Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng như lớp bảo vệ chi phí mua hàng khỏi chảy ra ngoài vì lãng phí cũng như đảm bảo cho chất lượng món ăn đạt chuẩn. Tuy nhiên, nhiều nhà hàng vẫn còn đang áp dụng quản lý thủ công: dễ tính sai số nếu kiểm đếm nhầm, ghi dữ liệu sai thoát khỏi nguyên liệu do biên soạn không chính xác, khó kiểm soát hàng tồn tại kho và lãng phí thực phẩm do bỏ quên hạn sử dụng. Cơ quan Bảo vệ Môi trường Hoa Kỳ phát hiện rằng từ 4% đến 10% thực phẩm bị vứt đi trước khi chúng được chế biến thành món ăn hoàn chỉnh.
Để vượt trội hơn đối thủ cạnh tranh, hợp lý hóa quy trình và đảm bảo tính chính xác, nhiều nhà hàng đang chuyển sang chuyển đổi kỹ thuật số và triển khai phần mềm trong quản lý nguyên vật liệu. Các phần mềm có tính năng tự động có thể giảm thêm lỗi, tiết kiệm thời gian và chi phí cho nhà hàng. Theo Food Waste, các nhà hàng sau khi ứng dụng giải pháp công nghệ có thể cắt giảm lãng phí thực phẩm hơn 66%.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi từ những vấn đề mà quản lý nhà hàng đang gặp phải đồng thời đề xuất những giải pháp công nghệ mà nhà hàng có thể áp dụng thực chiến.
Các nguyên liệu nhà hàng như thịt, cá, rau củ có thời hạn sử dụng ngắn, đòi hỏi nhân viên phải liên tục ghi chép số lượng nhập – xuất trên giấy tờ nhiều lần trong ngày. Việc này tạo ra vòng lặp “ghi chép – kiểm tra – chỉnh sửa” tốn thời gian và dễ phát sinh sai sót (tỷ lệ 1-4%).
Với các nhà hàng, họ chưa thể nào có thể ước lượng được chính xác khối lượng nguyên liệu đúng và đủ cho mỗi lần mua hàng. Một phần không biết được khối lượng khách bao nhiêu và phần đa do nhà quản lý không thể nắm bắt chính xác số nguyên liệu còn lại trong kho.
Thống kê từ FAO cho thấy 20-30% nguyên liệu tươi sống tại các nhà hàng bị lãng phí do việc ước tính chưa thể chính xác. Bên cạnh đó, việc ghi chép thủ công khiến dữ liệu không được cập nhật đồng bộ, dẫn đến mua thừa nguyên liệu – một nhà hàng chi 50 triệu đồng/tháng có thể lãng phí 10 triệu đồng vì không kiểm soát được tồn kho thực tế.
Quy trình thủ công cũng tạo điều kiện cho nhân viên lợi dụng kẽ hở để lấy nguyên liệu cá nhân và báo cáo sai. Ví dụ, một nhân viên kho lén lấy một ít bột mì nhưng khai báo “hao hụt tự nhiên”, khiến nhà hàng mất doanh thu. Đặc biệt, không có dữ liệu theo thời gian thực khiến nhà quản lý không thể kiểm soát và truy vết, không đảm bảo tính minh bạch toàn vẹn
Với chuỗi nhà hàng đa chi nhánh, việc quản lý bằng giấy tờ càng bộc lộ yếu điểm: dữ liệu không thể linh hoạt chia sẻ hoặc điều chỉnh theo nhu cầu từng cơ sở. Mỗi tháng, một chuỗi 10 cửa hàng phải xử lý 500-700 biên lai, tốn 40-50 giờ để đối chiếu thủ công. Khi phát hiện chênh lệch, việc kiểm tra từng tờ biên nhận với sổ sách khiến quản lý kiệt sức và dễ bỏ qua sai sót (khoảng 5-10% giao dịch có lỗi). Hậu quả, 15-25% lợi nhuận/năm “bốc hơi” do kết hợp giữa lãng phí, gian lận và chi phí vận hành phát sinh, đẩy nhà hàng vào nguy cơ đóng cửa nếu không kịp chuyển đổi số.
Việc kiểm kê và theo dõi hàng tồn kho không chính xác có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho nhà hàng, ảnh hưởng đến quản lý chi phí thực phẩm và mức tồn kho tối ưu. Những nguyên nhân phổ biến dẫn đến sự chênh lệch giữa số liệu ghi nhận và thực tế bao gồm sai sót trong nhập liệu, hư hỏng nguyên liệu và trộm cắp.
