Tình huống, Nhiệm vụ, Hành động, và Kết quả. Phương pháp này giúp đánh giá năng lực cần thiết cho công việc một cách công bằng và nhất quán.
Sau cuộc phỏng vấn, quyết định cuối cùng được đưa ra dựa trên ưu và nhược điểm của các ứng viên. Tuy nhiên, thành kiến tuyển dụng có thể ảnh hưởng đến quá trình này. Các công cụ như HackerRank và Pymetrics giúp đánh giá kỹ năng một cách khách quan, giảm thiểu sự thiên vị. Mặc dù công nghệ có thể giúp, cũng cần nhận thức về thiên kiến để đưa ra quyết định khách quan hơn.
Sau khi đạt được quyết định nhất trí về việc ứng viên nào trong danh sách rút gọn phù hợp với yêu cầu công việc và tất cả các bước kiểm tra lý lịch đã được thực hiện, thư mời sẽ được hoàn thiện. Nó được soạn thảo dựa trên sự mong đợi của ứng viên, thị trường việc làm và văn hóa, ngân sách và thực tiễn của tổ chức, sau đó mở rộng cho ứng viên.
Nếu tất cả đều phù hợp với những gì ứng viên đã nghĩ đến, họ sẽ chấp nhận lời đề nghị (trực tiếp hoặc trực tuyến). Nếu không, nó có thể dẫn đến một vòng đàm phán để đi đến thỏa thuận có ý nghĩa cho cả ứng viên và tổ chức. Nếu các cuộc đàm phán như vậy không thành công và ứng viên từ chối lời đề nghị, công ty sẽ mở rộng lời đề nghị cho ứng viên tiếp theo hoặc bắt đầu lại quá trình tuyển dụng hiệu quả.
Sau khi thư mời được chấp nhận, họ sẽ chuyển đổi từ một ứng viên thành một nhân viên. Việc nhân viên mới có thành công và hài lòng với vai trò mới hay không được quyết định rất lớn bởi những trải nghiệm ban đầu họ có được trong tổ chức. Điều này bao gồm việc giới thiệu và quy trình giới thiệu cũng như cách nhân viên được khuyến khích và định hướng trong cơ cấu tổ chức.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về những số liệu tuyển dụng hiệu quả quan trọng để bạn có thể xác định số liệu nào phù hợp nhất với bạn và doanh nghiệp của mình.
Theo dõi các nguồn thu hút nhân viên mới vào tổ chức của bạn là một trong những số liệu tuyển dụng phổ biến nhất. Nguồn số liệu tuyển dụng cũng giúp theo dõi tính hiệu quả của các kênh tuyển dụng khác nhau. Một vài ví dụ về nguồn số liệu phổ biến mà bạn có thể theo dõi là bảng việc làm, trang tuyển dụng của công ty, phương tiện truyền thông xã hội và các cơ quan tìm nguồn cung ứng.
Hiểu rõ kênh nào hoạt động và kênh nào không, bạn sẽ có thể tăng gấp đôi số kênh mang lại cho bạn nhiều ROI nhất và giảm chi tiêu cho những kênh không mang lại sựn tuyển dụng hiệu quả.
Bạn cũng có thể tính toán hiệu quả chi phí của các kênh tuyển dụng hiệu quả khác nhau bằng cách bao gồm chi tiêu quảng cáo – số tiền chi cho quảng cáo – trên các nền tảng đó. Bằng cách chia chi tiêu quảng cáo cho số lượng khách truy cập đã ứng tuyển thành công thông qua cơ hội tuyển dụng, bạn sẽ đo lường chi phí kênh tuyển dụng cho mỗi lần tuyển dụng.
Quá trình tuyển dụng có thể được coi như một cái phễu bắt đầu bằng việc tìm nguồn cung ứng và kết thúc bằng hợp đồng đã ký kết. Bằng cách đo lường hiệu quả của tất cả các bước khác nhau trong kênh, bạn có thể chỉ định tỷ lệ lợi nhuận cho mỗi bước. Dưới đây là một số tỷ lệ phổ biến được nhiều nhà tuyển dụng dùng để đo lường liệu quá trình tuyển dụng hiệu quả hay không?
