Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với những thách thức không nhỏ trong hoạt động mua hàng. Đó là sự thiếu minh bạch trong việc theo dõi đơn hàng và quản lý nhà cung cấp, là quy trình thủ công và giấy tờ phức tạp gây tốn kém thời gian, là những sai sót do nhập liệu sai hoặc thiếu thông tin, và là tình trạng mất kiểm soát dẫn đến lãng phí và thất thoát.
Những “nỗi đau” này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động mà còn tác động tiêu cực đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc cải thiện tầm nhìn của nhà quản trị đối với hoạt động mua hàng là vô cùng quan trọng. Báo cáo quy trình mua hàng một giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về quy trình mua hàng
Báo cáo quy trình mua hàng cung cấp thông tin chi tiết về quy trình mua hàng, từ đó giúp nhà quản trị nắm bắt tình hình, đưa ra quyết định sáng suốt, tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Báo cáo quy trình mua hàng có thể được phân loại dựa trên trọng tâm cụ thể hoặc vai trò mà chúng thực hiện trong quy trình mua sắm. Sau đây là bản tóm tắt các loại báo cáo phổ biến và hữu ích nhất mà bạn có thể tạo:
Các báo cáo này cung cấp tổng quan về nơi, cách thức và lý do tiền đang đi. Các nhà quản lý mua sắm sử dụng bảng thông tin tiết kiệm mua sắm để phân tích chi tiêu giữa các phòng ban, nhà cung cấp và danh mục, giúp xác định các mô hình không hiệu quả, các lĩnh vực chi tiêu quá mức và các cơ hội để giảm chi phí.
Khi được chuẩn bị thủ công, các báo cáo chi tiêu được xây dựng bằng cách thu thập dữ liệu từ các đơn đặt hàng mua, hóa đơn và hồ sơ thanh toán và nhóm dữ liệu này theo các tiêu chí cụ thể (ví dụ: nhà cung cấp hoặc phòng ban) phù hợp với mục tiêu báo cáo.
Ví dụ: “Báo cáo chi tiêu của phòng ban” cung cấp thông tin chi tiết về số tiền mà mỗi phòng ban trong tổ chức đang chi tiêu.
Tập trung vào hiệu suất và mối quan hệ với nhà cung cấp, các báo cáo này theo dõi các số liệu như thời gian giao hàng, chất lượng hàng hóa, tính nhất quán về giá cả và tuân thủ hợp đồng. Chúng giúp đánh giá độ tin cậy của nhà cung cấp và xác định nhà cung cấp nào cung cấp giá trị tốt nhất.
Ví dụ: “Báo cáo tỷ lệ giao hàng đúng hạn của nhà cung cấp” theo dõi tần suất nhà cung cấp đáp ứng thời hạn giao hàng đã thỏa thuận. Để tạo báo cáo, các nhà quản lý mua sắm cần lấy dữ liệu từ lịch trình giao hàng và hồ sơ biên lai.
Các báo cáo mua sắm này chia nhỏ các hoạt động mua sắm thành các danh mục tùy thuộc vào hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua. Các báo cáo như vậy cho phép bộ phận mua sắm theo dõi chi tiêu trên các danh mục cụ thể, xác định các danh mục kém hiệu quả và khám phá thông tin chi tiết giúp tối ưu hóa các chiến lược cụ thể cho từng danh mục.
Ví dụ, “Tổng quan về mua sắm nguyên vật liệu thô” có thể hiển thị xu hướng chi tiêu cho thép, nhựa hoặc các vật liệu khác trong sản xuất. Để tạo loại báo cáo này, điều quan trọng là phải sắp xếp dữ liệu mua sắm theo danh mục mặt hàng. So sánh xu hướng chi tiêu theo tháng hoặc theo năm cũng là một cách làm tốt để xác định biến động chi phí hoặc xu hướng mua quá mức.
Báo cáo ngân sách giúp các bên liên quan theo dõi chi tiêu so với ngân sách đã phân bổ. Các báo cáo mua sắm này cung cấp một cái nhìn tổng quan về số tiền còn lại trong ngân sách và cách phân bổ tiền. Khi nhóm mua sắm đưa ra quyết định tốt hơn dựa trên khả năng hiển thị ngân sách, họ có thể theo dõi tiến độ với bảng thông tin tiết kiệm mua sắm. Nhìn chung, báo cáo ngân sách giúp các công ty đảm bảo trách nhiệm giải trình tài chính, dự báo tài chính chính xác và ra quyết định kịp thời.
