Hệ thống quản lý vận tải (Transportation Management Systems – TMS) là một nền tảng được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, nhằm đơn giản hóa quy trình giao hàng.
Đây chính là giải pháp tối ưu, giúp tối ưu hóa các hoạt động quản lý vận chuyển, giảm chi phí vận chuyển , tăng năng suất và cải thiện dịch vụ khách hàng. Hệ thống quản lý vận tải sẽ giúp cho quá trình quản lý chuỗi cung ứng diễn ra mượt mà với các tính năng như lập kế hoạch vận tải, theo dõi vận chuyển, quản lý kho, đem lại hiệu quả đáng kể trong việc quản lý tối ưu chuỗi cung ứng.
Trong bài viết này sẽ cung cấp cho bạn đọc cái nhìn toàn diện về ngành quản lý vận tải cũng như hệ thống quản lý vận tải ở thời điểm hiện tại.
Thị trường vận tải hàng hóa và hậu cần toàn cầu dự kiến sẽ tăng trưởng lên 18,69 tỷ đô la vào năm 2026 với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) là 4,4%. Chỉ xét riêng về hậu cần, thị trường hậu cần toàn cầu dự kiến sẽ đạt 6,55 nghìn tỷ đô la vào năm 2027, tăng trưởng với tốc độ CAGR là 4,7% trong giai đoạn 2022-2027.
Ngành hậu cần cũng được hưởng lợi từ những tiến bộ công nghệ gần đây, toàn cầu hóa, hội nhập, luật mới và liên minh. Những tiến bộ công nghệ bao gồm thiết bị xử lý vật liệu tự động, sinh trắc học, rô bốt và GPS. Chúng cho phép các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, thúc đẩy tăng trưởng thị trường trên toàn thế giới. Sự gia tăng liên tục của thương mại điện tử và mua sắm trực tuyến cũng thúc đẩy sự tăng trưởng của thị trường.
Tại Châu Á, thị trường vận tải và logistics của Việt Nam dự kiến đạt 45,19 tỷ USD vào năm 2023, với tốc độ tăng trưởng hàng năm 6,34% để đạt 65,34 tỷ USD vào năm 2029. Ngành vận tải đường bộ tăng trưởng mạnh với lượng hàng hóa tăng 16% và doanh thu gần 22%. Tuy nhiên, chi phí cao do giá nhiên liệu tăng là một thách thức.
Các công ty tại Châu Á đang chú trọng đến tác động môi trường, ví dụ như sự hợp tác giữa Alibaba và SAIC Motor để triển khai xe điện. Tại Hàn Quốc, Hyundai Merchant Marine giảm 20% thời gian chờ đợi nhờ hệ thống quản lý thời gian thực, trong khi Nippon Express của Nhật Bản giảm 25% tai nạn thông qua đào tạo an toàn cho lái xe.
Vì vậy từ những thách thức về chi phí nhiên liệu và yêu cầu bảo vệ môi trường, đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc nâng cấp hệ thống vận tải. Xu hướng hiện nay cho thấy việc áp dụng công nghệ và phần mềm vào nâng cấp hệ thống vận tải là một hướng đi tất yếu.
Các nhóm vận chuyển trong hệ thống quản lý vận tải gặp khó khăn trong việc theo dõi trạng thái của nhà cung cấp và cập nhật thông tin đơn hàng kịp thời, dẫn đến chậm trễ và thời gian chờ đợi lâu. Thiếu khả năng hiển thị về đơn đặt hàng (PO) làm hạn chế khả năng lập kế hoạch vận chuyển và thực hiện của nhà cung cấp. Điều này khiến nhóm vận chuyển trở nên bị động, gây ra vấn đề lớn trong kiểm soát vận chuyển toàn cầu và tối ưu hóa hàng tồn kho.
Khi hãng vận tải hoặc bên thứ ba (3PL) nắm quyền sở hữu lô hàng, khả năng hiển thị có thể được cải thiện, nhưng khi lô hàng gần đến đích, khả năng hiển thị thường giảm do các bên liên quan khác không cung cấp thông tin cập nhật kịp thời.
Việc báo cáo và phân tích chính xác phụ thuộc vào chất lượng và tính sẵn có của thông tin, điều này là thách thức lớn trong hệ thống quản lý vận tải. Thông tin thường được lưu giữ bên ngoài hệ thống chính, làm cho việc xác thực trở nên khó khăn. Việc tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như nhà cung cấp, hãng vận tải và đại lý hải quan thường là thủ công và tốn thời gian, dẫn đến việc thông tin trở nên lỗi thời khi được chuẩn bị.
