Sử dụng 5 mẫu báo cáo tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp

29/12/2025

Mẫu báo cáo tồn kho là công cụ quản trị then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát một trong những tài sản chiếm tỷ trọng lớn nhất trong vận hành: hàng tồn kho. Không chỉ dừng ở việc ghi nhận số lượng, báo cáo hàng tồn kho phản ánh trực tiếp dòng tiền đang bị “giam” trong kho, hiệu quả của kế hoạch mua hàng – sản xuất, cũng như khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường trong từng giai đoạn.

Trong thực tế bán lẻ, hàng tồn kho thường là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp. Nhưng nếu số liệu tồn kho không chính xác, doanh nghiệp đang trực tiếp mất tiền mà không dễ nhận ra. Thống kê tại Hoa Kỳ cho thấy, các nhà bán lẻ đang nắm giữ lượng hàng tồn kho trị giá 1,35 USD cho mỗi 1 USD doanh số bán hàng.

Chính vì vậy, sử dụng mẫu báo cáo tồn kho không chỉ phục vụ mục tiêu kiểm kê, mà còn giúp doanh nghiệp nâng cao độ chính xác dữ liệu, dự báo nhu cầu tốt hơn và giảm tình trạng tồn kho dư thừa. Khi được xây dựng đúng cách, mẫu báo cáo tồn kho trở thành nền tảng để tối ưu dòng tiền, cải thiện khả năng đáp ứng khách hàng và duy trì sự trung thành trong dài hạn.

Mẫu báo cáo tồn kho phổ biến cho doanh nghiệp

1. Mẫu báo cáo Hàng tồn kho hiện có (Hàng tồn kho trong tay)

Mẫu báo cáo Hàng tồn kho hiện có

Mẫu báo cáo tồn kho hiện có giúp doanh nghiệp nắm được chính xác tại một thời điểm đang còn bao nhiêu hàng trong kho và giá trị của số hàng đó là bao nhiêu tiền. Nói đơn giản, báo cáo này trả lời thẳng 3 câu hỏi quan trọng của nhà quản lý: doanh nghiệp đang giữ bao nhiêu vốn trong kho, hàng nào còn – hàng nào sắp hết, và có cần nhập thêm hay không.

Trong thực tế vận hành, rất nhiều doanh nghiệp chỉ biết doanh thu mỗi ngày nhưng lại không biết chính xác tiền đang “nằm” ở kho là bao nhiêu. Khi không có báo cáo tồn kho hiện có rõ ràng, việc dự báo nhu cầu, lên kế hoạch nhập hàng, sản xuất hay phân bổ ngân sách đều mang tính ước lượng, dễ dẫn đến tồn kho dư thừa hoặc thiếu hàng đột ngột.

Với mẫu báo cáo này, doanh nghiệp có thể:

Nhìn rõ lượng vốn đang bị giam trong hàng tồn kho để chủ động dòng tiền
Phát hiện sớm các mặt hàng tồn lâu, quay vòng chậm để có phương án xử lý
Lập kế hoạch nhập hàng, sản xuất và ngân sách sát với nhu cầu thực tế hơn

Lưu ý thực tiễn:
Khi doanh nghiệp bán hàng trên nhiều kênh cùng lúc, sai lệch tồn kho rất dễ xảy ra nếu dữ liệu không được đồng bộ. Việc này thường kéo theo kiểm kê thủ công liên tục, tốn thời gian và vẫn dễ sai. Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống quản lý tồn kho được kết nối trực tiếp với các kênh bán hàng, POS và cửa hàng online, giúp số liệu tồn kho luôn cập nhật và nhất quán.

2. Mẫu báo cáo hiệu suất hàng tồn kho

Mẫu báo cáo hiệu suất hàng tồn kho

Báo cáo hiệu suất hàng tồn kho giúp doanh nghiệp nhìn rõ hàng nào đang tạo doanh thu và hàng nào đang làm chậm dòng tiền, thông qua việc tổng hợp kết quả bán hàng của từng sản phẩm trên tất cả các kênh phân phối. Đây không chỉ là báo cáo “bán được bao nhiêu”, mà là công cụ để đánh giá chất lượng của tồn kho.

