Báo cáo đánh giá nhân sự là công cụ thiết yếu giúp xác định vấn đề mà nhân viên đang gặp phải. Việc thiếu báo cáo này có thể dẫn đến nhiều hậu quả tiêu cực cho doanh nghiệp, như thiếu dữ liệu quan trọng về hiệu suất làm việc, từ đó gây khó khăn trong quyết định tăng lương, thăng chức, đào tạo hay sa thải.
Mỗi công ty cần tìm ra phương pháp đánh giá phù hợp, vì hiệu quả của nó ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và sự phát triển chung. Bài viết này sẽ cung cấp các mẫu báo cáo đánh giá hiệu suất nhân viên dựa trên mục tiêu và phương pháp của doanh nghiệp, phân chia thành hai nhóm báo cáo chính để bạn dễ dàng tham khảo.
Báo cáo đánh giá nhân sự truyền thống dựa trên người quản lý lãnh đạo là cách phổ biến nhất. Nó liên quan đến việc các nhà quản lý đánh giá hiệu suất của những người được báo cáo đánh giá nhân sự trực tiếp:
Hầu hết các tổ chức có quy trình báo cáo đánh giá nhân sự là nhân viên, nhưng thường bỏ qua việc đánh giá các nhà quản lý. Để đánh giá hiệu quả, báo cáo cho người quản lý cần quy trình và câu hỏi riêng biệt.
Trong báo cáo này, kỹ năng quản lý và lãnh đạo được đánh giá bởi người giám sát, trong khi nhân viên có cơ hội phản hồi cho quản lý. Việc cho phép nhân viên đưa ra nhận xét là rất quan trọng, đặc biệt khi 50% nhân viên rời bỏ công việc do mối quan hệ với quản lý không tốt.
Phản hồi trong báo cáo đánh giá nhân sự là người quản lý giúp cải thiện hiệu suất và xác định cơ hội phát triển. Một nghiên cứu của Zippia cho thấy người quản lý nhận phản hồi về điểm mạnh có tỷ lệ sinh lời cao hơn 8,9% và tỷ lệ thôi việc thấp hơn 14,9% so với những người không nhận phản hồi. Các nhóm với quản lý nhận phản hồi cũng có năng suất cao hơn 12,5%.
Báo cáo đánh giá nhân sự này sẽ mang lại nhiều lợi ích mà không phải doanh nghiệp nào cũng nhận thấy được, như:
Để phát triển báo cáo đánh giá nhân sư hiệu suất hiệu quả, các câu hỏi cần phải cụ thể và độc đáo cho từng vai trò quản lý, thay vì chỉ sử dụng lại biểu mẫu đánh giá nhân viên tiêu chuẩn. Điều này giúp thu thập thông tin chi tiết hơn về năng lực cần cải thiện trong tổ chức và có thể yêu cầu các câu hỏi khác nhau cho người giám sát và nhân viên tùy thuộc vào vai trò của họ.
Một nghiên cứu của Zippia cho thấy 65% nhân viên mong muốn thêm hướng dẫn về hiệu suất làm việc, và 98% cảm thấy giảm sút nhiệt huyết khi thiếu phản hồi. Thiếu phản hồi làm giảm sự gắn kết và hứng thú với công việc. Do đó, việc lập báo cáo đánh giá hiệu suất dựa trên phản hồi ngang hàng giúp nhân viên chia sẻ ý kiến và tạo sự kết nối giữa các thành viên.
Câu hỏi đặt ra là: Làm thế nào để viết một báo cáo đánh giá ngang hàng hiệu quả? Dưới đây là hướng dẫn từng bước chỉ cho nhân viên của bạn cách viết một báo cáo đánh giá nhân sự ngang hàng hiệu quả:
Các báo cáo đánh giá nhân sự ngang hàng giúp xây dựng văn hóa phản hồi mạnh mẽ trong công ty. Đây là một quá trình dài hạn, đặc biệt khi nhân viên chưa quen với việc nhận phản hồi thường xuyên. Để bắt đầu, cần thiết lập một hệ thống đánh giá rõ ràng và chi tiết, cùng với quy trình báo cáo đánh giá nhân viên, sau đó đưa vào thực hiện và liên tục cải tiến theo thời gian.
Quá trình tự đánh giá hiệu suất công việc thường không được nhiều nhân viên yêu thích; theo nghiên cứu của Gallup năm 2019, 86% nhân viên cho rằng tự đánh giá không hữu ích cho việc cải thiện.
Để thực hiện tự đánh giá hiệu quả, cần có sự xem xét nội tâm, thái độ không phán xét và đặt ra những câu hỏi phù hợp. Dù việc này có thể gây nản lòng, dành thời gian để đánh giá hiệu suất, tiến độ và mục tiêu sẽ giúp thu thập ý kiến cho nội dung báo cáo.
