Mẫu báo cáo định biên nhân sự giúp doanh nghiệp nhìn rõ bức tranh nguồn lực con người

24/01/2026

Mẫu báo cáo định biên nhân sự là công cụ giúp doanh nghiệp nhìn rõ bức tranh nguồn lực con người trong mối liên hệ trực tiếp với mục tiêu vận hành và hiệu quả tài chính. Không chỉ dừng ở việc xác định “cần bao nhiêu người”, một mẫu định biên chuẩn giúp nhà quản trị trả lời được những câu hỏi quan trọng hơn: bộ phận nào đang thừa và mỗi quyết định tuyển dụng sẽ tác động thế nào đến hiệu quả chung của doanh nghiệp.

Một mẫu báo cáo định biên nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp:

Kiểm soát số lượng và cơ cấu nhân sự theo khối lượng công việc thực tế, tránh tuyển dư hoặc thiếu người kéo dài.
Làm cơ sở dữ liệu để ra quyết định tuyển dụng, đào tạo hoặc tái cấu trúc đội ngũ một cách có căn cứ, thay vì dựa vào cảm tính.

Tham khảo mẫu báo cáo định biên nhân sự cho doanh nghiệp

1. Mẫu báo cáo định biên nhân sự chi tiết

Mẫu báo cáo định biên nhân sự chi tiết

Mẫu báo cáo định biên nhân sự chi tiết thường được sử dụng khi doanh nghiệp cần đánh giá sâu cấu trúc nhân sự hiện tại, đặc biệt trong các giai đoạn tái cấu trúc, mở rộng quy mô hoặc kiểm soát chi phí nhân lực. Điểm khác biệt của mẫu này không nằm ở số lượng cột dữ liệu, mà ở khả năng liên kết nhân sự với hiệu quả vận hành thực tế.

Thay vì chỉ liệt kê số lượng nhân viên theo phòng ban, mẫu báo cáo định biên nhân sự chi tiết thường phản ánh rõ:

Số lượng nhân sự hiện có so với định biên chuẩn theo từng vị trí công việc.
Khối lượng công việc thực tế và mức độ đáp ứng của từng nhóm nhân sự.
Chênh lệch giữa năng suất lao động và chi phí nhân sự đang chi trả.

Trong thực tế doanh nghiệp, mẫu báo cáo định biên nhân sự chi tiết đặc biệt phù hợp với:

Doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều cấp bậc nhân sự.
Doanh nghiệp đang gặp áp lực về chi phí lương nhưng chưa xác định rõ nguyên nhân.

2. Mẫu báo cáo định biên nhân sự – Kế hoạch tuyển dụng

Mẫu báo cáo định biên nhân sự 1 – Kế hoạch tuyển dụng

Mẫu báo cáo định biên nhân sự 2 – Kế hoạch tuyển dụng

Mẫu báo cáo định biên nhân sự gắn với kế hoạch tuyển dụng thường được doanh nghiệp sử dụng khi cần nhìn rõ khoảng trống nhân sự giữa kế hoạch và thực tế, từ đó chủ động quyết định có nên tuyển thêm, điều chỉnh cơ cấu lao động hay phân bổ lại nguồn lực hiện có.

Khác với các báo cáo nhân sự mang tính tổng hợp, mẫu báo cáo định biên nhân sự – kế hoạch tuyển dụng tập trung vào so sánh ba yếu tố cốt lõi: chỉ tiêu nhân sự được giao, ước tính thực hiện và tỷ lệ hoàn thành. Nhờ đó, nhà quản lý nhanh chóng nhận diện được:

Nhóm lao động nào đang thiếu so với kế hoạch ban đầu.
Hình thức lao động nào (biên chế, hợp đồng thang lương, hợp đồng khoán…) đang không đạt tỷ lệ thực hiện như kỳ vọng.
Mức độ ảnh hưởng của chênh lệch định biên đến tiến độ vận hành và chi phí nhân sự.

Trong thực tế quản trị, mẫu báo cáo này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp phải lập kế hoạch tuyển dụng cho năm tiếp theo hoặc điều chỉnh nhân sự giữa năm. Việc tách rõ các nhóm “lao động hiện có”, “nhân sự nghỉ hưu” và “lao động cần bổ sung” giúp ban lãnh đạo không rơi vào tình trạng phản ứng chậm trước biến động nhân sự.

