Bằng cách kết hợp các công cụ kỹ thuật số, các trường học toàn cầu đang tăng cường sự tham gia của học sinh đồng thời hợp lý hóa công việc cho giáo viên và quản trị viên.
Máy tính bảng, hồ sơ kỹ thuật số, màn hình tương tác – nền giáo dục tại Mỹ đã đi một chặng đường dài kể từ thời kỳ sổ tay và bảng đen của thế kỷ 20. Việc tiếp cận rộng rãi với internet và các thiết bị kỹ thuật số đã đẩy nhanh cách học của học sinh và các phương pháp giảng dạy trở nên tinh vi hơn. Sự tinh vi ngày càng tăng đó đòi hỏi những công cụ mới đáp ứng tốt hơn nhu cầu của giáo viên, quản trị viên và học sinh.
Đi vào số hóa trong giáo dục. Phương pháp thế kỷ 21 này nhằm mục đích cải thiện trải nghiệm học sinh và hợp lý hóa công việc hành chính. Nhưng số hóa giáo dục trông như thế nào? Số hóa trong giáo dục có nghĩa gì trong thực tế? Ứng dụng số hoá bằng các sử dụng phần mềm quản lý lớp học, quản lý trường học, app điểm danh ra sao? Hướng dẫn này sẽ khám phá cách tổ chức của bạn có thể sử dụng các công cụ kỹ thuật số mới để làm giảm và cải thiện công việc của bạn.
Trong bối cảnh kinh doanh, số hóa là việc thay thế các quy trình và công cụ tương tự bằng các quy trình và công cụ kỹ thuật số. Điều này thúc đẩy chúng ta đặt câu hỏi, “Làm thế nào chúng ta có thể cải thiện công việc của mình với công nghệ mới?”
Mục tiêu của nó thường là tăng hiệu quả nơi làm việc, làm cho công việc dễ dàng hơn và tăng năng suất. Nhưng số hóa trong giáo dục không chỉ có lợi cho giáo viên và quản trị viên. Học sinh ngày nay quen thuộc với công nghệ hơn bao giờ hết. Kết quả là, đưa công nghệ vào lớp học là điều hợp lý.
Đây là một ví dụ. Có lẽ một lớp đang học về Lịch sử, nhưng học sinh gặp khó khăn trong việc kết nối với tài liệu. Giảng dạy truyền thống sẽ đơn giản tiến hành với một loạt bài giảng, bài tập đọc, thảo luận trong lớp và một bài kiểm tra.
Nhưng một giáo viên suy nghĩ tiến bộ có thể chuyển sang một chương trình như Discovery Tour, cho phép học sinh khám phá lịch sử trong tài liệu ảo tỉ mỉ và thú vị hơn. Họ có thể theo đuổi sự tò mò của mình và chọn tham gia các tour hướng dẫn về mọi thứ. Đột nhiên, tài liệu trở nên sống động và trực tiếp. Discovery Tour cũng bao gồm các bài kiểm tra và các hoạt động giáo dục khác để đo lường thành công.
Có hàng loạt công cụ như Discovery Tour có thể hỗ trợ trải nghiệm giáo dục. Ngày càng nhiều công cụ xuất hiện trên thị trường. Những công cụ này mở đường cho một trải nghiệm giáo dục thực sự được số hóa.
Thế hệ học sinh ngày nay nhanh nhạy với kĩ thuật số. Những chiếc điện thoại mà họ mang theo và sử dụng mạnh mẽ hơn máy tính chỉ 20 năm trước. Bằng cách chuyển đổi các phương thức giảng dạy sang các nền tảng này, giáo viên có thể giúp học sinh cảm thấy thoải mái hơn trong khi học.
Nghiên cứu cho thấy việc tích hợp công nghệ vào bài học có mối quan hệ tích cực trực tiếp với sự tham gia và học tập tự định hướng. Các giải pháp giảng dạy dựa trên công nghệ cũng có thể giúp học tập trở nên thú vị hơn với các trang web, ứng dụng và trò chơi tương tác.
