Phát triển và áp dụng các biện pháp kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán là một phần quan trọng trong việc xây dựng và duy trì một doanh nghiệp thành công. Điều này đặc biệt đúng đối với các chức năng quan trọng như mua hàng, nơi mà lãng phí, chi phí không cần thiết và rủi ro không cần thiết có thể xảy ra nếu không có các biện pháp kiểm soát phù hợp.
Bằng cách thực hiện một số biện pháp thực hành tốt nhất kết hợp ứng dụng công nghệ tiên tiến trong quản lý, doanh nghiệp có thể triển khai các kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán hiệu quả, đồng thời tạo điều kiện cho sự linh hoạt và xử lý tình trạng không chắc chắn.
Quy trình kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán đang gặp những hạn chế nào?
Mặc dù quy trình kiểm soát giúp tránh mua hàng trùng lặp hoặc không cần thiết, nhưng nó cũng làm giảm khả năng phản ứng nhanh với thị trường. Khi có nhà cung cấp mới đưa ra mức giá thấp hơn hoặc điều kiện giao hàng tốt hơn, doanh nghiệp vẫn phải tuân theo các bước xét duyệt trước khi có thể thay đổi nhà cung cấp.
Ví dụ, nếu một DN cần đặt mua 1.000 đơn vị hàng hóa nhưng mất 1 tuần để phê duyệt, trong thời gian đó giá thị trường có thể tăng 5 – 10%, dẫn đến chi phí cao hơn đáng kể.
Dù có quy trình kiểm nhận hàng như lập báo cáo nhận hàng, kiểm tra số lượng, quy cách, nhưng vẫn có nguy cơ hàng hóa kém chất lượng được đưa vào kho. Nếu nhân viên kiểm nhận không thực hiện đúng quy trình hoặc bị tác động bởi nhà cung cấp, hàng hóa không đạt yêu cầu vẫn có thể được nhập vào hệ thống. Thống kê cho thấy khoảng 15% doanh nghiệp đã gặp tình trạng nhận hàng không đúng tiêu chuẩn nhưng vẫn phải chấp nhận do thủ tục hoàn trả phức tạp.
Việc duy trì hệ thống kiểm soát chặt chẽ đòi hỏi nhiều nhân sự và tài nguyên. Doanh nghiệp cần nhân viên để theo dõi đơn hàng, kiểm tra chứng từ, quản lý danh sách nhà cung cấp và xử lý các công việc hành chính liên quan. Điều này làm tăng chi phí vận hành lên khoảng 10 – 20% so với doanh nghiệp có quy trình kiểm soát đơn giản hơn. Ngoài ra, lưu trữ hồ sơ, quản lý báo cáo cũng yêu cầu phần mềm hoặc hệ thống ERP, gây thêm chi phí đầu tư ban đầu và chi phí bảo trì hàng năm.
Tự động hoá trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Thay vì mất 5 – 7 ngày để phê duyệt đơn hàng thủ công, doanh nghiệp có thể ứng dụng tự động hoá, giúp giảm thời gian xuống còn 1 – 2 ngày. Tự động hoá đánh giá nhà cung cấp, từ đó đề xuất đơn hàng phù hợp mà không cần nhiều bước xét duyệt thủ công. Nếu như các nội dung giống nhau và chỉ cần thay đổi có quy luật, tự động hoá sẽ xử lý tốt các vấn đề này với con số chính xác. Kể cả việc phê duyệt các giấy tờ, hoá đơn. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tận dụng cơ hội giá tốt hơn, tránh biến động giá tăng 5 – 10% trong thời gian chờ xét duyệt mà còn đảm bảo chuỗi cung ứng vận hành trơn tru hơn.
Bên cạnh đó, việc tự động hoá giúp doanh nghiệp đối soát tự động giữa đơn đặt hàng, hóa đơn và biên bản nhận hàng, đảm bảo các giao dịch chỉ được thanh toán khi hàng hóa đạt yêu cầu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm 90% rủi ro thanh toán trùng lặp hoặc sai sót, đồng thời hạn chế tình trạng chậm thanh toán, giúp duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp. Không chỉ vậy, tự động hóa quy trình theo dõi đơn hàng, kiểm soát chứng từ, cập nhật danh sách nhà cung cấp còn giúp doanh nghiệp cắt giảm 10 – 20% chi phí vận hành, giảm bớt nhu cầu nhân sự cho các công việc hành chính. Ngoài ra, việc sử dụng hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử thay vì giấy tờ giúp tiết kiệm thêm 30% chi phí in ấn, lưu trữ và bảo trì, góp phần tối ưu hóa toàn bộ quy trình mua hàng và thanh toán.
