Quản lý chấm công trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết với giải pháp, phần mềm chấm công của TacaSoft. Không chỉ tự động hóa quá trình chấm công, giảm thiểu sai sót, giải pháp quản lý chấm công còn cung cấp các báo cáo chi tiết về thời gian làm việc, hiệu suất của từng nhân viên. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chính xác để tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng năng suất và tiết kiệm chi phí đáng kể.
Tại sao nói quản lý chấm công là ” trái tim” của của một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả?
Đối với một doanh nghiệp, việc theo dõi số giờ làm việc của nhân viên là vô cùng quan trọng. Nếu thiếu thông tin này, không thể tính toán chính xác các yếu tố như lương, quyền lợi nghỉ phép và các chỉ số nhân sự khác. Đó là lý do tại sao việc chấm công là một phần thiết yếu trong quy trình làm việc của tổ chức.
Sau đây là một số lý do tại sao doanh nghiệp cần một quy trình chấm công tốt.
Tính tiền lương: Như đã đề cập trước đó, chấm công quan trọng vì nó cung cấp tất cả các số liệu cần thiết để tính toán và xử lý tiền lương cho nhân viên. Mỗi doanh nghiệp cách quản lý chấm công riêng của mình, miễn là nó ghi lại thông tin cần thiết.
Quản lý đội ngũ: Quản lý chấm công nhân viên cũng là phương pháp quản lý đội ngũ hiệu quả hơn.
Ví dụ, nếu hai thành viên trong nhóm làm việc trên các dự án tương tự và tạo ra kết quả chất lượng như nhau, nhưng A cần nhiều hơn bốn giờ so với B để hoàn thành công việc, bạn sẽ có căn cứ cho quyết định giao nhiệm vụ cho ai trong lần tiếp theo.
Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp của bạn có thể dựa vào bất kỳ hình thức nào: bảng chấm công giấy, thẻ đục lỗ hoặc giải pháp kỹ thuật số để hoàn thành công việc, miễn là bạn có tổng số giờ làm việc vào cuối mỗi kỳ trả lương.
Lập kế hoạch: Từ phân tích dữ liệu quản lý chấm công để xem có cách nào cải thiện hiệu quả và năng suất nhằm giảm tổng số giờ cho dự án tiếp theo hay không.
Tuy nhiên, nếu không được quản lý tốt, việc chấm công có thể gây ra nhiều hệ lụy tiêu cực. Nếu quá trình chấm công không công bằng, minh bạch, dễ dẫn đến mâu thuẫn, bất hòa giữa các nhân viên. Dữ liệu chấm công không chính xác sẽ dẫn đến việc tính lương sai, tổn thất ngân sách,… Do đó, các doanh nghiệp cần đầu tư vào việc quản lý chấm công hiện đại, tự động hóa để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý nhân sự.
Những thách thức trong quản lý chấm công trong các doanh nghiệp hiện nay
- Không đồng nhất dữ liệu chấm công: Một công ty nếu có nhân sự làm tại công ty là làm từ xa thì sẽ có cách thức chấm công khác nhau và khi tổng hợp sẽ gây khó khăn cho HR. Hay tại một số cửa hàng thì sẽ xảy ra trường hợp đi làm hộ, gây ra khó kiểm soát quản lý chấm công.
- Sai sót trong quá trình tính lương: Do sử dụng Excel để tính lương, các lỗi nhập liệu và sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu là điều khó tránh khỏi. Những sai sót này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của nhân viên, gây ra sự bất mãn và làm giảm hiệu suất làm việc.
- Nghỉ phép đột ngột: Nhân viên hiện đột ngột nộp đơn xin nghỉ phép mà không làm đúng quy trình thì cũng sẽ làm cho nhà quản lý khó khăn trong việc chấm công. Việc thay đổi lịch làm việc đột ngột, thường xuyên cũng gây khó khăn trong việc quản lý dữ liệu chấm công.
- Khó khăn trong tích hợp hệ thống: Việc kết nối hệ thống chấm công với các phần mềm khác (như quản lý lương hay quản lý dự án) có thể gặp khó khăn do tính không tương thích, doanh nghiệp chọn phần mềm không phù hợp.
Phần mềm quản lý chấm công và các tính năng vượt trội của nó hiện nay
Phần mềm chấm công là giải pháp tự động hóa quy trình theo dõi giờ làm việc và chấm công của nhân viên. Nó hợp lý hóa việc theo dõi chấm công, chấm công, lập lịch và báo cáo, đồng thời cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý dữ liệu thời gian và chấm công của nhân viên.