Theo thống kê, khoảng 75% các nhà hàng gặp vấn đề thất thoát hàng hóa do kiểm kê không chính xác, trong đó 10-15% thất thoát đến từ sai sót nội bộ. Nếu không kiểm soát tốt, tình trạng này có thể làm tăng chi phí vận hành, gây gián đoạn hoạt động kinh doanh và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
Hơn nữa, Theo Hiệp hội Nhà hàng Quốc gia, doanh thu từ thực phẩm và đồ uống chiếm khoảng 30% doanh thu của nhà hàng, khiến việc quản lý hàng tồn kho trở thành khía cạnh quan trọng của việc kiểm soát chi phí. Việc kiểm kê chính xác luôn là một thách thức mà khiến nhiều nhà quản lý nhà hàng phải đau đầu.
Ngoài ra, hầu hết các nhà hàng thường sử dụng bảng tính thủ công để quản lý và theo dõi quy trình kiểm kê của họ. Phương pháp này liên quan đến việc kiểm kê hàng tồn kho được ghi lại trên giấy trước khi được chuyển sang bảng tính Excel hoặc hệ thống kiểm kê hàng tồn kho lỗi thời.
Vấn đề ở đây là các quy trình này là thủ công, tốn thời gian và đòi hỏi một lượng lớn công việc thủ công từ những nhân viên mà bạn phân công để đếm hàng tồn kho. Điều này thường dẫn đến sự không chính xác trong các con số của bạn, không cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc thực sự về cách hàng tồn kho của bạn tác động đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Vẻ đẹp của công nghệ là nó đơn giản hóa các nhiệm vụ mà chúng ta từng coi là tốn thời gian hoặc phức tạp. Điều này cũng đúng trong ngành nhà hàng. Từ việc tự động hóa xử lý đơn hàng đến hợp lý hóa quản lý hàng tồn kho, các giải pháp kỹ thuật số thúc đẩy hoạt động của bạn và cải thiện các sáng kiến kỹ thuật số và kỳ vọng của khách hàng.
Một phân tích từ McKinsey & Company cho thấy việc tích hợp công nghệ vào các mô hình kinh doanh mới có thể cải thiện năng suất lao động lên tới 9%.
Công nghệ POS: Phân tích chi phí chính xác của từng công thức dựa trên giá và số lượng chính xác của từng thành phần. Không còn nỗi lo về tính toán thủ công và lỗi sai từ con người, tính nhanh hơn và độ chính xác cao.
Dự báo nhu cầu sử dụng thuật toán AI: Thuật toán AI phân tích dữ liệu bán hàng lịch sử, tính theo mùa, sự kiện đặc biệt và nhiều yếu tố bên ngoài khác để dự đoán chính xác nhu cầu trong tương lai. Điều này cho phép các nhà hàng đặt đúng số lượng nguyên liệu và vật tư, giảm thiểu tình trạng tồn kho quá mức và thiếu hụt.
Phần mềm quản lý mua hàng giúp quản lý nhà hàng quản lý nguyên vật liệu dễ dàng hơn với các tính năng như:
Quản lý dữ liệu tập trung: Phần mềm kiểm kê tập trung dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như nhiều địa điểm nhà hàng, nhà cung cấp và cảm biến kiểm kê. Nó cung cấp một nền tảng duy nhất để theo dõi và quản lý dữ liệu kiểm kê trên toàn bộ tổ chức. Ví dụ: TacaSoft cho phép bạn tập trung dữ liệu giữa nhiều địa điểm.
Tích hợp với hệ thống POS: Phần mềm kiểm kê hiệu quả tích hợp liền mạch với hệ thống POS, cho phép đồng bộ hóa dữ liệu bán hàng theo thời gian thực với mức tồn kho. Tích hợp này đảm bảo theo dõi tồn kho chính xác, giúp quản lý hàng tồn kho và sắp xếp lại các mặt hàng dễ dàng hơn khi cần. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft tương thích với bất kỳ hệ thống POS nào, cung cấp cho bạn giải pháp linh hoạt có thể hoạt động với thiết lập hiện tại của bạn.
Tự động hóa quy trình sắp xếp lại:
Phần mềm kiểm kê có thể tự động hóa quy trình sắp xếp lại hàng bằng cách thiết lập mức tồn kho được xác định trước và các kích hoạt sắp xếp lại hàng. Khi mức tồn kho giảm xuống dưới một ngưỡng nhất định, hệ thống có thể tự động tạo lệnh mua để bổ sung nguồn cung. Phần mềm quản lý TacaSoft cung cấp tính năng tự động hóa này, giúp đơn giản hóa quy trình sắp xếp lại hàng.
