Báo cáo tiến độ dự án là “bức tranh sức khỏe” của toàn bộ dự án tại từng thời điểm. Khi tiến độ bị chậm, dữ liệu rời rạc, mọi quyết định của CEO, trưởng phòng hay quản lý dự án đều trở nên rủi ro. Ngược lại, một hệ thống báo cáo tiến độ rõ ràng, gắn chặt với KPI quản lý dự án sẽ giúp lãnh đạo nhìn thấy vấn đề sớm, hiểu đúng nguyên nhân và can thiệp kịp thời.
Thông qua báo cáo, nhà quản lý không chỉ theo dõi mức độ hoàn thành công việc, mà còn đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực, khả năng bám sát kế hoạch, mức độ rủi ro và sự lệch chuẩn so với các KPI quản lý dự án đã đặt ra. Một dự án dù được lập kế hoạch chặt chẽ đến đâu cũng luôn phát sinh thay đổi – và chính báo cáo tiến độ dự án là nơi ghi nhận, phân tích và biến những thay đổi đó thành dữ liệu phục vụ quyết định.
Mẫu báo cáo tiến độ dự án theo tuần
Mẫu báo cáo tiến độ dự án theo tuần là hình thức báo cáo được sử dụng phổ biến nhất trong quản lý dự án, đặc biệt với các dự án có nhịp triển khai nhanh, nhiều đầu việc song song và cần ra quyết định thường xuyên.
Về bản chất, báo cáo tiến độ dự án theo tuần không nhằm ghi chép chi tiết từng tác vụ nhỏ, mà tập trung phản ánh trạng thái điều hành của dự án trong một khoảng thời gian ngắn. Các nội dung cốt lõi thường bao gồm tóm tắt điều hành, các mốc công việc đã đạt được trong tuần, những hạng mục chưa hoàn thành, vấn đề – rủi ro phát sinh và dự báo cho tuần tiếp theo.
Một mẫu báo cáo tiến độ dự án theo tuần thường tập trung vào các điểm chính sau:
Một mẫu báo cáo tiến độ dự án theo tuần hiệu quả thường được thiết kế với dòng thời gian trực quan, thể hiện rõ trạng thái từng hạng mục (đúng tiến độ – chậm – có rủi ro). Việc sử dụng định dạng sẵn trên Excel hoặc Word giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai, đặc biệt trong giai đoạn chưa có hệ thống phần mềm quản lý dự án chuyên biệt.
Mẫu báo cáo tiến độ dự án theo tháng
Mẫu báo cáo tình hình dự án theo tháng thường được dùng khi nhà quản lý cần nhìn lại toàn bộ dự án sau một chu kỳ vận hành, thay vì theo dõi từng đầu việc nhỏ như báo cáo tuần. Báo cáo này giúp trả lời những câu hỏi rất thực tế: dự án đang chạy ổn hay bắt đầu lệch nhịp, phần nào làm tốt, phần nào đang “kẹt”, và nếu không điều chỉnh thì tháng sau sẽ gặp rủi ro gì.
Các hạng mục thường được phân loại rõ ràng: đã hoàn thành, đang triển khai đúng kế hoạch, đang chậm tiến độ, bị tạm dừng hoặc tiềm ẩn rủi ro. Trên cơ sở đó, người quản lý có thể đánh giá được dự án có đang bám sát mục tiêu, ngân sách và KPI quản lý dự án hay không.
Một mẫu báo cáo tình hình dự án theo tháng nên tập trung vào:
Mẫu báo cáo tiến độ dự án
Mẫu báo cáo tiến độ dự án được sử dụng khi doanh nghiệp cần so sánh trực tiếp giữa kế hoạch ban đầu và thực tế triển khai. Trong quản lý dự án, đây là loại báo cáo giúp nhà quản lý trả lời nhanh một câu hỏi rất thực tế: dự án đang chạy đúng hướng hay đang lệch dần mà chưa ai để ý.
Báo cáo này không đi sâu vào từng công việc nhỏ, mà tập trung vào mức độ hoàn thành của các mục tiêu và cột mốc quan trọng. Thông qua việc đặt tiến độ thực tế cạnh kế hoạch, quản lý dự án có thể nhìn rõ phần nào đang chậm, phần nào vượt tiến độ và nguyên nhân đến từ đâu, từ đó quyết định có cần điều chỉnh cách làm hay phân bổ lại nguồn lực hay không.