Bao gồm các tính năng vượt trội sau:
- Theo dõi thời gian: Phần mềm quản lý chấm công nên cho phép nhân viên chấm công vào và ra bằng điện tử. Tính năng này nên cung cấp dữ liệu chấm công theo thời gian thực mà người quản lý và nhân viên nhân sự có thể xem. Nó cũng nên cho phép nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép và cho phép người quản lý chấp thuận hoặc từ chối các yêu cầu đó.
- Lên lịch: Phần mềm quản lý chấm công cung cấp các công cụ để tạo lịch trình và phân công ca làm việc cho nhân viên. Nó cũng nên cung cấp khả năng quản lý việc thay đổi ca làm việc và cho phép nhân viên đổi ca làm việc với nhau.
- Có thể kết nối với ứng dụng di động: Nhiều phần mềm chấm công cung cấp ứng dụng di động, cho phép nhân viên chấm công vào và ra bằng điện thoại thông minh. Điều này đặc biệt hữu ích đối với những người làm việc từ xa không có đồng hồ chấm công vật lý.
- Quản lý nghỉ phép: Phần mềm quản lý chấm công cung cấp các công cụ để quản lý việc nghỉ phép của nhân viên như nghỉ phép, thời gian ốm và ngày cá nhân. Điều này nên bao gồm khả năng chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu và theo dõi số dư còn lại.
- Quản lý làm thêm giờ: Phần mềm quản lý chấm công sẽ theo dõi giờ làm thêm của nhân viên và đưa ra cảnh báo khi nhân viên sắp đạt đến số giờ làm thêm tối đa.
- Báo cáo: Phần mềm quản lý chấm công cung cấp các báo cáo có thể tùy chỉnh hiển thị tình trạng tham dự, thời gian làm việc và các số liệu khác quan trọng đối với doanh nghiệp. Các báo cáo này phải có thể xuất sang nhiều định dạng tệp khác nhau để phân tích thêm.
- Tích hợp: Phần mềm quản lý chấm công tích hợp với các hệ thống nhân sự khác , chẳng hạn như phần mềm quản lý bảng lương và nhân viên, để cung cấp giải pháp toàn diện giúp quản lý dữ liệu nhân viên.
- Giám sát chấm công theo thời gian thực: Dữ liệu cập nhật từng phút về sự hiện diện của nhân viên đảm bảo rằng người quản lý có thể biết ai đã chấm công, ai đến muộn và ai vắng mặt tại bất kỳ thời điểm nào
Các công nghệ được tích hợp vào phần mềm quản lý chấm công
Tích hợp sinh trắc học
Theo dõi thời gian bằng sinh trắc học là một lĩnh vực khác được kỳ vọng sẽ ngày càng phổ biến. Hệ thống theo dõi sự tham gia và thời gian của một cá nhân thông qua dữ liệu sinh trắc học, chẳng hạn như dấu vân tay hoặc nhận dạng khuôn mặt.
Nó loại bỏ nhu cầu sử dụng phương pháp theo dõi thời gian thủ công và giảm khả năng xảy ra sai sót và gian lận.
Trí tuệ nhân tạo
AI đã khẳng định vị thế của mình trong ngành trong thời gian dài và với việc triển khai theo dõi thời gian có một tương lai tươi sáng. Với AI, theo dõi thời gian có thể được thực hiện ở bất cứ đâu, bất cứ cách nào.
Theo dõi thời gian bằng AI có thể loại bỏ hoàn toàn nhu cầu nhập thủ công để theo dõi thời gian dành cho giờ làm việc. Người sử dụng lao động hoặc người quản lý có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện năng suất và cung cấp cho nhân viên phản hồi được cá nhân hóa.
Các câu hỏi thường gặp
Chấm công cho nhân viên là gì?
Chấm công, ở hình thức cơ bản nhất, là việc theo dõi thời gian vào và ra của nhân viên ở doanh nghiệp và số giờ họ làm việc. Quy trình chấm công rất quan trọng để nhà quản lý có thể nắm được ai đang làm việc vào bất kỳ thời điểm nào và để theo dõi việc đi trễ.
