Phân tích dữ liệu trong kế toán đang thay đổi cách doanh nghiệp nhìn nhận vai trò của bộ phận tài chính. Không còn là nơi tổng hợp số liệu và lập báo cáo sau mỗi quý, kế toán ngày nay đang trở thành một nguồn lực chiến lược – nơi dữ liệu được khai thác để dự đoán xu hướng, cảnh báo rủi ro và ra quyết định chính xác hơn.
Chúng ta đang sống trong thời kỳ mà thay đổi là điều hiển nhiên. Mô hình kinh doanh biến chuyển nhanh hơn bao giờ hết, còn công nghệ thì ngày càng thâm nhập sâu vào mọi ngóc ngách vận hành. Trong bối cảnh đó, nghề kế toán cũng đang chuyển mình mạnh mẽ từ một chức năng hậu cần trở thành “người đồng hành dữ liệu” của ban lãnh đạo.
Theo báo cáo của McKinsey, trong năm 2024, 60% CFO coi lập kế hoạch chiến lược là ưu tiên hàng đầu, tăng mạnh so với mức 38% của năm trước . Điều này phản ánh sự thay đổi trong vai trò của bộ phận tài chính, từ việc chỉ tập trung vào báo cáo tài chính sang việc tham gia tích cực vào việc định hình chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.
Đây không phải là câu hỏi mới, nhưng là một câu hỏi đáng để các nhà quản lý – đặc biệt là trong thời đại dữ liệu – suy ngẫm một cách nghiêm túc. Khi công nghệ tiến bộ từng ngày, nhiều người lo lắng: rồi sẽ đến lúc những phần mềm thông minh thay thế hoàn toàn kế toán viên, đặc biệt trong lĩnh vực phân tích dữ liệu. Nhưng thực tế lại cho thấy một hướng đi khác.
Với sự phát triển của các công cụ phân tích hiện đại, kế toán không chỉ dừng lại ở vai trò “ghi chép” hay “báo cáo” nữa. Họ đang tiến xa hơn – trở thành người hiểu nhịp đập tài chính của doanh nghiệp theo thời gian thực. Không chỉ tổng hợp dữ liệu quá khứ, mà còn dự đoán xu hướng tương lai: từ luồng tiền, chi phí, đến hiệu suất tài chính và những rủi ro tiềm ẩn.
Điều thú vị là, những lợi thế này không còn là sân chơi riêng của các tập đoàn lớn. Ngay cả doanh nghiệp nhỏ và vừa – nếu biết tận dụng dữ liệu – cũng có thể:
Trở lại thời điểm 2015, không ít chuyên gia từng gióng lên hồi chuông “báo tử” cho nghề kế toán, lo sợ rằng tự động hóa sẽ xoá sổ vị trí này. Đến tận 2019, khảo sát của Robert Half cho thấy nhiều kế toán vẫn lo lắng rằng họ sẽ mất việc, mất đi cơ hội thể hiện sự sáng tạo, và bị phụ thuộc vào công nghệ.
Nhưng rồi thực tế đã chứng minh điều ngược lại. Các kế toán không bị thay thế, mà được “nâng cấp” vai trò. Doanh nghiệp không cần ít kế toán hơn, mà cần những người có khả năng kết nối dữ liệu với chiến lược kinh doanh.
Chuyển đổi số đang thay đổi luật chơi. Dữ liệu lớn không còn là khái niệm xa vời, mà là nguồn tài nguyên sống, cần được xử lý, phân tích và ra quyết định kịp thời. Và với những doanh nghiệp sẵn sàng ứng dụng công nghệ, sự thay đổi này không phải là mối đe dọa – mà là một cơ hội để vươn lên, để tái định hình cách làm kế toán, và quan trọng hơn: tái định nghĩa giá trị mà kế toán mang lại cho doanh nghiệp.
Phân tích dữ liệu trong kế toán không chỉ là một xu hướng – mà là một bước tiến tất yếu, nếu doanh nghiệp muốn điều hành chủ động, phản ứng nhanh, và ra quyết định có cơ sở.Khi bạn sử dụng phân tích dữ liệu để hiểu tình hình tài chính của công ty mình, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn về cách phát triển, cải thiện và giữ cho công ty hoạt động trơn tru.