Phần mềm quản lý mua hàng hỗ trợ kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán hiệu quả
Ngày nay, hầu hết các công ty đều hợp lý hóa kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán của mình thông qua phần mềm mua hàng .Phần mềm mua hàng giúp đẩy nhanh quá trình, nhưng lại gặp phải rào cản cuối cùng: kiểm tra của bên thứ ba.
Ngay cả với quy trình làm việc tự động tốt nhất, công ty của bạn vẫn có nguy cơ bị gian lận nếu không tự động kiểm tra thông tin của bên thứ ba trước khi phê duyệt thanh toán.
Phần mềm quản lý mua hàng tự động kiểm tra dữ liệu của các bên thứ ba theo thời gian thực, giúp bạn đảm bảo rằng thanh toán luôn được chuyển đúng người. Mọi giao dịch đều được bảo vệ an toàn, và nếu có bất kỳ hoạt động hay dấu hiệu bất thường nào, chúng sẽ được ghi nhận ngay lập tức. Hơn nữa, các quy trình thủ công được giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn.
Phần mềm quản lý mua hàng giúp các phòng ban mua sắm của doanh nghiệp dễ dàng tạo, triển khai và thực thi các biện pháp kiểm soát nội bộ. Các nhóm có thể tạo các biện pháp kiểm soát cho quy trình phê duyệt, nhà cung cấp, quyền hạn và nhiều hơn nữa để đáp ứng các tiêu chuẩn trong khi vẫn cho phép các tình huống bất trắc và can thiệp thủ công nếu cần.
Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft nâng cao tính minh bạch cho chu trình mua hàng và thanh toán
Phần mềm quản lý mua hàng của TacaSoft có các tính năng như điện toán đám mây, phân tích dữ liệu sâu, có thể tích hợp tự động hóa quy trình bằng robot, học máy, v.v. Chúng giúp bộ phận mua sắm của bạn có thể:
- Tạo sự minh bạch dữ liệu cho mọi giao dịch bởi lịch sử, dữ liệu đều trên 1 nền tảng, dễ dàng truy cập.
- Loại bỏ lỗi của con người và sự chậm trễ tốn kém bằng cách tự động hóa các tác vụ tốn thời gian như nhập dữ liệu từ quy trình phê duyệt.
- Tạo ra môi trường mua hàng khép kín, nơi các đại lý mua hàng sẽ tự động được giới thiệu các nhà cung cấp đã được phê duyệt cùng các điều khoản và điều kiện về giá đã được thương lượng trước.
- Có toàn quyền kiểm soát và theo dõi mọi phương thức mua hàng, từ PO đến thẻ tín dụng.
- Xây dựng các phương án dự phòng cho mọi quy trình công việc, bao gồm cả phê duyệt, để quy trình mua hàng không bao giờ bị đình trệ.
- Hợp lý hóa các quy trình như yêu cầu và phê duyệt hóa đơn để nhanh hơn, chính xác hơn và đầy đủ hơn. Khi hóa đơn của nhà cung cấp được thanh toán kịp thời, nhóm mua hàng có thể nắm bắt được chiết khấu thanh toán sớm và tránh được các khoản phạt thanh toán trễ.
- Tạo môi trường phần mềm kết nối tích hợp các hệ thống như kế toán, ERP, tiếp thị và bán hàng vào hệ thống mua hàng đến thanh toán.
- Đưa ra quyết định tìm nguồn cung ứng mang tính chiến lược hơn dựa trên thông tin mua hàng đầy đủ được thu thập tự động.
- Tạo các báo cáo tài chính chính xác và mạnh mẽ hơn giúp các nhóm đưa ra quyết định tài chính tốt hơn và nhanh hơn.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft
Tương lai của kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán
Quy trình kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán đang bước vào một kỷ nguyên đổi mới sâu rộng, chịu tác động mạnh mẽ từ công nghệ tiên tiến và sự biến đổi không ngừng của môi trường kinh doanh. Việc nắm bắt các xu hướng tương lai không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán mà còn tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.