Thông qua báo cáo này, nhà quản lý có thể nhanh chóng nhận diện:

Những sản phẩm bán chạy, đóng góp lớn vào doanh thu và cần được ưu tiên bổ sung tồn kho
Những mặt hàng bán chậm, tiêu thụ kém hoặc gần như không còn nhu cầu
Xu hướng tăng trưởng hoặc suy giảm của từng sản phẩm theo thời gian, thay vì chỉ nhìn doanh số tại một thời điểm

3. Mẫu báo cáo phân tích ABC hàng tồn kho

Mẫu báo cáo phân tích ABC hàng tồn kho

Trong thực tế, báo cáo phân tích ABC không phải để “xếp hạng SKU”, mà để trả lời một câu hỏi rất thực tế của doanh nghiệp: Tiền đang nằm ở kho này nên được bảo vệ, nuôi dưỡng hay cắt bỏ?

Mẫu báo cáo này giúp doanh nghiệp nhìn ra sự thật thường bị che bởi doanh thu tổng: chỉ một nhóm rất nhỏ sản phẩm đang gánh phần lớn doanh thu, còn lại là những mặt hàng tiêu tốn kho bãi, vốn và công quản lý nhưng đóng góp rất ít.

Khi áp dụng phân tích ABC, doanh nghiệp thường phát hiện:

Nhóm A chính là “máy in tiền” của kho hàng. Chỉ cần thiếu một vài SKU thuộc nhóm này, doanh thu có thể rơi ngay lập tức. Báo cáo ABC giúp nhà quản lý biết chính xác mặt hàng nào không được phép hết, từ đó ưu tiên tồn kho an toàn, kế hoạch nhập hàng và thậm chí là ưu tiên sản xuất.
Nhóm B là nhóm “duy trì lựa chọn” cho khách hàng. Không tạo đột phá doanh thu nhưng giúp danh mục sản phẩm không quá nghèo nàn. Với nhóm này, báo cáo ABC giúp doanh nghiệp tránh nhập theo cảm tính, chỉ giữ tồn ở mức đủ bán, không để tồn kho phình to một cách vô thức.
Nhóm C thường là nơi tiền bị chôn mà không ai để ý. Báo cáo ABC làm lộ ra những sản phẩm nằm kho nhiều tháng, bán rất chậm nhưng vẫn âm thầm chiếm chỗ và vốn.

Giá trị lớn nhất của mẫu báo cáo phân tích ABC là giúp doanh nghiệp đổi cách quản lý kho: không còn quản lý tất cả sản phẩm như nhau, mà tập trung bảo vệ đúng nhóm tạo tiền, và mạnh tay xử lý nhóm làm chậm dòng tiền.

4. Mẫu báo cáo doanh thu hàng tồn kho

Mẫu báo cáo doanh thu hàng tồn kho giúp doanh nghiệp hiểu rõ hàng trong kho đang tạo ra doanh thu nhanh hay chậm, thông qua việc theo dõi tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho.

Trong vận hành thực tế, tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho cho thấy tốc độ bán và tốc độ thu hồi vốn. Hàng quay càng nhanh, tiền về càng sớm; hàng quay chậm đồng nghĩa với vốn bị giam trong kho lâu hơn và chi phí tồn kho tăng lên.

Ví dụ, khi lập báo cáo doanh thu hàng tồn kho trong 3 tháng, nếu một SKU phải bổ sung đến 12 lần, điều đó cho thấy nhu cầu thị trường đang rất tốt. Thông tin này giúp doanh nghiệp:

Cân nhắc tăng mức tồn kho tối thiểu hoặc tồn kho an toàn để tránh hết hàng
Điều chỉnh kế hoạch nhập hàng theo hướng ít lần hơn nhưng số lượng mỗi lần lớn hơn
Tận dụng lợi thế chiết khấu theo số lượng từ nhà cung cấp, từ đó giảm chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm

Ngược lại, khi tỷ lệ luân chuyển thấp, báo cáo sẽ cảnh báo sớm các mặt hàng đang bán chậm, giúp doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh chiến lược nhập hàng, giá bán hoặc danh mục sản phẩm trước khi tồn kho trở thành gánh nặng dòng tiền.