Ví dụ, báo cáo “Sử dụng ngân sách của phòng ban” cho biết phòng ban nào đang đạt đến giới hạn và phòng ban nào có ngân sách chưa sử dụng. Để tạo báo cáo như vậy, điều quan trọng là phải tích hợp dữ liệu về ngân sách được phân bổ và hồ sơ chi tiêu thực tế.
Báo cáo hợp đồng tập trung vào các điều khoản, việc thực hiện và trạng thái của hợp đồng mua sắm. Chúng giúp theo dõi việc tuân thủ hợp đồng, ngày gia hạn và liệu các thỏa thuận có mang lại giá trị như đã hứa hay không.
Các báo cáo này rất cần thiết để quản lý rủi ro. Ví dụ, người quản lý mua sắm có thể tạo báo cáo “Hợp đồng hết hạn trong quý tiếp theo” để chủ động lập kế hoạch gia hạn hoặc đàm phán lại. Để thực hiện việc này, cần có cơ sở dữ liệu hợp đồng trung tâm để có thể dễ dàng tìm thấy ngày bắt đầu và kết thúc hợp đồng.
Báo cáo hàng tồn kho rất quan trọng để theo dõi mức tồn kho hàng hóa và vật liệu mà công ty nắm giữ. Chúng giúp các nhóm mua sắm theo dõi hàng tồn kho hiện tại, tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá mức, và đảm bảo rằng công ty luôn có đủ số lượng vật liệu trong tay.
Ví dụ, “Báo cáo mức tồn kho” với số lượng hiện tại của tất cả các mặt hàng trong kho giúp các công ty biết được mặt hàng nào là đủ và mặt hàng nào có thể sắp hết. Để tạo báo cáo như vậy, điều quan trọng là phải thu thập dữ liệu từ các đơn đặt hàng mua, hồ sơ giao hàng và số lượng hàng tồn kho thủ công.
Báo cáo và bảng thông tin KPI mua sắm dựa trên các loại tài liệu mua sắm khác nhau (lệnh mua, hóa đơn và biên lai) cung cấp cái nhìn chi tiết về vòng đời giao dịch. Ví dụ:
“Báo cáo đơn đặt hàng” có thể phân biệt các đơn hàng đã được chấp thuận, đang chờ xử lý và đã hoàn thành.
“Báo cáo hóa đơn” giúp nhóm thu ngân và mua sắm theo dõi trạng thái thanh toán và sự khác biệt trong hóa đơn.
“Báo cáo biên lai” nêu rõ liệu hàng hóa hoặc dịch vụ có được nhận theo đúng mong đợi hay không.
Báo cáo tuân thủ cũng có thể giúp đảm bảo rằng các hoạt động mua hàng đáp ứng các chính sách mua sắm, tiêu chuẩn ngành và các yêu cầu pháp lý, đặc biệt là đối với các công ty trong các ngành được quản lý chặt chẽ.
Ví dụ, bằng cách so sánh hồ sơ mua hàng với các yêu cầu theo quy định (như tiêu chuẩn môi trường hoặc chứng nhận an toàn), báo cáo tuân thủ có thể giúp đảm bảo rằng công ty không vô tình vi phạm luật. Loại báo cáo này là chìa khóa để tránh các khoản tiền phạt hoặc hình phạt tốn kém.
Một trong những thách thức lớn nhất trong báo cáo mua sắm là đảm bảo dữ liệu được sử dụng trong báo cáo là chính xác, đầy đủ và nhất quán. Thông thường, dữ liệu mua sắm đến từ nhiều nguồn, chẳng hạn như các phòng ban, nhà cung cấp, bảng tính và hệ thống khác nhau.