Nội dung thường có trong mẫu báo cáo tiến độ dự án:
Mẫu báo cáo theo dõi sự cố dự án
Trong quá trình vận hành dự án, sự cố phát sinh là chuyện bình thường. Điều quan trọng không phải là xử lý nhanh từng sự cố riêng lẻ, mà là theo dõi được chúng đang lặp lại ở đâu, ảnh hưởng tới phần nào của dự án và có đang vượt tầm kiểm soát hay không.
Biểu mẫu theo dõi sự cố (thường lập trên Excel) cho phép ghi nhận các vấn đề ngay khi phát sinh, thay vì trao đổi rời rạc qua chat hoặc email rồi… quên mất. Khi dữ liệu được cập nhật liên tục, người quản lý có thể nhìn thấy rõ mức độ nghiêm trọng của từng sự cố và ưu tiên xử lý đúng việc, đúng thời điểm.
Mẫu báo cáo tiến độ dự án thuê ngoài
Báo cáo tiến độ dự án thuê ngoài được sử dụng khi doanh nghiệp giao một phần hoặc toàn bộ dự án cho đối tác bên ngoài thực hiện. Trong trường hợp này, thách thức lớn nhất của nhà quản lý không phải là “làm thay”, mà là kiểm soát được tiến độ, chi phí và cam kết của bên thuê ngoài dựa trên dữ liệu rõ ràng, thay vì chỉ nghe báo cáo miệng.
Biểu mẫu Excel theo dõi dự án thuê ngoài giúp doanh nghiệp đối chiếu trực tiếp giữa hợp đồng, kế hoạch ban đầu và kết quả thực tế mà đối tác đang triển khai. Thông qua báo cáo tiến độ dự án, nhà quản lý có thể nhanh chóng nhận ra dự án đang đi đúng nhịp, bắt đầu chậm tiến độ hay có dấu hiệu vượt ngân sách để kịp thời trao đổi và điều chỉnh với đối tác.
Mẫu báo cáo tiến độ dự án dạng Gantt
Mẫu báo cáo tiến độ dự án dạng Gantt thường được sử dụng khi doanh nghiệp cần quản lý dự án theo trục thời gian một cách trực quan. Thay vì đọc danh sách công việc dài, biểu đồ Gantt trên Excel giúp phòng ban và đội nhóm nhìn ngay được dự án đang bắt đầu từ đâu, kết thúc khi nào và từng hạng mục đang chiếm bao nhiêu thời gian trong tổng thể kế hoạch.
Với một dòng thời gian rõ ràng, người quản lý dự án có thể nhanh chóng kiểm soát tiến độ, phát hiện các mốc đang bị dồn việc hoặc có nguy cơ chậm dây chuyền. Mỗi cột mốc quan trọng đều gắn với phần tóm tắt công việc cần hoàn thành, giúp đội triển khai hiểu rõ mình phải làm gì, làm trong bao lâu và phụ thuộc vào công việc nào trước đó.
Mẫu quản lý công việc theo danh sách là biểu mẫu Excel phù hợp khi doanh nghiệp cần theo dõi công việc hằng ngày ở cấp cá nhân và đội nhóm, đặc biệt trong các dự án có nhiều đầu việc nhỏ, phân tán cho nhiều người. Thay vì giao việc qua chat hoặc email rồi khó kiểm soát, danh sách công việc tập trung giúp mỗi thành viên hiểu rõ mình đang phụ trách việc gì và phải hoàn thành khi nào.
Với file quản lý công việc bằng Excel, người dùng có thể dễ dàng thêm mới nhiệm vụ, cập nhật trạng thái thực hiện, mức độ ưu tiên, thời hạn hoàn thành và các ghi chú liên quan. Khi dữ liệu được cập nhật thường xuyên, quản lý dự án có thể nắm được tình trạng công việc của từng cá nhân mà không cần hỏi lại quá nhiều.
Trong giai đoạn đầu, nhiều doanh nghiệp lựa chọn lập báo cáo tiến độ dự án thủ công hoặc bằng Excel vì chi phí thấp, dễ triển khai và quen thuộc với đội ngũ. Tuy nhiên, khi dự án lớn dần hoặc số lượng dự án tăng lên, cách làm này nhanh chóng bộc lộ nhiều hạn chế, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý dự án và chất lượng ra quyết định.