Mẫu báo cáo định biên nhân sự – kế hoạch tuyển dụng thường được sử dụng để:

Xây dựng kế hoạch tuyển dụng sát với nhu cầu vận hành thực tế, tránh tuyển dư hoặc thiếu kéo dài.
Làm căn cứ phê duyệt ngân sách nhân sự, đặc biệt trong bối cảnh doanh nghiệp cần kiểm soát chi phí lương.
Giải trình rõ ràng với ban giám đốc về nguyên nhân chưa đạt chỉ tiêu định biên hoặc cần bổ sung nhân sự ngoài kế hoạch.

Các yếu tố quan trọng trong mẫu báo cáo định biên nhân sự

Mẫu báo cáo định biên nhân sự không chỉ dùng để “đếm người”, mà là công cụ giúp nhà quản trị trả lời những câu hỏi rất thực tế: đang dùng người có hiệu quả không, có đang trả lương cho những vị trí không tạo đủ giá trị, và cần bổ sung nhân sự ở đâu để phục vụ tăng trưởng.

Để làm được điều đó, một mẫu báo cáo định biên nhân sự có giá trị cần tập trung vào các yếu tố sau.

1. Cơ cấu tổ chức và quy mô nhân sự

Trong mẫu báo cáo định biên nhân sự, cơ cấu tổ chức không nên chỉ dừng ở việc liệt kê phòng ban, mà cần phản ánh cách doanh nghiệp đang phân bổ nguồn lực cho từng nhóm chức năng tạo giá trị.

Các nội dung cần thể hiện rõ gồm:

Tổng số lượng nhân sự hiện tại và xu hướng tăng/giảm so với kỳ trước.
Phân bổ nhân sự theo phòng ban, bộ phận, kèm tỷ trọng trên tổng nhân sự.
So sánh nhanh giữa các khối: khối tạo doanh thu, khối vận hành, khối hỗ trợ.

Từ góc độ quản trị, phần này giúp lãnh đạo nhìn ra ngay doanh nghiệp đang “nặng” ở đâu: nặng hành chính, nặng quản lý trung gian hay thiếu lực lượng trực tiếp tạo ra doanh thu. Đây là nền tảng để các quyết định tái cấu trúc hoặc tinh gọn nhân sự có cơ sở dữ liệu rõ ràng.

2. Chỉ tiêu định biên theo từng vị trí

Một mẫu báo cáo định biên nhân sự hiệu quả không thể thiếu chỉ tiêu định biên cho từng vị trí then chốt. Tuy nhiên, định biên không chỉ là “mỗi vị trí cần bao nhiêu người”, mà là mỗi vị trí tồn tại để giải quyết vấn đề gì cho doanh nghiệp.

Báo cáo cần làm rõ:

Danh sách các chức danh chính và số lượng định biên được phê duyệt.
Số lượng nhân sự thực tế đang đảm nhiệm từng vị trí.
Mức chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế, kèm ghi chú nguyên nhân.

Thông qua đó, nhà quản lý dễ dàng nhận ra:

Vị trí nào đang thiếu nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành hoặc doanh thu.
Vị trí nào đang dư nhưng chưa tạo ra giá trị tương xứng.

3. Tỷ lệ nhân sự theo mô hình chuẩn

Ở nhiều doanh nghiệp, vấn đề không nằm ở tổng số nhân sự mà nằm ở tỷ lệ phân bổ sai. Vì vậy, mẫu báo cáo định biên nhân sự cần đưa được tỷ lệ nhân sự vào bối cảnh so sánh.

Cụ thể:

So sánh tỷ lệ nhân sự hiện tại với mô hình chuẩn của ngành hoặc mô hình mục tiêu của doanh nghiệp.
Gắn tỷ lệ nhân sự với các chỉ số hiệu quả như doanh thu/nhân sự, lợi nhuận/nhân sự, năng suất lao động.
Chỉ ra những khu vực mất cân đối kéo dài.

Phần này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng “đông người nhưng việc vẫn chậm”, đồng thời là cơ sở để tối ưu chi phí nhân sự mà không làm giảm năng lực vận hành.

4. Dự báo nhân sự trong tương lai

Một mẫu báo cáo định biên nhân sự có chiều sâu không chỉ nhìn về hiện tại, mà cần hỗ trợ doanh nghiệp chủ động cho các kịch bản sắp tới.