Nếu các nguồn này không được tích hợp hoặc chuẩn hóa đúng cách, các nhà quản lý mua sắm sẽ phải xử lý các dữ liệu không nhất quán, lỗi hoặc thông tin không đầy đủ, ảnh hưởng đến chất lượng của bảng điều khiển và báo cáo mua sắm. Một khảo sát của Forbes cho thấy rằng các công ty mất trung bình 12% doanh thu hàng năm do dữ liệu kém chất lượng. Và con số này sẽ còn tăng nếu như các doanh nghiệp không có biện pháp khắc phục
Nhiều tổ chức vẫn dựa vào nhập dữ liệu thủ công cho bảng thông tin chuẩn mực mua sắm. Mặc dù cách tiếp cận này có thể hoàn thành công việc, nhưng nó tốn thời gian, mệt mỏi và kém tin cậy hơn. Nhập thủ công làm chậm quá trình báo cáo, khiến việc tạo ra thông tin chi tiết kịp thời và có thể hành động trở nên khó khăn hơn. Hơn nữa, nhập thủ công làm tăng nguy cơ lỗi, đặc biệt là khi xử lý khối lượng lớn và dữ liệu mua sắm phức tạp.
Ví dụ: khi tạo bảng thông tin tiết kiệm mua sắm cho một số công ty con. Do đó, các bên liên quan có thể đưa ra kết luận không chính xác và bỏ lỡ các cơ hội quan trọng để cải thiện.
Các doanh nghiệp ngày nay đã và đang ứng dụng các biện pháp phần mềm, công nghệ để tự hoá việc nhập dữ liệu và phân tích. Điều này đã mang lại các tín hiệu tích cực cho nhiều doanh nghiệp. Nghiên cứu từ McKinsey cũng chỉ ra các công ty sử dụng phân tích dữ liệu trong quy trình ra quyết định có thể tăng năng suất lên tới 6% so với những công ty không sử dụng.
Với lượng dữ liệu ngày càng tăng, các nhóm mua sắm có thể gặp khó khăn trong việc sàng lọc thông tin không liên quan và tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Quá nhiều dữ liệu cũng có thể làm người ra quyết định choáng ngợp, dẫn đến tình trạng phân tích tê liệt. Sẽ rất khó để xác định các xu hướng chính hoặc đưa ra các chiến lược tốt nếu không có hướng dẫn rõ ràng về cách ưu tiên và tổ chức dữ liệu hiệu quả cho bảng điều khiển phân tích mua sắm.
Bảng điều khiển báo cáo mua sắm theo thời gian thực là điều cần thiết để đưa ra quyết định nhanh chóng và sáng suốt. Tuy nhiên, nhiều tổ chức vẫn chỉ dựa vào các báo cáo định kỳ phản ánh hiệu suất trong quá khứ. Độ trễ trong dữ liệu này khiến việc hành động nhanh chóng đối với các vấn đề mới nổi trở nên khó khăn hơn, chẳng hạn như sự chậm trễ của nhà cung cấp hoặc chi tiêu quá mức ngoài dự kiến và có thể dẫn đến bỏ lỡ cơ hội hoặc các vấn đề chưa được giải quyết.
Các tổ chức thường gặp khó khăn trong việc chuẩn hóa các báo cáo mua sắm giữa các phòng ban, nhóm và thực thể khác nhau. Nếu không có định dạng và mẫu chuẩn, các báo cáo chắc chắn sẽ trở nên không nhất quán và khó so sánh, dẫn đến nhầm lẫn hoặc hiểu sai dữ liệu. Báo cáo không nhất quán cũng khiến việc đo lường hiệu suất so với các mục tiêu đã đặt ra trở nên khó khăn.
Sự nhất quán là chìa khóa. Khi tất cả các báo cáo mua sắm và bảng thông tin KPI mua sắm đều tuân theo một cấu trúc thống nhất, các bên liên quan sẽ biết ngay nơi cần tìm thông tin cần thiết. Sự rõ ràng này rất cần thiết để giảm gánh nặng thời gian và loại bỏ sự nhầm lẫn thường phát sinh do nhu cầu diễn giải các bố cục khác nhau hoặc các thuật ngữ không quen thuộc.
Sự nhất quán về định dạng thúc đẩy giao tiếp tốt hơn giữa các phòng ban, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ về các số liệu mua sắm chính như chi tiêu theo danh mục, hiệu suất của nhà cung cấp hoặc sử dụng ngân sách.
Hơn nữa, báo cáo chuẩn hóa xây dựng lòng tin vào dữ liệu. Khi mọi người đều biết rằng các báo cáo tuân thủ cùng một cấu trúc và tiêu chuẩn, họ có nhiều khả năng dựa vào tính chính xác và tính liên quan của các thông tin chi tiết được cung cấp.