Các nhà quản lý có thể đưa mẫu để các nhân viên tự đánh giá bản thân. Chắc chắn rằng nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu như họ tự nhận thức được lỗi, điểm yếu của bản thân. Tự đánh giá nên được xem như cơ hội để khẳng định bản thân, giúp bạn nắm quyền kiểm soát sự nghiệp và giải quyết các vấn đề tồn tại.
Việc chọn chu kỳ phù hợp cho quy trình đánh giá hiệu suất là rất quan trọng để quản lý hiệu quả. Bằng cách hiểu rõ từng chu kỳ, bạn có thể lập báo cáo đánh giá nhân sự phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Dưới đây là các loại báo cáo được khuyến nghị theo từng chu kỳ.
Ảnh minh hoạ
Theo báo cáo của Gallup, 52% nhân viên thường có đánh giá nhân sự hàng năm, thời điểm này là cơ hội để trao đổi phản hồi, thảo luận mối quan tâm và lập kế hoạch phát triển. Báo cáo đánh giá nhân viên hàng năm giúp cung cấp dữ liệu cần thiết để xây dựng mối quan hệ làm việc hài hòa và nâng cao hiệu quả giữa các nhóm.
Trước khi tiến hành lập báo cáo đánh giá nhân sự hiệu suất hàng năm, cần chuẩn bị cho các cuộc thảo luận tích cực về sự tiến bộ của nhân viên, bao gồm phát triển nghề nghiệp, điểm mạnh, điểm yếu và đóng góp của họ cho công ty. Để chuẩn bị, bạn nên:
Báo cáo đánh giá nhân sự giữa năm là một cuộc đánh giá hiệu suất diễn ra sáu tháng một lần, thường vào cuối Quý 2. Khác với đánh giá hàng năm, đánh giá giữa năm giúp kiểm tra tiến độ mục tiêu và trải nghiệm của nhân viên tại nửa chặng đường. Việc này cho phép nhân viên xác định xem họ có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu hàng năm hay cần điều chỉnh mục tiêu mới.
Mặc dù lịch trình đánh giá có thể khác nhau giữa các công ty, nhưng đánh giá giữa năm mang lại nhiều lợi ích. Nó tạo cơ hội cho nhân viên và quản lý thảo luận về mục tiêu mà không phải chờ cả năm. Điều này giúp phản hồi trở nên kịp thời hơn, điều mà nhân viên, đặc biệt là thế hệ Gen Z, rất mong muốn. Theo khảo sát, 63% Gen Z muốn nhận phản hồi thường xuyên trong suốt năm.
Báo cáo đánh giá nhân sự giữa năm cũng là thời điểm tự nhiên để thảo luận về các mục tiêu nghề nghiệp, điều này rất quan trọng vì các cuộc trò chuyện phát triển nghề nghiệp thường xuyên giúp tăng cường sự gắn bó của nhân viên. Sự gắn bó này không chỉ giúp giảm tỷ lệ thôi việc mà còn tiết kiệm chi phí cho công ty, khi chi phí thay thế một nhân viên ước tính từ một nửa đến hai lần mức lương hàng năm của họ.
Báo cáo đánh giá nhân sự hàng quý, thường được gọi là “bản chụp nhanh về hiệu suất”, diễn ra ba tháng một lần để xem xét hiệu suất nhân viên. Báo cáo đánh giá nhân sự này tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn, cho phép quản lý giải quyết các vấn đề về hiệu suất nhanh chóng hơn so với đánh giá hàng năm.
Đánh giá hàng năm chỉ hiệu quả khi được hỗ trợ bởi các yếu tố như cuộc họp 1:1 thường xuyên và đánh giá mục tiêu liên tục, vì phản hồi kịp thời là rất quan trọng để ảnh hưởng đến cách làm việc và phát triển.
Thời điểm đánh giá hàng quý cũng là cơ hội tuyệt vời để củng cố mối liên hệ giữa hiệu suất cá nhân, mục tiêu nhóm và tầm nhìn công ty. Bắt đầu đặt mục tiêu hàng quý và liên kết chúng với mục tiêu công ty sẽ giúp đánh giá hiệu suất một cách khách quan hơn. Điều này không chỉ giúp nhân viên cảm thấy mình là một phần của nhóm mà còn cho phép nhà quản lý trở thành lực lượng hỗ trợ trong sự phát triển của họ.