Nội dung dự báo nên tập trung vào:

Nhu cầu nhân sự theo từng giai đoạn phát triển hoặc kế hoạch kinh doanh.
Dự báo biến động nhân sự: nghỉ việc, luân chuyển, nghỉ hưu.
Khả năng đáp ứng của đội ngũ hiện tại so với yêu cầu tương lai.

Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được tình trạng chạy theo tuyển dụng khi đã thiếu người, đồng thời có thời gian chuẩn bị đào tạo, kế thừa và chuyển giao vai trò.

5. Chi phí nhân sự gắn với định biên

Điểm mấu chốt khiến mẫu báo cáo định biên nhân sự trở nên “đáng giá” nằm ở việc gắn nhân sự với chi phí và giá trị tạo ra.

Báo cáo cần phản ánh:

Tổng chi phí nhân sự theo từng nhóm hoặc phòng ban.
Chi phí bình quân trên mỗi vị trí hoặc mỗi nhân sự.
So sánh chi phí nhân sự với kết quả kinh doanh hoặc hiệu suất vận hành.

Phân tích này giúp lãnh đạo không chỉ biết “đang tốn bao nhiêu tiền cho nhân sự”, mà quan trọng hơn là số tiền đó có đang được sử dụng đúng chỗ hay không. Đây cũng là nền tảng để ra quyết định điều chỉnh định biên trong bối cảnh áp lực tối ưu chi phí ngày càng lớn.

5 bước lập mẫu báo cáo định biên nhân sự đơn giản

Bước 1: Xác định nhu cầu nhân lực thực tế

Khi bắt đầu lập mẫu báo cáo định biên nhân sự, sai lầm phổ biến nhất là xác định nhu cầu nhân lực dựa trên “cảm giác thiếu người”. Trên thực tế, bước đầu tiên cần trả lời một câu hỏi rất rõ ràng: doanh nghiệp cần bao nhiêu người để hoàn thành mục tiêu kinh doanh, chứ không phải hiện tại đang có bao nhiêu người.

Ở bước này, doanh nghiệp cần làm rõ:

Số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí, từng phòng ban trong giai đoạn kế hoạch.
Yêu cầu về chất lượng nhân sự: kỹ năng cốt lõi, mức độ kinh nghiệm, khả năng đáp ứng công việc.
Cơ cấu nhân sự mong muốn giữa các nhóm: vận hành – kinh doanh – hỗ trợ.

Để xác định được các yếu tố trên một cách sát thực, mẫu báo cáo định biên nhân sự cần dựa vào dữ liệu và bối cảnh vận hành, thay vì suy đoán. Các thông tin quan trọng cần được thu thập và phân tích gồm:

Kế hoạch kinh doanh trong ngắn hạn và trung – dài hạn (mở rộng thị trường, tăng quy mô, tái cấu trúc…).
Chiến lược phát triển của doanh nghiệp và từng phòng ban.
Mục tiêu công việc cụ thể của từng vị trí, từng bộ phận.

Bước 2: Xác định tiêu chí định biên nhân sự theo từng phòng ban

Sau khi đã nắm được nhu cầu nhân lực tổng thể, bước tiếp theo khi lập mẫu báo cáo định biên nhân sự là xác định rõ tiêu chí định biên cho từng phòng ban, thay vì áp một công thức chung cho toàn doanh nghiệp. Mỗi bộ phận có đặc thù công việc, nhịp vận hành và mức độ tạo ra giá trị khác nhau, nên tiêu chí định biên cũng cần được thiết kế phù hợp.

Khi xác định tiêu chí định biên nhân sự theo từng phòng ban, doanh nghiệp cần lưu ý thêm:

Gắn tiêu chí định biên với khối lượng công việc thực tế và nhịp vận hành, tránh định biên theo cảm tính hoặc theo “quy mô năm trước”.
Đảm bảo các tiêu chí được đo lường được và so sánh được theo thời gian, để mẫu báo cáo định biên nhân sự phản ánh xu hướng cải thiện hay suy giảm hiệu quả, không chỉ là số liệu tại một thời điểm.

Bước 3: Phân tích, so sánh số liệu thực tế với kế hoạch

Ở bước này, mẫu báo cáo định biên nhân sự bắt đầu phát huy giá trị quản trị rõ rệt. Thay vì chỉ tổng hợp số liệu, doanh nghiệp cần đặt dữ liệu thực tế lên bàn cân với kế hoạch định biên đã xây dựng để trả lời một câu hỏi quan trọng: nguồn lực hiện tại đang lệch ở đâu và vì sao.