Dưới đây là ba giá trị cốt lõi mà phân tích dữ liệu trong kế toán mang lại – không chỉ cho bộ phận tài chính mà cho toàn bộ tổ chức:
Trong nhiều doanh nghiệp, dữ liệu khách hàng thường được “giao khoán” cho phòng marketing hoặc bán hàng. Nhưng có một nguồn dữ liệu phản ánh hành vi thật của khách hàng, ít được khai thác đúng mức – đó là dữ liệu kế toán.
Khác với dữ liệu marketing hay dữ liệu bán hàng, dữ liệu kế toán ghi lại hành vi đã xảy ra – khách hàng đã chi tiền cho điều gì, vào thời điểm nào, với tần suất ra sao, và họ có thực sự trung thành hay chỉ là giao dịch một lần rồi biến mất. Khi được phân tích dưới góc nhìn chiến lược, dữ liệu kế toán có thể mở ra những hiểu biết sâu sắc:
Từ lần mua đầu tiên, cách họ thanh toán, số ngày nợ, tần suất mua lại… tất cả đều để lại dấu vết trong sổ sách kế toán. Phân tích chuỗi giao dịch này giúp doanh nghiệp xác định rõ: đâu là giai đoạn khách hàng bắt đầu có dấu hiệu rời bỏ? Tại sao dòng tiền từ họ chững lại? Có gì bất thường trong hành vi thanh toán?
Nhiều doanh nghiệp bị “lóa mắt” bởi con số doanh thu, mà quên mất chi phí phục vụ từng nhóm khách hàng. Dữ liệu kế toán – với thông tin chi tiết về chi phí giao hàng, chiết khấu, nợ xấu, hoàn trả – sẽ giúp nhận diện nhóm khách hàng thực sự có giá trị: ít rủi ro, thanh toán đúng hạn, không đòi hỏi ưu đãi quá mức.
Thay vì tạo ưu đãi dựa vào “cảm giác” về tệp khách hàng tiềm năng, dữ liệu kế toán cho phép thiết kế chính sách giá dựa trên sự thật: ai thực sự mang tiền về? Ai hay trễ hạn? Ai chỉ mua khi có khuyến mãi? Từ đó, doanh nghiệp có thể cá nhân hóa chiết khấu và chính sách thanh toán để tối ưu cả doanh thu lẫn lợi nhuận.
Hiểu mình là một chuyện, hiểu đối thủ lại là chuyện khác – và cả hai đều quan trọng nếu doanh nghiệp muốn giữ lợi thế cạnh tranh. Trong khi nhiều người nghĩ việc phân tích đối thủ là chuyện của marketing hay chiến lược, thì thực ra, dữ liệu kế toán – khi được phân tích đúng cách – lại là nơi chứa nhiều manh mối giá trị.
Phân tích dữ liệu trong kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát nội bộ mà còn cung cấp những dấu hiệu gián tiếp để đo lường “sức khỏe” của đối thủ và xu hướng thị trường. Ví dụ, khi theo dõi sự thay đổi trong vòng quay đơn hàng, điều khoản thanh toán, hay biên lợi nhuận theo từng phân khúc, ta có thể suy đoán được chiến lược giá, chính sách bán hàng, hay chiêu thức chiết khấu mà đối thủ đang sử dụng để lôi kéo khách hàng.
Những thay đổi đột ngột trong hành vi thanh toán của khách hàng cũng có thể phản ánh việc họ bị hút về phía một đối thủ nào đó đang có ưu đãi hấp dẫn hơn. Từ đó, doanh nghiệp có cơ sở để ra quyết định: nên giữ giá, điều chỉnh chính sách thanh toán, hay đầu tư lại vào phân khúc khác có tiềm năng sinh lời cao hơn.
Nói cách khác, phân tích dữ liệu trong kế toán không chỉ để kiểm toán hay quyết toán – mà để đọc được ngôn ngữ cạnh tranh và hành vi thị trường, từ chính những con số tưởng như vô tri.