Trong hệ thống quản lý vận tải, chi phí là thách thức hàng đầu, với 96% công ty coi đây là trọng tâm trong chiến lược của họ. Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, việc tối ưu hóa chi phí sản phẩm phụ thuộc vào giá và các điều khoản thương lượng, cũng như chi phí di chuyển sản phẩm từ điểm xuất phát đến điểm đến. Do ít cơ hội cải thiện giá mua, việc giảm chi phí vận chuyển trở thành yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả vận chuyển.
Việc lập hóa đơn vận chuyển thường gặp nhiều sai sót, với tỷ lệ sai sót dao động từ 2-20% tùy thuộc vào hãng vận chuyển. Sai sót này dẫn đến chi phí trung bình từ 1-4% giá trị hóa đơn, thường nghiêng về phía nhà vận chuyển hoặc bên thứ ba (3PL).
Quản lý tỷ lệ lỗi cao này là thách thức lớn cho người gửi hàng, vì quy trình kiểm toán và quản lý hợp đồng vận chuyển rất phức tạp và tốn kém. Nếu không có giải pháp tự động hóa phù hợp, việc kiểm tra hóa đơn sẽ trở nên quá tốn kém, và các chủ hàng phải gánh chịu các chi phí ẩn này.
Nếu việc quản lý hóa đơn của nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển là một thách thức thì việc quản lý chi phí mềm liên quan đến vận chuyển là một thách thức lớn hơn. Phần lớn, những chi phí mềm này hoàn toàn nằm ngoài tầm quan sát của ngành vận tải và không được chú ý.
Những chi phí mềm này liên quan đến:
Thách thức đối với hầu hết các chủ hàng là họ hầu như không có khả năng giám sát các nhà cung cấp của họ thông qua các giai đoạn thực hiện PO. Bởi vì trong hệ thống quản lý vận tải thiếu khả năng hiển thị vào PO, có một thách thức trong việc quản lý các bản phát hành PO để phù hợp với các yêu cầu nhu cầu kinh doanh.
Một thách thức khác trong hệ thống quản lý vận tải chính là sự tắc nghẽn ở các cảng (cảng nhập cảnh). Sự tắc nghẽn tại cảng, Hải quan và các cơ quan quản lý khác của chính phủ đều tác động đến dòng sản phẩm thông qua chuỗi cung ứng toàn cầu.
Sự chậm trễ tại các cảng tác động tiêu cực đến hiệu suất giao hàng trong nước. Người gửi hàng hầu như không có khả năng nắm bắt được hoạt động tại biên giới, dẫn đến sự chậm trễ kịp thời nhưng có thể tránh được và các chi phí bổ sung ngoài dự kiến.
Quy trình kinh doanh của bạn không bắt đầu hoặc kết thúc trong phần mềm quản lý vận tải. Chúng thường bắt nguồn từ ERP, quản lý kho hoặc hệ thống hậu cần khác. Ví dụ, các lô hàng được tạo trong hệ thống ERP, sau đó được truyền đến giải pháp TMS tại một thời điểm cụ thể để thực hiện – sau đó thông báo về việc giao hàng đi sẽ được trả về.
Tích hợp liền mạch và trao đổi dữ liệu và đối tượng kinh doanh trơn tru trong môi trường hệ thống là rất quan trọng ở đây. Phần mềm được thiết kế để nâng cấp hệ thống quản lý vận tải doanh nghiệp với độ chính xác cao: Trình quản lý tích hợp độc quyền của chúng tôi cho phép kết nối nhanh chóng, linh hoạt, đơn giản ở mọi định dạng có thể hình dung được – từ SOAP đến XML, JSON, GraphQL, REST và nhiều hơn nữa.
Điều này có nghĩa là Phần mềm quản lý vận tải không chỉ có thể tích hợp hiệu quả vào môi trường hệ thống hiện tại của doanh nghiệp mà còn có thể kết nối an toàn với các hệ thống của bên thứ ba bất cứ khi nào cần.