Trong quá trình phân tích, báo cáo cần làm rõ:

Mức chênh lệch giữa số lượng nhân sự thực tế và định mức tiêu chuẩn theo từng phòng ban, từng vị trí.
Mức độ phù hợp giữa phân bổ nhân sự và khối lượng công việc thực tế, tránh tình trạng nơi quá tải, nơi nhàn rỗi.
Các điểm bất hợp lý đang tồn tại trong cơ cấu nhân sự.

Một số lưu ý khi phân tích số liệu định biên nhân sự:

Ưu tiên so sánh theo xu hướng nhiều kỳ (tháng, quý) thay vì chỉ nhìn một thời điểm.
Gắn số lượng nhân sự với hiệu suất và chi phí để tránh kết luận sai lệch do số liệu “đẹp” nhưng hiệu quả thấp.

Bước 4: Đưa ra các đề xuất điều chỉnh nhân sự

Sau khi đã xác định rõ các điểm lệch trong định biên, bước tiếp theo của mẫu báo cáo định biên nhân sự là chuyển dữ liệu thành hành động. Ở bước này, báo cáo không còn dừng ở phân tích mà cần đưa ra các phương án điều chỉnh cụ thể, khả thi và có thứ tự ưu tiên rõ ràng.

Tùy theo mức độ chênh lệch và bối cảnh vận hành, doanh nghiệp có thể cân nhắc các hướng điều chỉnh sau:

Tuyển dụng bổ sung trong trường hợp thiếu hụt nhân sự ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh hoặc tiến độ vận hành.
Tái cơ cấu và điều chuyển nội bộ giữa các phòng ban để tận dụng nguồn lực sẵn có trước khi mở rộng quy mô tuyển mới.
Tinh gọn hoặc cắt giảm nhân sự ở những bộ phận dư thừa kéo dài, hiệu suất không tương xứng với chi phí bỏ ra.

Bước 5: Hoàn thiện mẫu báo cáo định biên nhân sự và trình bày trực quan

Ở bước cuối cùng, giá trị của mẫu báo cáo định biên nhân sự phụ thuộc rất lớn vào cách trình bày. Một báo cáo dù phân tích đúng nhưng trình bày rối rắm thì vẫn khó được sử dụng trong ra quyết định. Vì vậy, mục tiêu của bước này là biến dữ liệu nhân sự thành thông tin dễ đọc, dễ hiểu và dễ hành động.

Khi hoàn thiện báo cáo, doanh nghiệp nên ưu tiên các hình thức trình bày sau:

Bảng số liệu tổng hợp thể hiện rõ số lượng nhân sự hiện có, định mức chuẩn và mức chênh lệch theo từng phòng ban, từng vị trí.
Biểu đồ trực quan như biểu đồ cột, tròn hoặc đường để minh họa cơ cấu nhân sự, mức độ mất cân đối và xu hướng biến động nhân sự theo thời gian.
Phần đề xuất và kế hoạch điều chỉnh được tóm tắt rõ ràng, giúp lãnh đạo nắm nhanh các phương án hành động.

Xem thêm: Biểu đồ nào giúp trực quan hóa xu hướng của dữ liệu theo thời gian?

Tự động hoá báo cáo với phần mềm BCanvas tích hợp AI

Phần mềm BCanvas xử lý và phân tích dữ liệu kinh doanh tích hợp AI – được thiết kế để giải quyết những thách thức đặc thù của doanh nghiệp Việt trong việc thu thập, chuẩn hoá, khai thác và dự báo dữ liệu phục vụ ra quyết định chiến lược.

Điểm nổi bật là khả năng tạo báo cáo dashboard tự động. Hệ thống AI của BCanvas có thể:

Tự động kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn như phần mềm kế toán, CRM, hệ thống bán hàng, nền tảng quảng cáo trực tuyến… mà không cần viết code phức tạp.
Chuẩn hoá dữ liệu theo mô hình quản trị: loại bỏ trùng lặp, đồng bộ định dạng, tổ chức dữ liệu theo chuẩn nhất quán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Xây dựng dashboard tức thì với các KPI và biểu đồ gợi ý sẵn, giúp người dùng không cần tốn thời gian kéo thả thủ công.