Trong môi trường kinh doanh thay đổi liên tục, không ít doanh nghiệp – kể cả những doanh nghiệp lớn – bị cuốn vào vòng xoáy của các quyết định ngắn hạn: chạy theo doanh số, giải quyết vấn đề tức thời, hoặc phản ứng với áp lực từ thị trường. Nhưng nếu thiếu một nền tảng dữ liệu đáng tin cậy để bám vào, các quyết định chiến lược dễ bị chệch hướng.
Phân tích dữ liệu trong kế toán mang lại một góc nhìn trung thực và dài hạn về tình hình tài chính, hiệu quả hoạt động và năng lực sinh lời thực sự của doanh nghiệp. Không chỉ là con số báo cáo, dữ liệu kế toán – khi được phân tích đúng cách – giúp nhà quản trị nhận ra mô hình tài chính nào đang hoạt động hiệu quả, nguồn lực nào đang bị lãng phí, và đâu là động lực tăng trưởng bền vững.
Nhờ vậy, việc lập kế hoạch chiến lược không còn dựa vào cảm tính hay các giả định lạc quan, mà dựa trên thực tế vận hành và dòng tiền cụ thể. Đó là cách doanh nghiệp giữ được tầm nhìn dài hạn ngay cả trong những giai đoạn nhiều biến động – vì họ đang ra quyết định dựa trên sự thật, chứ không phải kỳ vọng.
>> Tham khảo dòng giải pháp phần mềm báo cáo quản trị B-Canvas giải quyết triệt để những rào cản khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi triển khai Hệ thống báo cáo quản trị, biến dữ liệu doanh nghiệp thành sức mạnh cạnh tranh – đảm bảo doanh nghiệp không chỉ làm chủ hoàn toàn được Hệ thống quản trị và dữ liệu của mình.
Với B-Canvas, dữ liệu không còn là “đầu vào kỹ thuật” dành riêng cho phòng phân tích, mà trở thành ngôn ngữ chung của lãnh đạo. CEO và các cấp quản lý có thể ra quyết định nhanh chóng, chính xác, dựa trên những chỉ số vận hành luôn cập nhật theo thời gian thực. Không còn mất hàng giờ đồng hồ tổng hợp báo cáo, đội ngũ có thể tập trung trọn vẹn vào chuyên môn cốt lõi.
Quan trọng hơn, B-Canvas không chỉ giúp doanh nghiệp “kiểm soát hiện tại”, mà còn định hình tương lai. Đây là nền tảng để khẳng định tầm nhìn chiến lược khác biệt, xây dựng năng lực ra quyết định vượt trội – và đưa dữ liệu trở thành sức mạnh cạnh tranh thực sự, kể cả khi doanh nghiệp liên tục mở rộng quy mô.
Khi đi vào kỹ thuật chuyên sâu, kế toán trở thành công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp phát hiện xu hướng ẩn, phân tích chi phí theo chiều sâu, dự báo rủi ro tài chính và tối ưu hiệu quả vận hành. Đây chính là bước chuyển từ kế toán truyền thống sang một vai trò chiến lược trong kỷ nguyên dữ liệu.
Đây là cấp độ cơ bản nhưng thiết yếu trong phân tích dữ liệu kế toán, nơi trọng tâm là làm rõ thực trạng tài chính hiện tại của doanh nghiệp. Kế toán viên thu thập, phân loại và trình bày các dữ liệu như doanh thu, chi phí, hàng tồn kho, thuế phải nộp hay dòng tiền ra vào. Mục tiêu là cung cấp một bức tranh rõ ràng, chính xác về hoạt động tài chính.
Từ đó trả lời câu hỏi: Doanh nghiệp đang ở đâu? Hoạt động kinh doanh đang diễn ra như thế nào?
Báo cáo chính xác không chỉ là “nghĩa vụ” mà còn là nền tảng để ra quyết định đúng đắn ở các bước phân tích tiếp theo. Và để có được điều đó, kế toán cần một quy trình kiểm tra, xác minh và tổng hợp dữ liệu thật chặt chẽ – bởi mọi phân tích sâu hơn đều sẽ sai lệch nếu dữ liệu ban đầu không đáng tin cậy.