Phần mềm quản lý vận tải đám mây được xây dựng trên kiến trúc đa tầng hướng dịch vụ dựa trên các thành phần chuẩn hóa và quản lý quy trình công việc theo quy trình. Kiến trúc được thiết kế để hỗ trợ các quy trình công việc tùy chỉnh, tự động hóa các quy trình công việc này lên đến 100% và cho phép sửa đổi thời gian chạy linh hoạt. Các nguyên tắc thiết kế sau đây giúp hỗ trợ tầm nhìn thiết yếu này:
Quản lý quy trình làm việc tích hợp bằng Mô hình hóa & Ký hiệu Quy trình Kinh doanh (BPMN), cho phép mô hình hóa đồ họa các quy trình kinh doanh của bạn. Phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp tự động thiết lập các quy trình của bạn trong một mô hình đồ họa sử dụng BPMN – nhanh chóng và dễ dàng thông qua thao tác kéo và thả. Điều này tạo ra sự minh bạch và thông tin tổng hợp chung cho cả đơn vị vận chuyển. Các quy trình được xác định bằng phương pháp này tạo thành cơ sở và kiểm soát các bước làm việc thủ công cũng như xử lý tự động.
Tổng hợp vận chuyển là khi tổ chức/ doanh nghiệp kết hợp nhiều lô hàng thành một đơn hàng. Theo cách đó, thay vì thực hiện nhiều lần giao hàng đến cùng một địa điểm vào các thời điểm khác nhau, đơn vị vận chuyển sẽ thực hiện một lần giao hàng số lượng lớn. Cách tiếp cận này có thể giúp doanh nghiệp/ tổ chức tiết kiệm chi phí vận chuyển.
Doanh nghiệp/ công ty có thể xem xét việc thuê một đối tác hậu cần nguồn duy nhất để vận chuyển hàng hóa từ nhà sản xuất đến kho đến khách hàng cuối cùng có thể tạo ra nhiều hiệu quả. Đơn vị này sẽ thực hiện cả quá trình từ lấy hàng cho đến khi giao tận tay khách hàng.
Cách tiếp cận toàn diện, tích hợp này cho phép giải trình và kiểm soát tốt hơn, cùng với khả năng hiển thị từ đầu đến cuối. Cả người quản lý và khách hàng đều có thể theo dõi và tiện xử lý luôn vấn đề nếu nó xảy ra đột ngột.
Để đối phó lại với sự biến động không ngừng trên thị trường, các đơn vị vận chuyển thường chạy “giá thầu nhỏ” với chu kỳ hợp đồng được rút ngắn. Chiến lược này hiệu quả, nhưng có thể đòi hỏi nhiều thời gian và công sức.
Triển khai công nghệ đấu thầu thông minh để đẩy nhanh quá trình RFP có thể giúp các đơn vị vận chuyển tránh lãng phí quá nhiều tài nguyên trong hệ thống quản lý vận tải. Các công cụ tổng hợp dữ liệu lịch sử và cung cấp thông tin thị trường cũng có thể cho phép ra quyết định nhanh hơn và mua hàng tốt hơn.
Đại dịch Covid 19 đã thúc đẩy sự thay đổi từ just-in-time sang just-in-case—làm nổi bật tầm quan trọng của việc xây dựng thêm hàng tồn kho vào kế hoạch của bạn. Đảm bảo doanh nghiệp/tổ chức có hàng hóa dự phòng để đáp ứng nhu cầu tăng đột biến hoặc sự chậm trễ ngoài dự kiến.
Ngoài ra, còn có sự dịch chuyển do thương mại điện tử thúc đẩy để định vị hàng tồn kho gần hơn với các trung tâm dân số lớn. Việc có sản phẩm ở nhiều địa điểm mang lại sự nhanh nhẹn và linh hoạt, giúp đơn vị vận chuyển dưới quản lý hệ thống vận tải đưa hàng hóa đến tay khách hàng cuối nhanh hơn.
Doanh nghiệp cần có tầm nhìn rõ ràng về những gì muốn đạt được và cách đo lường tiến độ. Các mục tiêu nên cụ thể, có thể đo lường (SMART), như giảm 10% chi phí vận tải hoặc tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn 15%. Cần xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để theo dõi hiệu suất, chẳng hạn như chi phí cho mỗi dặm hay thời gian vận chuyển.
Việc lựa chọn đối tác và nền tảng vận chuyển là quyết định quan trọng với hệ thống quản lý vận tải. Doanh nghiệp nên tìm kiếm các hãng vận tải cung cấp giá trị, chất lượng và độ tin cậy tốt nhất. Tận dụng công nghệ như hệ thống quản lý vận tải (TMS) và theo dõi GPS để tự động hóa và tối ưu hóa quy trình vận tải.
Phân tích dữ liệu và mô hình vận tải để tìm cơ hội tối ưu hóa như hợp nhất lô hàng và giảm số dặm trong hệ thống quản lý vận tải Sử dụng công cụ lập kế hoạch và kỹ thuật định tuyến để thiết lập các tuyến đường và lịch trình hiệu quả.