Sự nhất quán này đặc biệt có giá trị trong quá trình ra quyết định có rủi ro cao, như đánh giá hợp đồng nhà cung cấp hoặc phân bổ lại ngân sách, khi việc giải thích sai hoặc sai lệch có thể dẫn đến những sai lầm tốn kém.
Việc phân loại và tổ chức dữ liệu một cách hợp lý đóng vai trò then chốt trong việc tạo ra báo cáo mua hàng hiệu quả, giúp sắp xếp dữ liệu theo các tiêu chí như nhà cung cấp, danh mục hàng hóa, chi phí, hoặc theo các dự án, phòng ban.
Sau đây là ba tiêu chí phổ biến được sử dụng để phân loại dữ liệu:
Phân loại dựa trên nội dung —gán thẻ dựa trên nội dung của một số phần dữ liệu nhất định. Sơ đồ này xem xét thông tin được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, tài liệu hoặc các nguồn khác, sau đó áp dụng nhãn xác định loại dữ liệu và mức độ nhạy cảm.
Phân loại theo ngữ cảnh —sử dụng thông tin môi trường, như siêu dữ liệu, để tạo nhãn phân loại dữ liệu. Ví dụ, phương pháp này có thể tự động phân loại tất cả các tài liệu do một ứng dụng hoặc người dùng cụ thể tạo ra thành thông tin tài chính. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phân loại theo ngữ cảnh để tạo nhãn dựa trên các quy tắc được xác định trước, xác định loại dữ liệu và mức độ nhạy cảm.
Phân loại dựa trên người dùng — người dùng hiểu biết quyết định cách áp dụng nhãn phân loại nhất định cho một phần dữ liệu cụ thể. Người dùng này có thể là cơ quan phân loại chuyên ngành hoặc người tạo dữ liệu. Tuy nhiên, phương pháp này có thể gây ra các vấn đề về khả năng mở rộng trong các tổ chức tạo ra lượng dữ liệu lớn.
Khi dữ liệu được chia thành các nhóm rõ ràng, người đọc có thể dễ dàng truy xuất và so sánh các thông tin cần thiết, từ đó nhận diện xu hướng tiêu thụ, phát hiện các vấn đề phát sinh và đánh giá hiệu suất của từng bộ phận, nhà cung cấp. Hơn nữa, việc áp dụng các công cụ quản lý dữ liệu và phần mềm chuyên dụng giúp tự động hóa quá trình thu thập, cập nhật và trình bày dữ liệu, tạo ra một cấu trúc báo cáo rõ ràng, đồng nhất và dễ hiểu.
Báo cáo trong bảng tính chắc chắn là siêu thông tin và hữu ích. Tuy nhiên, chúng có thể làm cho các bên liên quan choáng ngợp với vô số hàng và cột thông tin. Đó là lý do tại sao bạn có thể muốn kết hợp bảng thông tin mua sắm.
Chúng lấy dữ liệu từ bảng tính của bạn và chuyển đổi thành hình ảnh động, dễ hiểu. Thay vì phải quét qua hàng trăm và hàng nghìn ô bảng tính, người ra quyết định có thể ngay lập tức xác định xu hướng, phát hiện ra các điểm bất thường và đánh giá hiệu suất thông qua các mẫu bảng thông tin mua sắm tương tác.
Đó là lý do tại sao nên chọn phần mềm báo cáo tài chính cho hoạt động mua sắm cung cấp bảng điều khiển KPI mua sắm tích hợp và tích hợp với các công cụ trực quan hóa như Power BI.
Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft được thiết kế để tập trung các hoạt động mua sắm và cung cấp cho các nhóm mua sắm khả năng hiển thị các yêu cầu , giao dịch mua, ngân sách và chi tiêu của toàn công ty. Vì các công ty có thể quản lý toàn bộ quy trình mua sắm của mình trong Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft và hệ thống có mô-đun báo cáo toàn diện, nên nó đóng vai trò là phần mềm báo cáo tài chính hoàn hảo cho các nhóm mua sắm.
Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft cung cấp ba loại báo cáo mua sắm:
Biểu đồ trực quan: Danh mục này bao gồm ba báo cáo chính: tổng theo yêu cầu mua hàng, lệnh mua hàng và hóa đơn. Người dùng có thể phân tích dữ liệu theo các tiêu chí như nhà cung cấp, địa điểm hoặc phòng ban và thậm chí tùy chỉnh báo cáo thêm với các yếu tố như người yêu cầu, ngân sách hoặc bất kỳ trường tùy chỉnh nào. Biểu đồ trực quan được cập nhật động dựa trên các tiêu chí đã chọn.