Tự động hóa thông minh và ứng dụng AI sâu rộng
Trong tương lai, trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (ML) sẽ không chỉ dừng lại ở việc tự động hóa tác vụ đơn giản mà còn nâng cao khả năng phân tích, dự đoán nhu cầu, tối ưu hóa chiến lược mua sắm và kiểm soát chi tiêu theo thời gian thực. RPA (Robotic Process Automation) sẽ kết hợp với AI để loại bỏ các thao tác thủ công, giảm sai sót và nâng cao hiệu suất trong toàn bộ quá trình kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán.
Hiện nay, tại Việt Nam, một nghiên cứu được công bố trên Tạp chí Kinh tế và Dự báo cho thấy 9,9% doanh nghiệp đã sử dụng AI trong công tác kế toán. Và con số này còn sẽ tăng cao hơn nữa trong tương lai tới khi mà các công nghệ ngày càng tiên tiến và có nhiều doanh nghiệp áp dụng.
Blockchain – Nền tảng của bảo mật và minh bạch
Công nghệ Blockchain sẽ cách mạng hóa kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán thông qua việc tăng cường bảo mật giao dịch, cung cấp khả năng truy xuất nguồn gốc chính xác và đảm bảo tính minh bạch trong chuỗi cung ứng. Hợp đồng thông minh (Smart Contracts) sẽ giúp tự động hóa các điều khoản thanh toán, loại bỏ gian lận và giảm sự phụ thuộc vào bên trung gian. Điều này sẽ tạo ra một quá trình kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán an toàn, đáng tin cậy và hiệu quả hơn.
Quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM) theo hướng chiến lược
Các tổ chức đang chuyển từ mô hình quản lý nhà cung cấp truyền thống sang các quan hệ đối tác chiến lược dài hạn. Các hệ thống SRM (Supplier Relationship Management) hiện đại sẽ không chỉ đánh giá hiệu suất nhà cung cấp mà còn tạo ra cơ chế hợp tác chặt chẽ, thúc đẩy đổi mới sáng tạo và chia sẻ giá trị. Việc ứng dụng AI trong SRM cũng sẽ giúp doanh nghiệp dự đoán rủi ro của nhà cung cấp và tối ưu hóa danh mục đối tác.
Phân tích dữ liệu nâng cao – Nền tảng của quyết định chiến lược
Với sự phát triển của Big Data và phân tích nâng cao, các tổ chức sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn về xu hướng chi tiêu, hiệu suất nhà cung cấp và hiệu quả vận hành. Công nghệ phân tích dự báo sẽ giúp doanh nghiệp xác định các cơ hội tối ưu chi phí, phát hiện sớm gian lận và nâng cao tính minh bạch trong chu trình P2P.
Mua sắm bền vững và trách nhiệm xã hội
Mua sắm bền vững đang trở thành một ưu tiên chiến lược, khi doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến ESG (Environmental, Social, Governance) trong chuỗi cung ứng. Các tổ chức sẽ tích hợp các tiêu chí xanh vào quy trình mua sắm, từ việc lựa chọn nhà cung cấp có trách nhiệm đến tối ưu hóa vòng đời sản phẩm. Điều này không chỉ giúp đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn nâng cao hình ảnh thương hiệu và thu hút sự quan tâm của các nhà đầu tư có trách nhiệm.
Giải pháp di động và điện toán đám mây – Xu hướng tất yếu
Công nghệ Cloud Computing và ứng dụng di động đang thúc đẩy sự chuyển đổi số trong P2P và đặc biệt trong kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán, giúp các tổ chức quản lý tài liệu quy trình mua sắm – thanh toán một cách linh hoạt và có thể truy cập từ bất kỳ đâu. Các nền tảng Procurement-as-a-Service (PaaS) sẽ ngày càng phổ biến, giúp doanh nghiệp tận dụng công nghệ mà không cần đầu tư lớn vào hạ tầng CNTT.
Theo khảo sát của Hội Tin học TP.HCM (HCA), 49,1% doanh nghiệp và cá nhân sử dụng điện toán đám mây chủ yếu cho mục đích lưu trữ dữ liệu bởi khả năng lưu trữ khối lượng lớn cũng như bảo mật cao.
Cá nhân hóa và tùy chỉnh quy trình P2P
Thay vì áp dụng một mô hình cứng nhắc, các tổ chức đang hướng đến các nền tảng mua sắm linh hoạt, có thể tùy chỉnh theo đặc thù ngành nghề và quy mô doanh nghiệp. AI và low-code/no-code platforms sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng các quy trình P2P phù hợp với yêu cầu kinh doanh cụ thể.