Theo dõi thường xuyên để đảm bảo đạt được các mục tiêu và KPI. Phân tích dữ liệu vận tải để đo lường hiệu suất và xác định điểm mạnh, điểm yếu. Triển khai các hành động khắc phục và đánh giá định kỳ để cải thiện quy trình vận tải.
GlobalTranz, ngoài việc cung cấp dịch vụ vận chuyển được quản lý và tư vấn chuỗi cung ứng với hệ thống quản lý vận tải tiên tiến, còn là một công ty môi giới vận tải đa phương thức hàng đầu Bắc Mỹ. Công ty vận chuyển này là American Freight Furniture . Khẩu hiệu của nhà bán lẻ này là “cửa hàng nội thất giảm giá & giao dịch nệm”. Công ty điều hành 170 cửa hàng nội thất. American Freight Furniture có các lô hàng vận chuyển đến rất khó lường.
GlobalTranz đã giúp American Freight Furniture làm việc với các hãng vận tải dựa trên tài sản, các hãng vận tải sở hữu xe tải. Các hãng vận tải này vận chuyển sản phẩm từ các nhà cung cấp vào bãi của họ. Các xe kéo được dựng ở đó và đóng vai trò như một hình thức kho bãi có thể lưu trữ sản phẩm cho đến khi các cửa hàng cần. Các bãi của hãng vận tải đều nằm trong bán kính 200 dặm tính từ các cửa hàng mà họ phục vụ.
Điều này đã giảm bớt rất nhiều áp lực cho các cửa hàng. Hàng hóa không phải bị ép vào các cửa hàng dựa trên nhu cầu của các nhà cung cấp đồ nội thất. Khi áp dụng các biện pháp nâng cấp hệ thống quản lý vận tải GlobalTranz phát triển đã cung cấp khả năng hiển thị nơi hàng tồn kho trong sân được dàn dựng và các nhà quản lý cửa hàng có thể nhấc điện thoại để giao hàng trong vòng 24 đến 48 giờ.
Điều này có nghĩa là nhân viên cửa hàng không phải cố gắng dỡ hàng khỏi xe tải và nhét đồ nội thất vào các cửa hàng. Việc giao hàng có thể diễn ra khi cần sản phẩm và nhân công cửa hàng có sẵn để dỡ hàng khỏi xe tải.
Mặc dù chi phí vận chuyển cao hơn, tổng chi phí hạ cánh cần thiết để hỗ trợ doanh số cao hơn lại thấp hơn; để hỗ trợ doanh số tăng, cửa hàng sẽ cần phải mở rộng diện tích của mình. Hơn nữa, các cửa hàng sẽ chỉ cần thêm không gian 6-8 tuần một năm. Ngoài ra, các nhà cung cấp của họ cũng hài lòng hơn. Các hãng vận tải, hệ thống quản lý vận tải dựa trên tài sản có hiệu suất đúng giờ tại các địa điểm nhận hàng tốt hơn so với các nhà môi giới đã đạt được.
Hệ thống quản lý vận tải (TMS) là một nền tảng hậu cần sử dụng công nghệ để giúp các doanh nghiệp lập kế hoạch, thực hiện và tối ưu hóa việc di chuyển vật lý của hàng hóa, cả hàng đến và hàng đi, và đảm bảo lô hàng tuân thủ, có sẵn tài liệu phù hợp.
Hệ thống quản lý vận tải (TMS) cung cấp khả năng hiển thị các hoạt động vận tải hàng ngày, thông tin và tài liệu tuân thủ thương mại, và đảm bảo giao hàng hóa và hàng hóa đúng hạn.
Hệ thống quản lý vận tải (TMS) cũng hợp lý hóa quy trình vận chuyển và giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa hoạt động vận tải của mình dễ dàng hơn, cho dù là đường bộ, đường hàng không hay đường biển.
Hệ thống quản lý vận tải đóng vai trò trung tâm trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng đến mọi khâu của quy trình—từ khâu lập kế hoạch và mua sắm đến khâu hậu cần và quản lý vòng đời. Khả năng hiển thị rộng và sâu do một hệ thống mạnh mẽ mang lại dẫn đến việc lập kế hoạch và thực hiện vận tải hiệu quả hơn, từ đó mang lại sự hài lòng cao hơn cho khách hàng.
Đổi lại, điều đó dẫn đến nhiều doanh số hơn, giúp doanh nghiệp phát triển. Với môi trường thương mại toàn cầu năng động như vậy mà chúng ta đang sống và giao dịch, điều quan trọng là phải có một hệ thống cho phép bạn điều hướng thành công các quy trình phức tạp xung quanh các chính sách thương mại và tuân thủ.