Báo cáo và phân tích để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu: Phần mềm kiểm kê cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích mạnh mẽ, cho phép chủ nhà hàng và quản lý đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu. Người dùng có thể tạo báo cáo về mô hình tiêu thụ, xác định các mặt hàng bán chậm và tối ưu hóa việc mua hàng dựa trên dữ liệu và xu hướng lịch sử.
Các nhà hàng ngày nay cần một hệ thống kiểm kê, theo dõi doanh số và cung cấp dữ liệu hữu ích khác về việc điều hành doanh nghiệp để giúp cắt giảm chi phí và cải thiện hiệu quả. Chủ nhà hàng cần một giải pháp giúp họ quản lý doanh nghiệp hiệu quả và tăng lợi nhuận. Cho dù bạn đang tìm kiếm một hệ thống quản lý hàng tồn kho hoàn toàn mới hay thứ gì đó sẽ tích hợp vào thiết lập hiện tại của mình, TacaSoft đều có thể giúp bạn.
Phần mềm quản lý mua hàng của TacaSoft là giải pháp hiện đại và nhẹ dành cho các nhà hàng, bên nhượng quyền và các tập đoàn dịch vụ lưu trú để thúc đẩy doanh thu và giảm chi phí. Với nền tảng vững chắc về tài chính và hàng tồn kho trong nền tảng đám mây thống nhất, các nhà hàng có thể nâng cao hoạt động kinh doanh của mình bằng cách bổ sung các chức năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu kinh doanh thay đổi của họ, bao gồm tích hợp điểm bán hàng, quản lý cửa hàng và nhượng quyền, v.v.
Đặc biệt, tính năng bảo mật và phân quyền cực cao, quản lý nhà hàng không còn phải lo ngại về các vấn đề rò rỉ dữ liệu.
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển và bạn bắt đầu mở rộng phạm vi tiếp cận, việc theo dõi và dự báo hàng tồn kho là điều cần thiết. Điều này giúp bạn hiểu món ăn nào của mình phổ biến nhất, sản phẩm nào có thể cần ngừng sản xuất và cách lập kế hoạch trước cho các đơn hàng tăng đột biến.
Phần mềm quản lý nguyên vật liệu TacaSoft quản lý hàng tồn kho đa kênh giúp nhà hàng: Theo dõi hàng tồn kho của bạn mọi lúc, với các cập nhật theo thời gian thực dựa trên các đơn hàng hiện có; Ưu tiên các đơn hàng dựa trên hàng hóa bạn có trong tay và lên kế hoạch trước với các điểm đặt hàng lại tự động; Theo dõi xu hướng hàng tồn kho và lập kế hoạch trước cho tính theo mùa và những biến động có thể xảy ra; Truy cập và xem mức tồn kho tại tất cả các địa điểm và kho hàng của bạn
Ngoài ra, với giao diện thân thiện và đội ngũ hỗ trợ 24/24. Nhà hàng sẽ không phải lo về vấn đề sử dụng hay những bấp cập trong quá trình vận hành.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý nguyên vật liệu TacaSoft
Hãy nghĩ đến quy mô nhà hàng của bạn, các phần mềm khác mà bạn cần tích hợp và giá cả khi mua hệ thống quản lý hàng tồn kho.
Hãy cân nhắc đến quy mô và mức độ phức tạp của hoạt động kinh doanh của bạn: Nếu bạn điều hành bốn nhà hàng phục vụ 4.000 khách hàng mỗi ngày, bạn sẽ có nhu cầu khác biệt và phức tạp hơn nhiều so với một nhà hàng nhỏ có 100 khách hàng đến cửa hàng. Phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể mang lại lợi ích cho bất kỳ cơ sở ăn uống nào, nhưng các hoạt động nhỏ hơn có thể chỉ cần phần mềm cơ bản.
Đánh giá cách hệ thống quản lý POS và nguyên vật liệu của bạn hoạt động cùng nhau: Nếu bạn đã có hệ thống POS, hãy đảm bảo rằng nó sẽ tích hợp với hệ thống quản lý hàng tồn kho mới. Nếu hệ thống POS của bạn không thể theo dõi hàng tồn kho, hãy cân nhắc việc nâng cấp hệ thống POS có bao gồm quản lý hàng tồn kho.
