Theo báo cáo của PMI, có tới 35% dự án thất bại vì vấn đề ngân sách. Đáng chú ý hơn, 91,5% các “dự án lớn” – tức những dự án có chi phí trên 1 tỷ USD – đều rơi vào tình trạng vượt chi phí, trễ tiến độ hoặc cả hai.
Điều này cho thấy một thực tế mà nhiều nhà quản lý dự án thường bỏ qua: ngân sách chỉ cho biết bạn muốn “chi bao nhiêu”, còn dự báo chi phí mới cho biết bạn sẽ “phải chi bao nhiêu”. Và con số thực tế đó luôn bị ảnh hưởng bởi tiến độ, thay đổi phạm vi, biến động thị trường, rủi ro phát sinh và hàng loạt yếu tố khác. Vì vậy, đối với các trưởng dự án, độ chính xác của dự báo quan trọng hơn nhiều so với quy mô ngân sách ban đầu. Dự báo sai có thể kéo theo hàng loạt hệ quả: đội chi phí, thiếu cơ sở để ra quyết định, thậm chí phân bổ sai nguồn lực.
Tuy nhiên, việc dự báo chi phí trong dự báo kinh doanh chính xác chưa bao giờ dễ dàng. Thiếu dữ liệu, lỗi thủ công, biến động kinh tế hay thị trường thay đổi liên tục đều có thể kéo độ chính xác đi xuống. Vậy làm sao PMO và các nhà quản lý dự án có thể đưa ra những dự báo sát thực tế nhất? Câu trả lời nằm ở công nghệ. Với hệ thống phù hợp, dữ liệu được tập trung, phân tích tự động và cập nhật liên tục. Từ đó giúp các dự báo trở nên minh bạch, chính xác và đáng tin cậy hơn bao giờ hết.
Dự báo chi phí dạng biểu đồ cột giúp kiểm soát chi phí, chinh phục KPI
KPI thường xoay quanh ba trụ cột quen thuộc: thời gian – chi phí – chất lượng. Và nếu KPI của bạn có dính dáng đến chi phí thì dự báo chính xác không chỉ là “nên có” mà là “bắt buộc”. Không có dự báo chi phí, bạn giống như đang lái một chiếc xe tiền tỷ… mà tắt mất bảng điều khiển.
Hãy thử nghĩ mà xem, nếu bạn không theo dõi, không cập nhật chi phí khi có dữ liệu mới, thì mọi quyết định tài chính chỉ như… đoán mò. Và đoán mò thì chẳng giúp gì được cho bạn khi ngân sách tính bằng triệu, thậm chí hàng tỷ đô la. Một con số đáng suy ngẫm, theo Mastt, 70% dự án xây dựng bị đội chi phí và phần lớn thủ phạm là “lập kế hoạch kém và dự báo thiếu chính xác”. Đây là kiểu rủi ro mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn né càng xa càng tốt.
Vậy dự báo chi phí chính xác giúp bạn chạm KPI như thế nào?
Dự báo chi phí hiệu quả đòi hỏi bạn phải xem – so – sửa liên tục. So sánh chi phí thực tế với dự báo, nhìn thấy sự chênh lệch và điều chỉnh ngay khi cần. Bỏ qua bước này cũng giống như chơi trò bắn cung bị bịt mắt. Bạn có thể trúng hồng tâm một lần nhờ may mắn, nhưng phần lớn thời gian… bạn sẽ trượt mục tiêu.
Dự báo chi phí không phải lúc nào cũng là “bài toán đau đầu”. Chỉ cần đi đúng quy trình, bạn hoàn toàn có thể tạo ra một bản dự báo rõ ràng, thực tế và đủ chắc chắn để giữ dự án đi đúng hướng.