Số hóa trong giáo dục không chỉ cải thiện sự tham gia. Nó cũng tạo ra những trải nghiệm hoàn toàn mới. Thư viện kỹ thuật số có thể cho phép truy cập tức thì vào tài liệu đọc về hầu hết mọi chủ đề. Những diễn giả khách mời không thể đến thăm trực tiếp có thể tổ chức bài giảng ảo. Và các cổng học tập trực tuyến có thể giúp học sinh dễ dàng nộp bài tập, tham gia thảo luận liên quan đến khóa học và xem lại tài liệu từ đầu kỳ.
Học sinh không phải là những người duy nhất có thể thu được lợi từ việc số hóa giáo dục. Có một số cách mà việc chuyển sang kỹ thuật số cũng có thể giúp giáo viên. Ví dụ, nuôi dưỡng nhiều học sinh tham gia hơn có thể giúp giáo viên thực hiện công việc của mình hiệu quả hơn. Điều đó có thể dẫn đến kết quả học tập tốt hơn cho học sinh.
Nhưng nhiều giải pháp công nghệ tập trung cụ thể vào việc giảng dạy. Một cân nhắc lớn đối với giáo viên là tiết kiệm chi phí. Với ngân sách bị căng thẳng, việc liên tục bổ sung các bài tập giấy, mua lại sách giáo khoa cũ và hơn thế nữa có thể gây áp lực không cần thiết cho một trường học. Điều đó đặc biệt đúng khi giá giấy tiếp tục tăng. Thay thế chúng bằng các lựa chọn kỹ thuật số làm cho chúng có thể tái sử dụng vô hạn và an toàn khỏi sự suy thoái. Nó cũng có thể tiết kiệm quỹ quý giá có thể được chuyển hướng đến nơi khác.
Các nền tảng kỹ thuật số cho giao tiếp và hợp tác có thể giúp giáo viên dễ dàng làm việc cùng nhau hơn. Điều đó cho phép họ thiết kế kế hoạch bài học phù hợp hơn với học sinh của mình. Các cổng trực tuyến và nộp bài tập có thể tập trung hóa các bài tập đó. Giáo viên sau đó có thể nhanh chóng tìm thấy và xem xét chúng, giải phóng thời gian để cung cấp phản hồi sâu hơn.
Bài tập kỹ thuật số cũng mở ra khả năng chấm điểm tự động khi thích hợp. Từ đó, điểm số được lưu trữ kỹ thuật số có thể giúp giáo viên xây dựng dữ liệu toàn diện về học sinh của mình. Họ gặp khó khăn trong môn học hoặc chủ đề nào? Điểm mạnh của họ là gì? Họ cần sự chú ý như thế nào? Nhìn thấy xu hướng trong dữ liệu điểm số của học sinh có thể giúp xác định từng người.
Giáo viên làm việc trên tuyến đầu của giáo dục. Nhưng các nhà quản trị giữ cho các tổ chức hoạt động phía sau hậu trường. Công việc của họ có thể được hưởng lợi nhiều nhất từ những cải tiến về hiệu quả mà số hóa trong giáo dục có thể mang lại, đặc biệt là khi nói đến quản lý hồ sơ.
Hồ sơ kỹ thuật số chiếm ít không gian hơn nhiều so với các đối tác vật lý của chúng. Thay vì xếp hàng trong tủ hồ sơ, những hồ sơ này có thể được lưu trữ trên ổ cứng máy tính hoặc trên đám mây. Tìm kiếm tài liệu kỹ thuật số phù hợp nhanh hơn nhiều nhờ các tính năng như gắn thẻ, lập chỉ mục và tìm kiếm. Sau khi tìm thấy tài liệu, người lao động có thể chia sẻ nó ngay lập tức qua bất kỳ khoảng cách nào.
Và người lao động có thể sao chép nhiều bản sao tùy theo nhu cầu mà không cần chi tiêu thêm cho vật liệu. Cuối cùng, hồ sơ kỹ thuật số có thể được hưởng lợi từ việc tăng cường bảo mật. Các công cụ như mã hóa có thể giúp đảm bảo điều đó. Các công ty đám mây cũng phải tuân thủ các tiêu chuẩn tuân thủ nghiêm ngặt. Điều đó có thể giúp bảo vệ quyền riêng tư của học sinh và giảng viên.