Khi số liệu kế toán cho thấy doanh thu giảm, chi phí tăng hay lợi nhuận sụt, việc đầu tiên cần làm không phải là hoảng loạn – mà là đi tìm nguyên nhân. Phân tích chẩn đoán chính là bước “soi kỹ” dữ liệu để hiểu chuyện gì đang đứng sau những thay đổi đó.
Kế toán lúc này không chỉ ghi nhận số liệu mà còn phải đặt câu hỏi: vì sao có sự chênh lệch? Chi phí tăng là do giá đầu vào, hay do vận hành kém hiệu quả? Doanh thu giảm là do mất khách hàng, hay do chính sách giá chưa phù hợp?
Những câu hỏi này giúp doanh nghiệp không chỉ nhìn thấy vấn đề mà còn hiểu rõ bản chất của nó. Và nếu có dữ liệu lịch sử để so sánh, thì càng dễ nhận ra mô hình – ví dụ như mỗi quý 2 đều có xu hướng tăng chi phí do mở rộng sản xuất. Nhờ vậy, việc lập kế hoạch cho tương lai sẽ chính xác hơn, thay vì chỉ đoán mò hoặc phản ứng theo cảm tính.
Khi nhìn vào dữ liệu quá khứ, chúng ta chỉ mới bắt đầu hành trình hiểu doanh nghiệp, nhưng khi bước vào phân tích dự đoán, kế toán trở thành công cụ quan trọng để xây dựng chiến lược dài hạn. Phân tích dự đoán phải hiểu rõ các mô hình tác động tới kết quả tài chính trong tương lai. Đó là việc nhận diện các yếu tố, chẳng hạn như sự thay đổi trong hành vi chi tiêu của khách hàng, thay đổi trong chuỗi cung ứng,…
Doanh nghiệp sẽ sử dụng các kỹ thuật phân tích dữ liệu nâng cao để xây dựng các dự báo chi tiết về doanh thu, chi phí và dòng tiền. Chẳng hạn, thông qua phân tích hành vi chi tiêu của khách hàng qua các kỳ, doanh nghiệp có thể dự đoán sự thay đổi trong hành vi thanh toán, xác định được khách hàng có nguy cơ chậm thanh toán hoặc mất khả năng chi trả, từ đó đưa ra các giải pháp giảm thiểu rủi ro.
Mặt khác, dữ liệu về các kỳ báo cáo trước đó sẽ được sử dụng để xây dựng các mô hình tài chính, từ đó dự báo chi phí, biên lợi nhuận và các yếu tố tài chính quan trọng khác. Các mô hình này không chỉ phục vụ cho các quyết định ngắn hạn mà còn cho các chiến lược dài hạn như mở rộng sản xuất, đầu tư vào công nghệ mới, hay điều chỉnh chiến lược giá.
Khi nói đến quản lý dữ liệu trong kế toán, không chỉ là việc thu thập và lưu trữ thông tin mà còn là việc tận dụng công nghệ để làm cho công việc hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí. Công nghệ đám mây là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cập và chia sẻ dữ liệu, giúp cải thiện khả năng giao tiếp, cộng tác giữa các bộ phận, từ đó giúp việc phân tích dữ liệu nhanh chóng và chính xác hơn.
Tự động hóa cũng đóng một vai trò không thể thiếu trong việc nâng cao hiệu quả. Những công việc tẻ nhạt như nhập liệu hay xử lý số liệu thủ công giờ đây có thể được tự động hóa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Điều này giúp các nhà quản trị có thể tập trung vào những quyết định chiến lược quan trọng, thay vì mất thời gian vào các công việc lặp đi lặp lại.
Như TacaSoft dã chia sẻ, AI sẽ không thể thay thế vai trò chiến lược của nhà quản trị nhưng lại là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ trong việc xử lý và phân tích dữ liệu khi chuyển hóa các dữ liệu thô thành thông tin dễ hiểu và phát hiện các mối liên hệ quan trọng giữa các nguồn dữ liệu khác nhau. Nhà quản trị có thể dựa vào đó để đưa ra quyết định chiến lược chính xác hơn, biết được “cái gì” cần làm và “tại sao” cần thực hiện.