Khác với các công cụ quốc tế như Power BI hay Qlik, BCanvas được thiết kế đặc thù cho doanh nghiệp Việt, hỗ trợ tiếng Việt hoàn chỉnh và tương thích với môi trường dữ liệu trong nước. Ngoài ra, yếu tố chi phí cũng tạo nên sự khác biệt rõ rệt: so với các phần mềm quốc tế, BCanvas có chi phí giấy phép thấp hơn đáng kể, đặc biệt khi số lượng người dùng tăng lên, giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai rộng rãi.

Một điểm khác biệt mang tính chiến lược là tốc độ triển khai và ROI rõ rệt: thời gian lập báo cáo được rút ngắn từ nhiều ngày xuống chỉ còn vài phút, cho phép ban lãnh đạo ra quyết định kịp thời hơn đối thủ. Chỉ sau hai tuần vận hành, doanh nghiệp có thể nhìn thấy hiệu quả tức thì trong việc tiết kiệm nhân lực, giảm rủi ro sai sót và gia tăng tốc độ phản ứng với thị trường.

BCanvas giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian lập báo cáo từ nhiều ngày xuống chỉ còn vài phút. Điều này không chỉ tiết kiệm nguồn lực mà còn tạo ra lợi thế rõ rệt: ban lãnh đạo có thể tiếp cận dữ liệu kịp thời, đưa ra quyết định nhanh hơn đối thủ. Nhờ tốc độ triển khai và hiệu quả tức thì, doanh nghiệp có thể nhìn thấy lợi tức đầu tư (ROI) rõ rệt chỉ sau hai tuần sử dụng – một con số hiếm có với các giải pháp quản trị dữ liệu

Với tính năng Data Rubik, BCanvas sở hữu đầy đủ sức mạnh xử lý bảng tính như Excel nhưng được nâng cấp bằng AI, cho phép audit dữ liệu, loại bỏ trùng lặp, làm sạch và chuẩn hoá thông tin trước khi phân tích. Điều này giúp doanh nghiệp tạo dựng một “nguồn dữ liệu sạch, chuẩn và thống nhất” – yếu tố cốt lõi để nâng cao độ tin cậy trong mọi báo cáo và dự báo.

BCanvas được tối ưu để kết nối linh hoạt với hầu hết nguồn dữ liệu phổ biến tại Việt Nam: phần mềm kế toán, hệ thống bán hàng POS, Excel, Google Sheets hay thậm chí dữ liệu marketing từ mạng xã hội. Tất cả được hợp nhất và hiển thị tức thì trên dashboard trực quan, giúp nhà quản trị nhìn rõ bức tranh toàn cảnh tài chính – vận hành – kinh doanh, thay vì phải nhập liệu thủ công rời rạc như trước đây.

Không chỉ dừng lại ở việc tổng hợp số liệu, BCanvas ứng dụng AI và Machine Learning để “đọc” và “hiểu” dữ liệu ở nhiều khía cạnh: từ lịch sử bán hàng, hiệu quả chiến dịch marketing, chu kỳ ra mắt sản phẩm mới, đến hành vi và chiến lược của đối thủ cạnh tranh. Trên nền tảng đó, hệ thống đưa ra dự báo kinh doanh chính xác về doanh thu, đơn hàng, số lượng khách hàng – những chỉ số cốt lõi để định hướng tăng trưởng.

Điểm mạnh của BCanvas nằm ở chỗ: dự báo không chỉ dừng lại ở mức “con số”, mà còn chuyển hóa thành giải pháp vận hành cụ thể. Các mô hình AI được huấn luyện để đưa ra khuyến nghị chi tiết cho từng kịch bản:

Hoạch định nhân sự trực tiếp: dự đoán nhu cầu lao động theo mùa, theo địa điểm hoặc theo biến động thị trường, giúp tối ưu hóa chi phí nhân công.
Tối ưu dòng tiền: dự báo luồng tiền vào – ra, từ đó cảnh báo các nguy cơ thiếu hụt thanh khoản hoặc đề xuất chiến lược phân bổ nguồn vốn hợp lý.
Kiểm soát tồn kho: ước tính nhu cầu sản phẩm dựa trên lịch sử và xu hướng tiêu dùng, hạn chế tồn kho dư thừa hay thiếu hụt nguyên liệu.
Điều chỉnh chính sách giá: phân tích dữ liệu cạnh tranh, hành vi khách hàng và sức mua để gợi ý mức giá tối ưu, tăng biên lợi nhuận mà không làm giảm nhu cầu.