Guthrie Public Schools ở Oklahoma đã chứng kiến một số lợi ích này khi bắt đầu chuyển đổi kỹ thuật số của mình. Trong không gian tiết kiệm được bằng cách số hóa hồ sơ, hệ thống trường học đã có thể cải tạo căng tin của mình. Hồ sơ học sinh kỹ thuật số trở nên dễ tiếp cận hơn rất nhiều ngay lập tức.
“Khi đăng ký viên của chúng tôi đang đi nghỉ trong vài tuần trong mùa hè, hiệu trưởng trường trung học đã gọi cho tôi,” Giám đốc CNTT Dee Benson nhớ lại. “Anh ấy cần thông tin về một học sinh. Thay vì đi xuống hành lang để hỏi sự giúp đỡ của đăng ký viên hoặc lục lọi qua bốn hoặc năm tủ hồ sơ, anh ấy đã tìm thấy hồ sơ của họ bằng cách kéo tên học sinh trong hệ thống lưu trữ trực tuyến của họ. Anh ấy nghĩ rằng đó là điều tuyệt vời nhất mà anh ấy từng thấy.”
Dưới đây là những hoạt động số hóa chính mà các đơn vị có thể đánh giá mức độ ưu tiên để thực hiện nhằm tạo ra một môi trường học tập, làm việc hiệu quả và hiện đại.
Nội dung học tập số: Chuyển đổi tài liệu giáo dục truyền thống thành định dạng số, bao gồm sách giáo khoa điện tử, bài giảng tương tác và tài nguyên học tập số.
Ứng dụng công nghệ và phần mềm: Sử dụng các ứng dụng và phần mềm giáo dục như hệ thống quản lý học tập (LMS), công cụ đánh giá trực tuyến, và các phần mềm tương tác.
Phương pháp giảng dạy số: Áp dụng các phương pháp giảng dạy mới như e-learning, blended learning, flipped classroom,… để cung cấp trải nghiệm học tập linh hoạt.
Công nghệ trong lớp học: Tích hợp các thiết bị kỹ thuật số như máy tính bảng, bảng tương tác và máy chiếu thông minh vào lớp học.
Giao tiếp và tương tác trực tuyến: Sử dụng các nền tảng hội nghị video, phòng học ảo, và các ứng dụng giao tiếp như Microsoft Teams, Zoom, hoặc Google Classroom để tăng cường giao tiếp và hợp tác giữa học sinh, giáo viên.
Đánh giá và phản hồi trực tuyến: Giao tiếp và hợp tác trực tuyến là cầu nối quan trọng trong dạy và học số hóa, tạo môi trường học tập linh hoạt và hiệu quả. Để triển khai, các trường có thể sử dụng các nền tảng như Zoom, Microsoft Teams hoặc Google Meet để tổ chức lớp học, thảo luận nhóm, và hội thảo chuyên đề. Kết hợp với công cụ như Google Workspace, Trello, hoặc Notion giúp học sinh làm việc nhóm và quản lý dự án.
Số hóa trong hoạt động vận hành không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu sự phụ thuộc vào giấy tờ, mà còn tạo ra môi trường làm việc linh hoạt, tăng cường sự hợp tác và gia tăng năng suất đội ngũ. Các hoạt động số hóa trong vận hành bao gồm:
Số hóa văn bản, tài liệu: Số hóa tài liệu giúp quản lý và truy cập thông tin hiệu quả hơn. Để thực hiện, sử dụng máy quét hoặc ứng dụng scan (như Adobe Scan, CamScanner) để chuyển tài liệu giấy sang định dạng số và phần mềm OCR để chỉnh sửa văn bản. Áp dụng hệ thống quản lý tài liệu như Google Drive, SharePoint, hoặc DocuWare để lưu trữ, phân loại và tìm kiếm nhanh chóng. Đảm bảo an toàn thông tin qua mã hóa và phân quyền truy cập.