Khi lập báo cáo tiến độ dự án bằng Excel, độ chính xác của báo cáo phụ thuộc gần như hoàn toàn vào người tổng hợp dữ liệu. Chỉ cần chậm cập nhật, nhập sai số liệu hoặc hiểu khác cách ghi nhận tiến độ, báo cáo đã không còn phản ánh đúng thực tế dự án.
Trong thực tế quản lý dự án, điều này khiến lãnh đạo khó tin tưởng hoàn toàn vào báo cáo, đặc biệt khi có nhiều phiên bản file hoặc nhiều người cùng chỉnh sửa.
Báo cáo tiến độ dự án bằng Excel thường tồn tại dưới dạng nhiều file: theo tuần, theo tháng, theo từng dự án hoặc từng bộ phận. Dữ liệu bị phân tán khiến việc theo dõi tiến độ tổng thể trở nên khó khăn, đặc biệt khi cần so sánh giữa các kỳ hoặc giữa nhiều dự án khác nhau.
Khi cần trả lời nhanh các câu hỏi như “dự án nào đang chậm nhất” hay “nguồn lực đang bị quá tải ở đâu”, báo cáo thủ công gần như không đáp ứng được.
Một hạn chế lớn khác của báo cáo tiến độ dự án lập bằng Excel là không phản ánh được tình trạng theo thời gian thực. Dữ liệu chỉ đúng tại thời điểm người lập báo cáo tổng hợp file, trong khi tiến độ dự án có thể thay đổi từng ngày, thậm chí từng giờ.
Điều này làm giảm khả năng phát hiện sớm rủi ro và khiến quản lý dự án luôn ở thế bị động.
Khi số lượng dự án tăng lên, mỗi người lại có cách lập báo cáo tiến độ dự án khác nhau: khác format, khác cách đánh giá mức độ hoàn thành, khác cách ghi nhận rủi ro. Việc thiếu chuẩn hóa khiến báo cáo khó đọc, khó so sánh và không hỗ trợ tốt cho quản lý dự án ở cấp lãnh đạo.
Thực tế tại nhiều doanh nghiệp cho thấy, thời gian dành cho việc tổng hợp báo cáo tiến độ dự án bằng Excel khá lớn, nhưng giá trị thông tin mang lại lại không tương xứng. Người làm báo cáo mất nhiều giờ để gom dữ liệu, chỉnh sửa file, trong khi người đọc chỉ sử dụng được một phần rất nhỏ để ra quyết định.
Phần mềm BCanvas xử lý và phân tích dữ liệu kinh doanh tích hợp AI – được thiết kế để giải quyết những thách thức đặc thù của doanh nghiệp Việt trong việc thu thập, chuẩn hoá, khai thác và dự báo dữ liệu phục vụ ra quyết định chiến lược.
Điểm nổi bật là khả năng tạo báo cáo dashboard tự động. Hệ thống AI của BCanvas có thể:
Tự động kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn như phần mềm kế toán, CRM, hệ thống bán hàng, nền tảng quảng cáo trực tuyến… mà không cần viết code phức tạp.
Chuẩn hoá dữ liệu theo mô hình quản trị: loại bỏ trùng lặp, đồng bộ định dạng, tổ chức dữ liệu theo chuẩn nhất quán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Xây dựng dashboard tức thì với các KPI và biểu đồ gợi ý sẵn, giúp người dùng không cần tốn thời gian kéo thả thủ công.
Khác với các công cụ quốc tế như Power BI hay Qlik, BCanvas được thiết kế đặc thù cho doanh nghiệp Việt, hỗ trợ tiếng Việt hoàn chỉnh và tương thích với môi trường dữ liệu trong nước. Ngoài ra, yếu tố chi phí cũng tạo nên sự khác biệt rõ rệt: so với các phần mềm quốc tế, BCanvas có chi phí giấy phép thấp hơn đáng kể, đặc biệt khi số lượng người dùng tăng lên, giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai rộng rãi.