Phân tích các tính năng phổ biến nhất: Đặt những câu hỏi sau về các tính năng chung, lưu ý những tính năng nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn:
Hãy cân nhắc xem bạn muốn sử dụng hệ thống nội bộ hay hệ thống đám mây: Tùy chọn hệ thống đám mây cho phép theo dõi hàng tồn kho bằng nhiều thiết bị và tại nhiều địa điểm nhà hàng khác nhau.
Nghĩ về chi phí: Cân nhắc chi phí của một hệ thống phù hợp với quy mô hoạt động của bạn. Đừng mua phần mềm phức tạp và đắt hơn mức bạn cần.
Philz Coffee ở San Francisco đã phải vật lộn với các hệ thống riêng biệt. Ngoài ra, công việc quan trọng, như theo dõi và bổ sung hàng tồn kho và giám sát doanh số, đều được thực hiện thủ công. Công ty đã triển khai phần mềm quản lý mua hàng tích hợp để hỗ trợ kế toán, hàng tồn kho và doanh số—và doanh thu tăng 400%.
Philz Coffee có hơn một chục địa điểm tại Bay Area và gần đây đã mở rộng đến Washington, DC và Chicago. Phân phối bán buôn của công ty hiện đã tiếp cận hơn 100 người mua. Khi công ty phát triển và mở rộng mô hình kinh doanh, NetSuite dành cho nhà hàng sẽ thích ứng và mở rộng quy mô với Philz Coffee.
Quản lý nguyên vật liệu của nhà hàng theo dõi thực phẩm và các mặt hàng khác đến từ nhà cung cấp khi hàng tồn kho được sử dụng, mất hoặc bị loại bỏ. Nhìn chung, quản lý hàng tồn kho giúp các công ty, bao gồm cả nhà hàng, biết cần đặt hàng bao nhiêu và khi nào thì đặt hàng.
Bạn cần đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nhưng bạn không muốn chiếm quá nhiều không gian hoặc chiếm dụng nhiều vốn hơn mức cần thiết. Các nhà hàng có thêm thách thức là bán các mặt hàng dễ hỏng có thời hạn sử dụng hạn chế: Đặt hàng quá nhiều, bạn có nguy cơ hư hỏng và lãng phí. Đặt hàng quá ít, bạn có thể hết các mặt hàng quan trọng trong thời gian phục vụ bận rộn.
Các nhà hàng quản lý nguyên vật liệu hiệu quả sẽ theo dõi cẩn thận tất cả các thành phần và vật tư, bắt đầu từ thời điểm chúng được giao. Điều này bao gồm theo dõi chặt chẽ tỷ lệ sử dụng, theo dõi ngày hết hạn và dự đoán biến động nhu cầu dựa trên tính theo mùa hoặc các sự kiện đặc biệt. Giống như bất kỳ hình thức quản lý hàng tồn kho nào khác, các nhà hàng có thể theo dõi hàng tồn kho bằng bảng tính và đếm thủ công.
Với phần mềm quản lý mua hàng giúp đơn giản hóa quy trình và đếm và theo dõi sản phẩm chính xác hơn. Nó cũng có thể tiết lộ dữ liệu tài chính và hiệu suất quan trọng, cho phép các nhà hàng đưa ra quyết định mua hàng sáng suốt giúp giảm lãng phí thực phẩm và cải thiện lợi nhuận chung.
Quản lý nguyên vật liệu hợp lý giúp bạn giảm thiểu lãng phí và thất thoát thực phẩm, làm việc với nhà cung cấp, giảm tổng chi phí hàng hóa, tăng lợi nhuận và giữ chân khách hàng.
Những lợi ích chính bao gồm:
Giảm thất thoát thực phẩm: Có tới 10% thực phẩm mà nhà hàng mua bị lãng phí trước khi đến tay người tiêu dùng. Khi nhà hàng mua quá nhiều thực phẩm cùng một lúc, thực phẩm sẽ bị hỏng trước khi được bán cho khách hàng. Quản lý hàng tồn kho thực phẩm có thể giảm thiểu thất thoát đó.
Chi phí hàng hóa thấp hơn: Chi phí thực phẩm thường chiếm 28% đến 35% tổng chi phí của một nhà hàng. Tỷ lệ phần trăm đó tăng lên khi thực phẩm bị mất hoặc hư hỏng.
Quản lý nhà cung cấp tốt hơn: Các nhà hàng có thể sử dụng quản lý hàng tồn kho để theo dõi chặt chẽ hơn thực phẩm và hàng mua vào, cho phép họ quản lý tốt hơn mức tồn kho và thanh toán cho nhà cung cấp.