Số hóa quản lý tài sản: Số hóa quản lý tài sản giúp tối ưu hóa việc theo dõi và sử dụng tài nguyên trong giáo dục. Triển khai phần mềm quản lý tài sản như TacaSoft để ghi nhận thông tin tài sản, tình trạng sử dụng, và phân bổ. Gắn mã QR hoặc mã vạch để dễ dàng nhận diện và theo dõi.
Số hóa quản lý công việc: Số hóa quản lý công việc với TacaSoft giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng hiệu quả. Bắt đầu bằng việc tạo danh sách nhiệm vụ, phân công công việc cụ thể cho từng thành viên và đặt thời hạn hoàn thành. Sử dụng bảng Kanban hoặc biểu đồ Gantt để theo dõi tiến độ và trạng thái công việc. Kích hoạt tính năng thông báo, nhắc nhở tự động để đảm bảo không bỏ lỡ thời hạn.
Số hóa truyền thông nội bộ: Số hóa truyền thông nội bộ giúp nâng cao giao tiếp và hợp tác trong tổ chức. Có thể dùng phần mềm TacaSoft để tạo kênh giao tiếp tập trung cho toàn bộ nhân viên. Thiết lập các kênh riêng cho từng phòng ban hoặc dự án, và áp dụng công cụ phân quyền để chia sẻ thông tin đúng đối tượng. Khuyến khích sự tương tác qua khảo sát, thảo luận nhóm, và chia sẻ ý tưởng, đồng thời cung cấp tài liệu quan trọng qua các công cụ lưu trữ như Google Drive hay SharePoint.
Số hóa quy trình, đề xuất: Số hóa quy trình giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc và tăng tính minh bạch. Để thực hiện, sử dụng phần mềm quản lý quy trình như TacaSoft hoặc Microsoft Power Automate để tự động hóa các bước trong các quy trình như phê duyệt, ký giấy tờ, tạm ứng, bổ nhiệm, và thuyên chuyển. Thiết lập các biểu mẫu điện tử, chữ ký số và theo dõi quy trình qua báo cáo và phân tích.
Số hóa ký hợp đồng, tài liệu: Số hóa ký hợp đồng và tài liệu giúp giảm giấy tờ và tiết kiệm thời gian. Sử dụng nền tảng ký điện tử như DocuSign hoặc ứng dụng chữ ký số TacaSoft cho phép ký tài liệu trên nhiều thiết bị, mọi lúc mọi nơi. Để thực hiện, tải tài liệu lên nền tảng, chỉ định người ký và xác thực qua chữ ký số hoặc mã OTP. Theo dõi tiến trình ký kết và lưu trữ tài liệu an toàn trên đám mây.
Xem thêm: Ứng dụng chữ ký số TacaSoft
Số hóa hoạt động quản lý nhân sự trong các doanh nghiệp giáo dục bao gồm việc áp dụng công nghệ để tự động hóa, tối ưu hóa các quy trình quản lý nhân sự. Dưới đây là những hoạt động chính trong quá trình này:
Số hóa chấm công: Sử dụng phần mềm chấm công giúp quản lý thời gian làm việc của giáo viên và nhân viên chính xác và linh hoạt, từ chấm công theo ca/tiết giảng dạy đến theo địa điểm. Để triển khai, chọn phần mềm phù hợp như TimeClock Plus hoặc TacaSoft, có thể chấm công từ xa qua điện thoại hoặc máy tính bảng. Phần mềm cần hỗ trợ tính linh hoạt, bảo mật thông tin, tích hợp với các hệ thống quản lý khác và có giao diện dễ sử dụng.
Số hóa tính lương:Phần mềm có thể tích hợp với hệ thống quản lý học sinh và tài chính để tự động tính toán các khoản lương, trợ cấp.Để thực hiện, trường học cần lựa chọn phần mềm phù hợp như ứng dụng chấm công TacaSoft, cấu hình các ca làm việc và thiết lập các quy định chấm công. Phần mềm sẽ hỗ trợ chấm công từ xa, qua di động hoặc máy tính bảng, giúp quản lý dễ dàng theo dõi thời gian làm việc của giáo viên và nhân viên, đồng thời giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch trong quá trình tính toán lương.