Lợi ích của việc quản lý chấm công
Quản lý chấm công mang lại lợi ích đáng kể cho cả công ty và nhân viên. Kiến thức là sức mạnh: biết được thời gian của bạn (hoặc nhóm của bạn) đi đâu giúp thực hiện công việc hiệu quả hơn, tổ chức quy trình và môi trường làm việc tốt hơn, và loại bỏ những yếu tố tiêu cực như trì hoãn.
Lợi ích cho doanh nghiệp:
- Dữ liệu chính xác cho việc lập hóa đơn và kế toán: Đối với những công ty cung cấp dịch vụ tính phí khách hàng theo giờ, việc có dữ liệu chấm công chính xác là rất quan trọng. Nó giải quyết vấn đề sai sót trong tính toán và giúp duy trì mối quan hệ với khách hàng.
- Minh bạch và truy xuất nguồn gốc: Dữ liệu chấm công, khi có sẵn dưới dạng thô và được tóm tắt trong các báo cáo, giúp có cái nhìn sâu sắc về cách thực hiện các nhiệm vụ cụ thể và phần nào của chúng tốn nhiều thời gian nhất.
- Lập kế hoạch dễ dàng hơn: Các kế hoạch cho khối lượng công việc trong tương lai, dựa trên dữ liệu trước đó, trở nên chính xác hơn. Hơn nữa, dữ liệu chấm công giúp xác định các hoạt động lãng phí thời gian và loại bỏ chúng, qua đó tối ưu hóa quy trình làm việc cho các nhiệm vụ trong tương lai.
- Quản lý công việc tốt hơn: Thiết lập quy trình làm việc đòi hỏi phải xác định ước tính thời gian và thời hạn. Cần phải đặt ra bao nhiêu thời gian cần thiết cho các nhiệm vụ cụ thể, vì vậy dễ dàng thiết lập chúng dựa trên dữ liệu đã thu thập trước đó.
- Kỷ luật tốt hơn: Kỷ luật và tinh thần tốt hơn: Khi biết rằng thời gian dành cho các nhiệm vụ cụ thể có thể truy xuất, nhân viên sẽ có xu hướng sử dụng nó một cách có ý thức hơn.
Lợi ích cho nhân viên:
- Tối ưu hóa quy trình làm việc: Biết được những nhiệm vụ nào khó khăn và tốn thời gian hơn, bạn có thể phân bổ thời gian một cách khôn ngoan hơn và hoàn thành chúng trước.
- Giảm sự trì hoãn: Nhận thức được chi phí thời gian của mình sẽ thúc đẩy bạn sử dụng thời gian một cách có ý thức hơn, loại bỏ sự phân tâm và giải quyết các nhiệm vụ khó khăn hơn.
- Kiểm soát tình trạng công việc quá tải: Bản tóm tắt chi phí thời gian giúp bạn phát hiện ra những hoạt động nào cần nhiều thời gian hơn so với ngày làm việc của bạn và xác định khả năng quá tải.
Lưu ý khi lựa chọn phần mềm chấm công
Sau đây là những khía cạnh quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý chấm công:
- Khả năng tích hợp : Khả năng tích hợp phần mềm chấm công với các phần mềm nhân sự và bảng lương khác có thể hợp lý hóa hoạt động và luồng dữ liệu.
- Khả năng di chuyển dữ liệu : Nếu doanh nghiệp chuyển đổi từ hệ thống khác, dịch vụ di chuyển dữ liệu có thể giúp chuyển dữ liệu hiện tại của bạn một cách liền mạch mà không bị mất mát.
- Xác định các tính năng cần thiết : Xác định các tính năng bắt buộc mà doanh nghiệp cần. Tập trung vào những tính năng này khi so sánh các gói giá khác nhau.
- Xem xét giá trị lâu dài : Hãy nhìn xa hơn chi phí ban đầu và xem xét giá trị lâu dài mà phần mềm sẽ mang lại cho doanh nghiệp của bạn về mặt năng suất, sự tuân thủ và sự hài lòng của nhân viên.
- Khả năng mở rộng : Chọn giải pháp có thể phát triển cùng doanh nghiệp của bạn. Các mô hình định giá có khả năng mở rộng đảm bảo rằng bạn có thể thêm nhiều người dùng hoặc tính năng hơn khi doanh nghiệp của bạn mở rộng mà không làm tăng đáng kể chi phí.
Lời kết
TacaSoft đã khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là trong quản lý chấm công và nhân sự. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và am hiểu thị trường, TacaSoft sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý.
TacaSoft,