Nâng cao năng suất kho
Khi nói đến hiệu quả kho, hệ thống quản lý vận tải (TMS) có thể giúp ích. Nói cách khác, càng sử dụng hệ thống quản lý vận tải của mình nhiều thì sẽ càng dành ít thời gian để quản lý hàng hóa và có nhiều thời gian hơn để làm các nhiệm vụ khác, bao gồm cả hoạt động kho.
Một lợi ích bổ sung là nếu hệ thống quản lý vận tải (TMS) của bạn được tích hợp vào các hệ thống khác như ERP, doanh nghiệp sẽ dành ít thời gian hơn để sửa lỗi do lỗi nhập liệu hoặc nhập dữ liệu mới. Để giảm chi phí hơn nữa và tăng hiệu quả, bạn có thể triển khai Hệ thống quản lý kho kết hợp với Giải pháp hiển thị chuỗi cung ứng (SCIS).
Theo dõi giao hàng
Với hệ thống quản lý vận tải (TMS), doanh nghiệp có thể theo dõi vị trí của các lô hàng mọi lúc. Các tổ chức có thể được thông báo khi hàng hóa đến muộn hoặc chưa đến đích. Các doanh nghiệp sẽ thuận tiện trong hoạt động khi biết khi nào dịch vụ bị gián đoạn vì họ có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết kịp thời. Dữ liệu theo dõi cũng có thể được sử dụng để tính toán thời gian cần thiết để hoàn thành một tuyến đường nhằm xây dựng lịch trình tuyến đường hiệu quả hơn.
Quản lý hàng tồn kho
Các công ty có thể theo dõi vòng đời đơn hàng và vận chuyển của mình theo thời gian thực với sự trợ giúp của giải pháp hệ thống quản lý vận tải (TMS)đáng tin cậy. Do đó, họ sẽ có thể dự đoán hàng tồn kho của mình chính xác hơn, điều này sẽ nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm giải trình của chuỗi cung ứng.
Ngoài ra, phần mềm hệ thống quản lý vận tải (TMS) sẽ giúp doanh nghiệp an tâm khi biết rằng khách hàng của mình sẽ nhận được hàng đúng hạn – nhờ vào các tính năng theo dõi. Việc kiểm soát ở mức độ này đối với hoạt động quản lý hàng tồn kho của bạn sẽ có lợi cho tất cả các hoạt động khác của chuỗi cung ứng trong tương lai, đặc biệt là khi vận tải hàng hóa thương mại điện tử phát triển.
Giảm chi phí vận chuyển
Khi nói đến việc giảm thiểu chi phí vận chuyể , phần mềm quản lý vận tải tốt có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Hệ thống quản lý vận tải sử dụng AI và ML có thể sử dụng nhiều tiêu chí phức tạp làm đầu vào, chẳng hạn như đặc điểm vật lý của lô hàng, địa điểm giao hàng, loại xe, thời gian giao hàng, v.v. để tạo ra các tuyến đường tối ưu cho mỗi lô hàng.
Hệ thống tốt nhất sẽ xem xét các yếu tố tài chính của từng tuyến đường hậu cần và xác định tuyến đường nào hiệu quả nhất. Trong các lĩnh vực như mức tiêu thụ nhiên liệu hoặc giờ làm thêm của tài xế, nó sẽ đưa ra các giải pháp hướng đến người dùng để cắt giảm chi phí.
Khả năng định tuyến nâng cao
Tuyến đường được tối ưu hóa chưa bao giờ quan trọng hơn ngày nay, nhờ vào chu kỳ đặt hàng ngắn hơn và số lượng hàng hóa nhỏ hơn. Các doanh nghiệp có thể áp dụng phân phối theo nhóm với sự trợ giúp của công nghệ hệ thống quản lý vận tải (TMS) phù hợp.
Sử dụng chiến lược này, họ có thể tiết kiệm tiền và kiểm soát tốt hơn việc giao hàng của mình vì nó nhanh hơn và rẻ hơn. Đối với các nhà khai thác, việc lấy và giao hàng có thể đơn giản như việc lựa chọn vị trí nhóm tốt nhất. Các đơn hàng phức tạp hơn có thể được chia nhỏ và định tuyến riêng lẻ để tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Tìm hiểu thêm về các giải pháp phần mềm tự động hóa ngành logistic tại đây
Tacasoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý logistics Tacasoft mang đến giải pháp toàn diện cho các doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình vận hành và tăng cường hiệu quả.
Tacasoft có đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai, chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp chuyển đổi số quản lý logistic thành công 100%.
Tacasoft,