Xem thêm:

5. Mẫu báo cáo vị trí hàng tồn kho

Mẫu báo cáo vị trí hàng tồn kho giúp doanh nghiệp biết chính xác mỗi sản phẩm đang nằm ở đâu và nằm bao nhiêu, theo từng kho, cửa hàng hoặc điểm lưu trữ. Trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp “thiếu hàng” không phải vì hết hàng, mà vì hàng đang nằm sai chỗ.

Với các doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, nhiều kho, sử dụng đơn vị vận chuyển hoặc kho bên thứ ba, báo cáo này đặc biệt quan trọng vì nó giúp nhà quản lý nhìn thấy toàn cảnh tồn kho thay vì từng điểm riêng lẻ.

Giá trị thực tế của báo cáo vị trí hàng tồn kho nằm ở chỗ:

Khi một kho hoặc cửa hàng sắp hết hàng, doanh nghiệp có thể điều chuyển nội bộ từ kho khác còn dư, thay vì vội vàng đặt thêm hàng mới và làm tăng tồn kho tổng
Chủ động phân bổ hàng hóa theo khu vực có nhu cầu cao, thay vì phân bổ đồng loạt theo cảm tính

Đối với doanh nghiệp bán cả online và offline, báo cáo vị trí hàng tồn kho còn giúp tối ưu trải nghiệm khách hàng. Việc bố trí hàng tồn kho gần khu vực có đơn hàng phát sinh giúp:

Rút ngắn thời gian giao hàng
Giảm chi phí vận chuyển
Tăng khả năng chốt đơn và giữ chân khách hàng

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng mẫu báo cáo tồn kho

1. Kiểm soát tồn kho thực tế, tránh mất tiền vì sai lệch

Khi doanh nghiệp không theo dõi tồn kho một cách nhất quán, rất dễ xảy ra tình trạng thất lạc hàng, lệch số liệu giữa kho – cửa hàng – bán online, hoặc tưởng còn hàng nhưng thực tế đã hết.
Mẫu báo cáo tồn kho giúp doanh nghiệp nhìn xuyên suốt chuỗi cung ứng, từ kho tổng, kho trung chuyển đến kệ bán hàng, nhờ đó:

Luôn nắm được mức tồn kho cập nhật theo thời gian thực
Giảm sai sót kiểm kê, hạn chế thất thoát và xử lý nhầm hàng
Hiểu rõ giá trị hàng tồn kho và chi phí thực hiện đơn hàng
Chủ động tránh tình trạng hết hàng đột ngột

2. Phân loại tồn kho để quản lý đúng trọng tâm

Không phải mặt hàng nào cũng cần quản lý như nhau. Thông qua mẫu báo cáo tồn kho, doanh nghiệp có thể phân loại hàng hóa theo phân tích ABC, theo vị trí kho hoặc theo nhóm sản phẩm.
Việc này giúp nhà quản lý:

Biết rõ đâu là nhóm sản phẩm cần ưu tiên vốn và không gian kho
Hiểu chi phí hàng hóa phát sinh ở từng giai đoạn trong chuỗi cung ứng
Tối ưu cách phân bổ hàng, thay vì nhập – trữ theo cảm tính

3. Cải thiện dự báo, tránh thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức

Dữ liệu tồn kho trong quá khứ là nền tảng để doanh nghiệp dự báo nhu cầu trong tương lai. Khi có báo cáo tồn kho đầy đủ và chính xác, doanh nghiệp có thể:

Chủ động chuẩn bị hàng cho các giai đoạn cao điểm bán hàng
Nhanh chóng điều chuyển hàng giữa các kho hoặc cửa hàng khi nhu cầu thay đổi
Tránh tình trạng nhập quá nhiều khiến vốn bị giam và chi phí lưu kho tăng cao

Mang quá ít hàng đồng nghĩa với mất doanh thu, còn mang quá nhiều hàng lại khiến kho trở thành gánh nặng tài chính. Báo cáo tồn kho giúp doanh nghiệp tìm được điểm cân bằng này.