Khách hàng hài lòng hơn: Thu hút khách hàng quen và giữ chân họ bằng cách luôn có sẵn nguyên liệu cho tất cả các món ăn trong thực đơn của bạn.
Tăng lợi nhuận: Tổng giá vốn hàng bán là thành phần chính trong việc xác định lợi nhuận ròng. Quản lý hàng tồn kho làm giảm lãng phí, giúp giảm giá vốn hàng bán và cuối cùng là tăng lợi nhuận.
Quản lý hàng tồn kho thủ công rất hữu ích, nhưng khi kết hợp phần mềm quản lý mua hàng có thể đưa mọi thứ lên một tầm cao mới. Trong số những lợi thế khác, phần mềm quản lý mua hàng có thể cung cấp thông tin chi tiết về chi phí và doanh số mà theo dõi thủ công không thể cung cấp, chẳng hạn như:
Khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực: Phần mềm quản lý mua hàng có thể tích hợp với hệ thống POS của bạn để theo dõi ngay cả một đơn hàng bữa ăn và tác động của nó đến hàng tồn kho.
Theo dõi doanh số dễ dàng: Phần mềm quản lý mua hàng được tích hợp với hệ thống POS cung cấp thông tin chi tiết về mặt hàng nào phổ biến và có lợi nhuận nhất.
Theo dõi khuyến mãi: Chủ nhà hàng có thể sử dụng phần mềm kiểm kê để theo dõi hiệu quả của hoạt động tiếp thị, chương trình khách hàng thân thiết và các chương trình khuyến mãi khác.
Theo dõi hiệu quả hơn: Nhân viên có thể sử dụng phần mềm kiểm kê để theo dõi hàng tồn kho một cách hiệu quả và chính xác theo phương pháp kỹ thuật số.
Cung cấp hàng tồn kho tự động: Phần mềm quản lý hàng tồn kho không chỉ cung cấp thông tin chi tiết về mức cung ứng của nhà hàng mà còn có thể thiết lập các đơn hàng tự động bổ sung hàng tồn kho đến số lượng phù hợp khi các mặt hàng đạt đến mức quy định, giúp giảm thiểu tình trạng hết hàng và lãng phí.
Báo cáo chuyên sâu: Phần mềm quản lý mua hàng cấp các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và dữ liệu khác của nhà hàng có thể đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn và tăng lợi nhuận.
Kỹ thuật thực đơn là giao điểm của dữ liệu về số lượng bán ra và biên lợi nhuận của mặt hàng, được thông báo bằng cách tính giá thành công thức và thăm dò hỗn hợp bán hàng được đưa vào từ hệ thống POS của bạn. Kỹ thuật thực đơn tối đa hóa lợi nhuận bằng cách giúp bạn xác định các mặt hàng thực đơn có lợi nhuận cao nhất để bạn có thể khuyến khích khách hàng mua những gì bạn muốn họ mua.
Kỹ thuật thiết kế thực đơn giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt, dựa trên dữ liệu về mức độ phổ biến so với lợi nhuận. Bạn có thể xem các mục trong thực đơn có giá quá cao hay quá thấp, dựa trên chi phí thực phẩm của chúng và đưa ra quyết định về việc sửa đổi khẩu phần hoặc thành phần công thức. Bạn có thể nắm bắt các cơ hội thực đơn mới để quảng bá các mục trong thực đơn có biên lợi nhuận cao nhưng doanh số thấp.
Công thức tính giá thành đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nguyên vật liệu nhà hàng, giúp tối ưu chi phí thực phẩm và duy trì lợi nhuận. Khi mỗi món ăn được lập bản đồ chi tiết, nhà hàng có thể theo dõi chính xác từng thành phần nguyên liệu, từ kích thước khẩu phần đến giá trị chi phí của từng nguyên liệu nhỏ nhất. Điều này giúp quản lý kho hiệu quả hơn bằng cách xác định lượng nguyên liệu cần thiết cho từng món, tránh lãng phí và thất thoát do sử dụng quá mức.
Nhờ vào việc triển khai công thức tính giá thành một cách chính xác, nhà hàng có thể kiểm soát tốt hơn ngân sách nguyên vật liệu, giảm lãng phí và cải thiện hiệu quả vận hành.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý nguyên vật liệu TacaSoft
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý nguyên vật liệu TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng kiểm soát chi phí, cảnh báo theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