Nếu thực hiện báo cáo đánh giá nhân sự hàng quý, việc tự động hóa sẽ tiết kiệm thời gian đáng kể. Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tích hợp với bảng điều khiển Business Intelligence như Tableau, Looker hay Metabase cho phép gửi các biểu đồ và dữ liệu động đến các ứng dụng văn phòng. Nhờ đó, các nhà quản lý có thể kịp thời sửa đổi và cập nhật báo cáo đánh giá nhân sự, từ đó đưa ra các giải pháp cụ thể cho các vấn đề nhân sự.
Báo cáo đánh giá nhân sự hàng tháng là bản tóm tắt các công việc, hiệu suất của từng nhóm, cá nhân trong một tháng cụ thể. Báo cáo hiệu suất hàng tháng giúp các nhà quản lý và giám đốc điều hành biết được nhân sự của công ty đang hoạt động tốt như thế nào với các công việc, dự án hoặc mục tiêu cụ thể.
Báo cáo đánh giá hàng tháng đưa ra quan điểm ngắn hạn hơn về hiệu suất, tập trung vào việc giám sát và điều chỉnh khóa học. Báo cáo này cho phép người quản lý theo dõi và giám sát thường xuyên tiến độ hướng tới các mục tiêu ngắn hạn, từ đó đưa ra cá phải hồi, giải quyết kịp thời. Báo cáo đánh giá hàng tháng giúp tổ chức phản ứng nhanh với những hoàn cảnh thay đổi và điều chỉnh mục tiêu nếu cần.
Tuy nhiên, tùy vào từng loại hình mà doanh nghiệp cũng cần xem xét có nên đầu tư vào lập báo cáo đánh giá nhân sự hàng tháng hay không? Do việc tiến hành lập báo cáo đánh giá hàng tháng đòi hỏi thời gian thu thập dữ liệu và nguồn lực đáng kể.
Đánh giá hàng tháng tập trung chủ yếu vào hiệu suất ngắn hạn, có khả năng bỏ qua các thành tựu hoặc mô hình dài hạn. Các tổ chức cần đặt ra các mục tiêu và kỳ vọng thực tế cho các đợt đánh giá hàng tháng để tránh áp lực hoặc kiệt sức quá mức.
Báo cáo đánh giá nhân sự thủ công tiêu tốn nhiều thời gian quý báu của chuyên gia nhân sự. Theo Gallup, một cuộc đánh giá hiệu suất truyền thống có thể tốn từ 2,4 triệu đến 35 triệu USD cho mỗi 10.000 nhân viên, không chỉ do chi phí trực tiếp mà còn do khối lượng giờ nhân sự cần thiết để thực hiện và xử lý kết quả.
Sử dụng phần mềm báo cáo nhân sự giúp tiết kiệm thời gian, cho phép bạn tạo và xuất báo cáo chỉ trong vài phút. Điều này giúp bạn có thêm thời gian để phân tích và thực hiện hành động nhằm đạt được mục tiêu.
Báo cáo đánh giá nhân sự cung cấp thông tin quan trọng về tuyển dụng, năng suất và mức độ tương tác. Với các báo cáo trực quan, bạn có thể nhanh chóng nhận diện xu hướng và mô hình, từ đó cải thiện hiệu suất kinh doanh, lợi nhuận và sự hài lòng của nhân viên. Phần mềm báo cáo phù hợp giúp các nhà quản lý dễ dàng thực hiện các bước cải tiến. Với phần mềm báo cáo nhân sự phù hợp, các nhà quản lý có thể:
Một bản báo cáo đánh giá nhân sự không chỉ dựa trên năng lực làm việc mà còn bao gồm cả kỹ năng, thái độ làm việc. Để đánh giá nhân viên một cách khách quan, chính xác thì bạn có thể tham khảo một số tiêu chí đánh giá công việc dưới đây:
1.Tiêu chí đánh giá năng lực làm việc
Các báo cáo đánh giá nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý hiệu quả nhân lực của một tổ chức hay doanh nghiệp. Đây là công cụ giúp nhà quản lý theo dõi, đo lường và kiểm tra hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từ đó đưa ra các quyết định thưởng, phạt và điều chỉnh phù hợp.
Việc đánh giá nhân sự không chỉ giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng công việc mà còn nâng cao tinh thần và sự gắn kết của nhân viên. Cụ thể, vai trò của mẫu đánh giá nhân sự đối với doanh nghiệp bao gồm các khía cạnh sau:
Tìm hiểu thêm về các giải pháp phần mềm quản trị nhân lực tại đây
Tacasoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm báo cáo đánh giá nhân sự Tacasoft là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực.
Chúng tôi cam kết mang lại trải nghiệm sử dụng thân thiện và hiệu quả, giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa ra quyết định kịp thời liên quan đến khen thưởng và phát triển nhân sự. Tacasoft sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng một môi trường làm việc tích cực, nâng cao tinh thần và năng suất làm việc của đội ngũ.
Tacasoft,