Báo cáo cài sẵn
Các báo cáo này có các hàng và cột được sắp xếp để giúp bạn phân tích dữ liệu mua sắm chính, bao gồm đơn đặt hàng, hàng tồn kho, danh mục, nhà cung cấp, hợp đồng, v.v. Chỉ với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể tùy chỉnh khung thời gian và chọn tiêu chí phù hợp nhất cho phân tích của mình. Sau khi tạo, các báo cáo này có thể dễ dàng xuất sang Excel, Google Trang tính hoặc bảng điều khiển mua sắm Power BI để trực quan hóa dữ liệu nâng cao.
Báo cáo tùy chỉnh: Để có được sự linh hoạt tối đa, phần mềm cho phép người dùng tạo các báo cáo có thể tùy chỉnh hoàn toàn. Cho dù bạn đang tập trung vào các tài liệu cụ thể hay phân tích một giai đoạn cụ thể của quy trình mua sắm, bạn có thể thiết lập các báo cáo độc đáo để đáp ứng nhu cầu cụ thể của công ty bạn.
Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft không chỉ giúp doanh nghiệp tạo báo cáo — mà còn giúp bạn duy trì chúng. Người dùng có thể lưu các mẫu báo cáo ưa thích của mình và thực hiện các điều chỉnh khi cần, đảm bảo tính nhất quán trên toàn hệ thống. Thêm vào đó, bạn có thể tự động tạo báo cáo định kỳ, tích hợp liền mạch với Power BI để có bảng thông tin mua sắm tuyệt đẹp, dễ đọc, cung cấp thông tin chi tiết mới nhất về hoạt động mua sắm của bạn.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft
Mặc dù việc xem bảng điều khiển mua sắm với dữ liệu mua sắm quan trọng hàng ngày hoặc hàng tuần là có lợi, nhưng tần suất tạo báo cáo mua sắm phụ thuộc vào ngành kinh doanh, khối lượng mua hàng và nhu cầu cụ thể của nhóm mua sắm.
Báo cáo hàng tuần lý tưởng để theo dõi xu hướng ngắn hạn, nhiệm vụ vận hành và dữ liệu nhạy cảm về thời gian. Các công ty thường sử dụng chúng để theo dõi trạng thái đơn hàng, giải quyết các vấn đề khẩn cấp của nhà cung cấp (như giao hàng trễ) hoặc theo dõi chi tiêu thực tế so với ngân sách trong môi trường kinh doanh có nhịp độ nhanh.
Báo cáo hàng tháng cung cấp góc nhìn rộng hơn, giúp nhóm mua sắm đánh giá hiệu suất trong thời gian dài hơn. Những báo cáo này rất hữu ích cho việc đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp hoặc phân tích chi tiêu. Báo cáo mua sắm hàng tháng có thể tóm tắt chi tiêu giữa các phòng ban, cho phép người quản lý mua sắm giải quyết các sai lệch hoặc điều chỉnh chiến lược trước khi chúng trở thành các vấn đề lớn hơn.
Báo cáo hàng quý rất cần thiết cho việc lập kế hoạch chiến lược và đánh giá dài hạn. Chúng cho phép các nhóm mua sắm và giám đốc điều hành xem xét chi tiêu theo danh mục, hợp đồng nhà cung cấp và sự liên kết chiến lược mua sắm.
Ví dụ: bảng điều khiển phân tích chi tiêu mua sắm dựa trên báo cáo hàng quý có thể xác định xu hướng giá theo mùa hoặc tiết lộ cơ hội hợp nhất nhà cung cấp để có các điều khoản tốt hơn. Những hiểu biết sâu sắc này sau đó có thể hướng dẫn các cuộc thảo luận về chiến lược trong các cuộc họp hội đồng quản trị.