Một điểm khác biệt mang tính chiến lược là tốc độ triển khai và ROI rõ rệt: thời gian lập báo cáo được rút ngắn từ nhiều ngày xuống chỉ còn vài phút, cho phép ban lãnh đạo ra quyết định kịp thời hơn đối thủ. Chỉ sau hai tuần vận hành, doanh nghiệp có thể nhìn thấy hiệu quả tức thì trong việc tiết kiệm nhân lực, giảm rủi ro sai sót và gia tăng tốc độ phản ứng với thị trường.
BCanvas giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian lập báo cáo từ nhiều ngày xuống chỉ còn vài phút. Điều này không chỉ tiết kiệm nguồn lực mà còn tạo ra lợi thế rõ rệt: ban lãnh đạo có thể tiếp cận dữ liệu kịp thời, đưa ra quyết định nhanh hơn đối thủ. Nhờ tốc độ triển khai và hiệu quả tức thì, doanh nghiệp có thể nhìn thấy lợi tức đầu tư (ROI) rõ rệt chỉ sau hai tuần sử dụng – một con số hiếm có với các giải pháp quản trị dữ liệu
Với tính năng Data Rubik, BCanvas sở hữu đầy đủ sức mạnh xử lý bảng tính như Excel nhưng được nâng cấp bằng AI, cho phép audit dữ liệu, loại bỏ trùng lặp, làm sạch và chuẩn hoá thông tin trước khi phân tích. Điều này giúp doanh nghiệp tạo dựng một “nguồn dữ liệu sạch, chuẩn và thống nhất” – yếu tố cốt lõi để nâng cao độ tin cậy trong mọi báo cáo và dự báo.
BCanvas được tối ưu để kết nối linh hoạt với hầu hết nguồn dữ liệu phổ biến tại Việt Nam: phần mềm kế toán, hệ thống bán hàng POS, Excel, Google Sheets hay thậm chí dữ liệu marketing từ mạng xã hội. Tất cả được hợp nhất và hiển thị tức thì trên dashboard trực quan, giúp nhà quản trị nhìn rõ bức tranh toàn cảnh tài chính – vận hành – kinh doanh, thay vì phải nhập liệu thủ công rời rạc như trước đây.
Không chỉ dừng lại ở việc tổng hợp số liệu, BCanvas ứng dụng AI và Machine Learning để “đọc” và “hiểu” dữ liệu ở nhiều khía cạnh: từ lịch sử bán hàng, hiệu quả chiến dịch marketing, chu kỳ ra mắt sản phẩm mới, đến hành vi và chiến lược của đối thủ cạnh tranh. Trên nền tảng đó, hệ thống đưa ra dự báo kinh doanh chính xác về doanh thu, đơn hàng, số lượng khách hàng – những chỉ số cốt lõi để định hướng tăng trưởng.
Điểm mạnh của BCanvas nằm ở chỗ: dự báo không chỉ dừng lại ở mức “con số”, mà còn chuyển hóa thành giải pháp vận hành cụ thể. Các mô hình AI được huấn luyện để đưa ra khuyến nghị chi tiết cho từng kịch bản:
Hoạch định nhân sự trực tiếp: dự đoán nhu cầu lao động theo mùa, theo địa điểm hoặc theo biến động thị trường, giúp tối ưu hóa chi phí nhân công.
Tối ưu dòng tiền: dự báo luồng tiền vào – ra, từ đó cảnh báo các nguy cơ thiếu hụt thanh khoản hoặc đề xuất chiến lược phân bổ nguồn vốn hợp lý.
Kiểm soát tồn kho: ước tính nhu cầu sản phẩm dựa trên lịch sử và xu hướng tiêu dùng, hạn chế tồn kho dư thừa hay thiếu hụt nguyên liệu.
Điều chỉnh chính sách giá: phân tích dữ liệu cạnh tranh, hành vi khách hàng và sức mua để gợi ý mức giá tối ưu, tăng biên lợi nhuận mà không làm giảm nhu cầu.
Tham khảo tại đây:
Phần mềm BCanvas xử lý và phân tích dữ liệu kinh doanh tích hợp AI
Đăng ký trải nghiệm BCanvas ngay hôm nay dành riêng cho mô hình kinh doanh của bạn!
Nhận tư vấn toàn bộ tính năng phần mềm được thiết kế riêng cho doanh nghiệp bạn với sự tư vấn, đồng hành từ đội ngũ chuyên gia chuyên môn sâu.
TacaSoft,