4. Nâng cao trải nghiệm và giữ chân khách hàng

Tồn kho không chỉ ảnh hưởng đến nội bộ doanh nghiệp mà còn tác động trực tiếp đến trải nghiệm mua hàng. Khi khách hàng tìm một sản phẩm nhưng liên tục gặp tình trạng hết hàng, họ sẽ nhanh chóng chuyển sang thương hiệu khác. Mẫu báo cáo tồn kho chính xác giúp doanh nghiệp:

Biết đúng thời điểm cần bổ sung hàng
Duy trì độ phủ sản phẩm trên kệ và trên các kênh bán
Linh hoạt hoàn tất đơn hàng từ kho hoặc cửa hàng khác để vẫn phục vụ được khách

Doanh nghiệp đạt được gì khi sử dụng mẫu báo cáo tồn kho tự động?

Việc sử dụng mẫu báo cáo tồn kho tự động không chỉ giúp doanh nghiệp “xem số liệu nhanh hơn”, mà quan trọng hơn là ra quyết định tồn kho chính xác hơn, kịp thời hơn và ít rủi ro hơn. Khi dữ liệu tồn kho được cập nhật liên tục và hiển thị trực quan trên một bảng điều khiển tập trung, nhà quản lý có thể nhìn thấy vấn đề trước khi nó trở thành chi phí.

Cụ thể, doanh nghiệp có thể giải quyết được những bài toán vận hành quan trọng sau:

Biết chính xác sản phẩm nào cần bổ sung ngay, sản phẩm nào chưa cần nhập
Thông qua chỉ số “số ngày còn hàng” (Days of Inventory on Hand) cho từng SKU, doanh nghiệp có thể chủ động lên kế hoạch mua hàng, sản xuất và logistics. Điều này giúp dự báo nguy cơ thiếu hàng trước khi xảy ra, duy trì độ sẵn có của sản phẩm và tránh mất doanh thu vì hết hàng bất ngờ.
Đánh giá mối liên hệ giữa tồn kho, doanh số và chi phí quảng cáo
Khi dữ liệu tồn kho được đặt cạnh doanh số bán hàng và chi tiêu quảng cáo theo ngày, doanh nghiệp dễ dàng nhận ra những dấu hiệu bất thường. Ví dụ, chi phí quảng cáo tăng nhưng doanh số không tăng tương ứng có thể không chỉ là vấn đề marketing, mà còn đến từ việc tồn kho không đủ, phân bổ hàng sai địa điểm,…
Phân bổ tồn kho hợp lý giữa các kho và điểm bán
Báo cáo tồn kho tự động cho phép so sánh nhanh tình trạng hàng hóa giữa nhiều địa điểm lưu trữ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể điều chuyển hàng nội bộ thay vì nhập thêm, giảm chi phí vận chuyển, hạn chế tồn kho dư thừa ở nơi này trong khi nơi khác lại thiếu hàng. Điều này trực tiếp cải thiện hiệu quả thực hiện đơn hàng và trải nghiệm của khách hàng.

Tóm lại, mẫu báo cáo tồn kho tự động giúp doanh nghiệp chuyển từ quản lý tồn kho mang tính phản ứng sang quản lý tồn kho chủ động, nơi mọi quyết định nhập hàng, phân bổ và bán hàng đều dựa trên dữ liệu cập nhật theo thời gian thực, thay vì cảm tính hay báo cáo chậm trễ.

Thiết lập – Theo dõi báo cáo tự động với phần mềm BCanvas

Phần mềm BCanvas xử lý và phân tích dữ liệu kinh doanh tích hợp AI ra đời như một giải pháp giúp doanh nghiệp tự động hoá quy trình báo cáo, theo dõi KPI và tối ưu chiến lược bán hàng.