Việc đón đầu những xu hướng trên không chỉ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất vận hành mà còn xây dựng một hệ thống P2P vững chắc, hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán thích ứng nhanh với những biến động trong tương lai. Các tổ chức cần chủ động đầu tư vào công nghệ, quản trị rủi ro và tối ưu hóa quy trình để không chỉ duy trì lợi thế cạnh tranh mà còn tạo ra giá trị bền vững cho toàn bộ chuỗi cung ứng.
Kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán hiệu quả hơn với các bước
Các doanh nghiệp ở mọi quy mô đều có thể áp dụng các biện pháp thực hành này khi thiết lập kiểm soát nội bộ mua hàng. Các biện pháp thực hành tốt nhất này bao gồm:
Phát triển chính sách mua sắm chính thức
Từ việc lựa chọn nhà cung cấp đến phê duyệt mua hàng, việc có chính sách mua hàng rõ ràng và nhất quán giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn. Nó cũng cải thiện trách nhiệm giải trình, đảm bảo nhóm của bạn tuân theo cùng các hướng dẫn và bảo vệ chống lại chi tiêu bất hợp pháp và gian lận.
Đừng bỏ qua tầm quan trọng của các biện pháp dự phòng cho các quy trình quan trọng, đặc biệt là quy trình phê duyệt và các lĩnh vực của chuỗi cung ứng duy trì sản xuất và hoạt động hàng ngày. Lên kế hoạch trước có thể đảm bảo bạn sẵn sàng phản ứng nhanh chóng và hiệu quả khi mọi thứ trở nên tồi tệ hơn.
Ghi lại các chính sách này trong sổ tay quy trình của bạn giúp hỗ trợ việc tuân thủ, giải trình và kiểm toán quy trình liên tục.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thực thi các chính sách này thông qua phần mềm đặt hàng cho phép bạn thiết lập và hợp lý hóa luồng phê duyệt và chỉ cho phép mua hàng thông qua các nhà cung cấp ưu tiên.
Phân chia nhiệm vụ
Giữ các nhiệm vụ mua hàng tách biệt theo năng lực và trách nhiệm để đảm bảo không có cá nhân nào có toàn quyền kiểm soát các hoạt động mua hàng. Điều này tránh xung đột lợi ích, duy trì trách nhiệm giải trình và hỗ trợ tính minh bạch.
Đảm bảo nhiều người khác nhau phụ trách:
- Phê duyệt mua hàng.
- Nhận hàng.
- Phê duyệt/giải ngân hóa đơn thanh toán.
- Kế toán/quản lý hồ sơ tài chính.
- Quản lý hàng tồn kho.
Không phân chia các nhiệm vụ này có thể dẫn đến mua hàng trái phép, gian lận, phí trái phép và các chi phí không thể tránh khỏi từ các khoản thanh toán trùng lặp và theo đuổi ngoại lệ.
Kiểm Soát Nợ Phải Trả Nhà Cung Cấp
Quá trình ghi nhận nợ phải trả được thực hiện khi bộ phận kế toán nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp. Việc kiểm soát nợ tập trung vào đảm bảo các khoản thanh toán được phê duyệt đúng quy trình, chi trả chính xác về thời gian, số lượng hàng hóa thực nhận và đơn giá đã thỏa thuận, đồng thời tránh tình trạng thanh toán trùng lặp.
Để đảm bảo hóa đơn được xử lý nhanh chóng, cần có quy định rõ ràng về việc luân chuyển chứng từ, giúp chuyển hóa đơn đến phòng kế toán ngay khi nhận. Nếu phát hiện sai sót trên hóa đơn, kế toán cần liên hệ ngay với nhà cung cấp để xác minh và xử lý kịp thời. Bên cạnh đó, hóa đơn nên kèm theo số tham chiếu của đơn đặt hàng, hợp đồng và biên bản nhận hàng, đồng thời có chữ ký xác nhận của nhân viên kiểm tra để thuận tiện cho việc đối chiếu sau này.
Trong trường hợp hàng hóa bị trả lại hoặc được giảm giá, các chứng từ liên quan như biên bản trả hàng hay giấy chấp thuận giảm giá cần được gửi ngay đến phòng kế toán. Nếu khoản nợ chưa thanh toán, kế toán sẽ điều chỉnh giảm công nợ ngay lập tức. Ngược lại, nếu khoản thanh toán đã được thực hiện, kế toán cần theo dõi riêng và chủ động làm việc với nhà cung cấp để hoàn lại số tiền hoặc cấn trừ vào các đơn hàng tiếp theo.