Báo cáo mua sắm hàng năm cung cấp tổng quan toàn diện về hiệu suất mua sắm trong một khoảng thời gian dài. Chúng giúp các công ty đánh giá thành công chung của các sáng kiến mua sắm và cung cấp phân tích chi tiết về các mô hình chi tiêu trong quá khứ, điều này rất cần thiết để lập ngân sách và dự báo chi tiêu cho năm tài chính tiếp theo.
rên cơ sở hàng năm, các công ty thường phân tích chi tiêu (thường kết hợp các công cụ trực quan như bảng thông tin tiết kiệm mua sắm để trình bày dữ liệu), hiệu suất của nhà cung cấp, tuân thủ ngân sách và các số liệu chính như thời gian chu kỳ đơn đặt hàng, chi phí cho mỗi hóa đơn được xử lý và tỷ lệ giao hàng đúng hạn.
Nói một cách đơn giản, báo cáo quy trình mua hàng là quá trình thu thập, sắp xếp và phân tích dữ liệu từ các hoạt động tìm nguồn cung ứng và mua sắm của bạn . Đây là cách hoàn hảo để theo dõi mọi thứ liên quan đến những gì bạn đang mua — số tiền bạn chi tiêu, hiệu quả của nhà cung cấp hoặc trạng thái tài liệu mua sắm.
Báo cáo quy trình mua hàng có thể có nhiều hình thức khác nhau tùy theo nhu cầu của tổ chức và đối tượng mà tổ chức phục vụ. Các định dạng phổ biến nhất là bảng, bảng tính và tài liệu dạng văn bản có nhúng biểu đồ và đồ thị.
Bây giờ chúng ta đã giải thích bảng điều khiển mua sắm là gì và nó khác với báo cáo mua sắm như thế nào, thì rõ ràng là chúng bổ sung cho nhau như thế nào để cung cấp cho bạn khả năng hiển thị đầy đủ về các hoạt động mua sắm. Cùng nhau, chúng cung cấp một loạt các lợi ích vượt xa việc chỉ theo dõi các giao dịch mua trực tiếp và gián tiếp .
Cải thiện quản lý chi phí
Một trong những lợi ích trực tiếp nhất của bảng thông tin báo cáo mua sắm là khả năng quản lý chi phí tốt hơn. Bằng cách phân tích các mô hình chi tiêu, các tổ chức có thể xác định chính xác cách chi tiền và đánh giá xem các khoản chi đó có hợp lý hay không. Dữ liệu có thể làm nổi bật các vấn đề chính, bao gồm:
Tương tự như vậy, các chuyên gia mua sắm có thể đàm phán hợp đồng chính với nhà cung cấp ưa thích cho các hàng hóa hoặc dịch vụ thường dùng và bao gồm tất cả các phòng ban, do đó loại bỏ nhu cầu về các hợp đồng riêng biệt và hợp lý hóa hoạt động mua sắm. Với sự trợ giúp của bảng thông tin tiết kiệm mua sắm , các doanh nghiệp có thể theo dõi số tiền đã tiết kiệm được nhờ các biện pháp này.
Tăng hiệu quả quy trình
Báo cáo mua sắm đóng vai trò quan trọng trong việc xác định tình trạng thiếu hiệu quả hoặc tắc nghẽn trong quy trình mua sắm — cho dù đó là quy trình phê duyệt chậm, chậm trễ trong việc thực hiện đơn hàng hay thanh toán trễ. Những hiểu biết sâu sắc như vậy cho phép các nhóm mua sắm giải quyết trực tiếp những mối quan tâm này.
Ví dụ, nếu báo cáo cho thấy đơn đặt hàng thường bị chậm trễ ở giai đoạn phê duyệt, việc triển khai hệ thống phê duyệt tự động có thể đẩy nhanh tiến độ. Tương tự, nếu xảy ra tình trạng chậm trễ của nhà cung cấp, các chiến lược hữu ích có thể bao gồm đàm phán lại hợp đồng để có thời gian giao hàng chặt chẽ hơn, triển khai hình phạt dựa trên hiệu suất hoặc đa dạng hóa cơ sở nhà cung cấp.
Dự báo và lập kế hoạch nâng cao
Báo cáo mua sắm cung cấp cho doanh nghiệp một kho dữ liệu lịch sử phong phú, rất cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt về tương lai. Bằng cách phân tích xu hướng mua sắm trong quá khứ, các công ty có thể có được những hiểu biết có giá trị về mô hình nhu cầu, biến động theo mùa và hiệu suất của nhà cung cấp. Dữ liệu này cho phép doanh nghiệp dự đoán tốt hơn những sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ sẽ cần mua sắm trong những tháng tới.