Kênh tuyển dụng đã thay đổi rất nhiều trong vài năm qua do những tiến bộ trong công nghệ nhân sự. Những bước đầu tiên thường được đơn giản hóa: phần mềm giúp tự động sàng lọc CV và chọn ra những ứng viên phù hợp nhất. Một số công ty lựa chọn thực hiện các cuộc phỏng vấn qua video để thay đổi hồ sơ gửi và thậm chí là các cuộc phỏng vấn đầu tiên.
Đây là thước đo thu hút nhân tài cho biết có bao nhiêu ứng viên đã bắt đầu nộp đơn xin việc và hoàn thành nó. Số liệu này cho biết tỷ lệ phần trăm ứng viên hoàn thành và gửi đơn đăng ký sau khi truy cập, tỷ lệ cho thấy những bước trên tuyển dụng hiệu quả hay chưa
Tỷ lệ hoàn thành đơn đăng ký đặc biệt phù hợp đối với các tổ chức có hệ thống tuyển dụng trực tuyến phức tạp. Nhiều công ty doanh nghiệp lớn yêu cầu ứng viên nhập toàn bộ CV vào hệ thống của họ theo cách thủ công trước khi họ có thể nộp đơn xin việc. Việc ngừng hoạt động trong quá trình này là dấu hiệu của sự cố, ví dụ: trình duyệt web không tương thích với hệ thống ứng dụng hoặc giao diện không thân thiện với người dùng.
Thời gian tuyển dụng cho biết số ngày trôi qua trong quá trình tuyển dụng từ khi giới thiệu ứng viên đến khi họ được mời vào vị trí đó. Đây còn được gọi là thời gian để lấp đầy một vị trí. Tốc độ mà ứng viên di chuyển trong quá trình tuyển dụng của bạn sau khi họ nộp đơn có thể giúp ích cho bạn và nhóm tuyển dụng của bạn.
Việc tăng tốc độ quá trình tuyển dụng của bạn sẽ không chỉ giảm thời gian tìm được người hoàn hảo mà còn đảm bảo họ không bị công ty khác giành mất. Cách tốt nhất để tận dụng tối đa quá trình tuyển dụng của bạn là đo lường xem bạn mất bao lâu để chuyển một ứng viên từ giai đoạn này sang giai đoạn khác. Làm điều này sẽ giúp bạn tìm ra thời gian và năng lượng đang bị lãng phí ở đâu. Bằng cách này, bạn có thể chuyển hướng nỗ lực của nhóm tuyển dụng.
Tuy nhiên, mặc dù thời gian hoàn thành quy trình có thể được sử dụng làm chỉ số thành công nhưng điều quan trọng cần lưu ý là số liệu này không phải lúc nào cũng biểu thị thành công. Ví dụ: nếu quá trình này mất nhiều thời gian hơn vì người nộp đơn gửi số lượng lớn đơn đăng ký thì tỷ lệ thành công có thể không thay đổi.
Trong một số trường hợp, có thể phù hợp hơn khi sử dụng các số liệu khác như số lượng ứng viên được phỏng vấn hoặc số lượng lời đề nghị được đưa ra.
Do sự tiện lợi, nhanh chóng và dễ dàng, chúng ta đang chứng kiến sự gia tăng mạnh mẽ trong việc sử dụng phần mềm tuyển dụng tự động. Sẽ không còn phải quan sát và ghi chép thủ công khối lượng số liệu khổng lồ, Khi nhu cầu về nhân tài hàng đầu tăng lên, các nhóm tuyển dụng đang chuyển sang triển khai công cụ này.