Triển khai Hệ thống Mua sắm Tập trung
Việc triển khai một hệ thống mua sắm tập trung đóng vai trò then chốt trong việc tạo dựng sự nhất quán và minh bạch giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Hệ thống này không chỉ tập hợp toàn bộ dữ liệu liên quan đến quá trình mua sắm—bao gồm đơn đặt hàng, thông tin nhà cung cấp, hóa đơn và quy trình thanh toán—mà còn đảm bảo rằng các thông tin này được lưu trữ và quản lý một cách đồng bộ.
Việc áp dụng hệ thống mua sắm tập trung cho phép các bộ phận liên quan dễ dàng truy xuất, giám sát và đối chiếu các giao dịch, từ đó nâng cao hiệu quả trong quản lý và phối hợp nội bộ. Hơn nữa, hệ thống này hỗ trợ quá trình phân tích và báo cáo dữ liệu mua sắm, giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên thông tin chính xác và kịp thời.
Câu hỏi thường gặp:
Tại sao kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán lại quan trọng?
Nếu không có biện pháp kiểm soát nội bộ khi mua hàng, doanh nghiệp sẽ có nguy cơ cao bị kiểm toán tài chính không đạt . Kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán đảm bảo doanh nghiệp theo dõi chi tiêu đúng cách và cập nhật các tài liệu hỗ trợ và báo cáo tài chính
Từ việc giảm nguy cơ gian lận đến ngăn chặn chi tiêu lãng phí, kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán rất quan trọng vì nhiều lý do:
Đảm bảo tuân thủ kiểm toán: Nếu không có kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán với hoạt động mua hàng, doanh nghiệp sẽ có nguy cơ cao hơn trong việc không vượt qua được các cuộc kiểm toán tài chính . Kiểm soát nội bộ đảm bảo bạn theo dõi đúng các khoản chi tiêu và cập nhật các tài liệu hỗ trợ và báo cáo tài chính—tất cả đều quan trọng trong quá trình kiểm toán.
Giảm thiểu rủi ro: Cùng với việc đảm bảo tuân thủ, giảm rủi ro gian lận và lãng phí tài chính là động lực chính để phát triển các biện pháp kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán. Trên thực tế, Báo cáo năm 2020 của Hiệp hội các nhà kiểm tra gian lận được chứng nhận (ACFE) cho các quốc gia phát hiện ra rằng gần 33% gian lận có thể trực tiếp góp phần vào việc thiếu các biện pháp kiểm soát nội bộ.
Loại bỏ lãng phí tài chính: Đảm bảo việc mua hàng được xem xét đúng cách sẽ giúp hạn chế tình trạng mua hàng lãng phí.
Xác định các quy trình mà nhân viên cần tuân theo: Việc kiểm soát rõ ràng sẽ giúp nhân viên không còn bối rối về những gì họ có thể và không thể mua, cũng như những gì họ cần phải làm khi thực hiện giao dịch mua.
Cải thiện hiệu quả hoạt động: Việc tuân thủ các biện pháp kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán giúp các nhóm đảm bảo rằng họ đang chi tiêu trong phạm vi ngân sách và hoạt động hiệu quả.
Duy trì sự phân chia nhiệm vụ
Kiểm soát mua hàng xác định vai trò trong quá trình xem xét và phê duyệt để không một cá nhân nào có quá nhiều quyền kiểm soát đối với chi tiêu của công ty.
Cải thiện khả năng giải trình
Khi chính thức hóa các thủ tục mua hàng và tạo ra các biện pháp kiểm soát này, doanh nghiệp cũng cải thiện được trách nhiệm giải trình và tạo ra các dấu vết dữ liệu hiệu quả hơn, thân thiện hơn với việc kiểm toán .
Ba mục tiêu của kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán?
Hoạt động: Đảm bảo rằng các biện pháp kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu mong đợi.
Báo cáo: Cung cấp báo cáo tài chính và cho khách hàng để xác minh tổ chức đang hoạt động theo đúng cách mong đợi.
Sự tuân thủ: Xác định các luật và quy định phải tuân thủ và chứng minh sự tuân thủ. Các công ty phải có khả năng chứng minh rằng cả họ và các công ty dựa vào họ với tư cách là nhà cung cấp đều tuân thủ.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