Số hóa lưu trữ hồ sơ giáo viên/nhân viên: Số hóa hồ sơ giáo viên và nhân viên giúp quản lý thông tin một cách hiệu quả và minh bạch. Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý nhân sự như Thông tin nhân sự,…., trường học có thể lưu trữ điện tử hồ sơ cá nhân, bằng cấp, chứng chỉ, quá trình công tác và thành tích của giáo viên, nhân viên. Các hồ sơ này sẽ được cập nhật, tìm kiếm và chia sẻ dễ dàng.
Số hóa đánh giá nhân sự: Bằng cách chọn phần mềm như TacaSoft hay BambooHR, các tiêu chí như KPI, mức độ hoàn thành nhiệm vụ và thái độ làm việc có thể được đo lường rõ ràng. Đánh giá hiệu suất định kỳ và phản hồi liên tục giúp cải thiện công việc của giáo viên và cán bộ nhân viên.
Số hóa tuyển dụng: Ứng dụng các phần mềm như TacaSoft, Zoho,….cho phép tự động phân loại ứng viên, quản lý lịch phỏng vấn, và cung cấp dữ liệu phân tích để cải thiện hiệu quả tuyển dụng. Áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để sàng lọc hồ sơ nhanh chóng, cùng với việc đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống, giúp tạo quy trình chuyên nghiệp, minh bạch và thu hút nhân tài.
Số hóa hoạt động tuyển sinh và quảng bá: Số hóa tuyển sinh và quảng bá giúp các trường học mở rộng phạm vi tiếp cận và nâng cao hiệu quả quản lý học viên. Bằng cách sử dụng nền tảng trực tuyến và mạng xã hội như Facebook, Google Ads, trường có thể quảng bá chương trình học, tổ chức sự kiện trực tuyến và thu hút học viên. Số hoá giúp tiết kiệm được chi phí và có thể đo lường được hiệu quả nhanh chóng.
Quản lý mối quan hệ phụ huynh/ đối tác: Việc quản lý hiệu quả mối quan hệ với phụ huynh và đối tác đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường sự gắn kết và nâng cao chất lượng giáo dục. Các phần mềm CRM hỗ trợ lưu trữ thông tin, tự động gửi thông báo về lịch học, kết quả học tập, và theo dõi tương tác với phụ huynh. Đồng thời, CRM giúp quản lý thông tin đối tác, ghi nhận lịch sử hợp tác, và nhắc nhở các mốc thời gian quan trọng.
Sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng giúp trường học quản lý hiệu quả các khoản mục tài chính, từ chi phí thuê giáo viên, cơ sở vật chất đến doanh thu theo từng dịch vụ đào tạo. Phần mềm còn hỗ trợ tính toán doanh thu bán hàng theo nhân viên để làm cơ sở tính lương thưởng, theo dõi và phân bổ học phí trả trước của học viên hoặc các khoản thu từ khách hàng, đảm bảo tính minh bạch và chính xác.
Lưu ý khi chọn phần mềm kế toán:
Áp dụng đúng phần mềm kế toán không chỉ giúp tối ưu hóa công tác quản lý tài chính mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động và hỗ trợ sự phát triển bền vững cho nhà trường.
Tìm hiểu thêm về phần mềm, app quản lý trường học, lớp học
Với các phần mềm, ứng dụng giáo dục của TacaSoft, việc quản lý trường học, lớp học trở nên đơn giản, hiệu quả và an toàn hơn bao giờ hết. Cùng đội ngũ chuyên gia bề dày kinh nghiệm tư vấn, các giải pháp tiên phong công nghệ và nhân sự thực chiến triển khai trực tiếp ngay tại doanh nghiệp. Chúng tôi cam kết mang đến cho bạn một giải pháp toàn diện giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác và tiết kiệm ngân sách. Hãy trải nghiệm ngay hôm nay để thấy sự khác biệt mà TacaSoft mang lại cho công tác giảng dạy và quản lý của bạn.
TacaSoft,