Sở hữu tính năng KPI Map được thiết kế chuyên biệt cho từng mô hình kinh doanh: bán lẻ, F&B, sản xuất hay dịch vụ, thay vì để nhà quản lý tự tìm ra mình nên đo lường gì, KPI Map trong phần mềm BCanvas giúp xác định sẵn các chỉ tiêu trọng yếu và mối quan hệ nhân – quả giữa chúng.

Dữ liệu sau khi được xử lý – làm sạch – chuẩn hoá (từ nhiều nguồn, loại bỏ trùng lặp, sai định dạng và tự động đối chiếu) tại Data Rubik, Công cụ Phân tích kinh doanh sẽ nhặt các chỉ số cụ thể từ KPI Map để chuyển dữ liệu thành hệ thống KPI động, phản ánh trung thực sức khoẻ của doanh nghiệp qua từng cấp độ phân tích: chiến lược – vận hành – bộ phận.

Thiết lập bộ KPI chiến lược: Doanh nghiệp có thể xây dựng bộ chỉ số gắn liền với mục tiêu dài hạn – ví dụ: tăng trưởng doanh thu, tối ưu biên lợi nhuận, hoặc nâng cao năng suất đội ngũ. Mỗi KPI được cập nhật tự động từ nguồn dữ liệu đã chuẩn hóa, đảm bảo tính nhất quán và độ tin cậy tuyệt đối.
Phân tích KPI đa chiều: Nhà quản trị có thể xem, so sánh và phân tích hiệu suất theo sản phẩm, khu vực, kênh bán hoặc nhóm khách hàng. Hệ thống AI tự động phát hiện các mối tương quan, gợi ý insight và cảnh báo bất thường – giúp người lãnh đạo không chỉ “biết chuyện gì đang xảy ra”, mà còn “hiểu vì sao nó xảy ra”.

Bộ chỉ số – đo lường tự động trong phần mềm:

Tất cả được trình bày trong dashboard trung tâm KPI, nơi mọi chỉ số then chốt – từ doanh thu, chi phí, lợi nhuận đến tỷ suất hiệu quả – được đồng bộ tự động. Thay vì tốn hàng giờ tổng hợp thủ công, nhà quản trị có thể nhìn thấy bức tranh hiệu suất toàn doanh nghiệp trong vài phút, theo dõi tiến độ đạt KPI, so sánh hiệu quả giữa các đơn vị kinh doanh và ra quyết định kịp thời để tối ưu biên lợi nhuận.

Khác với các công cụ quốc tế như Power BI hay Qlik, BCanvas được thiết kế đặc thù cho doanh nghiệp Việt, hỗ trợ tiếng Việt hoàn chỉnh và tương thích với môi trường dữ liệu trong nước. Ngoài ra, yếu tố chi phí cũng tạo nên sự khác biệt rõ rệt: so với các phần mềm quốc tế, BCanvas có chi phí giấy phép thấp hơn đáng kể, đặc biệt khi số lượng người dùng tăng lên, giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai rộng rãi.

BCanvas giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian lập báo cáo từ nhiều ngày xuống chỉ còn vài phút. Điều này không chỉ tiết kiệm nguồn lực mà còn tạo ra lợi thế rõ rệt: ban lãnh đạo có thể tiếp cận dữ liệu kịp thời, đưa ra quyết định nhanh hơn đối thủ. Nhờ tốc độ triển khai và hiệu quả tức thì, doanh nghiệp có thể nhìn thấy lợi tức đầu tư (ROI) rõ rệt chỉ sau hai tuần sử dụng – một con số hiếm có với các giải pháp quản trị dữ liệu

Không chỉ dừng lại ở việc tổng hợp số liệu, BCanvas ứng dụng AI và Machine Learning để “đọc” và “hiểu” dữ liệu ở nhiều khía cạnh: từ lịch sử bán hàng, hiệu quả chiến dịch marketing, chu kỳ ra mắt sản phẩm mới, đến hành vi và chiến lược của đối thủ cạnh tranh. Trên nền tảng đó, hệ thống đưa ra dự báo kinh doanh chính xác về doanh thu, đơn hàng, số lượng khách hàng – những chỉ số cốt lõi để định hướng tăng trưởng.