Hãy bắt đầu từ nền móng – dữ liệu của các dự án trước đây. Tìm những khoản chi cho vật liệu, nhân công hay các hạng mục có tính chất tương tự. Đây chính là “nguyên liệu thô” giúp bạn xây dựng một bản dự báo chi phí đáng tin. Theo Viện Công nghiệp Xây dựng (CII), chỉ riêng việc sử dụng dữ liệu lịch sử đầy đủ có thể giúp cải thiện độ chính xác của ước tính lên đến 20%.
Rất nhiều dự án đội chi phí vì một lý do quen thuộc: đánh giá thấp cho… dễ duyệt. Nhưng ngân sách “đẹp” chỉ có tác dụng trong ngắn hạn. Hãy trung thực với con số thực tế ngay từ đầu. Một ngân sách xây dựng sát thực tế không chỉ giúp bạn quản lý kỳ vọng của các bên liên quan mà còn giảm đáng kể nguy cơ xin bổ sung vốn khi dự án đã chạy nửa đường.
Lập bảng exel dự báo trong chi phí nên đặt ngân sách thực tế
Không có dự án nào chạy đúng 100% như kế hoạch. Giá thép tăng, tiến độ chậm, thời tiết xấu… bất cứ điều gì cũng có thể làm chi phí biến động. Vậy nên hãy luôn chừa ra khoản dự phòng. Các chuyên gia thường khuyến nghị mức 5 – 15% tổng chi phí, tùy độ phức tạp và rủi ro của dự án. Khoản này chính là “mạng an toàn” giúp bạn xoay xở khi biến cố xuất hiện mà không phá vỡ toàn bộ ngân sách.
Một bản dự báo chi phí không phải thứ làm một lần rồi quên. Khi dự án vận hành, thông tin mới luôn xuất hiện: giá vật liệu thay đổi, nhân công điều chỉnh, tiến độ thực tế khác với kế hoạch… Hãy xem xét và cập nhật dự báo định kỳ để giữ nó chính xác. McKinsey (2020) chỉ ra rằng những dự án thường xuyên rà soát dự báo có khả năng giữ đúng ngân sách cao hơn 30% – đủ để thấy việc cập nhật quan trọng đến thế nào.
Đã qua rồi thời mà mọi dự báo chi phí đều xoay quanh vài chiếc bảng tính cứng nhắc. Ngày nay, các nhà quản lý dự án có trong tay hàng loạt công cụ và kỹ thuật hiện đại, giúp việc dự báo không chỉ nhanh hơn mà còn chính xác hơn rất nhiều.
Nghe có vẻ hàn lâm, nhưng Monte Carlo thực ra lại là một người bạn rất thực tế. Thay vì đưa ra một con số duy nhất, kỹ thuật dự báo chi phí này chạy hàng trăm (thậm chí hàng nghìn) kịch bản “nếu – thì”, rồi trả về một khoảng chi phí hợp lý. Từ trường hợp tốt nhất, xấu nhất cho tới mức chi tiêu có khả năng xảy ra cao nhất.
Nếu bạn đang dẫn dắt một dự án quy mô lớn với nhiều biến số khó lường, Monte Carlo giúp bạn nhìn thấy trước những điểm tắc tiềm ẩn và xác suất vượt ngân sách. Nhờ vậy, bạn có thể chuẩn bị các phương án ứng phó một cách chủ động thay vì xử lý khi đã muộn.
Earned Value Management (EVM) có thể xem là “chuông cảnh báo sớm” của dự án chi phí. Công cụ này so sánh chi phí dự kiến và chi phí thực tế, đồng thời đánh giá mức độ hoàn thành công việc để trả lời câu hỏi: “Chúng ta có đang đi đúng hướng không?” Chỉ cần công việc bị chậm hoặc chi quá tay, EVM sẽ phát tín hiệu ngay. Về lâu dài, nó giúp bạn đưa ra dự báo chi phí chính xác hơn, hạn chế tối đa rủi ro trượt ngân sách – điều mà bất kỳ chủ đầu tư nào cũng muốn tránh.