Thêm vào đó, các công nghệ tiên tiến khác như thực tế ảo, tăng cường và blockchain đang mở ra cơ hội mới cho doanh nghiệp. Thực tế ảo sẽ giúp khám phá và chia sẻ dữ liệu theo những cách hoàn toàn mới, hỗ trợ tối ưu hóa quy trình làm việc. Blockchain, với khả năng cải thiện chuỗi cung ứng và bảo mật dữ liệu, cũng mang lại những giá trị lớn trong việc tối ưu hóa quản lý tài chính và kiểm toán.
Starbucks đã thành công trong việc ứng dụng phân tích dữ liệu trong kế toán để cải thiện hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa các chiến lược kinh doanh. Với hàng triệu giao dịch mỗi ngày, công ty sử dụng nền tảng đám mây để lưu trữ và phân tích dữ liệu từ tất cả các cửa hàng trên toàn cầu. Việc này không chỉ giúp Starbucks nắm bắt được các chỉ số tài chính quan trọng mà còn phân tích hành vi tiêu dùng của khách hàng.
Phân tích dữ liệu trong kế toán giúp Starbucks hiểu rõ hơn về xu hướng tiêu dùng, đặc biệt trong việc xác định các sản phẩm phổ biến và thời điểm khách hàng sẵn sàng chi tiêu nhiều nhất. Chẳng hạn, công ty có thể phát hiện ra rằng vào mùa hè, sản phẩm lạnh như cà phê đá lại có doanh thu cao hơn, từ đó điều chỉnh chiến lược cung ứng và phân phối cho phù hợp.
Ví dụ, theo báo cáo tài chính của Starbucks, công ty đã thấy sự gia tăng 4% doanh thu toàn cầu trong năm tài chính 2020, phần lớn nhờ vào việc tối ưu hóa các chiến lược giá và khuyến mãi thông qua phân tích dữ liệu. Các chương trình khách hàng thân thiết như Starbucks Rewards đã thu hút hơn 22 triệu thành viên tại Mỹ trong năm 2020, chiếm khoảng 45% tổng doanh thu của công ty từ thị trường này.
Starbucks đã chứng kiến sự gia tăng đáng kể trong doanh thu từ các chương trình khuyến mãi được tối ưu hóa nhờ vào phân tích dữ liệu. Công ty cũng cải thiện khả năng dự đoán nhu cầu nguyên liệu, giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hay dư thừa hàng hóa. Sự kết hợp giữa phân tích dữ liệu và kế toán đã giúp Starbucks không chỉ duy trì được vị thế trên thị trường mà còn liên tục phát triển thông qua các chiến lược tinh gọn và thông minh.
Bởi vì dữ liệu kế toán là một trong những nguồn dữ liệu chân thực và cập nhật nhất về tình trạng “sức khỏe doanh nghiệp”. Nó phản ánh cách khách hàng chi tiền, mức độ hiệu quả của từng kênh bán hàng, vòng quay hàng tồn kho, độ ổn định dòng tiền…
Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định mang tính chiến lược như: tập trung vào dòng sản phẩm lợi nhuận cao, loại bỏ những khoản chi không tạo giá trị, hay điều chỉnh chính sách giá để tối ưu biên lợi nhuận. Một chiến lược vững chắc luôn bắt đầu từ việc hiểu rõ dữ liệu mình đang có.
Không hẳn. Phần mềm hay AI chỉ là công cụ. Điều quan trọng là cách đặt câu hỏi với dữ liệu. Ngay cả trên Excel, một người có tư duy tốt cũng có thể phân tích được rất nhiều insight hữu ích từ sổ sách kế toán.
Công nghệ giúp việc xử lý nhanh hơn, trực quan hơn, nhưng không thay thế được vai trò của nhà quản trị trong việc “phiên dịch” dữ liệu thành hành động cụ thể. Bắt đầu từ nhỏ – từ bảng tổng hợp dòng tiền, từ tỷ suất lợi nhuận từng nhóm sản phẩm – đã đủ để tạo ra một bước ngoặt lớn trong điều hành.
TacaSoft,