Với dự báo được cải thiện, các nhóm mua sắm cũng có thể dự đoán tốt hơn những thay đổi về giá, cho dù là do biến động thị trường, thiếu hụt nguyên liệu thô hay các yếu tố khác.
Ví dụ, giả sử các báo cáo lịch sử cho thấy giá của một loại vật liệu cụ thể có xu hướng tăng trong một số mùa nhất định. Trong trường hợp đó, nhóm có thể chủ động đảm bảo nguồn cung với mức giá thấp hơn trước khi mức tăng xảy ra và sau đó kiểm tra xem liệu nó có mang lại lợi ích trên bảng thông tin tiết kiệm mua sắm hay không.
Tăng cường tuân thủ và quản lý rủi ro
Báo cáo mua sắm giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng các hoạt động mua sắm phù hợp với chính sách của công ty, quy định của ngành và các yêu cầu pháp lý. Bảng điều khiển mua sắm cho biết liệu công ty có tuân thủ ngân sách đã phê duyệt, xác minh hóa đơn trước khi phát hành thanh toán hay không và tránh các hành vi chi tiêu rủi ro.
Ngoài ra, các nhóm mua sắm có thể sử dụng bảng thông tin phân tích mua sắm để theo dõi việc tuân thủ hợp đồng, xác minh rằng các đơn đặt hàng khớp với các điều khoản đã thỏa thuận và đảm bảo rằng các nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn quy định. Khả năng hiển thị này giảm thiểu rủi ro khi giao dịch với các nhà cung cấp không đáng tin cậy hoặc không tuân thủ, nếu không có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý tốn kém hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng.
Các báo cáo mua sắm được tạo thường xuyên cũng cung cấp một bản theo dõi kiểm toán đáng tin cậy về tất cả các hoạt động và giao dịch mua sắm. Khả năng truy xuất này thúc đẩy sự tin tưởng giữa các bên liên quan, bao gồm giám đốc điều hành, kiểm toán viên và cơ quan quản lý.
Ngoài việc giúp các công ty đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định, bảng điều khiển báo cáo mua sắm còn thúc đẩy văn hóa trách nhiệm và tính chính trực trong tổ chức. Khi nhân viên và nhóm biết rằng hành động của họ đang được giám sát và đánh giá theo các chính sách rõ ràng, họ có nhiều khả năng tuân thủ các hướng dẫn đó hơn.
Tác động chiến lược lớn hơn
Báo cáo mua sắm hiệu quả nâng cao hoạt động mua sắm từ một nhiệm vụ thường lệ của bộ phận văn phòng lên một chức năng chiến lược quan trọng trong một tổ chức. Bằng cách cung cấp dữ liệu thời gian thực, bảng thông tin tiết kiệm mua sắm giúp các nhà quản lý mua sắm điều chỉnh hoạt động của họ với các mục tiêu kinh doanh rộng hơn.
Thay vì chỉ theo dõi các giao dịch mua, các nhà quản lý sẽ chỉ đạo các chiến lược hỗ trợ cho sự thành công của công ty. Sự thay đổi này được hỗ trợ bởi cuộc khảo sát Economist Impact năm 2024 , trong đó nêu bật vai trò ngày càng mở rộng của hoạt động mua sắm trong các tổ chức và nhận thức ngày càng tăng về chức năng này như một công cụ tạo ra giá trị.
Ví dụ, báo cáo mua sắm cung cấp thông tin chi tiết có giá trị để đàm phán lại hợp đồng nhà cung cấp với các điều khoản tốt hơn, đa dạng hóa danh mục nhà cung cấp để giảm thiểu rủi ro và khám phá các cơ hội tiết kiệm chi phí trên toàn bộ chuỗi cung ứng. Với cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này, các nhóm mua sắm hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh dài hạn và giúp tất cả các phòng ban và đơn vị hoạt động hiệu quả.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý mua hàng tại đây
TacaSoft đặt nền móng vững chắc cho sự tăng trưởng vượt trội của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý mua hàng TacaSoft, mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ tiên tiến và tính năng thân thiện với người sử dụng. Với khả năng quản lý lên đơn hàng trực tiếp, phân tích các nhà cung cấp tiềm năng, tạo báo cáo mua hàng theo thời gian thực …..giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro.
TacaSoft đồng hành với doanh nghiệp từng chặng đường cùng với đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp.
TacaSoft,