AI không còn là khái niệm xa lạ, nhờ khả năng xử lý dữ liệu khổng lồ và nhận diện mô hình, các thuật toán AI có thể phân tích dữ liệu dự án cũ, xu hướng giá vật liệu, mức độ biến động thị trường… để đưa ra dự đoán chi phí cực kỳ sát thực tế. Ví dụ: nếu lịch sử dữ liệu cho thấy giá thép thường “leo thang” vào quý III, AI sẽ tự động điều chỉnh dự báo chi phí của bạn cho phù hợp – hoàn toàn không cần bạn phải nhớ từng con số.
Ví dụ về AI & Machine Learning – Trí tuệ nhân tạo tham gia dự báo
Không cần phải ôm quá nhiều bảng tính hay tạo báo cáo thủ công. Các nền tảng quản lý dự án cho phép bạn theo dõi chi phí theo thời gian thực, cập nhật ngân sách tự động và trực quan hóa dữ liệu chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Khi mọi con số được hiển thị rõ ràng và liên tục, việc dự báo chi phí trở nên dễ dàng hơn rất nhiều – kể cả với những dự án phức tạp nhất.
BCanvas là nền tảng xử lý và phân tích dữ liệu được thiết kế để giúp doanh nghiệp nâng độ chính xác trong dự báo chi phí thông qua dữ liệu sạch, chuẩn hóa và nhất quán. Hệ thống kết nối đa nguồn dữ liệu từ Excel, Google Sheets, kế toán, CRM… và tự động làm sạch – chuẩn hóa bằng AI thông minh: loại bỏ trùng lặp, phát hiện ngoại lệ, điền giá trị thiếu, chuẩn hóa danh mục, trích xuất thông tin từ dữ liệu phi cấu trúc. Khi dữ liệu đã chuẩn, doanh nghiệp loại bỏ được toàn bộ sai số đến từ nhập liệu, lỗi bảng tính hay dữ liệu rời rạc – vốn là nguyên nhân phổ biến khiến dự báo chi phí thiếu chính xác.
Từ nền dữ liệu chuẩn đó, BCanvas cho phép doanh nghiệp xây dựng hệ thống KPI, tạo dashboard phân tích động, đo lường hiệu quả tài chính theo từng dòng chi phí thực tế. Nhờ khả năng phân bổ chi phí chi tiết, theo dõi biến động theo thời gian thực và phân tích AI Chat, nhà quản trị có thể nhìn thấy bức tranh chi phí rõ ràng hơn, phát hiện sớm bất thường và mô phỏng các kịch bản chi phí với độ tin cậy cao. Nói cách khác, BCanvas không chỉ giúp “dọn sạch” dữ liệu mà còn biến dữ liệu thành công cụ dự báo chính xác hơn, minh bạch hơn và sát với thực tế vận hành nhất.
Phần mềm BCanvas xử lý và phân tích dữ liệu kinh doanh tích hợp AI
Đăng ký trải nghiệm BCanvas ngay hôm nay dành riêng cho mô hình kinh doanh của bạn!
Nhận tư vấn toàn bộ tính năng phần mềm được thiết kế riêng cho doanh nghiệp bạn với sự tư vấn, đồng hành từ đội ngũ chuyên gia chuyên môn sâu.
Bcanvas – Công nghệ nâng cao độ chính xác dự báo
Dự báo chi phí không phải là công việc “ước chừng” mà là cả một quá trình cần dữ liệu tốt, phương pháp đúng và tư duy liên tục cải thiện. Khi bạn kết hợp những phương pháp trên một cách linh hoạt, độ chính xác của dự báo sẽ tăng lên đáng kể, giúp dự án luôn nằm trong tầm kiểm soát. Điều quan trọng nhất là bắt đầu xây dựng một hệ thống dữ liệu minh bạch và có thói quen rà soát dự báo theo từng giai đoạn. Khi đó, bạn sẽ thấy việc quản lý chi phí không còn là nỗi lo mà trở thành lợi thế giúp dự án vận hành mượt mà và doanh nghiệp ra quyết định tự tin hơn.