Phần mềm tuyển dụng hiệu quả tự động đang trở thành một phần không thể thiếu trong ngành nhân sự vì nó giúp các công ty tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách quản lý quy trình tuyển dụng từ thông báo tuyển dụng đến lên lịch phỏng vấn. Phần mềm tuyển dụng mang lại nhiều lợi ích tuyệt vời đến doanh nghiệp, cụ thể như:
Nâng cao chất lượng tuyển dụng:
Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm tuyển dụng tự động nhận thấy sự cải thiện về chất lượng tuyển dụng của họ đối với ứng viên lý tưởng. Phần mềm tuyển dụng TacaSoft của chúng tôi đã lưu ý rằng số liệu tuyển dụng nên được đo lường dựa trên:
Tuy nhiên, những số liệu này chỉ được đo lường chính xác nếu nhà tuyển dụng tích hợp phần mềm tuyển dụng của họ với phần mềm quản lý hiệu suất và đào tạo.
Trải nghiệm ứng viên tốt hơn
Tự động hóa cải thiện trải nghiệm của ứng viên bằng cách tìm kiếm ứng dụng nhanh chóng và gửi thông tin liên lạc tự động. (Chẳng hạn như thông báo cho những ứng viên không thành công rằng họ không nhận được vai trò đó hoặc ngược lại).
Báo cáo và phân tích:
Với phần mềm tuyển dụng hiệu quả tự động, báo cáo và phân tích đều được theo dõi. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận thấy nhiều điều khác nhau có thể sửa đổi để cải thiện quy trình tuyển dụng.
Ví dụ: họ có thể cho biết trung bình quá trình tuyển dụng kéo dài bao lâu và quản lý kỳ vọng của ứng viên. Hoặc họ có thể xem thông tin nhân khẩu học cụ thể của các ứng viên thành công và biết những điều cần chú ý ở các ứng viên trong tương lai.
Loại bỏ lỗi lập kế hoạch
Đã không còn những cơn đau đầu mà nhà tuyển dụng gặp phải khi cố gắng sắp xếp và lên lịch phỏng vấn ứng viên. Bằng cách tự động hóa bước này trong quy trình tuyển dụng, sẽ không xảy ra lỗi chồng chéo và thông tin sai lệch.
Quá trình tuyển dụng là một công việc khá tốn thời gian và tốn kém đối với bất kỳ công ty nào khi họ phải tìm ứng viên phù hợp, xem xét hồ sơ và tiến hành phỏng vấn để đánh giá sự phù hợp của ứng viên. Phần mềm tuyển dụng tự động loại bỏ các bước này với các tính năng như khác nhau để xác định ứng viên phù hợp với sự can thiệp tối thiểu của con người
Tìm hiểu thêm phần mềm tuyển dụng TacaSoft
Quá trình tuyển dụng nhân sự là một nghiệp vụ quan trọng của các HR và có thể đối diện với nhiều rủi ro tiềm ẩn. Dưới đây là một số rủi ro phổ biến trong quá trình tuyển dụng nhân sự mà các doanh nghiệp thường mắc phải:
Phỏng vấn không hiệu quả:
Ứng viên thiếu trung thực:
Tốn kém về thời gian và chi phí:
Qua đó, các doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả của quá trình tuyển dụng và giảm thiểu rủi ro, từ đó xây dựng được một đội ngũ nhân sự chất lượng cao.
Tìm hiểu thêm về các giải pháp phần mềm quản trị nhân lực tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm tuyển dụng nhân sự được thiết kế bởi TacaSoft không chỉ là một công cụ hỗ trợ quản lý mà còn là đối tác chiến lược giúp doanh nghiệp bạn phát triển bền vững. Với tính năng linh hoạt, khả năng tự động hóa và phân tích thông minh, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp tối ưu nhất để nâng cao hiệu suất làm việc và sự hài lòng của nhân viên.
Hãy để TacaSoft đồng hành cùng bạn trong hành trình xây dựng một đội ngũ nhân viên xuất sắc và gắn bó, góp phần thúc đẩy sự thành công của doanh nghiệp.
TacaSoft,
